如何高效会议的方法视频课程

❶ 如何让会议保持高效

如何让会议保持高效

如何让会议保持高效，高管们现在平均每周花在会议上的时间为23个小时，但其中71%的人表示，这些会议往往是效率低下的。不如事先考虑一下如何更有效开会，如何让会议保持高效

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1、提前优化你的会议

会议超负荷的最大原因并不是根深蒂固的习惯或糟糕的办公室政策；仅仅是因为会议确实很糟糕。大多数会议开始时没有任何议程可言，而没有方向的会议根本算不上会议。

一个毫无结果的会议必然会导致更多的会议消耗。你可以通过为你的团队安排有价值的、富有成效的会议来结束这个循环。

首先关注会议的目的。你参加的每一次会议都应该是你成功的必要条件，也是你的企业和员工成功的必要条件。。此外，涉及太多主题或领域的会议可能会超出计划时间，并让参会者疏远。

记住，富有成效的会议只有在绝对需要的时候才会持续。为了训练自己缩短会议时间，你可以使用“快速会议”之类的工具。这样你就可以自动地把你的会议时间缩短5分钟，这样你就有时间在会议之间把事情做完。

2、让你的会议更民主

谁在办公室里安排会议？一般来说，高管和高层管理人员是召集会议并制定议程的人。虽然对主管来说，把自己的指示传达给其他员工很重要，但直接来自上级的会议对其他人来说不会很有吸引力。

相反，试着从头开始计划一些会议。在向员工询问问题之前，确定一个会议的'方向或一般主题，这对保持人们参与会议大有帮助，而会议参与是保持会议简短但有意义的最佳方式之一。即使是一些简单的事情，比如一个匿名的投票，也可以让参会者自由地表达他们的意见。

3、邀请合适的人

我们都有过这样的经历——坐在会议上，一开始就暗自纳闷自己为什么会在那里。一个人在不属于自己的会议上花费的每一分钟都是浪费，甚至有可能拖慢会议本身的效率。

确定谁属于这个会议，谁不属于这个会议的一种方法就是回到会议的焦点上。记住会议的主题，想一下谁会直接从讨论的主题中受益，或者谁会对讨论有什么有意义的补充。

然而，出席会议是双向的。如果在决定下次会议的安排时，你漏掉了本该出席会议的人，那么你可能就会浪费大量时间去了解那个人的情况。

当涉及到谁真正属于会议时，一定要想得更开放一点。例如，如果你的设计团队正在开会，那么最好让产品经理和软件工程师坐下来，以确保讨论的所有内容也符合其他团队的目标。正确的会议名单也可以为以后的会议节省时间。

4、使用数字工具

像视频会议这样的技术使会议比以往任何时候都更容易了，无论参会者在哪里或他们在做什么。技术的扩散也催生了一波新的应用程序浪潮，使大幅减少办公室会议的可能性越来越大。

例如腾讯旗下的TIM和企业微信，阿里的钉钉，都为新时代的会议提供了高效的技术支持。在一些会议上，考虑为这个主题创建一个专用的信息通道，而不是举办一个面对面的会议。问一些你想要回答的相关问题，或者开始一场讨论。要知道，观看一个数字会议完全可以在没有完全停止工作的情况下进行。

其他的协作应用，比如Trello，可以让每个人都清楚地看到其他人在做什么，这样就不需要经常召开会议了。如果你想减少某类会议的次数，那就找一些可以将会议功能转移到数字空间的软件。

糟糕的会议正在吞噬全世界的公司收入，所以尽你所能控制办公室的会议日程是很重要的。通过将会议视为企业的资产，你就可以充分利用企业日常最喜欢的消遣（低效）方式之一。

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会议礼仪

会议前

在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：

会议开始时间、持续时间会议地点确认会议出席人会议议题接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。会议的议题，就是要讨论哪些问题。会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

会议礼仪--会议中

在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：

（1）会议主持人

主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间

（2）会议座次的安排

一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。

一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

会议礼仪--会议后

在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：

会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进；

赠送公司的纪念品；

参观，如参观公司，或厂房等。

如果必要，合影留念。

❷ 开远程视频会议，如何保证会议效率

为帮助大家，小云从会前 、会中、会后三个阶段 ，梳理了开一场高效的会议的具体思路，一起来看看吧：

一、提前预约会议，明确会议内容

会议组织者在开会前要明确会议目标，内容等，这就需要会议组织者在预约会议时做要到以下几点。

历史会议

综上所述：

会前目标和任务的透明化 ，即每个人都知道团队开会要做什么，可以帮助加速团队分工；

会中进度和会后结果的透明化迹侍尺 ，即每个人都知道团队当前做的成果是什么样的，帮助团队培养信息共享意识；

因此想要保证会议效率，一定要做到协姿高同办公，真正聚集到团队强大的力量。

赶快用这个方法去开展一次高效的视频会议吧～

❸ 如何高效率的开会

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只要你在一个组织内，就离不开会议。会议的目的有四：①内部沟通。②统一思想。③解决问题。④分配任务。很多企业/管理者不会组织会议，领导心血来潮的召集，大家稀里糊涂的参加，会上不着边际的讨论，最后一头雾水的结束。这样的会议纯属浪费时间！

网上看过一个万达公司会议的小视频，非常令人震撼。上百人的会议，几分钟内全部就位，会议结束后几分钟内又迅速离场。会议前，连摆放矿泉水的位置都用绳子定位校准，一条直线，整齐划一。董事长王健林时间观念跟强，说一个小时就一个小时，时到即止，绝无拖延。

那么，如何组织会议，才能做到简洁高效呢？

一：高效会议的三大核心词

1：时间。会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间，①，召开时间。②严格守时。③，发言时间。④会议时长。

2：准备。军事上，不打无准备之仗，否则必然失败。管理上，不开无准备之会，否则必然无效。

3：结果。会议的目的是解决问题，所以不能议而不决，所以，必须有决议、有追踪、有结果、有考核。

二：高效会议的“三个零”思维

1：只开会+无决议=0。核心是“议要要决”，会上明确谁来干、什么时间完成。

2：有决议+不执行=0。核心是“决而要行”，责任单位要制定实施计划并落实。

3：有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”，按时间节点跟踪，并验证和反馈结果。

三：高效会议的四个支柱

1：制度。必要时，可以制定会议管理的制度，明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。

2：规则。会议是为了议事，所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。

3：闭环。会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。

4：培训。为了提高会议效率，需对员工进行“会议训练”，比如，如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。

三：高效会议的10大要点

1：提前会议通知。会议一定要提前通知，方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。

2：确定会议议题。会议就是为了解决问题，所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会，到了会议室再开始思考，这样的会议绝对没有效果。

3：明确会议议程。议程，就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚，大家就不是“听会”，而是“议会”，会议效率会大大提升。

4：准备会议资料。会议之前，一定要将与会议议题有关的背景资料准备好，并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样，会议才能有的放矢、保证效果。

5：准备情况确认。为保证会议效率，会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认，确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常，及时向领导汇报。

6：申明会议纪律。我在国企的时候，有一次生产副总主持会议，一个车间主任迟到，副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要，这是高效会议的最基本要求。

7：掌握会议节奏。会议为什么开不好？主要是主持人掌握不好会议节奏，让会议偏离了主题。要在明确会议时长，限定发言时间，提醒围绕主题，解决观点冲突等方面下文章。

8：形成会议决议。会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果，最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。

9：整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要，并最晚于会议结束后第二天，经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。

10：决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处，领导应指定专人（比如秘书）进行跟踪、检查和验证。周期性的会议（如周例会），应通报跟踪结果。

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