⑴ 提出解决方案,并学会总结性陈述
提出解决方案,并学会总结性陈述。
先来讲如何提出解决方案?
有经过思维训练,和没有经过训练的人的解决问题的方式是完全不同的。通过这样的方式,你可以明显对比出没有方法论和有方法论这两种方式的好坏。
“MECE法则”的综合运用
我们还是回到上一讲提到的饮料品牌的例子上来。
其实,现在寻找解决方案已经不是什么大的问题了,因为你已经知道具体的问题出在哪了。这家公司的问题就是,整个碳酸饮料市场的下降,造成了公司最终利润的下降。之后,我只要自然而然地提出针对性的解决方案就好了,那就是要把公司的更多精力花在茶饮料上。
当然,这个案例是被我主观简化的,实际生活当中的定位问题一定更难。
而且,定位出来的也很可能还是略微复杂的问题和情况。
在寻找解决方案的时候,我们其实还可以继续用之前讲的思维方式,也就是继续用假设驱动和MECE的方式来寻找解决方案。
比如说我们还是用找女朋友的这个例子来看,我们该怎么解决这个问题呢?
之前我们已经分析了,可能找不到女朋友的原因有外貌方面、性格方面,或者渠道方面等等。
针对这三点,怎么来设计解决方案呢?比如外貌层面,我们可以用MECE的方式分成头发、脸、上半身、下半身和脚。
这么分的话,虽然听起来是有点奇怪,但是它就是一个MECE的分法,我们就可以尝试通过改变发型或者改变眼镜的搭配等等来改变一个人的外貌。
通过这样的方式你就可以得到一个比较MECE的解决方案的结果了。
得到了解决方案以后,我们还有一个很好玩的方式去检验这个结果。
这个方式就叫做“饼干厂方法”。销此派
饼干厂方法其实是个隐喻,我们用饼干厂去形容那些门槛很低的生意。它的意思是,如果一个解决方案通过层层的拆解和定位,最终它也适合任何一亏贺家公司的话扒派,那它很可能就不是一个特别好的方案了。
汇报和总结:
最后,终于一切的工作我们都做好了,也准备好了解决方案了。在职场之中,我们还需要做的最后一项任务,就是汇报和总结。
总结问题的重要性,其实很多人都低估了。
怎么突出表现自己的能力,怎么说服别人这是一个好的方案,或者说怎么争取更多的资源?其实,这些问题很大程度都取决于你汇报得如何,也就是你解决问题的能力。
这就又好像医生看病一样了。
比如,你是一个特别好的医生,你看出来一个病人立即就需要动手术,你也知道如何做这个手术。
但是,你总不能在第一次看到这个病人的时候就说,你一定有某某疾病,你现在一定要动手术,不然的话,可能这个病情就会马上加重。这个时候,病人肯定不相信你。
那你该怎么做才能更好地达到你的目的呢?就是你要通过一些分析、研究和测试,逐步跟别人解释。
说明你现在遇到的这个问题是什么,你都有什么选择,为什么你要做这个手术,为什么你能够把这个手术做好?这其实就是一个正常人的逻辑。
所以,有的时候问题和解决方案还都不是最重要的,正确与否甚至都不是最重要的。
在实际生活当中,别人觉得是否是对的,要比你自己觉得是对的,要更重要一点。
具体要怎么做呢?
我们下面就来尝试解答一下这个问题:
首先,我们要从结论不断地分拆,直到那个不可辩驳的事实;
其次,每一个层级都要控制要点的数目,要突出重点。
因为很多时候,我们去跟别人聊天的时候,就喜欢说一大串的论点。
但最后别人记住的可能只是其中的一个很小的点。某一个论点中的数据可能也有很多,但是你讲太多就会混淆了重点。
比如,我们还是以那家利润下降了30%的公司为例。
没有经验的人可能会总结说,我们去年的利润下降了30%,那做了很多研究以后,发现我们必须把精力都放在茶饮料上才能救这家公司,请给我们两三百万的预算吧。
这样的做法就好像你走进一家医院,就要别人给你动手术一样。
那么有方法的人会怎么讲呢?
他会讲,结论是如果我们把整体市场预算的20%加到茶饮料上,这家公司的利润就会提高30%。
那么,这是为什么呢?
第一,我们公司目前已有的最大收入来源,碳酸饮料去年下降了50%,这是公司去年整体利润下降30%的最主要的原因。而且,经过对比,这还是一个全行业的现象,并不是因为我们有什么地方做得不够好;
第二个原因是,我们的茶饮料去年收入上升了80%,而且我们可以看到整个行业都在特别快速地增长,这还是我们并没有投入什么市场预算的前提之下完成的;最后一个原因是因为消费升级的大趋势,人们都更注重饮食健康了。
所以,茶饮料市场未来的增长预计会以每年200%的速度增加,从长远的市场前景来看也是非常巨大的。
这样,我们对比一下就可以明显感觉到后者的方式更容易让人接受,而且也会让大家觉得这个人的水平更高一点。
以上就是我们所讲的解决问题的四大步骤当中的最后两步,通过熟练运用这些步骤,你会让所有人都觉得,你就是那个解决问题的高手。
⑵ 结合自身实际谈论提高行动力的方法
1.回归现实
回归现实可以帮助你走出过多思考的状态,放手去干任何你想做的事情。
到目前为止,我觉得提高行动力最好的方法就是回归现实。因为这会让你处在一个不抵触工作的状态当中。在这种状态下,你会觉得正确的行动就像流水一样汩汩涌出,专注,舒适,轻松。
回归现实最简单的方法就是专注于自己的呼吸一到两分钟。另外7种回归现实的方法请参见《回归现实的8种方法》。
2.寻求他人帮助
如果你告诉一群人你要做的事,那么你就很难不去完成。因为你不想让他们对你失望,如果你没有做到你跟朋友说过要做的事,那么下次你就会感觉无颜面对你的朋友。
如果你很难坚持做一件事情,那么就去寻找一些帮助。如果你想锻炼身体,当你毅力脆弱的时候,你可以约一个朋友一起去
健身
房锻炼并相互鼓励。你们当中的一个不想坚持的时候,另一方的鼓励和热情可以有效地培养毅力,也能培养一个好习惯。
思考一下你怎么能其他人也参与进来,帮助你们一同提高行动力。
这个方法很好用。但是你会为了避免没面子和别人对你的评价而采取行动。这会让你自身产生压力 。这种状态并不能让你一直保持行动力并表现良好。有一个解决这一问题的方法,那就是:采用这种方法但当你要采取行动的时候你要回归现实来平息你内心的负面情绪。
3.自己对自己负责
从长远来看,提高行动力的更持续更健康的方法是自己对自己负责而不是让他人对自己负责。对于自己的行为,建立自己的标准和原则。
这个方法的问题是你很容易自我欺骗,当你不采取行动履行自己的原则的时候,自己为自己找借口使其合理化。如果没有他人监督这样的社会压力,人们很容易陷入懒惰和拖延的状态。
但是随着时间的推移,你会越来越能够持续按照自己的标准行事。我认为培养这种思考方式的关键是摆脱外界认可建立自我认可。详细内容请参见《悲惨生活的9种绝佳方式》中的第八点。
相比于从他人那里得来的行事标准,你自己建立的标准会更持久。这些标准是你从内心深处认可的而不用随其他人或外界环境的变化而变化。
这也会帮助你提高自我认同感,帮助你成长。如果你喜欢依赖他人以及他人的判断,那么他人对你的期望也会限制你。如果你是自己为自己做主,那么你的极限就由你决定。
4.放松
阻止你采取行动的一个方式是极为严肃认真地看待所有你要做的事。因为你会因此感到沉重,困难,害怕。如果你放松一点不要给自己太大压力,意识到所有的问题和负面情绪只是你自己想出来的。心情放松,任务也会不那么沉重,你会轻装上阵着手任务。关于放松的更多内容可参见《放轻松》。
5.使用简易的任务清单
任务清单虽然简单但是却是你记得自己要做的事的绝好方式。但是人们在写任务清单的时候往往过于热情,写上很多条目。然而,当你看着这长长的任务清单的时候,你会感到精力有限进而开始拖延。
但是这些事情你真的都需要做吗?
想想任务清单上哪些事是特别重要的,挑选两到三个重新写在另一个任务清单上,这个清单就不会那么吓人了,而且我发现,这样更容易采取行动,完成任务清单。
6.选择而不是应该
这是一个简单而实用的小方法。你不需要做任何实质的东西。你是在选择做哪些事情。思考问题时用选择而不是应该,必须。应该,必须,这样的字眼儿会剥夺你的个人力量,让你感觉到自己受控制。当你觉得你所做的事情都是你的选择的时候你就会重新获得控制权和力量。之后,采取行动就不会那么困难了。
7.关注如何而不是如果
总是考虑“如果”会让你的头脑混乱。花费数天,数周甚至数年考虑如果你采取行动会发生什么事情。因此,与其在“如果”中迷失自己不如关注于“如何“。这就意味着你需要关注你如何做某事,你如何解决一个问题或如何达到一个目标。如果你需要的话可以做一些调查,或者寻求他人帮助。
8.热情
热情是一种很好采取行动的情绪状态。如果你觉得没什么热情也没有关系。你可以自己制造出很多热情。请参见《提高热情的4个有力原因及方法》。你可以从我或从你身上学到很多这样的小方法。(在这篇文章的评论部分有一些很好地建议。)
9.从小事着手
从一种坐在椅子上无所事事的状态转变到一种不断做事情的状态,你需要:从小事儿开始。
如果从最繁重最艰难的工作开始着手行动,你会压力很大而且很容易陷入拖延状态。所以,先从一些看起来不太难的事情开始吧。
我最喜欢的就是花几分钟整理一下我的桌子。之后的事情就会变的简单而自然了,因为我已经进入了一种做事情的状态了。
⑶ 行动,是解决焦虑的最好方法
道理我都懂,书上说的心灵鸡汤也都认同!励志文章也看了不少!但是有些事情就是不愿意去解决!问题就在那放着,也知道如果不去解决就无法前进。可是想不出该怎么做,该怎么解决,一想到这个问题就头痛,焦虑!于是逃避它,各种理由拖延。把问题视而不见,这样就能好受了?不是这样的!心中有一个声音在告诉自己。这样逃避是没用的。时间一长,问题会越来越严重。到时候还是要解决!你一时轻松了,可从长远来看,这是在阻碍你的人生!到时候,你会承受更大的痛苦!另一个声音就会说,躲一时算一时吧,船到桥头自然直,又想不出好的办法,能怎么办?两种情绪在脑海中打架,问题得不到解决,还把自己弄的很疲惫!!
书上说,任何的焦虑都是想的太多,做的太少!我觉得这是正确的!我光去想,想破天,也不会改变什么腔大!重要的是行动!去做!不是有句话嘛,不去做一定不会成功,你做了,最起码有了成功的可能性!不管这种可能性是大还是小。所以,只有立刻行动能改变拖延,不拖延了,焦虑也就缓解了!困难太大,没办法解决,那就把困难拆分成多个小困难逐个解决,不求一下就完美,重要的是开始行动!有些时候,前方的路,是走着走着才看到方向的!
所以,我是这么想的,我也打算这么去做!与其拖延,焦虑,不如即刻做点什么,行动起来,我相信我会发现新绝圆胡的解决问题的方法!!有些困难并不是想象中那么并拦的难以跨越!共勉!
⑷ 6sigma绿带培训过程中问题陈述要注意哪些方面
1、问题陈述应该做到:
①对你观察到的问题(或者说偏差)做清晰、简明的陈述;
②指出这种状况或偏差存在多久了,或者被发现多久了;
③描述偏差对业务的影响,以及改进的空间。
2、对业务有何影响?
为了展示跟业务的关联,陈述还包括问题造成的影响,或者说消除问题和抓住机会后将带来何种收益。举例:
①有20%的来电在持续作响3分钟(甚至更长)之后才有人接听,这种情况持续至少3个月了,使得客户投诉增加了50%;
②从客户订购到安装的时间长达7天,比目标时间4天多迹做出3天,这种情况已持续12个月,使得企姿基衡业每月丧失12笔潜在订单(价值56000美元);
③在过去7个月中,日平均产量为210000吨,比目标产量240000少了30000吨,使得企业每天至少损失25000美元。
锋段④在过去3个月里,23%的提款申请上的信息不够详细,结果得跟客户联系才能够推进收款。这使得每个月平均有12个小时花在完善申请上,让公司损失22000美元的销售额。
你也许已经注意到这些举例中都使用定量数据来说明相关因素。通过数据,你可以:
①清楚实施解决方案后,你将改进到什么水平;
②领导者便于理解经营益处;
③确认项目工作的目标。
3、问题陈述不应该:
①模糊--只有目标明确,才能加快行动并取得真正的进步。具体、精确的陈述可以确保行动聚焦;
②陈述观点--我们都有自己的观点,但观点并非事实;
③批评和指责别人--这样做肯定会激起与改进伙伴的冲突;
④描述原因--对原因的假设很可能导致解决方案错误;
⑤暗示解决方案--这也会导致解决方案错误,应该在找出造成问题的根本原因后再由团队制定解决方案;
⑥在一份陈述中囊括诸多问题--这会造成没有焦点,有焦点才能有行动,这很关键。
⑸ 麦肯锡方法:解决问题的七个步骤(史上最强)
今早大家带来的是最有效的解决问题的方法:
麦肯锡方法——解决问题的七个步骤
7 EASY STEPS TO BULLET PROOFPROBLEM SOLVING
步骤一:清晰地陈述要解决的问题1
清晰地陈述问题的特点:
一个主导性的问题或坚定的假设
具体,不笼统
有内容的(而非事实的罗列或一种无可争议的主张)
可行动的
以决策者下一步所需的行动为重点
首要之务是对问题的准确了解
步骤二:分析问题2
切勿低估团队合作对解决问题的价值
步骤三:去掉所有非关键问题3
步骤四:制定详细的工作计划4
工作计划的最佳做法:
提早:不要等待数据搜集完毕才开始工作
经常:随着反复仔细分析数据而修改、补充或改善工作计划
具体:具体分析,寻找具体来源
综合:同项目小森皮组成员一起检测,尝试其他假设
里程碑:有序地工作,使用80/20方法按时交付
步骤五:进行关键分析5
需遵循的原则:
以假设和最终产品为导向,不要只拘泥于数字-要题问“我要回答什么问题?”
经常反复地进行假设和数据分析,不要绕圈子
尽可能地简化分析,不轻言使用大的线性计划之类的工具
仔细分析之前估算其重要性,开阔视野,不要“见树不见林”
使用80/20及简便的思维方法,别钻牛角尖
从专家那里得到数据,经常给出比“图书馆数据”更清晰的指导方向
对新数据采取灵活态度同项目小组共享良计
对困难有所准备,勇于创新
尽可能选择简便的问题解决方式…
…并避免复杂,间接或推论的方法
对准“够精确”的目标即可,不需完美
寻找明显事物
一定要充分利用其他人的经验…
…并设法找专家来导引你的分析工作
进行检查以保证结论同事实相符…
…随着迹象的增多,准备重新修改你的假设
放眼未来,迎接分析方面将遇到的困难…
同项目小组共享良计
永远寻找开创性的方法…
仔细将你的工作纪录成文件
步骤六:综合分析此渣差结果,建立论证6
步骤七:说故事(陈述来龙去脉)7 准备故事图解:画出你所持论点的完整结构,以每张图表上方的讯息文字串连成一个合乎梁雀逻辑又具说服力的故事。
WONDERON THE WAY
⑹ 成功销售有哪些陈述技巧
成功的销售等于态度加技巧,那么成功销售有哪些陈述技巧呢?下面,就随我一起去看看吧,希望您能满意,谢谢。
成功销售的陈述技巧一、利益是销售陈述的重点
1.确保解决方案和产品利益要与客户需求之间的精确匹配,客户不会理解那些他们不明白的特性,也不会重视那些与他们的实际需求无关的的利益。
2.向客户介绍不超过三个最重要的且能满足客户需求的优点和利益点,因为客户一般不会记住超过三个的产品优点和利益。
成功销售的陈述技巧二、销售陈述妙趣横生,吸引潜在客户
产品陈述需要遵循注意力、兴趣、渴望以及行动的原则。除了针对销售对象的需要,展示你的产品所具有的优越性和价值外,你还必须使销售陈述变得生动有趣,充分调动你的形体语言,而最好的形体语言技巧之一是微笑。
通过提问、试用产品、产品演示等 方法 激发客户参与到销售陈述中来,通过让潜在客户的参与,你会抓住客户的注意力,减少客户对购买的不确定性和抵触情绪。事实上,使买方积行神极地描述利益比你描述相同的内容而卖方消极地听效果更好。
成功销售的陈述技巧三、证明性销售陈述更有力量
可借助第三方来证实你的产品优势和利益。用事实说话:图片、模型、VCD等都是最好的选择方法;让专家说话:权威机构的检测 报告 或专家的论据;让数字说话:产品的销售统计资料及与竞争者的比较资料;让公众说话:来自媒体特别是权威报刊、杂志的相关产品报道;让顾客说话:客户推荐函以及一些实际使用的实例等。
成功销售需要的态度:
成功销售需要的态度一、对自己的态度
销售人员完善的心态首先是对自己的态度。正确的对自己的态度是:认为自己很优秀,不断持续地增强自信。即便刚刚开始做业务工作,销售人员也应该充满自信,这样,坚定的信念和顽强的意志才能不断鼓舞着销售人员,勇于面对顾客。
成功销售需要的态度二、对客户的态度
客户是我们的衣食父母,但是并不是说我们就要无条件的屈从于顾客,在销售产品过程中,我们对于客户的态度,就是要把自己置身于客户的位置上去,当你成为一个客户的时候,您想要销售人员有什么样的态度呢?
成功销售需要的态度三、对产品的态度
对产品的态度会决定销售人员业绩的滚脊高低。销售人员认可公司的同时,也应该认可公司的产品。对产品的和对自己的自信是分不开的。如果销售人员认可公司产品,那么在与客户的互动沟通之中,会有效地传达给客户这样充满自信的信息,从而能顺利地说服顾客。
要做到对产品持有正确的态度,销售人员需要在产品专业知识方面狠下功夫,了解产品具档备亏有的全部优点,了解产品符合顾客需要的各种特点。找出顾客的需求,并将顾客的需求与产品的优点密切结合,说服顾客进行购买。成功的销售人员能够不断地找出公司产品的众多优点,充分满足顾客的需求。
⑺ 提高行动力的一些小方法
如果没有行动力,再好的想法也毫无价值。一流的想法加上三流的行动力结果还是一塌糊涂,二流的想法加上一流的行动力也能获得惊艳的未来。
大多数人穷忙的“打工人”,很多时候造成生活困境的不是智商,出身背景,而是缺乏行动,培养并且发展自己的行动力是走向辉煌的第一步也是最重要的一环。
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要想成功必须付出行动,成功不会自己降临在你身上。
然而付出行动是艰难而痛苦的。人们很容易就陷入懒惰与贪婪的王国。怎样才能摆脱这种恶习提高自己的行动力呢?
以下就是10个提高行动力的小方法。你会发现他们非常有用。
1.回归现实
回归现实可以帮助你走出过多思考的状态,放手去干任何你想做的事情。
腔悔 到目前为止,我觉得提高行动力最好的方法就是回归现实。因为这会让你处在一个不抵触工作的状态当中。在这种状态下,你会觉得正确的行动就像流水一样汩汩涌出,专注,舒适,轻松。
回归现实最简单的方法就是专注于自己的呼吸一到两分钟。
2.寻求他人帮助
如果你告诉一群人你要做的事,那么你就很难不去帆圆厅完成。因为你不想让他们对你失望,如果你没有做到你跟朋友说过要做的事,那么下次你就会感觉无颜面对你的朋友。
如果你很难坚持做一件事情,那么就去寻找一些帮助。如果你想锻炼身体,当你毅力脆弱的时候,你可以约一个朋友一起去健身房锻炼并相互鼓励。你们当中的一个不想坚持的时候,另一方的鼓励和热情可以有效地培养毅力,也能培养一个好习惯。
思考一下你怎么能其他人也参与进来,帮助你们一同提高行动力。
这个方法很好用。但是你会为了避免没面子和别人对你的评价而采取行动。这会让你自身产生压力 。这种状态并不能让你一直保持行动力并表现良好。有一个解决这一问题的方法,那就是:采用这种方法但当你要采取行动的时候你要回归现实来平息你内心的负面情绪。
3.自己对自己负责
从长远来看,提高行动力的更持续更健康的方法是自己对自己负责而不是让他人对自己负责。对于自己的行为,建立自己的标准和原则。
这个方法的问题是你很容易自我欺骗,当你不采取行动履行自己的原则的时候,自己为自己找借口使其合理化。如果没有他人监督这样的社会压力,人们很容易陷入懒惰和拖延的状态。
但是随着时间的推移,你会越来越能够持续按照自己的标准行事。我认为培养这种思考方式的关键是摆脱外界认可建立自我认可。
相比于从他人那里得来的行事标准,你自己建立的标准会更持久。这些标准是你从内心深处认可的而不用随其他人或外界环境的变化而变化。
这也会帮助你提高自我认同感,帮助你成长。如果你喜欢依赖他人以及他人的判断,那么他人对你的期望也会限制你。如果你是自己为自己做主,那么你的极限就由你决定。
4.放松
阻止你采取行动的一个方式是极为严肃认真地看待所有你要做的事。因为你会因此感到沉重,困难,害怕。如果你放松一点不要给自己太大压力,意识到所有的问题和负面情绪只是你自己想出来的。心情放松,任务也会不那么沉重,你会轻装上阵着手任务。
5.使用简易的任务清单
任务清单虽然简单但是却是你记得自己要做的事的绝好方式。但是人们在写任务清单的时候往往过于热情,写上很多条目。然而,当你看着这长长的任务清单的时候,你会感到精力有限进而开始拖延。
但是这些事情你真的都需要做吗?
想想任务清单上哪些事是特别重要的,挑选两到三个重新写在另一个任务清单上,这个清单就不会那么吓人了,而且我发现,这样更容易采取行动,完成任务清单。
6.选择而不是应该
这是一个简单而实用的小方法。你不需要做任何实质的东西。你是在选择做哪些事情。思考问题时用选择而不是应该,必须。应该,必须,这样的字眼儿会剥夺你的个人力量,让你感觉到自己受控制。当你觉得你所做的事情都是你的选择的时候你就会重新获得控制权和力量。态隐之后,采取行动就不会那么困难了。
7.关注如何而不是如果
总是考虑“如果”会让你的头脑混乱。花费数天,数周甚至数年考虑如果你采取行动会发生什么事情。因此,与其在“如果”中迷失自己不如关注于“如何“。这就意味着你需要关注你如何做某事,你如何解决一个问题或如何达到一个目标。如果你需要的话可以做一些调查,或者寻求他人帮助。
8.热情
热情是一种很好采取行动的情绪状态。如果你觉得没什么热情也没有关系。你可以自己制造出很多热情。
9.从小事着手
从一种坐在椅子上无所事事的状态转变到一种不断做事情的状态,你需要:从小事儿开始。
如果从最繁重最艰难的工作开始着手行动,你会压力很大而且很容易陷入拖延状态。所以,先从一些看起来不太难的事情开始吧。
我最喜欢的就是花几分钟整理一下我的桌子。之后的事情就会变的简单而自然了,因为我已经进入了一种做事情的状态了。
对于提高行动力,你有哪些好方法呢?
⑻ 解决问题六步法
有的时候,领导下达了指标/目标之后,经理人会习惯性从原有经验中搜寻解决方案。但是在实际工作中,环境纷繁多变,如果是在面对一个自己都无法描述清楚的目标时, 最好的方法是仔细分析问题——解决问题所用的公式比结果还重要!
美国着名心理学家托马斯·戈登曾经提出解决问题的六步法,在这里推荐给大家,作为解决目标达成的工具。
这是一个很好的寻找解决方案的流程框架。面对目标,要确定好关键行动措施与行程计划。
第一步:识别和界定问题
首先,重新定义问题。 有时候仅仅是对问题的重新定义,就能使问题迎刃而解。比如有客户抱怨某酒店的电梯速度慢,酒店领导决定斥资换高速电梯,谁想到又有客户抱怨电梯反应迟钝,眼看着电梯到了11层,10层的乘客赶紧按下按钮,电梯却径直下去了。其实造成这种情况的真实原因是高速电梯不能急停。如果当初把这个问题定义为 “如何改进乘坐电梯的客户体验” ,也许解决方案就简单多了,根本不用换高速电梯,只需要在电梯里安装几面镜子就好了,客户在乘坐电梯时顺便照照镜子,自然就不会感觉慢了,问题迎刃而解!
同一个问题换一个角度看是截然不同的。同一个客观事实的不同描述,给人的感受也完全不同。屡败屡战和屡战屡败描述的是同一个现象,但背后的精神内涵却大相径庭。
在现实生活中,同样的业务、同一个事件或类似的挑战,不同的经历者会有不同的感受和理解,他们对问题的看法和描述也不相同。 所以,问题解决的第一步是让这些不同角色、不同利益的代表从不同的角度描述他们遇到的问题,然后综合他们的意见,对问题有一个各方都比较认同的界定。 从对问题的感知到对问题的精准界定,可以用行动学习的方法进行一轮发散和收敛。
其次,描述成功的标准。 识别和界定问题的另一项工作,就是要对以终为始达成的结果有一个尽可能详尽的描述,这有助于启发参与者的思维,并朝着结果的方向去努力。病构问题从对问题的陈述到结果的描述,自由度和发挥空间都很大。尽管我们有时候想要的结果就是一种感觉,甚至最初只有一个目标和意图,但仍然要通过不断地提问来描述得更清楚一些。 下面的问题可以帮助你做到这一点:
• 问题完美解决的3个标志是什么?
• 客户最期待什么样的结果?
• 更高层领导者期待什么样的结果?
• 问题解决到什么程度?(列举可以量化的指标)
• 问题解决后,客户的体验应该是什么样的?(纯感性描述)
尽管不能描述出最终结果的具体模样,但要尽可能地勾勒出成果框架和评价标准。反复问自己这些意思接近、表述形式却不大相同的问题,有助于我们确立一个成果框架。
最后,界定问题范围。解决问题还要定义问题的边界。 比如,是在全集团范围内解决问题还是在某个子公司范围内解决问题,这是两个完全不同的问题边界。问题的前提条件、约束条件等都需要提前界定,比如在什么范围、花多少钱、用多长时间、关注哪些相关人的利益、跟当前业务的紧密程度等都要尽量实现描述。明确的问题范围能让团队研讨时方向更明确,针对性更强。
第二步:分析问题的根源
当问题界定清楚后,对造成问题的原因分析又会见仁见智。 领导者带领团队探索问题形成的原因则又需要一轮头脑风暴。在头脑风暴中,对问题根源的探索可能是根据现象分析的,也可能是怀疑猜测的,还有可能是凭感觉断言的。问题常常是一果多因的,所以对于头脑风暴的结果仍然需要进一步验证和排除。
经过头脑风暴得出一系列原因之后,团队面临的新问题就是要对这些原因进行更深入地分析,找出最有可能的原因,论证排除可能性不大的原因,并对原因进行分类。 根据矛盾论的观点, 矛盾背后总有主要矛盾和次要矛盾,主要矛盾对问题的解决起决定性作用,也可以根据某种逻辑或结构,将主要矛盾分解为几个子问题来解决。 当然,还有可能诊断出问题背后需要将以上重点原因全部消除的情况,那么消除每个原因的过程就可以转换为一个子问题的解决过程。
寻找原因的过程很专业也很艰巨,不仅需要集思广益,竭尽全力探索可能的原因,更重要的是,还要深度探寻,触及问题的本质。原因越接近根本,解决问题越彻底。 丰田公司的“五个为什么”就是一个在实践中非常有效的探寻深层次原因的工具。人类在探寻原因的时候,本能地倾向于寻找那些容易获取、简单的线索。同时,人们一旦对某个问题找到一个自认为还说得过去的解释后,大脑的好奇心就满足了,认知的缺口就弥合了,再深入探索的兴趣也就没有了。 “五个为什么”恰恰是为了克服人类自身心理上的局限性而设计的。当人们用规则硬性规定必须问五个问题时,会发现越是后面的问题越可能让人陷入深层次的思考。
丰田公司前副社长大野耐一曾举了一个例子来找出停机的真正原因。
• 问题一:为什么机器停了?
答案一:因为机器超载,保险丝烧断了。
• 问题二:为什么机器会超载?
答案二:因为轴承的润滑不足。
• 问题三:为什么轴承会润滑不足?
答案三:因为润滑泵失灵了。
• 问题四:为什么润滑泵会失灵?
答案四:因为它的轮轴耗损了。
• 问题五:为什么润滑泵的轮轴会耗损?
答案五:因为杂质跑到里面了。
经过连续五次不停地问“为什么”,才找到问题的真正原因和解决的方法:在润滑泵上加装滤网。如果员工没有以这种追根究底的精神来发掘问题,他们很可能只是换一根保险丝草草了事,真正的问题还是没有解决。
所以分析问题的根源是解决问题的基础,也是解决问题过程中最重要的一环。
第三步:探索可能的解决方案
问题分析完成后,团队接下来的任务是探索可能的解决方案。如果一个问题有几个子问题的话,对每个子问题都要探索可能的解决方案,子问题完全可以看作是一个全新的问题,用解决问题的流程走一遍。
病构问题的解决策略遵循“不求最好,只求更好”的原则,寻找次优解的方法。 理论上讲,只要我们有足够的资源和时间,总能找到问题的最优解, 但是现实是,找到完美的最优解要付出的代价实在太大,人们只能寻找一个差不多能接受的次优解。 次优解是在资源和时间受限下的性价比最好的解,不是最优,却是目前为止能接受的、比领导者自己拍脑袋想要好的解决方案。
寻找次优解的办法是不完全归纳法。这就要切实依靠团队智慧,动员大家集思广益、开动脑筋,还可以经过多轮迭代,持续优化次优解。 用不完全归纳法所寻找的解决方案的质量,跟团队成员的数量及能力水平密切相关。最终得到的解决方案是参与者倾尽群体智慧得出的自认为最优的方案,尽管这个方案还不够系统,但已经是现有条件下最优的群体智慧结果。
实际上,可以用不完全归纳法先形成一个替代最优解决方案的次优解决方案,再将该方案在不同团队中反复迭代和修正。 当然,在碰撞过程中也可以采取行动学习,多次迭代和修正后的结论非常有说服力。
第四步:确定解决方案,形成计划
尽管可能的解决方案很多,但不是所有方案都有机会付诸实践。从众多可能的方案中找出能够付诸实践的方案,需要一个评价的过程。 评价就要有标准、有依据,如图5-4所示。
图5-4 方案筛选模型
这是一个简单实用的筛选模型,从结果的预期回报和实施的难易程度两个维度交叉衡量解决方案。 容易实施、预期投资回报又高的方案当然要优先采纳;预期回报一般但实施却很容易,顺便就能实现的方案是“低垂的果实”,也可以付诸实践;预期回报高但是难度很大的方案就要仔细衡量了,落在这个象限的解决方案常常处于已有能力范围之外,最可能是未来的投资机会;预期回报一般、实施难度较大的选项可以置之不理。
一般解决问题的头脑风暴过程很长、成果也很多,通常最终选择不要超过3条具体措施来实施,这符合OKR的原则。 “要事第一”是很重要的处理法则,如果一次头脑风暴讨论出若干项需要落实的措施,那结果往往是一条也落实不了。 选择越多,困惑越多,精力越容易分散。要付诸实践的措施一旦选定,需要制订详细的计划,配套必要的资源和预算,每个任务落实具体的负责人,确定关键里程碑,准备实施。
第五步:实施解决方案
实施阶段,可以基于史蒂芬·柯维的4DX要素解决问题。
1.集中精力关注最重要的工作
一个行之有效的时间管理策略是,每天罗列自己当天要做的各种事项,按照重要性排序,把第4项以后的各项全部删去,全力以赴地完成前3项工作就很完美了。 所以,必须明确定义团队中最重要的3个目标,并仔细对它们进行调整,使其与组织的战略目标保持一致。
2.树立一块有督促作用的记分牌
微信运动因为能记录每个人每天的运动步数,客观上成为一个激励、督促人们运动的工具,而且用户还能看到自己的运动量在朋友圈中的排名。 工作也是如此,有明确阶段性目标和衡量标准的工作,对人们有巨大的驱动力。随处可见的团队之间可比较的记分牌在一定程度上把工作游戏化了。
3.将抽象的目标转换成具体的行动
写在纸上的战略和付诸行动的战略有很大的不同,付诸行动的战略是团队每天都要做的事情。 领导者一定要把战略划分为每个员工实实在在的工作,让每个成员清楚地知道自己应该做什么,而且清楚他们所做的事情与战略的关系。把员工的具体工作与战略目标结合起来后,就可以大胆授权,给员工灵活创新的空间,员工自然会主动为结果负责。
4.让员工互相负责
团队为一个目标而努力,每一个成员的工作进展都事关整个目标的实现,所以营造团队成员相互负责的氛围很有必要。 典型的做法就是召开工作例会或晨会。
第六步:评估效果并标准化
解决问题的最后一个环节是评估问题的效果,是否有效地解决了问题,以达到“识别与界定问题”环节所界定的结果要求。
一方面,要评估解决问题措施的有效性,明确: 是否取得了最初预期的目标?如果取得了,经验是什么?从中学习到了什么?如果没取得,原因在哪里?教训有哪些?从中学习到了什么?如果问题没解决或又出现了新的问题,当然还可以重新梳理一遍解决问题的流程。另一方面,要评估解决问题框架的有效性。任何组织都可以在解决问题的基本方法和步骤上,逐渐发展出自己独特的解决问题的方法论。
最后,解决问题的方法和成果都可以标准化,成为组织的方法技能或制度流程。