‘壹’ 电话沟通有什么技巧
打电话已成为我们日常生活和商务交流中最普遍的方式之一，但商务电话与家用电话有很大差别。作为一名商界从业者，你每天都要接听很多电话，也要打出无数个电话。与你在电话中进行交流的可能是你的熟人，也可能是一些陌生的顾客。短短的一根电话线，有时可能决定着你人生和事业中的某件重大事情，决定着你事业的成败。当你打电话或接听电话的时候，你能自如地运用自己的语言吗？你能让对方觉得你诚实可信吗？你能在互不见面的情况下主动驾驭对方吗？
作为一名企业家，无论是回答别人的咨询，阐述自己的观点，还是决定一项商业事务或者处理一个令人头疼的电话，你的大部分信息交流和业务都是通过电话来实现的。语言运用的技巧也是节省金钱和时间的有效途径，掌握打电话的技巧能够有效地防止你进行没有必要的交谈。尽管电话交流如此重要，也仍然有许多企业家不能有效地利用这种工具。每天都有许多人不能通过电话很得体地处理他们的事情。
电话沟通只闻其声不见其人，要想达成交易恐怕比面对面还要难。所以对说话的技巧更要注意。
（1）打电话时要简短，而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙，千万不要浪费别人的时间。打电话时，要保持柔和、轻松，并尽可能用最短的时间表达你的目的，然后结束。如果你遵循这个原则来打电话，别人会很乐意在办公室里接听你的电话。
（2）注意听对方在说些什么。当你接听电话时，不要一边看其他报纸，或是阅读放在桌上的一篇报告，否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高，他也不知道该怎么办。这样一来，谈话时间就会拉长，比原计划长了很多。要保持轻松，要有适当的间歇，这样电话就会很快结束。
（3）不要突然转身与办公室里的其他人说话，因而打断电话。当你料想必是你的电话时，你应该请别人帮忙去接听。同样，如果你约了别人来办公室商谈某事，却在这时候一直打电话，这种举动实在无礼且没效率。
（4）说话清晰明了，把你的意思直接传达给对方，不要兜圈绕弯。
（5）用你正常的声音说话，避免声音过大或过小。使用正常的语速，不要过快或过慢。同时，适当地改变语调既能表达重点，也能增添话语的感情色彩与活力，同时有助于对方了解你的意图。
（6）准确说出重要客户的姓名。你可以使用电话记事本记录对方姓名的准确发音，这样会避免回电话时因念错对方的姓名而尴尬。
（7）如果使用免提电话，应该不停地询问对方是否听得清你的声音，许多免提电话听上去声音空荡，因此很多人不喜欢使用它，你最好也不要使用。
正确应对客户的“不”
客户拒绝你的推销建议是再正常不过的事，而推销正是从客户拒绝开始的，是一个主动说服顾客从不愿购买到决定购买的过程。所以作为一名合格的推销员，面对顾客的拒绝不能因此而感到沮丧，应从对方的拒绝中搜集信息，找到对路的游说方法。
关键并不在于顾客一开始如何说，而在于推销员怎样尽自己的努力说服对方把“不”变为“是”。
下面介绍一下对方说“不”之后的应对方法。
（1）应该把“不”当做一种挑战，听到这个字，就像有了一个明确的目标，准备好勇往直前、全力以赴，直到攻克、征服这个目标为止。
（2）应该想象“不”这个字悦耳动听，甚至还可以认为这是一种信号，促使你“提起精神”。
（3）听到客户说“不”，你应该积极去思考：“他根据什么说‘不’呢？”设法尽快找出他拒绝的原因。
（4）对方开口说“不”，你应该进一步想：“这次商谈有什么地方不够充分呢？”
（5）如果对方说“不”，说明你必须变换一种方式才能行得通。
（6）这一次对方说“不”，就把这次商谈的内容当做资料好好研究，找出商谈的不足，认真总结经验，为下一次商谈的成功做好充分准备。
这样，通过被拒绝而从中不断学习，就可以不断提高自己的能力，完善自己的说话技巧，从而使更多的“不”变为“是”，提高推销的成功率。‘【问题】如何以柔克刚？
客户发脾气，你不能再跟着发脾气。此时，如果以适当的语言，平息他们心中的不满和怒火，就会为下一次生意带来方便。当然，客户的不满除了发怒外还会有其他形式，商家在处理问题时，都需要小心对待。
（1）平息怒气
如果你拖延了交货的最后期限，这种情况下，你如何既能平息客户的怒气而又能使自己心平气和地与顾客交谈呢？
例如，一个客户正通过电话向一家大型服装公司的儿童体育用品部经理大发雷霆：“你们是怎么搞的？你们保证过按时把这批尼龙儿童棒球衫以每件12元的价格交付。在这个星期的销售广告中我们已经做了大力宣传，可是你们公司的那个蠢货却通知我们，这批货不符合要求。这下可好，你让我怎么办？”那个经理面红耳赤地坐在那儿听着，尽管对方的粗暴令他也很生气，但他还是告诫自己：一定要平心静气地处理此事。
运动衫不符合要求是生产问题，所以站在客户的立场上，这家公司是完全没有道理的。因此这位经理应付顾客的唯一办法就是以最佳方式向他道歉并平息他的怒气。
后来，这位经理又重新拿起电话，先为让对方久等而道歉，然后告诉这位客户，公司愿意以一批价格高一些的儿童春季夹克代替那批棒球衫，而且按他们宣传的价格每件只收12元，并且他还向那位顾客保证立即装货。
我们可以设想，如果这位经理不能在这么短暂的时间内机智地采取行动，其结果会如何？
（2）摆脱纠缠
如果每次你都能高效率地结束你的电话，相信你的生意会越做越好。通常，根据打电话的礼节，主动打电话的一方也应主动结束通话。但是有时候，主动打电话的人并不懂得这一礼节，因此有时为了打破僵局，许多经理在通话时突然挂断电话。这种做法很不妥当。如果你能得体地向对方说再见，会让对方十分满意。你也可以直截了当地向对方讲明你还有很多事情要做，没有很多时间听他在电话里讲。这时，你只需简单地说：“谢谢你打电话来。”
（3）传递坏消息
当你必须传递一些令人不快的消息时，大多数人认为电话并不是合适的工具，因为通过电话并不足以说明坏消息的严重性。然而，有时它却是唯一的工具。因此人们不得不慎重选择他们的用词。有一位妇女儿童用品商店的销售经理讲述了自己对这一事情的体会：
当我打这类电话时，总是先竭力缓和紧张气氛，我可以说：“瞧，约克，我打电话来并不想让你烦恼，但我想你最好知道我们的生意有一些问题不尽人意。我已经写了一封信说明这些问题，几天后你就会收到。”
在电话里，我并没有说明事情的严重性，但是这个电话的确能使对方为即将接到的信做好思想准备。许多人认为坏消息知道得越晚越好，所以大多数人接到这类电话时，并不对细节问题寻根问底。
如果他们说，发生了什么事，给我一点暗示吧，我的确会给他们一点暗示。但通常他们催我时，我只是简单地说：“不，我想你最好先看信。然后你就会知道发生了什么，在这以后我们再商议解决的办法。”通常情况下，这种方法的确帮我解决了许多问题。
人心都是肉长的，多数情况下，只要你能释放出你的真诚和善意，“软话”总是有效的。
‘贰’ 打电话有什么技巧
从整体上考虑应注意以下几个方面：
(一)时间选择
时间选择，包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间长短。除了紧急要事之外，一般不在早上7：00以前或三餐饭时或晚上10：30以后打电话，同时还应注意到各个国家和地区的时差。最好是细心地积累、分析对方通常接电话的时间段并记住它。
电话交谈所持续的时间，以3-5分钟为宜。如果不是预约电话，时间须5分钟以上的，那么就应首先说出自己要办的事或大意，并征询对方是否方便；若对方此时不方便，就请对方另约时间或再定方式。
(二)起承转合语言的选择
语言是电话交谈的唯一信息载体，所以电话通讯礼仪主要是指语言交往礼仪，应该特别注意。起承转合语言的选择则是打电话人和接电话人双方的选择。如果打电话拨错了号，则应道歉后才搁电话；受扰者应体谅地说“没关系”或“不要紧”。即使号码是正确的，也要等电话铃响十来次后还没人接时再搁电话筒。如果是打给对方的总机，需要转分机的，总机接线员就应说：“您好，浙江大学(或单位名)”，或加上“请问要哪里？”接线员报先，你礼貌地说：“请转4161(或部门名称)。”这时有可能占线，碰上这种情况，接线员应说：“对不起，占线，请稍等(或请过会再打来)。”如果接通分机，那么打电话的人说脊困：“请问XX在吗?”这时候，有三种情形消兆，一是刚好XX接拿野租电话；二是XX在，但不是他接电话；三是他不在。
第一种情形，XX说：“我就是，请问您哪位?”
第二种情形，接话人说：“她在旁边，请稍候。”
第三种情形，接话人说：“对不起，XX刚好出去，您需要留话吗？”打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码。
如果是直接打到对方办公室或家里，那么接电话的人可以说：“您好。我是XX，请问找哪位？”打电话的人就说：“我是谁谁谁呀。”——接电话人正好是比较熟悉又要联络的人，或不熟悉的人——“我是浙江大学公关中心的XX，想请问您一件事情。”“我是浙江大学公关中心的XX，我可以和XX通电话吗?”——接电话者不是要找的人。
假如是秘书接电话，对方要找的是你的经理，刚好又不在，最好说：“对不起，郭先生不在。请问您是哪一位？需要我留话吗？”而不要先问对方是谁，然后再告诉他经理不在，以免给人造成实际上是在的，而不愿接他的电话的误会。
一般而言，是由打电话一方提出结束谈话，致告别语。对方是长辈、上级、外宾或女性，要听到对方放下话筒后才挂电话。但是，有时候来电话的人罗里罗嗦，你不愿再花费时间和他无聊地谈下去，你可以礼貌地说：“我不想占你太多的时间，以后再谈，行吗?”
现在许多人都在电话上安装录音装置。外出时将装置打开，就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时，要注意措词的语调，如“这是王菁的家，她不能来听电话。请您听到信号后留言，并请说清你的姓名和电话号码。她将会尽快给您去电话。”你听到留言信号后，有什么话要说，照讲就是。
(三)语气语调的选择
电话交谈虽然看不见对方表情和姿态，但有时却比实际会面更能从对方的言语中，揣测出对方的状态来。语气语调是最能体现细致微妙的情感。一位军队话务兵深有体会地说：“语调过高，语气过重，会使用户感到尖刻、严厉、生硬、冷淡、刚而不柔;语气太轻，语调太低，会使用户感到无精打采，有气无力;语调过长又显得懒散拖拉;语调过短又显得不负责任。一般来说，语气适中，语调稍高些，尾高稍拖一点才会使用户感到亲切自然。”
有一些话务用语，以祈使句、疑问句代替陈述句，语气效果也会好得多。每一个组织都应根据自身性质和形象特征来确定合适的话务用语。
(四)情绪控制
电话交谈，始终心存尊重、诚恳之意。“已所不欲，勿施于人。”即使在自己心情不佳但需要打电话尽快地处理事务时，也不要让急躁、烦恼的情绪影响了语言以使对方感到不舒服。