办公室后期管理技巧和方法

① 管理妙招效率立马提升三倍

导语：敏捷管理方法要求参与者摒弃那种只衡量工时的思维，因为工时只代表着一种成本。你75%的工作可能是浪费掉的。

管理妙招效率立马提升三倍

我们经常听到人们吹嘘自己一心多用的能力，比如某人一次能做3个项目，某人能边开车边打电话，某人大声抱怨每天应付多少事情，以此炫耀自己能力多么强。这种盲目吹嘘正在成为工作文化的一部分，我们能在有些公司的工作手册中看到一些要求，诸如“员工必须有能力同时做好5项工作”。

同时处理多项任务的能力似乎很有诱惑力，事实上，人们对于自己同时执行多项任务的能力存在严重的自信心膨胀;你很有可能高估了自己的能力。

人们之所以同时执行多项任务，并不是因为他们擅长这样做，而是因为他们容易分心，难以克制自己去做另一件事的冲动。换句话说，那些最喜欢同时执行多项任务的人自制能力相对较弱，没有办法让自己长时间集中精力。

你可能想说：你说的都对，但是我现在是做生意，不得不同时做一连串的事情，我的团队要同时解决5个项目，我不得不保持竞争力，我必须应付。

这个时候，不得不提到，很多公司针对重要项目开展过大量的研究工作，这类研究之所以会这么多，是因为他们每年都会浪费数百万、数千万甚至数亿美元，而产品却越来越糟。下面就是任务转换造成的损失。

也就是说：如果你同时开展5个项目，那么就有整整75%的工作是浪费掉的，换句话说，这就相当于你的一天中将有3/4的时间是被浪费掉的。

这就是同时执行多项任务的代价。我们都生活在一个不得不这么做的时代，别人对我们也会提出不同的要求，比如电话铃响了，而且这个电话非常重要;孩子放学回家了;老板走进了办公室等等。但我希望大家能够意识到环境改变是有成本的。这是确确实实存在的，你应该努力实现这种成本的最小化。

如果你正在处理一些复杂的事情，比如，正在写报告、准备做陈述、开发一款软件的一部分，或者准备出一本书，那么在你的心里就可能装满很复杂的事情。你必须考虑许多因素，记住自己完成了什么，想要走向何方，可能会遇到什么障碍。这些都是相当棘手的事情。如果你被别人打扰了，或者不得不快速转到另一个项目时，哪怕只是一会儿，又会发生什么?

你可以想象得到的结果就是，原本小心翼翼建立的思维架构就毁了，你可能必须花费好几个小时的`时间才能再回到原本的意识状态。这就是代价。所以，你不要同时执行几项任务，尽量减少时间的浪费。你可以关掉电话，在门上挂上“请勿打扰”的牌子，然后集中精力逐一解决掉手上的事情。

工时越长，效率越低

麦肯锡当时的公司文化是每周工作七天，如果你不工作那么久，公司就觉得你没有干好自己的本职工作，没有对团队做出贡献。

当时由于宗教信仰，一位员工每周只工作6天，但是他注意到一件事：虽然他的工作时间比较少，完成的工作量却比别人多，他决定尝试每周只工作5天，这次他发现自己做的事变得更多了。他告诉老板，工作时间太长，做的事情反而会减少。老板对这样的想法满腹狐疑。减少工时?那不就是在偷懒吗?

这时候，麦肯锡的工作压力太大，一些无法接受的员工便选择了辞职。老板注意到工作效率与工作时间的对比发生了变化。延长工时不能继续增加产出了。有一天，他把我拉进他的办公室，在一块白板上画出了一幅曲线图。

纵轴代表着工作效率，横轴代表着每周工时。效率最高时，每周工时略少于40小时。获得这种数据之后，麦肯锡老板开始让员工早点下班。

值得惊喜的是，麦肯锡公司团队引入敏捷管理方法之后，工作效率提高了25%~35%，后来公司发现员工的实际工作状况，竟高于他们自己口头描述的工作状况，整个公司干劲十足。

加班加点地工作不是敬业的标志，而是失败的标志。他让员工早点下班，不是想让他们过一种平衡的生活，而是因为他们会完成更多的工作。因此，不要加班到深夜了，也不要周末加班了。休假的时候，公司希望他们安心度假，不必查看电子邮件，也不必过问办公室的事情。该公司的思维方式认为，如果一个团队的领导者在休假时还要确保办公室一切正常，那么这就说明他没有管理好自己的团队。

就算是同一个人，在生命中的不同时刻，曲线也会有所不同。麦肯锡老板说：“我发现，随着年龄渐长，并且随着社会角色的变化，我的效率的最高点和20年前的自己相比，已经落在工时较短的地方。”

所以，你每天能做的明智决定是有限的，做出的决定越多，就越会耗损自我控制能力，然后你就会开始一路犯错，最后犯下严重错误。正如马克斯韦尔绘制的曲线所示，这些不良决定将会影响到工作效率。因此，你应该在5点就下班回家，周末关掉手机，看场电影。适当减少一下工作时间，你反而能做得更多、更好。

敏捷管理方法要求参与者摒弃那种只衡量工时的思维，因为工时只代表着一种成本。相反，我们应该更多地关注产出。为什么要关注一个人用多久才完成一项任务呢?只要关注完成任务的速度和质量就足够了，这才是唯一重要的事情。

避免这些现象加重你的工作负担

敏捷管理中的工作是有节奏的。每一个迭代期，或者说每一个冲刺期，都要完成很多事情。但是“完成”意味着任务彻底完成。如果在迭代期的最后，事情只做了一半，你将比一点都没开始做更糟糕。你花费了资源，付出了努力和时间，最后没有得到任何成果。

另外，如果我们没有在发现问题之后立即改正，而是拖延到未来的某个时间去解决，就会花费更多时间。当你在做一个项目的时候，大脑专注于它，你很清楚做某件事的所有原因，这时你的脑子里存在一个与之相关的复杂架构。想在几个星期后重新建立这样的架构十分困难，你必须先想起你在做决定时考虑的所有因素，必须重新建立促使你做出该决定的思考流程，再度成为当时的自己，把自己拉回到已经不复存在的思维里。做这些动作都要花费时间，而且还是更长的时间，是你在发现问题时立即改正所需时间的24倍。

还有四种现象浪费会延长人们的工作时间，加重工作负担。

第一种不合理现象是“目标荒谬”

你可以给你的团队制定一些富有挑战性的目标，促使他们创造更多成果，但不能制定一些荒谬的、不切实际的目标，这样只会徒徒浪费时间和资源。

第二种不合理现象是“期待过高”

你是否经常听到有人夸耀自己的英勇行为拯救了某个项目?通常，别人往往会用拍拍他的肩膀、欢呼或祝贺作为回应。我认为这是工作进程中的一个根本缺陷。如果一个团队经常依赖某个“英雄人物”才能赶在截止日期之前完成任务，就说明这个团队平时并没有按照应有的方式开展工作。不停地从一个危机过渡到下一个危机会让人筋疲力尽，团队也不可能实现合理、持续的改善。

第三种不合理现象就是“负担过重”

这类现象包括公司的规定过于烦琐，妨碍了工作;没必要的汇报。导致员工为了填表而填表;没有意义的会议耗费了时间，却创造不出任何价值。

还有第四种不合理现象，即“情绪浪费”

在一个公司里面，只要存在一个令人讨厌的人，就会造成这种情绪浪费，因为这个人往往倾向于激怒别人，导致别人陷入狂躁。这种人通常宣称自己只是在竭力帮助别人更好地工作，以此为自己的行为找到合理借口，其实它们只是在放纵自己性格中的一些消极方面，这种人最擅长削弱一个团队实现卓越业绩的能力。

不要做一个令人讨厌的人，而且也不要允许、纵容或容忍别人成为这种人。

② 怎么样管理好办公室人员

什么是管理者？通俗地讲，管理者就是自己不干事，让别人拼命干事的人。这句话很好地体现了管理者所具备的几个基本能力即计划、组织、领导和控制。是不是具备了这几个能力就能成为一个合格的管理者呢？也不尽然。

合格的管理者首先是一个具有优秀品德的人。优秀品德的首要体现是诚实，对人真诚，对企业有比较高的忠诚度。诚实的主要表现是：在是非面前坚持原则，与员工沟通敞开心扉，在工作中实事求是，出现失误勇于面对。如果你一直这样做了，你就有可能成为优秀的管理者。只有诚实才会认真工作，才敢于承担责任。诚实是做人最起码的道德水准，如果一个管理者连诚实都不具备，对员工的承诺不兑现，以所谓聪明的“管理技巧”蒙骗员工来取得工作绩效，那么，“狼来了”的故事的主人公可能就成了你。

你能充分理解公司的企业文化吗？

管理的最高境界是通过企业文化来管理，就像武侠小说中最高的武功是以无招破有招。关于企业文化的影响力，有人做了一个形象的比喻，“企业文化就好像炒着辣椒的屋子，满屋子的辣椒味，只要你走进这间屋子，不管你愿意不愿意，都得闻一闻。”企业文化是决策层人格魅力和管理理念的集中体现，是员工在企业中的无形的行为准则。

作为管理者有责任通过各种方式经常对员工进行企业文化的宣导并且要做到以身作则，身正为范。要通过宣导让员工明白我们公司是干什么的，我们的目标是什么，我们应当怎样去做；我们提倡什么，反对什么。当员工都接受并把它融会到工作当中时，你就拥有了一批优秀的员工，你也就是一名优秀的管理者了。希望我们的管理者不仅要善于“闻辣椒味”还要善于“炒辣椒，制造浓重的辣椒味。”

你用好自己手中的权力了吗？

在某些“有权人”的心中，“有权不用，过期作废”的意识像顽疾一样无法根除。之所以造成这种现象还是“私利”在作怪，有对“私利”的渴望，加之有权做保障，“以权谋私”就顺理成章了。管理者手中都有一定的权力，正确理解并使用这个权力是管理者永恒的主题。首先，权力是董事会给的，是与责任休戚相关的，“责权明确”不是让你只要权不要责，而是告诉你责任比权力更重要。从这一点来讲，你要对权力负责，对公司的利益负责，这是在任何条件下都不能动摇的。

其次，权力也是员工给的。员工赋予你一定的权力是希望你能率领员工为公司创造更多的价值，使公司更快的发展，公司发展了，员工才能得到发展。因而，你的权力还包含着员工的希望，对于管理者本身应当自觉接受员工的监督。第三，给你权力并不意味着你可以凭此向公司索取更多的“装备”来招摇过市，随意炫耀。关键在于你要创造更多的绩效，展现迷人的人格魅力和管理才干。武装到牙齿的稻草人依然是一个稻草人，再靓丽的枕头还是枕头。总之，运用好权力可以笼统地理解为“三个有利于”，即：有利于公司的话多说，有利于公司的事多做，有利于公司的权多用。

你是否具有良好的协作意识？

我们的工作可以用“规范、流程、程序”来概括，但是这并不意味着我们就不需要协作，相反，对于我们这种资源整合型的房地产企业更应当加强在“责权明确”之上的协作精神。“协作”是我们对员工的基本要求，是对部门之间的工作要求，也是我们对客户之间的合作要求。
还有一点也是很重要的,原则与个人感情有时候是不能混为一谈,是要清晰分明的.

③ 做好办公室工作管理新方法

导语：只有不断总结经验，把重复性、程序性的工作理出其内在规律，并形成制度，才能把简单的工作做的不简单，复杂的事务做得不复杂。同时，还要看到，制度完善是个动态的过程，形势的发展和工作重心的变化，要不断修订完善各项制度，使之更加科学、更加合理、更加严密。

做好办公室工作管理新方法

方法一：强化六种意识

想要做好办公室工作，必须要强化大局、发展、服务、参谋、创新、奉献六大意识，因为办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作，我们必须强化发展意识，一切工作以群众为基础，以人民群众的根本利益为根本，此外还要学会创新、不计较个人得失，才能更好的避免一些波折做好办公室工作。

方法二、正确处理好六个辩证关系

身处办公室之中要学会正确处理好大局和局部、政务和事务、被动与主动、办公室内部与外部、大事与小事等六个辩证关系。作为一个综合部门的办公室，主要区别体现在服务性上，我们要知道以大局为重，一定要处理好各种关系，避免不必要的扯皮和内耗，遇到事情的时候万万不可冲动，要深思熟虑方可做出决定。

方法三、提高自身六种能力

想要做好办公室工作必须要提高自我、完善自我，因此我们要全面提高自身包括调查研究、组织协调、依法行政、文字综合、联系群众、开拓创新的六种能力，彻底深入基层，掌握一切实情，有条有理的完成各项工作并要大胆探索，勇于创新从基层和群众的创造中汲取营养，认真做好自己自身的工作。

方法四、认真抓好具体工作

社会在发展，时代在更新，办公室人员想要做好办公室工作，必须先要提高自身素质，同时加强公文审核把关，还要抓好调查研究、搞好群众信息工作，此外还要抓好制度建设，做到勤政，树立一个美好的形象。及时向领导汇报情况，加强各科室沟通，密切协作，树立廉洁高效的民政形象。

做好办公室工作管理新方法

一、认清形势,增强紧迫感

做好办公室工作,必须认清形势,把握大局,立足大局,服务大局,要增强责任感、紧迫感、使命感,提高工作的自觉性,主动性。为此,办公室工作人员就要解放思想、转变观念、敢于创新,对日常工作不要循规蹈矩,要敢于打破旧框框,面对新问题、新情况,勇于思考和探索。要思考如何加快办公自动化建设,提高机关工作效率如何发挥好职能作用,更好地为领导当好参谋,参与政务如何摸索内在规律管理好行政事务,服务好领导、机关和基层如何加强自身建设,提高综合素养和工作水平,提高服务质量和服务水平如何在日常工作中做到急事急办,特事特办,提高办事效率,运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。这些都是需要我们学习思考,不断探索研究的内容。

二、强化意识,充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个单位的“窗口”,地位和作用非常重要。作为办公室人员,必须充分认识办公室的`地位和作用,适应新的形势和任务的需要,努力提高服务政府工作的综合素质。一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地、经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务、重复的服务,然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外、左右的单位第一形象,它有上级指示、有各种问讯有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度、艺术,才能使来电者满意、信服。因此它不仅代表和影响办公室的工作,而且直接影响到单位的形象和威信。

三、与时俱进,高效优质的创新工作

新形势下做好办公室工作,首先要坚持与时俱进,对日常工作不要循规蹈矩,要敢于打破旧条条框框,面对新问题、新情况,要勇于探索创新,不断学习和创造新方法、新思路和新举措,要具备适应时代潮流的能力。适应时代潮流,做好办公室工作要有清晰思路,抓住重点工作,分清轻重缓急,做到急事急办,特事特办,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。对工作中的矛盾要善于思考,要具有强烈的事业心和责任感,踏实工作,力减浮夸,在工作任务较重较多时要冷静思考,紧抓重点,一一落实,运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效,科学合理的提高办公室的整体办事效率。在实际工作中做到由被动应付上级所安排工作方式向主动创造性开展工作的方式转变,要勇于思考探索,运用科学发展观念将繁杂的办公室工作事务简单化,从其中解放出来,理清思路,想领导之所想及未想工作,凡事想在前、做在前,不断提高工作的主动性和预见性,充分发挥办公室桥梁枢纽作用。

四、提升素质,着力塑造良好形象

办公室的工作作风、精神面貌和队伍素质,直接关系到单位的形象,办公室人员必须要努力提高自身综合素质,进一步增强学习的自觉性和紧迫感,牢固树立终身学习理念,克服为学习而学习的思想倾向,既要精学,又要博学;既要现在“实用”,又要今后“有用”,努力使“笔头”成为“插头”、“人脑”变成“电脑”,不断扩充知识存量,丰富知识内涵。不断加强法律法规、社会主义市场经济理论、公共管理、计算机网络等各方面知识的学习,不断向书本学、向领导学、向同事学、向实践学,全面提高业务能力。结合实际情况,立足当前、着眼长远,健全各项规章制度,使办公室工作逐步实现制度化、规范化和科学化;切实加强干部队伍作风建设,努力做到“政治上不糊涂、思想上不松懈、作风上不出格、工作上不缺位”,塑造政治过硬形象。要不断强化服务意识,端正服务态度,落实首问责任制、限时办结制、责任追究制,做到来有迎声、问有回声、走有送声,塑造诚挚热情形象。

五、妥善处理与各方面的关系,是做好办公室工作的重要内容

办公室工作涉及面广,牵扯人员多,与每个干部员工切身利益密切相关,工作情况千变万化。关系错综复杂,内外联系密切,每天都要处理许多繁杂的事情。在这种复杂的情况下,就需要妥善处理好与各方面的关系:在处理和对待组织关系时,要把个人摆在从属的位置,一切以集体为重,以大局为重;在处理和对待领导的关系时,首先是要绝对的尊重和服从,听从领导指派,认真完成领导交办的任务,但作为下级发现问题时应善言提出自己的观点和合理的建议;在处理和对待同事关系时,要多看别人的长处,并虚心请教学习,在对待自己的态度上,要摆正位置,看到并克服自己的弱点,增强自我调节的能力。理顺了这些关系,工作起来就会得心应手,工作效率就会大大提高。

④ 做好办公室工作管理的技巧(2)

2 转变工作态度，提高办公室工作效率

做好办公室包罗万象的日常工作，要求办公室工作人员要有良好的工作态度。

首先，是提高工作积极性和创新性，转变一味接受和老牛拉车的工作态度。虽然接受和服从工作安排、有老牛拉车的耐心，不怕苦，不怕累是对办公室人员的基本要求，但是一味接受，只顾埋头工作不做思考就变成了毫无思想的'“机器人”。在办公室工作要有工作的积极性、主动性，要有独立的见解，在认真工作、踏实干事的前提下，多动脑筋、不断思考，创新工作方法，提高工作效率和质量[1]。

其次，提高责任意识和竞争意识，转变得过且过、盲目乐观的态度。办公室是连接上下级的纽带，如果抱着得过且过，当一天和尚撞一天钟的想法就会误事。在工作取得了一定的成绩，也不能盲目乐观、自以为是。作为办公室工作人员必须具备强烈的责任意识和竞争意识，提高警觉性，经常自我反省，发现自己的优点，找出不足，不断完善，及时落实领导安排的工作，认真、负责、高效的完成工作任务。

3 提高综合素质，迎接办公室工作新挑战

办公室工作纷繁复杂，也面临越来越多的新挑战。因此，做好办公室工作，对于人员的综合素质要求较高，必须依靠过硬的综合素质和强大的工作能力。

首先，要有坚定的政治素质。这要求办公室工作人员要有坚定的政治立场，在重大原则性问题上立场坚定，坚决执行领导的决策部署。在处理工作事务和协调关系时能够做到公开、公平、公正。

其次，要有过硬的业务素质。办公室工作内容多，责任重，节奏快，要求高，要求工作人员不仅要有本事、能干事、会干事，最重要的还是要能干成事。要想干成事就必须具备“三个能力”：文字能力、协调能力、办事能力。文字能力可以依靠平常加强学习，积累知识经验和写作技巧。协调能力就既要立足协调的高度又要拓宽协调的广度，还要正确把握协调的深度。办事能力要求办公室人员牢记“办公室工作无小事”，坚持做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为[2]。

4 增强服务意识，提高工作责任感与使命感

办公室的整个服务工作主要就是为单位服务、为领导服务、为职工服务。这不仅是办公室工作的根本出发点和落脚点，也是办公室工作的立身之本。这就要求办公室人员要抱有良好的服务意识，把服务融入工作的全部，贯穿于办公室工作的始终，做好一个“服务者”。

首先，办公室人员要有良好的服务形象。在工作中要衣着大方得体，待人处事热情周到，特别是对基层职工反映的问题要认真倾听、调查、分析，切不可一副高高在上的姿态。

其次，办公室人员要充分发挥主观能动性，当好领导的参谋，为领导做好服务。为部门和基层服务，要充分发挥协调综合作用和督促检查职能，协调好部门间的关系，如实反映基层的意见，更好地做好领导、部门、基层职工之间的联系。

再次，办公室人员要增强责任感和使命感。做到脚踏实地，客观严谨的做好每一个细节，切忌浮夸。在遇到突发事件时，能够牺牲休息时间，加班加点完成任务，以良好的服务意识杜绝工作拖延、质量粗糙。

5 改进工作方法，增强工作针对性

办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作就要讲究工作方式和方法，理清思路，分清轻重缓急，既要抓住重点，又要统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。

改进工作方法，要多在求实求效上下工夫。俗话说：“光说不练假把式。”改进工作方式方法，在一定程度上就是要改变“说得多、干得少”的不良风气，要“说得少、干得多、干得好”。取得实际效果是我们一切工作的落脚点，也是检验我们工作做得到位不到位的重要标准，尤其对于注重工作结果的办公室，能不能做到求实求效更为重要。

对工作中遇到的矛盾和困难要善于思考，一是思考工作中出现的失误，思考哪里做错了，哪里做得不到位，哪里还有欠缺;二是“三思而后行”，每一项工作都尽可能的考虑周到慎密，不断寻找创新之路。

做好办公室工作管理的技巧

一、时间管理的理论总结。

一是按照紧急和重要的维度划分。紧急而重要的事情要尽快确定思路，马上办;紧急不重要的事情找人办，重要不紧急的事情要集中时间、安排好专人，按计划办;不太重要而又不太紧急的事情属于可办可不办。牵扯到其他部门和单位的要注意沟通技巧，妥善处理。

二是时间管理中的“金角银边草肚皮”。这是按照时间的重要性来划分的。“金角”时间做重要的事，“银角”时间次之，“草肚皮”时间做一些相对重要但也要占时间的事。

二、集中时间做同类事项。

时间忙的时候4、5件有相同性质的事情一起做。这种方法可用于事务性强的事件或简单文字性事务上。

三、善于制定工作计划、议事规则和办事程序。

安排好一段时期的工作，有助于提高工作效率。制定计划使工作更有预见性，制定议事规则和办事程序使参与各方都节省时间，只要规则和程序确定了，才有可能做到自发主动去做事，做不到可以去督促，从而节省了沟通成本，提高了工作效率。只有善于总结、善于制定规则，才会真正地提高效率，才算真正地懂业务，不枉在办公室干过一回!要善于在工作中大胆提出和推行议事规则，建立一整套程序，避免内部办事天天进行授权，群众办事到处打听，问一步做一步，建立了规则和程序目的就是让群众一次就能把事情解决好，办利索。实践中，对计划生育办事程序的宣传使用了这个办法，效果比较显着。

四、保障办公设备正常运转，保证随时能够正常工作。

避免事情来了、时间有了、人有了，但设备不争气的情况。办公室设备尤其是打印机、一体机、复印机、传真机、电脑等。要细化，考虑周全，哪怕是会议室、办公室钥匙要有备用，门锁要经常检查是否生锈，防止时间到了，大家都到了，门却打不开或者干脆没带钥匙。这种经验可举一反三，用于其他办公室业务中。

五、按照身体生理状况来安排工作。

如上午可以做一些需要创造性、深入思考性质的工作，下午可以做一些有既定程序、事务性的工作。另外，要有一点心理学知识，时刻注意调整和管理好自己的情绪，体会和理解办公室工作性质，学练包容力，增强耐受性，提高适应力，在与人交往中培养豁达坚强的职业性格，另外，要不断加强职业道德建设。通过以上几方面工作，保证身心健康、精神饱满、满腔热情地投入到工作中。

六、善于协作、勤于沟通，有重要任务时集中大家智慧共同做好工作。

平时工作有分工，小事自己来安排，办公室领导不干预，大事集中一起做。如公司重大活动、年底召开会议等，既要做好份内工作，又要共同协作围绕公司中心工作做好大事。

七、善于利用现代化管理技术来创造性地做好工作。

电脑技术的飞速发展，为提高办公效率做了保证。尝试使用各种软件来实现办公自动化。利用网络在线协作，几个人共同编辑一篇文档，而且还可以看到对方修改过程，实属最现代化的文档编辑。在QQ上建立网络办公群，同基层各单位和内外单位加强业务交流，效果较好。用语音录入提高输入效率，每分钟可以输入250个字以上。另外，有时间还要学习一些与工作有关的办公软件，如excel做统计图表的功能，扫描、修图、画图软件，甚至音、视频编辑软件等，以备急用。

⑤ 办公室管理办法

要根据办公事务和分工及单位实际制定管理制度，以下仅供参考：
办公室管理制度
第一章 总则
一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章 职责范围
一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章 工作规范
一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章 办公室事务管理
一、 文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一） 文件管理制度
第一条 管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二） 文书管理制度
第一条 管理要点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范
1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。
4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条 流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
（三） 档案管理制度
第一条 管理要点
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、 办公用品管理制度
第一条 管理要点
1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条 制度规范
1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放
编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
三、 图书管理制度
第一条 管理要点
1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条 制度规范
1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条 管理流程设计
1、 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、 会议管理制度
第一条 管理要点
1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条 制度规范
1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
五、 清洁卫生管理制度
第一条 管理要点
1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条 制度规范
1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、 按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
6、 未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
第三条 流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、 日常事务管理
（一） 接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
（二） 报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
（三） 后勤管理
第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
（四） 文化宣传管理
第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
（五） 其他事务
第一条 名片制作、收发传真等其他事务。
第二条 负责公司文书的打印复印工作。
第三条 负责树木花卉的养护工作。
第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
附则
第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。

⑥ 办公室7S管理方法

7S（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约）管理方式，保证了公司优雅的生产和办公环境，良好的工作秩序和严明的工作纪律，同时也是提高工作效率，生产高质量、精密化产品，减少浪费、节约物料成本和时间成本的基本要求.
7S现场管理体系
所谓的7S就是“整理”（Seiri）、“整顿”（Seiton）、“清扫”（Seiso）、“清洁”（Seikeetsu）、“素养”（Shitsuke）、“安全”（Safety）、“节约”（Saving）。
7S的八大作用是1改善和提高企业形象。2提高生产效率。3改善零件在库周转率。4减少故障，保障品质。5保证企业安全生产。6降低生产成本。7改善员工精神面貌，使组织具有活力。8缩短作业周期，确保交货期。
7S的六大效用是1亏损为零 2不良为零 3浪费为零 4故障为零 5事故为零 6投诉为零。

⑦ 办公室管理的主要方法

会博通综合办公管理系统拥有您所需要的所有办公应用，助您全面实现综合性的办公自动化管理，并实施知识的全生命周期管理。

办公门户

搭建统一办公门户，解决不在同一地点协同办公、沟通与共享知识的不便。

知识集成

通过门户、流程、信息、服务、数据的整合，建造信息相互交流与共享的桥梁，消除“信息孤岛”。

协同办公

解决复杂的手工流程，以及跨部门、跨地域的合作不便，全面实现自动化与电子化，完美实现协同办公。

⑧ 7S办公室管理办法

转载
校园办公室7S管理

第一节 如何巧妙布置办公室

办公室的空间布局、通风、采光、人流线路、色调布局等等，对工作人员的精神状态及工作效率的影响都很大，所以如何巧妙布置办公室，应该是办公室7s管理的前提。办公室布置都因其使用人员的岗位职责、工作性质、使用要求等不同而应该有所区别。职校校园办公室一般有这样几种岗位类型：领导办公室、行政科室办公室、专业教师办公室等。要打造一个舒适、温馨、适应的办公室就必须要意识到如下几个方面：

一、学校办公室的种类及布置

一校领导办公室的布置

处于学校决策层的校长、书记及各副校长等主要领导，由于他们的工作对学校的生存发展有着重大作用，能否有一个良好的日常办公环境，对决策效果、管理水平都有很大影响；此外，他们的办公室环境在保守学校机密、传播学校形象等方面也有一些特殊的需要。因此，这类人员的办公室布置有如下特点：

⑴相对宽敞。除了使用面积较大之外，一般还是要使用比较矮的办公室家具

设计，且家具不要太多，书柜、沙发、办公桌必须的，而且也要尽可能买好一点的，但不是越大气越好。

⑵相对独立。一般是一人一间办公室，这样就可以创造一个安静、少受打扰

的环境。

⑶方便工作。接待室、会议室、办公室等安排在靠近决策人员办公室的位置。

⑷高雅舒适。可是适当的摆放盆景，墙上也可以适当挂自己喜欢的笔墨字画，

办公桌上摆放必须用品，如笔筒、电话、台历、电脑等等。

二各职能科室办公室的布置

各行政科室办公室是根据各自的职能作用不同划分的，在设计办公室的时候，就要根据自己职能部门的特点来选择所需的用品及悬挂的装饰用品。他们和学校各个部门的联系比较紧密，所以这类办公室的布置有如下特点：

⑴位置比较明显。不管是外来人员还是内部同事找寻都比较方便。他们与

校内和校外的联系都比较紧密。

⑵装饰物有科室特色。如招生科，要体现温馨、舒适的特点，给人一种家

的感觉，让初次来的学生和家长不觉得紧张和陌生。

三专业科办公室的布置

专业教师办公室是老师办公和课余休息的场所，同时也是老师和学生及家长沟通和交流的场所，就不仅要满足老师的需要，也要能迎合学生和家长的需要，这类办公室的布置有如下特点：

⑴位置靠近学生。学生对老师本来就有一种畏惧感，如果办公室离学生的学习地点远的话，就更不利于学生主动去找老师沟通和交流，不利于老师去发现问题和解决问题。

⑵体现专业文化氛围和专业特色。每个专业都有专业的特点，让学生一走进办公室，就能深深感受到专业气息。如幼师科可以挑选学生比较优秀的手工作品，美术作品，唱歌跳舞的照片，在适当的地方展现出来；计算机科也可以把学生设计的作品及学生参加比赛获奖的照片张贴出来，还可以把学生特别优秀的作业展示出来。把每个专业科室的科训帖出来，既可以提醒老师，也可以提醒每一个进来的学生。如计算机科的“技能点亮生活，网络沟通心灵”，艺术科的“用术点亮生命，情感温暖人心”等等。

⑶多而不杂。专业科室是人来人往最多的地方，在布置办公室的时候要尽量多留可以使用的空间，尽量少让杂七杂八的东西摆在显眼的地方。最好是要把办公的地方和沟通交流的地方区分开来，以免影响其他老师的工作情绪和工作效率。

二、学校办公室的设计一定要有前瞻性

学校教育正在走向现代化，所以办公室的网络系统要完好。规划通讯、电脑、电源及开关、插座时要注意整体性和实用性。

三、提倡环保型设计

减少成本，减少对环境的破坏。多利用可以重复利用的材料。

第二节 校园办公室7S管理的内容

一、目的

实行办公室7s管理是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，给老师营造一个整洁、舒适的工作环境，使团队形象提升到一个新层次，可以极大地提高全体老师的士气。

二、范围

适用于学校全体老师。

三、成立办公室7S管理推行组织

领导办公室统一管理办公楼办公室7S的推动工作，成立由各部门负责人组成的办公室7S管理小组，该小组有权对各部门7S开展情况进行指导、监督、检查。各部门领导应负责组织各自部门人员参加的7S管理活动，做好本部门的7S管理工作。

四、划分责任区

办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的7S工作。每个办公室都有规定的负责区域

五、有效推行办公室管理的方法

1、黄牌作战：目的是改善，方法是：贴黄牌，整改合格后，由推行部门揭掉。要点：对事不对人，执行时要像魔鬼一样，对做得不好的及时贴上黄牌。

2、摄影对比：是对现场情况整改前后的对照。目的是促进改进。

3、推出典型：对做得好的办公室作为典型推出来。

4、安排规范化：责任人和执行人的安排都要规范化，便于明确责任，形成长效机制。

5、地物明朗化：每个办公室所负责的区域，每个办公室的公共财产都有明确的数据。

六、办公室7S管理的内容及要求

（一）、整理内容及要求

内容：对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等。

要求：

1、每月对自己负责的文件（包括电子文档）进行整理，将确定无效的文件全部销毁，无用的电子文档全部删除。将自己整理好的科室资料统一打包，定期发给科室资料管理员，进行统一的归纳整理。

2、妥善保管各科室的机密文件，不得随意丢、放，重要电子文件要加设密码保护，防止丢失和泄露。

3、各部门管辖的物品、设备等要保持整洁、干净、摆放整齐、规范，并每半年进行一次盘点，该保存的做好分类保存，该报废的报相关部门进行报废处理。

4、物品分类：

（1）设备：电脑、打印机、文具、书籍等。

（2）空间：柜架、桌椅等。

（3）物品：个人用品、装饰品。

七、整顿内容及要求

内容：对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使办公现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱现象。

1、普通办公桌

（1）除公司购置的文件架（外侧）、电话机（中间）、键盘（内侧角）、水杯、绿色盆栽（靠文件架）、鼠标除外无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。

（2）抽屉：办公物品的常用品：笔、钉书机、涂改液、便签本、计算器等集中放置右侧第一层抽屉内；书本类可以放置右侧第二层抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格等物品，可以放置第三层抽屉内；左侧有序的放置文件资料。

（3）VPS电源放在主机上靠桌内侧；有主机台的可放置台内。

2、座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半小时

以上，凳子应放在桌子下面。

3、饮水机：饮水机门用完后保持关闭，保证饮水充足，正常使用，一次性纸杯摆放整齐放置规定位置。

4、电脑线、网线、电话线等各类电线应有序的固定放置。

5、桌下不得堆积杂物。

6、报刊：阅完后必须放于报架上，不得随意乱丢乱放，阅读必须严格按照报刊的阅读流程执行。

7、储藏间： 内部干净整齐、无杂物，各类材料有序摆放。

八、清扫内容及要求

内容：对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污

要求：

各办公室负责自己的区域

1、个人区域：桌面干净、整洁、桌面下无垃圾、无杂物，并每天进行清扫。

2、办公设备：主机、电脑显示屏、电话机应保证清洁无尘土、无污渍。

3、文件资料归档

九、清洁 的主要内容及要求

内容：维护清扫后的整洁状态

要求：

1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。

2、有文件、档案、办公用品的管理制度。

3、将各项工作责任到人。

4、将各项要求传达到人。

十、素养内容及要求

（一）素养内容：将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯

（二）要求：

1、钻研本职业务，努力学习，向优秀的老师多请教。

2、用普通话说话，语言文明，对家长和来客热情。

3、服从管理，团结协作，关爱他人。

4、对学生多采取积极引导，帮他们克服自身的缺点。

5、熟悉7s管理，积极参与7s管理。

6、通过集中讨论等手段，提高全体老师的主人翁精神，养成良好的习惯，并遵守规则。提高参与者的素养，是7S管理的核心。

十一、安全内容及要求

（一）安全的内容：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一。

（二）要求：

1、贯彻“安全第一、预防为主”的方针，在工作中，必须确保人身、设备设施的安全。

2、系统地建立防污、防火、防水、防盗、防损等保护措施。

3、对危险品应有明显的标识。

4、各安全出口的前面不能有物品堆积。

5、灭火器应在指定位置放置及处于可使用状态。

6、消火栓的前面或下面不能有物品放置。

7、经常检查电源、线路、开关、插座有否异常现象出现。

十二、加强学校办公室文化建设

为了营造良好的教师办公环境，推进我校教师办公室文化建设，丰富办公室文化内涵，现对各办公室的布置要求如下：1、摆放有序：保持办公室整洁，物品摆放有序，墙面张贴整齐，无乱贴乱挂。

2、可利用室内墙壁、办公桌面等空间开展艺术布置。给老师一个温馨、舒适、幽雅、干净、文明的 办公场所。

在墙壁上展现我们的风采：

根据专业特色布置我们的墙壁：

我们的规章制度：

我们的人生格言：

不一样的风格，不一样的特色：

第三节 校园办公室7S管理评价体系

办公室管理评价体系包括成立推行组织，检查评价的时间，评价标准等三个方面组成。

一、评价成员：

各科室的负责人及由各科室负责人组成的一个轮流检查团队。

二、检查评价的时间：

科室负责人每天都要进行检查，并且随时发现问题，随时提醒大家解决问题。

每月不定期的由推行组织对整个学校的6S执行情况进行检查评分。6S试行

三、阶段：推行组织将提前通知检查；正式实施阶段：推行组织将进行不定期巡查、评分。

四、办公室6S管理评比规则

1、双周周一公布上周评比结果，并张贴于公告栏；

2、每次检查10个方面（检查前列明），全部合格者得10分，每一处不合格者扣一分；

3、评比等级：⑴ 获得9～10分为优； ⑵ 8～8.9分为良； ⑶ 7～7.9分为中；⑷ 6.5～6.9分为及格； ⑸ 6.5分以下为差；

4、每次检查，将检查记录交给各部门负责人一份，督促当事人在期限内整改；

5、公司在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励；

表3－4－3－1 办公室7S 管理评价登记表：

办公室6s管理检查登记表

被检部门：
检查时间：

序号
检查部位
检查情况
评定结果
直接责任人
整改后应达到的标准
整改截止日期
合格
不合格

1

2

3

4

5

检查人员：
得分：

表3－4－3－2 办公室7S管理评比等级公布表：

年 月份办公室6s管理评比登记表

部门
时间
第 周
第 周
备注

招生科

后勤服务科

实训科

幼师科

信息科

艺术科

英旅科

优：红色星
良：粉色星
中：绿色星
及格：黑色星
差：黄色星

六、评价标准分为：

1、桌椅摆放整齐，擦试干净，明确保养责任人。

2、文件、资料、用具摆放整齐。

3、电脑、打印机、桌椅、柜子无尘，灯管、电扇、开关盒等无异常，积尘。

4、窗帘、窗台干净无尘。玻璃无破损现象。

5、墙壁无蜘蛛网、手脚印，悬挂物品整齐、端正。

7、墙壁无乱涂乱画、乱张贴。公告栏的内容粘贴整齐、牢固。

8、电线摆放整齐，无乱接现象，电制开关下面无堆放物品。

9、下班时，桌面清理整齐干净。

10、地面、角落清扫干净，无纸屑。

第四节 办公室7S管理操作规范

要真正达到办公室6s管理的效果，营造一个温馨、和谐、实用的办公室，就需要所有成员按照一定的标准和要求，从点点滴滴做起，做好自己的每一天，每一月，形成一种良好的行为习惯，为了达到这个目的，我们根据办公室的实际情况，制定了以下一些操作规范。

一、办公室内部日常管理制度

（1）员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯，其它物品一律不得保留；

（2）个人抽屉应每星期整理一次，对一个学期内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品；

（3）文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新；

（4）每天要有专人负责打扫办公室，及时清扫、清洗办公设备，保持办公室无垃圾、无脏污，同时负责当天工作任务的传达。

（5）不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等。

（6）对有关资料、书籍、文件等应归类定置管理，并井然有序；

（7）提倡禁烟，任何人不得在办公室内吸烟。发现老师在禁烟区吸烟，按有关规定进行处罚；

（9）接听电话及接待来访客人时言行应大方得体；

（10）工作时间提倡使用普通话；

（11）注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。

二、办公室时间管理制度：

（1）所有成员必须严格遵守上、下班的时间，由专人负责登记。

（2）每个老师要求能够做到提前十五分钟来到办公室，做好工作前的准备。

（3）充分利用好办公时间，用于学习或解决工作问题，不准在办公室闲聊。

⑨ 做好办公室工作管理的技巧

办公室担负着单位举足轻重的责任，做好办公室工作只有摒弃陈旧观念，不断加强办公室人员的业务素质、服务意识，转变工作态度，改进工作方式，才能保证办公室工作成效，下面是我为大家整理的做好办公室工作管理的技巧，欢迎阅读。

一、做好办公室工作管理的技巧

1、从事协调工作，须从严要求

办公室综合协调工作具有全局性，它层次高、涉及面广、影响大。从事此项工作，要在充分认识自身工作的职责、任务、内容、要求、工作方法的基础上，从严要求，从微入手，从宏把握，自觉掌握工作规律。

（一）要树立全局观念。高度的责任意识和全局观念是做好综合协调工作的必备素质。诚如毛泽东同志所说：“没有全局在胸是不会投下一着好棋的。”这就告诉我们，把握全局，才能掂量出每件事情的分量；想到大局，才能与领导的思维同频共振。因此，从事此项工作的同志须加强党性修养和大局意识，坚定理想信念，坚定绝对忠诚的政治品格。要不断提高政策水平，努力站在全局的高度去想问题，高标准、严要求，竭尽全力地去干好每一项工作，切实达到协调的预期目的。

（二）要养成谨慎处事的习惯。办公室是联系上下左右的神经中枢、窗口和纽带。办公室的特殊地位，决定了对它的特殊要求，因此，办公室人员要严以律己，不论在什么环境下都要管好自己，时刻在思想和行为上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，即在言语上“不该说的绝不说”，绝对保守秘密；在行为上遵章守纪，不颐指气使，树立廉洁诚信、公道正派的良好形象；在日常事务中谨小慎微，一丝不苟，尽量减少失误，不犯错误。

（三）要提高自觉学习的意识。时代的发展对办公室工作人员的能力和水平提出了更高要求。协调工作作为一项综合性极强的工作，必须不断优化知识结构，更新知识内容，紧跟时代步伐。学习是进步的阶梯，学习也是获取知识的最直接方式。从事综合协调工作的同志要增强自身学习的自觉性，树立“终身学习”的理念，养成在工作中学习、在学习中工作的习惯。既要认真学习党和国家的方针政策及法规制度等知识，用正确、科学的理论武装头脑，提高政治理论素养和认知水平，夯实做好本职工作的思想基础，又要坚持学习业务知识，学习身边的榜样、业务上的精英，在实践中锻炼成长，积累经验，不断提高工作能力和服务水平。

2、练就协调真功，必身勤心细

综合协调工作中存在着大量的不确定因素，有时遇有突发事件，就要立即出击。这就要求办公室人员树立起时间速度与质量相统一的效率观念，在平日里苦练内功，勤思考、细落实、善总结，认认真真、踏踏实实，在简单的一招一式中练出真功来。

（一）协调前，勤于思考，做足功课。既要全面、完整、准确地理解和把握领导的意图，又要收集和掌握大量的真实情况，查阅相关文件，实际进行现场调研，对不协调因素和症结所在做到“了如指掌”，把握工作的主动性。

（二）协调中，注重细节，严格落实。协调工作的成败还体现在细节的落实处理上。办公室人员要培养自身“办公室无小事”的责任感，既要“抓大”，也要“顾小”，既要做到大局为重，统筹安排，又要对协调中的每一个环节、每一处细节落实到位，逐一检查，做到谨小慎微，确保不出纰漏。

（三）协调后，“回头看”，全面总结。总结经验教训，探寻工作规律，能更好地指导工作实践。每一次协调工作结束后，要及时进行认真全面地总结，看看哪些方面是最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。通过总结，不断提高协调工作的质量和效率。

3、把握协调技巧，要灵活机动

协调工作要坚持原则，维护政策法令的严肃性，维护大局利益，贯彻领导意图。离开这些，把原则做交易，协调就失去了依据。但原则性不等于死板，必要的灵活性是协调成功的关键。在实际协调工作中，针对新情况、新问题，善于修正原有的设想，在既不影响大局又不违背原则的情况下，充分听取各方面的意见，采取灵活办法或适当让步，更有利于达到预期的最佳效果。

把握原则性和灵活性的统一，要求办公室人员充分发挥主观能动性，一是要敢于担当，有高度的责任意识。遇到急事、难事，要积极主动联系相关单位和负责人，努力统一各方思想和意见；二是要沉着冷静，学会换位思考。在沟通协调中，多站在对方的角度看问题，通过换位思考、充分沟通，求得相互理解，达到协调的目的；三是要注意方式方法，要讲究语言艺术。俗话说“良言一句暖三冬，恶语伤人六月寒”，得体的语言能简明扼要地表达自己的意愿，又能使对方愉快地接受协调，可谓是协调工作中的“润滑剂”。办公室人员要根据协调对象的地位、职业、性格特点、文化素养以及需要协调工作的具体情况，因事制宜、因时制宜、因地制宜，灵活机动地采取不同的表达方式。除此以外，还要具备适度的幽默感。在气氛紧张、发生僵局、产生拘谨时，如果能说上几句风趣幽默而又不失体的话，就可能使气氛变得轻松缓和下来。即使在正常气氛中，充满哲理和机智的幽默也能像一缕春风使协调各方充满愉快、亲切的感觉，便于畅谈、交流，能有效提高协调工作的效率和质量。

4、提升协调品质，需阳光心态

协调工作关系杂、事情多、时间紧、任务重、工作累、要求高。在这样的状态下保持奉献与热爱精神，需要有良好的承受能力和健康积极的阳光心态。塑造阳光心态须把握如下三点原则：

（一）平等相待。相互尊重，能有效地缩短与被协调者之间的心理距离，有利于彼此沟通。平等待人，把自己和对方的位置摆平，形成一种轻松、愉快的气氛，其效果比在压抑、紧张的气氛中要好得多。

（二）以诚相见。有一些工作活动中的不协调是由于思想上、心理上的不协调，为了达到有效的心理沟通，找到不协调的关键点，形成有关各方思想和心理上的共同点，就要做到“热心”，“诚信”“知心”。所谓“热心”，就是发现对方有困难。

要尽心尽力地帮助解决；发现对方思想有负担，要热心地帮助减轻和消除。所谓“诚心”，就是讲真话，有诚意，对方才能以诚换诚，打开心扉，吐露真情。所谓“知心”，就是把对方当自己人，对方才能信任你，才能以心换心，产生感情上的共鸣，达到新的共识。

（三）切记急躁。协调工作要解决矛盾，克服困难，排除障碍，往往既棘手又紧迫。人与人交往，由于各自素养不同、处境不同、情况不同，会产生语言、态度上的差异。态度差、出口不逊、以语伤人的情况并不少见，在碰到难以协调的问题或遇上难以合作的对象时，办公室人员必须沉着冷静，不要动怒顶撞，要适当调整自己的心态，及时解决问题，化解怨气和不满，不因此而影响工作和办公室整体形象。

在把握好这三点原则的基础上，塑造阳光心态还要常怀感恩之心，懂得知足，懂得肯定现状，视每一项任务为锻炼自己、提高自己的机会，视每一个挫折和困难为成长路上的基石，珍惜所拥有的，用心体会所经历的，感受工作带来的满足感和成就感。

二、做好办公室工作管理的技巧

1、摒弃陈旧观念，深刻认识办公室工作的重要性

随着市场经济的发展及单位管理的逐步规范，一个单位的工作从办文、办会、办事到管理、服务、协调等工作都离不开办公室，办公室也成为了信息的交汇点、任务的集中点、矛盾的集聚点、成果的`收集点，其地位突出、性质特殊、作用重要。办公室人员必须转变陈旧观念，深刻认识办公室工作的中心，将纽带作用、宣传作用和服务作用放在首位。

在日常工作中，把握好密切联系基层与领导，面向内外通过宣传树立单位正面形象，为单位上上下下服好务的中心思想，当好局内人、管好分内事，深入分析收集到的意见和建议，及时发现问题，提出解决措施。通过讲究方式方法，主动沟通，科学协调，紧扣中心工作、紧盯目标，一手抓落实一手抓监督，确保领导的重要决策部署督查到位和目标任务执行到位，使整个工作体系顺畅有效地运作。

2、转变工作态度，提高办公室工作效率

做好办公室包罗万象的日常工作，要求办公室工作人员要有良好的工作态度。

首先，是提高工作积极性和创新性，转变一味接受和老牛拉车的工作态度。虽然接受和服从工作安排、有老牛拉车的耐心，不怕苦，不怕累是对办公室人员的基本要求，但是一味接受，只顾埋头工作不做思考就变成了毫无思想的“机器人”。在办公室工作要有工作的积极性、主动性，要有独立的见解，在认真工作、踏实干事的前提下，多动脑筋、不断思考，创新工作方法，提高工作效率和质量[1]。

其次，提高责任意识和竞争意识，转变得过且过、盲目乐观的态度。办公室是连接上下级的纽带，如果抱着得过且过，当一天和尚撞一天钟的想法就会误事。在工作取得了一定的成绩，也不能盲目乐观、自以为是。作为办公室工作人员必须具备强烈的责任意识和竞争意识，提高警觉性，经常自我反省，发现自己的优点，找出不足，不断完善，及时落实领导安排的工作，认真、负责、高效的完成工作任务。

3、提高综合素质，迎接办公室工作新挑战

办公室工作纷繁复杂，也面临越来越多的新挑战。因此，做好办公室工作，对于人员的综合素质要求较高，必须依靠过硬的综合素质和强大的工作能力。

首先，要有坚定的政治素质。这要求办公室工作人员要有坚定的政治立场，在重大原则性问题上立场坚定，坚决执行领导的决策部署。在处理工作事务和协调关系时能够做到公开、公平、公正。

其次，要有过硬的业务素质。办公室工作内容多，责任重，节奏快，要求高，要求工作人员不仅要有本事、能干事、会干事，最重要的还是要能干成事。要想干成事就必须具备“三个能力”：文字能力、协调能力、办事能力。文字能力可以依靠平常加强学习，积累知识经验和写作技巧。协调能力就既要立足协调的高度又要拓宽协调的广度，还要正确把握协调的深度。办事能力要求办公室人员牢记“办公室工作无小事”，坚持做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为[2]。

4、增强服务意识，提高工作责任感与使命感

办公室的整个服务工作主要就是为单位服务、为领导服务、为职工服务。这不仅是办公室工作的根本出发点和落脚点，也是办公室工作的立身之本。这就要求办公室人员要抱有良好的服务意识，把服务融入工作的全部，贯穿于办公室工作的始终，做好一个“服务者”。

首先，办公室人员要有良好的服务形象。在工作中要衣着大方得体，待人处事热情周到，特别是对基层职工反映的问题要认真倾听、调查、分析，切不可一副高高在上的姿态。

其次，办公室人员要充分发挥主观能动性，当好领导的参谋，为领导做好服务。为部门和基层服务，要充分发挥协调综合作用和督促检查职能，协调好部门间的关系，如实反映基层的意见，更好地做好领导、部门、基层职工之间的联系。

再次，办公室人员要增强责任感和使命感。做到脚踏实地，客观严谨的做好每一个细节，切忌浮夸。在遇到突发事件时，能够牺牲休息时间，加班加点完成任务，以良好的服务意识杜绝工作拖延、质量粗糙。

5、改进工作方法，增强工作针对性

办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作就要讲究工作方式和方法，理清思路，分清轻重缓急，既要抓住重点，又要统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。

改进工作方法，要多在求实求效上下工夫。俗话说：“光说不练假把式。”改进工作方式方法，在一定程度上就是要改变“说得多、干得少”的不良风气，要“说得少、干得多、干得好”。取得实际效果是我们一切工作的落脚点，也是检验我们工作做得到位不到位的重要标准，尤其对于注重工作结果的办公室，能不能做到求实求效更为重要。

对工作中遇到的矛盾和困难要善于思考，一是思考工作中出现的失误，思考哪里做错了，哪里做得不到位，哪里还有欠缺；二是“三思而后行”，每一项工作都尽可能的考虑周到慎密，不断寻找创新之路。

三、做好办公室工作管理的技巧

1、时间管理的理论总结。

一是按照紧急和重要的维度划分。紧急而重要的事情要尽快确定思路，马上办；紧急不重要的事情找人办，重要不紧急的事情要集中时间、安排好专人，按计划办；不太重要而又不太紧急的事情属于可办可不办。牵扯到其他部门和单位的要注意沟通技巧，妥善处理。

二是时间管理中的“金角银边草肚皮”。这是按照时间的重要性来划分的。“金角”时间做重要的事，“银角”时间次之，“草肚皮”时间做一些相对重要但也要占时间的事。

2、集中时间做同类事项。

时间忙的时候4、5件有相同性质的事情一起做。这种方法可用于事务性强的事件或简单文字性事务上。

3、善于制定工作计划、议事规则和办事程序。

安排好一段时期的工作，有助于提高工作效率。制定计划使工作更有预见性，制定议事规则和办事程序使参与各方都节省时间，只要规则和程序确定了，才有可能做到自发主动去做事，做不到可以去督促，从而节省了沟通成本，提高了工作效率。只有善于总结、善于制定规则，才会真正地提高效率，才算真正地懂业务，不枉在办公室干过一回！要善于在工作中大胆提出和推行议事规则，建立一整套程序，避免内部办事天天进行授权，群众办事到处打听，问一步做一步，建立了规则和程序目的就是让群众一次就能把事情解决好，办利索。实践中，对计划生育办事程序的宣传使用了这个办法，效果比较显着。

4、保障办公设备正常运转，保证随时能够正常工作。

避免事情来了、时间有了、人有了，但设备不争气的情况。办公室设备尤其是打印机、一体机、复印机、传真机、电脑等。要细化，考虑周全，哪怕是会议室、办公室钥匙要有备用，门锁要经常检查是否生锈，防止时间到了，大家都到了，门却打不开或者干脆没带钥匙。这种经验可举一反三，用于其他办公室业务中。

5、按照身体生理状况来安排工作。

如上午可以做一些需要创造性、深入思考性质的工作，下午可以做一些有既定程序、事务性的工作。另外，要有一点心理学知识，时刻注意调整和管理好自己的情绪，体会和理解办公室工作性质，学练包容力，增强耐受性，提高适应力，在与人交往中培养豁达坚强的职业性格，另外，要不断加强职业道德建设。通过以上几方面工作，保证身心健康、精神饱满、满腔热情地投入到工作中。

6、善于协作、勤于沟通，有重要任务时集中大家智慧共同做好工作。

平时工作有分工，小事自己来安排，办公室领导不干预，大事集中一起做。如公司重大活动、年底召开会议等，既要做好份内工作，又要共同协作围绕公司中心工作做好大事。

7、善于利用现代化管理技术来创造性地做好工作。

电脑技术的飞速发展，为提高办公效率做了保证。尝试使用各种软件来实现办公自动化。利用网络在线协作，几个人共同编辑一篇文档，而且还可以看到对方修改过程，实属最现代化的文档编辑。在QQ上建立网络办公群，同基层各单位和内外单位加强业务交流，效果较好。用语音录入提高输入效率，每分钟可以输入250个字以上。另外，有时间还要学习一些与工作有关的办公软件，如excel做统计图表的功能，扫描、修图、画图软件，甚至音、视频编辑软件等，以备急用。

拓展阅读：

办公室工作管理制度

为不断适应新形势下网站管理工作，增强工作人员的团结协作能力和服务意识，提高工作质量和效率，塑造良好的部门形象，特制定工作管理制度。

一、建立岗位责任制。根据网站管理办公室工作职责，在内部建立综合管理、信息发布、网站建设、系统维护、网页制作、安全管理等六个岗位，把网站管理工作具体落实到每个岗位和每个人身上，使每个工作人员有明确的权限和责任，分工协作，各司其职，建立合理的、有效率的工作秩序。

二、建立定期例会制。除临时有重大或紧急的工作需要开会以外，每个月至少召开一次本部门工作例会，原则上在每个月最后一周，时间半天左右。工作例会由由网站管理办公室负责人主持，全体工作人员参加，主要由各岗位负责同志汇报本月工作情况和下月工作计划，讨论、解决日常工作中遇到的一些问题。

三、建立AB岗工作制。为提高服务质量，创新服务工作机制，在内部推行AB岗工作制度，即每个岗位工作的经办人除主办人A外，要有指定的协办人B，正常情况下由A负责，A不在时，必须由B代替A履行职责。AB岗责任人之间应加强沟通交流，做好日常工作的协调与交接，对因推诿扯皮等原因造成工作失误或不良影响的，将按规定给予相应处理。

四、牢固树立效率意识。网站管理办公室工作人员要牢固树立效率意识，增强工作的时效性和急迫性，特别是对上级单位、分管领导交办工作，以及基层单位提交的各类请示、报告要按照要求在规定的时间内及时予以办理，做到处理、解决问题快捷、高效，提高工作效率。

五、牢固树立服务意识。网站管理办公室工作人员要牢固树立服务意识，增强服务本领，既要注重服务方式，又要提高服务质量，将企业和社会大众的满意度作为衡量服务水平高低的标准，更好地更主动地服务大局、服务领导、服务部门、服务基层，塑造良好的部门形象。

六、牢固树立协调意识。网站管理办公室工作人员要牢固树立协调意识，在系统内部既要做好本部门工作的协调，积极推行AB岗工作制，又要加强与系统其他部门、上级和下级的沟通协调；在系统外部加强与相关单位的沟通协调，争取各方面的支持，确保各项工作顺利开展。