后勤资料工作常用的综合分类方法

1. 办公室文件资料的整理分类技巧有哪些

1.存放有序，固定位置

在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。

2.要删的文件暂时先留着

在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；

若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。

3.随时做好PlanB

列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。

4.将经常使用的文件夹放到桌面

在桌面创建快捷方式。

5.电子文件建档

选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。

6.定期备份资料

每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7.在名片上写清详细信息

在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。

8.手机号码备注要详细

以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。

9.活用手账的两个重点:及时写，多次看

一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。

10.客户的名称要加上职称、称谓

在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。

11.手账上方注明日期和主题

给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。

12.所有的信息注明来源

为每条从外部获取的信息注明来源。

13.勤于找出问题、总结经验

提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。

14.记下经常去的餐馆

用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。

15.组织商谈的注意事项

打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。

特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

16.准备2个笔记本

只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。

17.给用过的笔记本制作索引

在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。

18.给笔记本足够的留白

开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。

19.以金字塔原理记笔记

做完笔记后，在笔记顶部写下结论。

20.利用“5W2H”整理重点内容

做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN)-地点(WHERE)?用了多少钱(HOW MUCH)?

21.将工作的“PDCA”记下来

按照Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。

2. 资料整理的整理分类

社会研究所搜集的资料一般可分为数据资料和文字资料。前者是通过结构化的调查问卷及访问表格得来的，它涉及大量调查对象，对此可进行统计分组和汇总；后者多为无结构的观察、访谈材料和文献资料，一般是少数典型或个案的材料。这两类资料的整理过程大致相同，但整理方法不同。 在社会调查研究中，定性资料基本上都是文字资料，因此一般也把文字资料整理称作定性资料整理。由于文字资料在来源上存在差异，所以其整理方法也略不同。但是通常情况下可划分为审查、分类和汇编三个基本步骤。以于文字资料的审查，主要解决其真实性、准确性和适用性问题。对于文字资料的分类，就是将资料分门别类，使得繁杂的资料条理化、系统化，为找出规律性的联系提供依据。分类的方法有两种，即前分类和后分类。对于文字资料的汇编，主要是指根据调查研究的实际要求，对分类完成之后的资料进行汇总、编辑，使之成为能反映调查对象客观情况的系统、完整的材料。
对于通过观察、访问和文献搜集得来的文字材料的整理，步骤如下：①对资料的真实性、可靠性进行检查、核对，如观察记录是否带有个人偏见、被访者是否如实反映情况、文献来源是否可靠等等。②从原始材料中摘取与研究目的有关的主要内容，对资料进行简化。这两步也称为“去伪存真、去粗取精”。③按主题、人物或时间对资料进行分类整理、建立资料档案。其作用一是便于查找，二是便于作进一步的定性分析，如类型比较分析或时间序列分析。还可以将文字材料的内容转换为数据形式，进行定量化的内容分析。
资料整理是从调查阶段过渡到研究阶段、由感性认识上升到理性认识的重要环节；也是提高调查研究的信度与效度的重要步骤，直接关系到资料分析和研究结论的可信性与准确性。因此，科学地、合理地整理资料对于社会学研究来说具有重要的意义和作用。 数据资料是调查研究中心定量分析的依据，因此数据资料的整理也叫定量资料的整理。在资料的整理阶段，为了便于得出正确的调查结论，需要对数据资料作进一步的处理，其一般程序包括数字资料检验、分组、汇总和制作统计表或统计图几个阶段。检验，主要是对数字资料的完整性和正确性进行检验，以确保更加准确的研究结果。分组就是把调查的数据按照一定的标志划分为不同的组成部分。汇总就是根据调查研究目的把分组后的数据汇集到有关表格中，并进行计算和加总，集中、系统地反映调查对象总体的数量特征。数据的汇总可分为手工汇总和机械汇总。经过了汇总的数字资料，一般要通过表格或图形表现出来，最常见的方式就是统计表和统计图。
为保证调查研究的质量，在将整理过的资料实际用于分析研究之前，仍有必要对它们进行最后的检验。
数据资料的整理大体可分为以下几步：
①对原始资料进行认真、细致的检查。从逻辑上检查资料的准确性和完整性；从内容上检查是否有遗漏、笔误或逻辑错误，若发现问题应及时采取必要的补救措施。
②选择合适的分组标志，对原始资料科学地进行分类分组。这步工作很重要，分类分组不合理、不科学，将不能正确反映被研究现象的本质特征。标志可分为数量标志和属性标志。凡用数量界限将总体各部分区别开来的标志称为数量标志，如按年龄大小分为若干组。凡按属性类别不同，将总体各部分区别开来的标志称为属性标志，如按性别不同分为男、女两类。选择分组标志的原则是：从研究目的出发;从反映现象本质的需要出发;根据研究对象的特点而定。分组标志还应满足穷尽性和互斥性的要求。
③统计汇总。把数据资料按一定的格式分门别类地汇集起来。汇总的方法主要有：手工汇总和计算机汇总。手工汇总可采用:a.划记法。按已确定的标志绘制汇总表,将同类型的标志值用点线符号记入表中再进行统计。b.卡片登录法。用特制的登录卡片进行分组汇总。这种方法的准确程度较高，但工作量较大。手工汇总一般要自己编制统计图表。统计图有圆形图、直方图、曲线图等多种形式。统计表可分为简单表、分组表和复合表。统计图表能以直观、清晰、简化的形式将汇总的数据资料表现出来。
计算机汇总的步骤是：编码、登录、输入和程序编制。编码的主要任务是用不同的数字符号标记调查内容的不同类别，编码可在调查前或调查后进行。登录是将编好码的调查资料过录到资料卡片或登录表上，以便输入到计算机中储存起来。输入的主要方式有打孔卡输入和键盘输入，前者现已很少采用。被输入的所有数据资料称为数据库。以后只要编制（或调用）一定的统计程序给计算机发出指令，计算机就可以用统计表的格式输出所需要的汇总资料。

3. 资料归类及处理方法

在地下水功能评价过程中，涉及不同类型的资料，针对不同的资料采取不同的处理方法，以保证评价结果的客观真实性。

（一）资料分类

按资料存储介质的表现形式和数据空间分布特征，分别存在不同的资料或数据类型。

1.按资料存储介质形式分类

按资料存储介质的表现形式，分为“纸质图件”、“电子数据”和“原始数值”三类资料。

（1）纸质图件资料

纸质图件资料是指以纸张作为存储介质的各类图形资料，包括地下水方面的、生态环境方面的和地质环境方面的。这类资料的处理过程比较复杂，精度较低，但是区域分布特征及代表性较好。

（2）电子图件数据

电子图件数据是指以磁盘、光盘或硬盘为存储介质的各类图形资料。在这里主要是指在某一工作环境下，所使用的地理信息系统软件可以识别以及可以进行各项数据处理的电子图件。这类资料的处理过程比较简单，精度取决于原成果，是地下水功能评价所需要的一种较理想的基础资料储存形式。

（3）原始数值数据

原始数值数据是指以X、Y作为横纵坐标表示空间位置，并且在该位置具有反映某一物理意义的数值所构成的数据，如表5-14所示。

表5-14 原始数值示意资料

2.按数据空间分布特征分类

按数据空间分布特征，分为连续渐变型数值数据（即规律性数据，记作CR类）、斑块状数值数据（即非规律性，记作NR类）和非数值数据（记作NF类）。

（1）CR类数据

CR类数据是指其物理量在空间分布上具有一定的规律性、连续或渐变的指标，如地下水资源、地下水位埋深、浅层地下水变差和给水度等类受水文地质条件自然因素控制的数据。这类数据适宜两点间插值，数值描述精细化。

（2）NR类数据

NR类数据是指在空间分布上具有跳跃性或是呈斑块状分布的指标，一个区块只有一个均值，相邻分区的数据之间无规律可循，如地下水开采强度、泉流量和植被覆盖率的这类数据。这类数据难以进行两点间插值。

（3）NF类数据

NF类数据是指无法用数值具体表达、只能用相对等级描述的指标，或定性数据。如地下水质量，以Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，Ⅳ和Ⅴ级相对表示它的状况。

（二）资料处理方法

不同类型的资料，处理方法彼此之间存在差异。地下水功能评价中其基础资料处理，全部以MapGIS作为工作平台，具体处理方法如下。

1.纸质图件数字化

纸质图件这类资料必须首先进行数字化。数字化是将已收集的资料（纸质图件）转换成可以在MapGIS直接读取可视化文件。

纸质图件数字化的第一步是通过扫描仪或数字化仪将纸质图件扫描为xxx.tiff格式图像文件，然后在MapGIS的输入编辑子系统下进行矢量化，形成xxx.wl线文件。获得xxx.wl线文件后，将线文件与剖分单元文件进行误差校正，由此获取xxx.wl线文件造区形成的xxx区文件。

在MapGIS的编辑子系统下，形成区文件的步骤如下。

1）自动减断线：选择其他菜单的自动剪断线项，剪断相交线。

2）拓扑查错：选择其他菜单的拓扑错误检查项，进行线拓扑错误检查。如果有错误，则出现拓扑错误信息对话框（图5-5）；如果线与线拓扑关系正确，则没有拓扑错误信息对话框出现。

图5-5 拓扑错误信息对话框

3）修改错误：用鼠标右键点击错误类型，出现修改错误方法的复选框，然后采用相应的方法进行改错。

4）线转弧段：经过反复多次拓扑查错和修正，直至不再出现拓扑错误信息对话框之后，用鼠标左键点击其他菜单的线转弧段项，出现保存区文件对话框，将弧段保存。

5）造区：将上述产生的弧段装入编辑子系统，选择其他菜单的拓扑重建项，完成造区。

6）后续工作，参考电子数据处理方法。

2.原始数值数据处理

对于原始数值数据的处理，首先在Excel下经过编辑，去除字段名称后，另存文件为xxx.TXT格式文件，存储的内容包括点属性及对应的地理坐标。然后，用MapGIS软件的DTM分析子系统的Grd菜单的离散数据网格化项，进行数据离散网格化，生成xxx.Grd格式文件。在xxx.Grd格式文件基础上，用Grd 菜单的平面等值线绘制项，形成xxx.wp，xxx.wl，xxx.wt格式文件。

下面以地下水位数据处理为例，介绍用Grd菜单的平面等值线绘制项形成xxx.wp，xxx.wl，xxx.wt格式文件的具体处理过程及方法。

在图5-6的第三步离散数据网格化中，第一复选框数据列ID所列参数含义，分别为X表示横轴坐标数据列，Y表示纵轴坐标数据列，Z表示要绘制地下水位等值线的有关数据。第二复选框网格参数设置中所列参数，一般不作修改。这里的网格化方法是指插值方法，输出网格文件是指网格离散化后的保存文件，其做法与其他软件文件保存方法相同。

图5-6中的最后一步，设置等值线参数、等值线定层各参数，过程如下。

图5-6 MapGIS平面等值线绘制流程图

（1）装设置

使用鼠标左键点击“装设置”项，出现打开文件对话框，装入设置文件。设置文件是指圈定地下水功能评价研究区的边界线和表示各地下水位埋深区间的颜色文件。生成设置文件的方法是将已做好的边界线单独存为xxx.WL格式的边界线文件，在Windows窗口下鼠标右键单击“边界线”，选择重命名，将其文件格式改为xxx.VEL。

（2）等值层值

使用鼠标左键单击“等值层值”项，出现等值线层设定对话框（图5-7），起始Z值为地下水位埋深的最小值，终止Z值为地下水位埋深的最大值，它们为离散后的数据，不是实测值，一般不需要重新设定。步长增量为地下水位埋深等值线的间隔值。上述各项设定确定无误后，用鼠标左键点击“更新当前分段”，然后再点击“确定”，完成各项的设置后，返回设置等值线参数对话框。点击“确定”，形成地下水位埋深点、线和区的文件，分别保存。

图5-7 等值线层设定对话框

3.CR类数据处理

该类数据或以分区的方式存在，或以等值线的方式存在，或以点数据的方式存在。以分区方式存在的数据（纸质图件）需要转化为MapGIS下的储存文件，转化的方法在前面已经有介绍。电子文件数据，暂时原样保存，待后面数据提取时再做处理。以等值线方式存在的数据，如地下水水位等值线、含水层底板埋深等值线等，需要转化为MapGIS下的面文件储存，为以后数据提取做准备。

在线文件转化为面文件过程中，MapGIS环境下在拉下文件菜单时装入线文件，验证面文件是否适合。如果没有成果图件，只有原始的点数据，需要整理出数据及对应的地理坐标，然后用MapGIS的DTM分析功能中Grd模型的离散数据网格化选项对数据进行离散插值，再用绘制等值线选项形成等值线文件。保存成果文件时，等值分区的面文件需要保存。

该类数据的等值线间隔，有的可能很大。例如地下水位埋深等值线间隔为10m，这样的资料，在对区文件赋予地下水位埋深属性值及其与剖分单元文件进行空间分析后，提取的剖分单元数据的精度比较低。解决“精度低”的办法，是结合当地水文地质条件适当加密等值线，减小等值线间距。例如若地下水位埋深等值线的间隔为50～40m，40～30m，30～20m，20～10m，尚不能满足评价要求，可将数据区间细化为5m或2.5m或更小的等值线间隔。例如在1～10m，10～20m两个范围段，细划为1～2m，2～3m，3～5m……依次类推。

等值线间距的细化，要求必须遵循地下水运动规律和地下水动力流场分布规律。等值线细化后，形成新的等值线区文件，具体操作流程如下。

在MapGIS的输入编辑子系统下，对原地下水位埋深等值线图通过插入新的等值线，形成新的等值线文件。然后，用此线文件造区，形成地下水埋深等值线的区文件。在获得区文件基础上，选择区编辑菜单的修改属性项，出现“编辑属性结构”对话框（图5-8）。添加新的区属性为地下水埋深之后，单击“OK”，完成属性结构添加，返回输入编辑子系统窗口。选择区编辑菜单的修改属性项的“修改区属性”，赋予相应的地下水水位埋深的具体数据。

图5-8 编辑属性结构对话框

4.NR类数据处理

由于NR类数据是不连续、呈斑块状分布的，一个区块只有一个值。例如在滹沱河流域研究中，收集的降水量和开采量数据都是以县区为单位。对于此类数据，在完成图件数字化和各项输入编辑后，不需要进行其他处理，应直接对区文件进行区属性结构编辑和赋予相应的属性值。NR类数据属性的赋予过程，与CR类数据属性的方法相同。

5.NF类数据处理

NF类数据是定性的资料，主要是通过相对等级（如Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，Ⅳ和Ⅴ级）表征其空间变化状况，所以这类数据的属性赋值，是直接编辑区属性结构和赋予相应“等级值”作为评价的基础数据。属性赋值一般有两种情况：一种情况是不用细化，在数字化和各项输入编辑完成以后，直接编辑区属性结构和赋予相应等级的评分值（例如地下水质量等级）；另一种情况按水文地质条件、水化学场和水动力分布特征进行细化以后，用新的地下水质量边界线文件形成新的地下水质量分区图，然后编辑区属性结构和赋予评分值。

4. 就一般的企业而言,如何进行档案的分类

就一般的企业而言,如何进行档案的分类
档案的整理工作就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。
档案的整理是企业档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节( 要素) 组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理企业而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目录的编制。
一、区分全宗
企业档案全宗是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来的，是由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和组织人力资源上是否具有一定的独立性。即要具备以下条件：
( 1) 该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文。
( 2) 该组织是一个预算会议机构或独立的经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划。
( 3) 该组织设有管理人力资源的机构或人员，并有一定的人力资源任免权。
有的立档机构并不完全具备这三个条件，其中最基本的是第一个条件，所以，具体区分档案全宗，应以此为核心，从实际出发，具体问题具体分析，灵活地、辩证地运用其构成条件。
判定档案具体属于哪个全宗，关键在于确定档案的形成者——立档机构，即形成档案全宗的企业或个人。需明确的概念是，一个全宗的成分，包括该立档机构的各种形式和各种来源的档案。对档案的形成者必须准确理解，不能把档案形成者等同于文件作者。为此，首先要掌握全宗构成中的文件的基本类型。全宗构成不外乎内部文件、发文( 存本、原稿) 和收文三种类型的文件，应主要从此三方面着手，分别查明各自的形成者。立档机构的内部文件和发文，其文件作者即档案形成者，只要查明文件作者，就确定了所属全宗。立档机构的收文，其实际接受者就是档案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的实际接受者，也就确定了其所属全宗。
二、全宗内档案的分类
对一个企业来说，企业档案分类是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。它包括选择分类方法、制定分类方案、为档案材料分类( 文件的归类) 和案卷排列等具体内容。
具体来说，企业档案的分类方法主要包括分类标准的选择、分类标准的组合与分类层次的确定等内容。
1. 企业档案分类标准的选择
分类标准有时被直接称为“分类方法” 。由于企业档案类型复杂，所以其分类标准也有很多。
( 1) 职能分类标准，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。它是企业档案分类原则的重要内容，所以各类企业在档案分类中，均将职能分类标准应用于一级类目的设置。
( 2) 问题分类标准，即按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。它有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。
( 3) 组织机构分类标准，即企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。它可以客观地反映企业内部各个机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。
( 4) 年度分类标准，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。它能够反映企业有关管理工作的发展变化情况，便于掌握，简便易行。
( 5) 型号分类标准，即按产品或设备的种类与型号划分企业的产品档案或设备档案的类目。它可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中，反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系，便于按型号成套地利用有关档案。
( 6) 课题分类标准，即按独立的研究课题来划分企业的科研档案的类目。它可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起，能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程，便于按课题查找利用有关档案。
( 7) 工程项目分类标准，即按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。它可以反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关档案。
( 8) 专业性质分类标准，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。它便于企业从专业性质的角度查找、利用有关档案。
( 9) 档案形式分类标准，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。它使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中。
2. 企业档案分类标准的组合
当企业档案的分类有两个或两个以上的层次时，就要采用分类标准组合的方法进行档案分类，但这些分类标准的运用是有先后次序的。当一个分类标准得到最先采用时，那么企业的档案材料必然会优先按照这个标准加以集中。所以，企业档案分类标准的组合，实际上是要解决按什么分类标准集中企业的档案材料，形成怎样的企业档案分类体系，为企业档案提供何种检索途径的问题。
企业档案分类标准组合的具体方法如下：
( 1) 企业档案一级类目设置方法。一级类目是企业档案分类的第一个层次。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类，设置九个一级类目：行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、领导员工档案类。但这不是绝对的，企业可以根据实际情况进行一些调整。如一些特大型企业或是生产程序特殊的工业企业，如冶金企业，可以根据各自档案构成的特殊性，适当增设有关的一级类目；而一些规模较小的企业，可以根据企业的工作性质、工作内容以及档案数量，减少或合并有关的一级类目；对于一些非生产性的企业，如商业企业、金融企业等，也可以根据各自的特殊情况，增设有关的一级类目。
( 2) 企业档案二级及二级以下类目设置方法。企业档案二级及二级以下类目的设置，同一级类目一样要依据企业管理职能的分工。
3. 企业档案分类层次的确定
企业档案分类层次的确定要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定，没有一个绝对模式。
( 1) 不同性质企业的档案分类层次的确定方法。规模较小的企业，因管理单纯，工作内容不复杂，形成档案数量少，所以分类时，可根据企业的实际需要，适当简化分类层次，必要时可以只设置一级。相反规模大的企业，档案的分类层次一般为三级甚至四级。
( 2) 同一企业的不同门类的档案分类层次的确定方法。这种方法是由工作性质与任务以及档案的数量与规模决定的。如商业企业中，其经营管理档案体现着这类企业的基本职能，其工作复杂，档案数量多，所以，可能需要划分三级或三级以上，而它的设备档案仅是企业的辅助职能，所以，只划两级就够用了。
三、编立保管单位( 立卷)
案卷是按照一定的主题、内部特征和外部特征编立的，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。现行企业的文件立卷工作在文书部门和业务部门进行，但档案部门应该对立卷工作予以协助和指导。
四、案卷排列
指根据一定的方法，确定每类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法有多种：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的联系排列。
( 2) 按照案卷内容所反映的一定问题排列。
( 3) 按照案卷所属起止日期( 时间) 来排列。
( 4) 按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列。
( 5) 人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
前两种方法是最常用的，也是比较好的方法。上述方法，可以单独使用，但实际上往往是几种方法结合使用。其中，第一、二、四种，往往又都结合重要程度使用。一个全宗内各类案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一个类内的案卷的排列，在一个层次上只能用一种方法，以下再依次结合其他方法排列，而不能同时平列运用几种方法排列案卷。对于具有不同类型和保管期限的档案的全宗，在案卷排列中应予以区分。
五、编制案卷目录
案卷目录即案卷的名册，是着录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
设置案卷目录的原则是，必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种：以全宗为单位编制的综合目录；以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
分册目录按其门类的特征，其编制方法又可分为以下几种：
( 1) 以全宗档案分类的类别为单位编制。
( 2) 按保管期限编制。
( 3) 按保管期限结合分类方案编制。这种方法又可分为两种形式：按全宗内案卷的不同保管期限，各编制一本或几本案卷目录；按全宗内挡案分类的类别，各编制一本或几本案卷目录。
( 4) 按档案的机密程度分别编制。
一般，案卷目录的册数和案卷号码的位数不宜过多，以将案卷数控制在千位以内为宜。

5. 后勤管理档案如何归类

咨询记录 · 回答于2021-08-05

6. 工作中有没有什么好的文件分类和整理方法

作者：何嘉文
链接：https://www.hu.com/question/34633472/answer/59495002
来源：知乎
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1) MECE Mutually Exclusive, Collective Exhausted 原则进行文件分级与分类。
首先，你需要对你的文件进行分级与分类。分类与分级的原则，这里推荐大麦提出的经典的MECE原则，也就是mutually exclusive, collective exhausted，相互独立，完全穷尽原则。简而言之就是你需要不重复也不遗漏的把你的所有文件放到不同的文件夹里。
以我个人为例，在文件分类的最高层级，我把我的文件类型分成1）工作 2）生活 3）学习
对于工作这个子文件夹，我又按照我日常的工作内容分成了以下几个模块：参考资料，财务预测，内部控制，财务分析，流程优化，其他。
对于生活这个子文件夹，我将其分成了：1）个人基本资料，里面用来放比如个人一些关键信息，比如个税的申报，证件照，身份证扫描等等；2） 旅行，用来放我的攻略以及旅行照片 3）随笔，用来放我一些在知乎的答案以及个人专栏的文章 4）报销，用来放我出差报销的一些凭证。
对于学习这个文件夹，我按照我最想要掌握的几类知识分成了以下几类，1) MS Office 2) 软技能 其中有一些关于沟通、谈判、情商的书籍； 3）专业技能，其中涉及一些CPA以及关于财务分析的书籍 4） 课外知识，其中又会按照不同的行业和知识领域进行划分，总结一些自己课外的读书笔记。
总而言之，你需要仔细思考如何分解你的文件，才是最有效的方式。
2）对于处于比较低级别的子文件夹，可以按照”重要性原则“/”时间序列原则“/"资料来源“进行分类。
时间序列分类：有助于对历史的文件进行查找和比对。比如如上提到的对于“财务预测”这个子文件夹，我会按照不同的财政年，FY1314, FY1415，每个财政年又会按照不同的月份进行分类。
重要性原则：工作中总有一些事情是那种繁琐的小事，可以把这些小事统统打包在“其他”这个文件夹里。
资料来源分类：工作中不可避免的需要从其他同事那里按固定的频率拿一些参考资料或数据，也可以按照资料来源对文件夹进行分类，比如 from boss, from HR, from Marketing等等。
3）成立两个特别文件夹，”待办事项“ 与 ”重要参考“。
”待办事项“ 工作中最头疼的莫过于如何开启多任务模式，处理各种待办事项，因此你需要一个”待办事项“文件夹，而对于这个文件夹的分类，推荐使用《要事第一》中提到的方法，将你的待办事项分成 横坐标为important, not important,纵坐标为 urgent, not urgent的四种组合。记得每个月对待办事项这个文件夹做一次更新，把已完成事件放入其应当归类的文件夹
”重要参考“ ，工作中总有一些资料、经验或者数据是要时常用到的，可以开设一个文件夹专门存放此类文件，在需要它的时候能够第一时间找到他们。

7. 如何分类、整理资料

对拥有的资料进行分类、整理不仅可以让我们的生活更加有序，还可以让我们增加对生活的掌控感。在进行分类和整理的时候，可以遵循以下几个原则：

1、常用、不常用原则

我们之所以要整理资料，就是为了清除地知道自己拥有哪些资料，同时在用到的时候可以方便取用。

所以在分类的时候，我们要根据常用和不常用的原则进行划分，把那些常用的资料放在随手可以拿到的地方。

如果是电子资料，一定要记得做好备份工作，尤其是对于重要的资料，更要养成定期备份的习惯，防止资料的损失。

8. 对资料进行分类的方法有两种是什么

对资料进行分类的方法有两种:即前分类和后分类。
1、可以使大量繁杂的材料条理化、系统化；
2、可以发现和掌握事物发展的普遍规律；
3、为人们认识具体事物提供向导。

9. 资料分类,归类的方法

像图书馆的书一样编号，整理出目录 追问： 能不能细致的说一下？因为有些合同，有些付款，有些报价单持续有效日期都是不同的，所以分类起来很麻烦 回答： 不了解你资料的详细情况，不好详细回答哦~ 你那些资料是归档的还是需要经常查阅的呢？ 资料有没有放在特定的地方以便查阅？ 我想，能不能就按类别跟时间分的呢？ 给你举个这样的例子吧，看看能不能为你带来些想法。 例如，像我们管人员的，员工每个人都会有个独立的档案袋。 1.档案袋需要按部门、人员编号，统一存放在一个柜子里，柜子里又会按部门分层分格，这些资料非必要一般是不动的。 2.档案袋里的资料可以扫描进电脑，在电脑里也以个人为单位建立文件夹，这样在电脑上就能快速调出需要的资料。 3.最后，是用EXCEL做个信息库，第一列是跟档案袋对应的编号，第二列是员工姓名，其他列是员工的基本信息等。运用EXCEL可以实现信息管理的很多功能的，有时甚至能媲美信息管理系统。 总的来说，或者你应该建立个档案的管理系统，随着资料的越来越多，单靠人去整理资料是不够的了。 你的情况可能跟我们不一样，不知道上面的例子能不能让你有些想法~~呵呵 追问： 主要就是有些时候要用到的时候要查阅,可是又很难找.就是这样子很麻烦...还有就是有些工作没有完成的.但是还是得把他暂时的搁置在一边...比较麻烦.. 总之.谢谢你了.!!