怎么管理文档的方法

Ⅰ 文件管理方法

根据文件废弃基准，对判定为保存或保管的文件，装订成文 件夹，并要保证任何人对必要文件 30 秒内能够取出。具体按如下方法进行：

1. 原则：只保管一个文件夹

根据 One Best 原则：One File，One Location 的原则，使公司 的文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹 个人所有。

2. 确立分类的体系和分类项目

确立文件分类体系，对文件进行层别，分类。

进行文件夹管理，文件夹侧面奇缝标明大分类（业务），文件 名，文件编号，文件收录日期，收录文件名，保管期限，保存期 限，管理责任者等。

3. 制订目录

制作文件摆放位置清单，方便任何人查取。

4. 可视化管理

文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚，常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线（如图 6-8 所示）。

5. 文件使用者的明确化

使用文件时标示使用者。

6. 文件管理体系的运行与维持

明确文件管理责任，选定资料管理担当。尤其对文件的保管 （存放在办公室）和保存（存放在资料室）进行明确区分，定期 进行资料整理，运营和维持文件管理体系。

Ⅱ 公司文件的管理有什么方法

可以用文件管理系统来管理公司的文件，企业在日常中，有内部文件和客户关联的文件等，
从与客户的第一次沟通开始，到最后成交以及售后服务过程中，会产生很多相关的文档，比如需求说明文档、报价、合同、发票、付款凭证等电子文件。这些文件对于后续业务的开展和参考有着重要的作用。随着客户量的增加，我们就有必要在Rushcrm系统中将这些文档集中存储和管理起来。那要如果来管理呢？接下来小编就给大家讲一下。
文件夹管理
既然要集中管理文档，自然是要分文别类，这里我们可以事先在“文档管理”中创建好不同分类的文件夹，用于专项存储文档
文档上传
Rushcrm为了使文件与业务之间有更好的关联性，每个模块下都关联了文档区块，用户只需要在相应的业务环节中在模块表单内直接上传文件，Rushcrm就能自动将文件归集到文档管理中，并在模块表单中直接展现文档列表，可以清楚的看到文件的类型、上传时间、归档的文件夹。
总结
文档管理不单单可以存储文件，还可以设置文档的下载权限。另外，还支持编写在线文档。

Ⅲ 文档是怎样管理的

文档是企业重要的智力资产，它是指企业在整体运营过程中所产生的各种形式的具有保存价值的原始记录，如商务合同、会议记录、产品手册、设计文档、项目文档等，这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的。

文档大致分为纸质和电子文档两种存在形式。在未推行信息化管理时，大多数企业都是使用纸质文档。由于纸质文档不易保存，便利性较差，需要手动分类存储，查找较为麻烦，同时纸质文档具有限制性，会因为地域和空间的阻隔而难以实现即时共享。因此，随着信息化进程的推进，很多企业都逐渐采用电子文档来取代纸质文档。相对于纸质文档，电子文档操作简便，可以自动分类组合，便于管理，而且也没有地域空间的限制。

另外，我们还可以利用CRM系统的视图功能创建多个文档视图，方便我们对文档进行检索查找，同时也方便我们对文档进行更加细化的管理。

高度自定义一直以来都是Rushcm的一大特色，企业可以根据实际需求自定义设置需要的功能模块，建立适合自己的客户管理以及内部管理流程，提升企业整体效率，从而提高企业业绩。

Ⅳ 管理文件的三种操作技巧

在日常生活或是工作学习中，大家一定都或多或少地了解过一些文件的管理技巧，下面是我为大家收集的有关管理文件的三种操作技巧的相关内容，仅供参考，希望能够帮助到大家。

一 、利用右键菜单移动文件或文件夹

下面我们试着把刚才新建的“bkill”文件夹移到“我的文档”中的“图片收藏”中。

1.选择“剪切”

在“dnzs123”文件夹上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“剪切”。

2.选择“粘贴”

双击“图片收藏”文件夹,打开这个文件夹,并在空白处单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“粘贴”。

3 完成操作

这时,“bkill”文件夹就被移动到“图片收藏”文件夹中了。大家会发现原来在“我的文档”里的“bkill”文件夹已经不在了。

按照这样的方法也能移动文件。以上步骤中的“剪切”、“粘贴”操作分别可以用快捷键“Ctrl+X”、“Ctrl+V”代替。

二 、利用任务窗格移动文件或文件夹

利用这种方法能简化操作步骤,也更清晰明了。

1. 移动文件夹

选中“bkill”文件夹,然后单击任务侧边栏中的“移动这个文件夹”。

2. 选择移动路径

在弹出“移动项目”窗口中单击“我的文档”前的“+”,然后在下拉菜单中选择“图片收藏”文件夹,然后单击“移动”按钮即可。

三.“拖曳法”移动文件或文件夹

这种方法主要是利用Windows的资源管理器用鼠标操作来完成。

1.打开资源管理器, 打开资源管理器的方法主要有两种。在“我的文档”窗口工具栏上点击“文件夹”。这时左窗格就会出现文件夹列表,可以通过点击文件夹前的“+”来展开它。现在我们就可以利用这个文件夹列表来进行移动、复制文件或文件夹等操作了。

在桌面上用鼠标右键单击“我的文档”,在右键菜单中选择“资源管理器”即可。

2.找到目标文件夹

确认左窗格中的文件夹列表中有目标文件夹“图片收藏”。如果没有,可以通过点击“我的文档”前的“+”展开,并通过拖动窗格右侧的滑动条将文件夹的名字调整到左窗格合适的位置。下面就具体讲述如何利用资源管理器来移动文件或文件夹。

在右窗格中单击“cpcfan”文件夹,并按住鼠标左键不放,将文件夹“bkill”的图标虚形拖至“图片收藏”文件夹的名字上方,这时“图片收藏”名字上会出现蓝色色块。松开鼠标左键“bkill”文件夹就被移到“图片收藏”文件夹里了。

拖动到“图片收藏”上后松开鼠标

这个方法只能移动在同一个磁盘分区里的文件或文件夹,如果按照这样的方法将文件或文件夹拖至其他分区的文件夹里,就不是移动而是复制了。那么当我们想要移动文件或文件夹到其他磁盘分区时应该怎么操作呢?很简单,在拖动的同时,按下键盘上的Shift键就把文件从一个分区移动到另一个分区上。

拓展阅读： 公司文件管理规定范文

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。

则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

电子文件管理论文范文

电子文件的分类与甄别? 在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需 要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。

那么，我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码 相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每 个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参 照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

企业内的电子文件分类，也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类，然后 借鉴档案分类号细分电子文件类别。

电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远 远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样 会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统 、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。另一方面，电子文 件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部 分文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都 再难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能 排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉 或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔 者认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用 户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。

电子文件的鉴定与归档? 电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的`所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的， 才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档 ，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完 整性、文件办理过程的完整性等等。

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号，以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向 档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。

Ⅳ 电脑文件多了，如何管理

经常用电脑办公的小伙伴们常常遇到文件堆积过多，桌面杂乱，影响查找文件速度和办公心情。因此掌握电脑桌面整理和文件分类管理是很有必要的；为了自己使用电脑的方便，下面以 Windows操作系统的电脑桌面整理给大家介绍几种整理方法，挑选几种用起来吧，希望可以帮助大家提升工作效率。

在 Windows 系统中，我们经常堆积文件比较混乱的区域分别有以下位置：桌面区域（Desktop）、我的文档（My Documents）、系统的用户相关文件夹（X:Documents and SettingsXXX）、个人的下载目录(X:Downloads)。先从桌面开始整理会比较方便，不要把所有文件堆积在桌面，久而久之虽然是一目了然，但是寻找起来也很浪费时间。学会把这些区域使用的文件化繁为简，做使用功能和时间段的分类，比如在我的文档里把时间段分年、分月、分项目；把个人下载目录定时清理，转移大的文件到D盘和E盘，不占据C盘的储存空间。利用软件桌面管理助手对桌面进行排版分布管理，让桌面布局清晰起来。

如果你的电脑使用很久，下载的文件和软件很多缓存，影响电脑使用速度也占用了新文件的空间；这个时候可以选择清理一些老旧不需要的文件库，给电脑减负。浏览所有的文件夹，把对自己的没用的资料移除或者永久删掉，卸载长期不使用的软件。

为了方便自己给重要文件备份和做信息查找。建议把常用文件整合到一个大的文件夹类，分好目录，做相同资源归类到子目录类，最后汇总在一起避免遗失，也方便后期核对查找。

针对文件类型和项目分类做一些自己能看懂的大文件夹命名，这样可以把相同项目或者类别的资料放进去，方便自己的查阅。比如在磁盘里创建自己的个人爱好、工作相关、学习成长等文件夹，分别放相关的信息文件，或者是根据时间、地点、活动项目等做文件分类。所有分类目的是为了让自己使用和查找得更方便。

如果大文件分类后，同一属性下还是存在小文件数量过多，这个时候建一些子目录可以帮助做第二层次的管理，对下一级别进行细分，但是不需要特别复杂命名或者做归类，避免自己遗忘类目含义导致查找更困难。

如果可以把文件用有序的数字或者有规律的文字来命名可以让分类工作更简单；比如属于同一天拍摄的图片，按照图1、图2、图3来命名，或者根据拍摄对像来归类，让自己的时间高效利用。

为了让电脑桌面和开始菜单看起来整洁清爽，有必要通过删减不常用软件快捷方式和隐藏快捷方式来做桌面整理；并且使用“快速启动”功能会影响打开文件的效率，这边只需要保留最常用的几个，把多余的快捷方式隐藏在桌面的某个专门放快捷方式的文件夹内，这样既美观又省事请。

在桌面上不需要陈列所有的文件或者图片，只需要把信息存储在它们对应的。文件夹类，确保你可以准确找到它们，用电子文件的分类可以实现这一点。

和纸质文件一样，电子文件是保存有价值的文件，利用计算机输出界面的逻辑排列上讲文件有规律组合排列，比传统的文件排列方式更加便捷。

Windows XP的文件管理功能是可以通过分层次地设置文件夹，科学分类电子文件排列到电脑存储器内。

该工具使用方式如下：

1、双击桌面上【我的电脑】或鼠标右击【开始】按钮选择【资源管理器】，便可进入资源管理器界面。单击选择一个存储器，如：“H盘”。在选择存储器时，要预先估计本单位电子文件的递增速度，让该存储器的容量能够满足电子文件递增的需要。同时，存储电子文件的文件夹不能选“C盘”，因为“C盘”容易受到病毒的攻击。

2、单击左上角【文件】按钮，再将鼠标移至【新建】 【文件夹】后单击。然后输入文件夹名，如【文书档案库】。这样建立的【文书档案库】文件夹就专门用于存放文书类电子文件。

3、根据本单位档案分类体系，反复采用上述第2种方法，就能按电子文件的分类层次设置文件夹。

4、类别设置好后，把电子文件按类别存放入它们对应的文件夹中。

5、一般文件夹或文件中的文件是按照名称[N]、类型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自动排列[A]等方式进行排列的。另外也可以按照名称排列，通过初始汉字的汉语拼音字母顺序排列。

6、一般通过调整文件夹而调整分类。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。

这里给大家推荐一个整理软件神器： SpaceSniffer。 它的使用方法比较简单，功能直击分类软件的痛点，但是它本身大小不足1M，十分小巧。

作为一款用来“解决空间”的绿色软件，它可以直接下载点击运行。在运行后的窗口中选择自己需要进行分析的盘符，这个时候选择点击某个盘符，或按住“ctrl”同时点选多个盘符，也可以点击“Path：”选择指定文件夹。

点击“Start”后 SpaceSniffer 会以极快的速度检索磁盘，可以进行检索扫描，扫描完毕后会展现出电脑里各个文件夹的空间占用情况；此时可能弹出日志报告窗口，原因在于某些文件夹无访问权限。更方便得看到是哪些文件夹占用了过大的磁盘空间，可以查看是什么文件里的大文件占据了过大的内存。当然你也可以利用强大便捷的“Filter”过滤器设定筛选条件，比如设定“>50mb”SpaceSniffer 会过滤掉<=50 MB 的文件夹；设定“<3months”可以找出 3 个月内的文件夹等；更多筛选规则可通过“help” “filtering help”查看。最后利用SpaceSniffer 便捷的右键菜单，右击某个文件夹进行包括直接删除在内的常用操作。直接把不需要的文件删除掉，而且不经过回收站了。需要注意的是SpaceSniffer兼容 Windows 2000 以上平台（包括 XP）的免费空间，所以不要删除特别重要的视频了。

或者你也可以穿着另一款免费开源只有 5M 的工具 DropIt 来处理自己的文件整理。很多杂乱到头大的文件、文件夹全部选中并拖拽到安装这个工具后出现的浮窗上——它们都会自动变得井井有条。所有 Word 文档归类到了【文档】文件夹，并且脚本、方案、文章会按照文件名再自动分类；所有的视频会被归类到【视频】文件夹，其中带唱词字幕的和不带唱词字幕的将会自动进入不同的子文件夹；这是刚才的所有 PDF，这是所有的音乐。

包括你想播放这个文件夹的所有音乐，滑动鼠标滑轮切换到音乐图标，把音乐拖拽过去即可。切换到清单图标，把 Topbook 做过的所有视频全部拖拽进去，一秒生成清单，不用一个个复制、也不用批处理命令，而且，还能在清单中更好地回看、查阅。

这就是 神器DropIt，一款小巧便捷提供办公幸福感的整理工具。

Ⅵ 办公室文件怎么管理

办公室文管理方法：

1.资料尽量共享

对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文件量。

2.保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）

对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。

如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。

3.推进无纸化

推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。

4.计算削减成果

文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。文件削减率（%)＝保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×100%。

5.会议资料的电脑化

会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。

6.废除前期业务

采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。

7.使用电子白板

对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。

Ⅶ 文档管理工作技巧

文档管理工作技巧

对文档进行管理是办公文秘的日常工作之一，以下是我整理的文档管理工作技巧，欢迎参考阅读!

01 选择正确的流程

每个项目都是不同的，因此，没有哪个流程能够适合所有的项目，不论项目大小都使用同一个流程也没有意义。对于较小的项目，你应该用一个简单的过程，特别是你委托一个小项目给没有经验的项目经理，简单的流程需要更少的过程文档，而这也让新项目经理更容易遵循，也可以让经验丰富的项目经理减少他们桌子上的文档。

一个小项目（最低标准要求的项目）可能只需要：

一个项目启动文件：这（再次作为最低标准要求）将涵盖项目的目的和目标，要有关于范围、时间和成本的关键的要求，有主要的里程碑（如果在这个阶段已知的）和项目组成员的名单；

利益相关者要求的文档：这应该只包括利益相关者和他们的要求的文档列表。

一个项目范围：明确交付明确的成果，而不是创建一个单独的工作分解结构，这样你可以更加简单方便的对项目成果进行确认；

日程：给出任务列表中的完工日期，比如多长时间他们将要达到的重要里程碑和结束日期，采用甘特图可以显得更直观一点；

回顾性报告：当然，这不是必须需要的，但如果是你的领导或者其利益相关者，可能会问，这个项目进展顺利吗，有什么可以做的更好的地方可以让你今后的项目运作的更加流畅和平稳，而这类项目通常会要求减少相关的'文档工作；

当然，这一切都要取决于你特定项目的情况，你最初可能认为你的项目特殊只需要一个或两个其他部分的文档，但每次做出这个决定的时候，你需要仔细的想想，对于这种规模的项目，这真的是必要的吗？

02 不要过度的报告

项目利益相关者需要在报告不足和过度报告之间取得一定的平衡，太多的话，他们根本不会去关注，太少，他们弄不清楚项目到底在做什么，他们可能会逐步寻求比最初的报告上提供的越来越多的信息，不论是哪种方式，你都会形成比你真正需要的多得多的文档。

要报告项目状态，可以尝试使用红色、黄色和绿色体系来表示，这能够满足大多数利益相关者的要求：

红色：你需要帮助处理这种情况；

黄色：项目中出现一些状态需要你关注，但我们正在处理中；

绿色：项目中一切正常，无异常情况；

03 优化会议次数

会议是在项目中无法避免的，有讨论战略的会议，项目范围的会议，项目的规划会议，项目启动会，项目进展会议，和各个利益相关者的讨论会议， 识别会议，变更控制会议，问题回溯会议等等，这会让你花费上十几分钟到几个小时不等完成会议纪要。

相反的，为什么不尝试削减会议的次数，对于较小的项目，你只需要参加下面四种会议：

和利益相关者的讨论会议

项目范围讨论会议

项目进展讨论会议

项目问题回溯会议

通过减少不必要的会议不仅从会议本身来节省你的时间，还让你不必要去花费时间进行艰苦的准备每个细节的会议纪要，你应该只关注指出需要采取的行动以及你需要同意做什么，其它的一切都应该是不必要的。

毫无疑问，可能还有很多其它的方法帮助你减少项目中的文档工作，这可能基于每个人的心态和常识来进行。如果你在一个相当大规模的项目上工作的时候，那么依照既定的流程，你的文档会逐步增加的，但如果你在一个小的项目上的时候，当每次重新对文档工作进行规划和实施的时候，应该试着问问自己：到底什么才是我真正需要记录的。

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