行政文员岗位分析方法

❶ 面试行政文员需要注意什么

面试技巧 - 经典面试问题回答思

面试过程中，面试官会问的问题给考生和考生的答案将是考虑是否接受他的面试官的重要依据。候选人中，对这些问题的理解是至关重要的背后“猫腻”。在本文中，一些经常出现在面试的典型问题进行了整理，并相应答案的思路和参考答案。读者无需过分关注分析的细节，关键是要从这些分析中“看”法和思维来回答面试问题的方式，以“生活吧。”

一个问题：“请介绍一下你自己”

思路：1，这是面试的一门必修课。 2，介绍内容要与个人简历相一致。 3，表达尽可能多的口语化方式。 4，给点意见，谈论无关，无用的内容。 5，要清晰，条理清楚，层次要清晰。 6，文中所写的形式心脏最好提前。

第二个问题：“跟我说说你的家庭情况”

思路：1，况对于应聘者的性格，观念，心态等有一定程度的了解，这是最主要的原因，招聘人员提问。 2，家庭的简单罗列。 3，应强调温馨和睦的家庭氛围。 4，家长应重视自己的教育的重要性。 5，你应在良好的条件下强调家庭成员。 6，家庭成员应强调对其工作的支持。 7，宜强调自己对家庭负责。

问题三：“你有什么爱好吗？”

思路：1，业余爱好能在一定程度上反映应聘者的性格，观念，心态，这是最主要的原因招聘人员提问。 2，最好不要说自己没有业余爱好。 3，不要说自己有那些庸俗的，让人感觉不好的爱好。 4，最好不要说自己仅限于读书，听音乐，上网，否则可能令面试官怀疑考生性格孤僻。 5，最好能有一些户外的业余爱好来你的形象“点缀”。

问题4：“谁是你最欣赏”

思路：1，最崇拜的人能在一定程度上反映应聘者的性格，观念，心态，这对面试官问的主要原因的问题。 2，不是他谁不崇拜。 3，不要说崇拜自己。 4，不是说崇拜一个假的，或者不知名的人。 5，并不是说人们崇拜具有明确的负面形象。 6，所有候选人与他们的最佳作品的崇拜可以在关系的“顺风车”。 7，最好说出自己的人民崇拜的质量，有什么想法感染自己，鼓励自己。

问题五：“什么是你的座右铭是什么？”

思路：1，座右铭能在一定程度上反映应聘者的性格，观念，心态，这是面试的人员询问的主要原因这一问题。 2，不是说身体不好引起联想的座右铭。 3，不要说那些抽象的座右铭。 4，不宜说太长的座右铭。 5最能体现自己的优秀品质的座右铭。 6，参考答案 - “只为成功找方法，不为失败找借口”

问题六：“谈谈你的缺点”

思路：1，不说他没有缺点。 2，不是说缺点的优势明显。 3，应无严重影响考生的缺点说的工作。 4，不应该告诉人们不要担心，不舒服的缺点。 5，你可以告诉一些候选人的缺点才行，“风马牛不相及”，甚至是一些表面的缺点是，从工作的角度看是看缺点的优点。

问题7：“你说说失败的经历”

思路：1，说他没有经历过失败。 2，不是说失败的明显的成功。 3，应无严重影响的失败告诉考生的经验，4的工作，会谈的结果应该经历过失败。 5，需要说明的是，他有信心白倍奉献故障之前。 6所示仅仅是因为外在客观原因失败。 7，自己的失败后不久重新振作起来，以更加饱满的热情面对以后的工作。

问题8：？ “你为什么选择我们公司”

思路：1，面试官试图了解你的工作动机，愿望以及对此项工作的态度。 2，建议从行业，企业和岗位来回答这三个角度。 3，参考答案 - 。 “我非常看好这个行业的公司所在地，我认为贵公司十分重视人才的重视，这项工作很适合我，他可以做”

九个问题：“对于这个工作中，你可以预见什么困难吗？“

思路：1，不宜直接说出具体的困难，它可能无法令对方怀疑应聘。 2，可以尝试迂回战术，说出的困难考生持的态度 - “在一些困难的工作是正常的，不可避免的，但只要有恒心，合作，认真推进和充分准备的良好的精神状态，任何困难都是可以克服“

问题10：”如果我录用你，你将如何工作“

思路：1，如果应聘的求职者缺乏足够的了解，最好不要直接说自己工作的具体方式，以及两个，你可以尝试使用迂回战术来回答，如“首先听取领导的指示和要求，然后了解的和熟悉的，然后开发出最近批准的情况工作计划和向领导汇报，根据该计划的最后一部作品“

问题11：”首先分歧与上司，你会怎么做“

思路：1 ，一般可以回答，“我会给予必要的解释，上级和提醒，在这种情况下，我会服从上级军官。” 2，如果你面试的总经理，你申请另一份工作，一个经理，经理当时不在场，你可以回答：“对于非原则性，我会服从上级军官，涉及重大问题的公司利益，我希望能到一个更高层领导反映“

问题十二：”我们为什么要录用你“

思路：？ 1，从招聘者的答案的最佳人选的观点。 2，招聘人员一般会聘请这样的应聘者：基本符合此组感兴趣足够的信心。 3，如“我符合贵公司的招聘条件的，以及与技能，高度的责任感和良好的适应能力和学习能力饿了，完全能够做的工作，我非常希望我目前的了解您的公司，如果贵公司给我这个机会，我一定能成为贵公司的栋梁“

问题13：”你能为我们做“

思路：？ 1，基本原则“的比赛。” 2，在回答这个问题的最佳人选能“先发制人”的招聘人员期待着这个位置的作用可以发挥。 3，根据自己的理解考生，结合自身优势，在专业领域来回答这个问题。

问题14：“你是应届毕业生，缺乏经验，如何能胜任这份工作？”

思路：1，如果招聘单位对谁提出这个问题，说明招聘人员并不真正在乎“经验”关键看考生如何回答毕业生考生。 2，对这个问题的最佳答案应反映应聘者的诚恳，机智，勇气和献身精神。 3，如“作为应届毕业生，工作经验的确会有所欠缺，因此使用在这个行业的机会，做兼职期间，我一直在读，我还发现，比书本知识在实际工作丰富而复杂的，但我有责任，适应能力和学习能力，而且比较硬感很强，所以可以顺利完成的兼职工作经验也大大从中得益我，请放心，您的公司，学校和天兼职工作经验使我能胜任这个职位必须能够“/> 15题

<br：”你希望与什么上司“

思想工作：？ 1，通过应聘上级的“希望”可以判断出应聘意识的自我要求很高的，这既是一个陷阱，最后的机会。 2，避免特定上司的最好的希望，谈谈自己的要求。 3，如“刚步入社会的新人，我应该要求更多，尽快为他们所熟悉的环境，适应环境，而不应该对环境造成任何要求，只要我的专长能发挥就可以了。“

问题六：“你第一个理由离开公司，又是什么？”

思路：1，最重要的是：要寻找候选人招聘认为，考生在过去的“离职原因”在部队这所房子并不在招聘单位存在。 2，避免了“离职原因”说得太详细，太具体。 3，不能掺杂主观的负面感受，如“太倒霉”，“人际关系复杂”，“管理太混乱”，“公司不重视人才”，“我们坚决拒绝若干雇员”等。 4，但也不能躲闪，回避，如“想换换环境”，“个人原因”等。 5，不能涉及自己负面的人格特征，如不诚实，懒惰，缺乏责任感，不随和等。 6，尝试解释的原因，候选人的个人形象添彩。 7，如“我离职是因为这家公司的我在公司工作了三年多的崩溃，还有从去年年初的深厚感情，由于改变了市场情况，公司的局面急转直下。为了这个点，现在我感到非常遗憾，但也难敌再次表现的舞台找打我的能力。“夜访一个问题不是只有一个答案，而答案是不是在同样的情况适用于任何采访，关键是掌握候选人进行面试掌握的具体情况的法律意识地揣摩面试官的心理背景提问，然后投其所好。

❷ 岗位调查分析怎么坐

岗位分析方法与步骤:
岗位分析的方法
一、观察法
观察法是指职位分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职位分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。
由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。
1．直接观察法
职位分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周期很短的职位。如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，职位分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。
2．阶段观察法
有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。比如行政文员，他需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。职位分析人员就必须在年终时再对该职位进行观察。有时由于间阶段跨度太长，职位分析工作无法拖延很长时间，这时采用"工作表演法"更为合适。
3．工作表演法
对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，职位分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。
在使用观察法时，职位分析人员应事先准备好观察表格，以便随时进行记录。条件好的企业，可以使用摄象机等设备，将员工的工作内容记录下来，以便进行分析。另外要注意的是，有些观察的工作行为要有代表性，并且尽量不要引起被观察者的注意，更不能干扰被观察者的工作。
二、问卷调查法
职位分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。问卷法比观察法更便于统计和分析。要注意的是，调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。
国外的组织行为专家和人力资源管理专家研究出了多种科学的，也很庞大的问卷调查方法。其中比较着名的有：
1．职位分析调查问卷PAQ
职位分析调查问卷是美国普渡大学Pure University的研究员麦考米克等人研究出一套数量化的工作说明法。虽然它的格式已定，但仍可用之分析许多不同类型的职位。PQA有194个问题，计分为六个部分：资料投入、用脑过程、工作产出、人际关系、工作范围、其他工作特征。
2．阀值特质分析方法TTA
劳普兹Lopez等人在1981年设计了"阈值特质分析"TTA问卷。特质取向的研究角度是试图确定那些能够预测个体工作成绩出色的个性特点。TTA方法的依据是：具有某种人格特性的个体，如果职位绩效优于不具有该种特制者，并且特质的差异能够通过标准化的心理测验反映出来，那么就可以确定该特质为完成这一工作所需的个体特质之一。
3．职业分析问卷OAQ
美国控制数据经营咨询企业在1985年设计了职业分析问卷，职位进行定量的描述。QAQ是一个包括各种职业的任务、责任、知识技能、能力以及其他个性特点的多项选择问卷。例如，在OAQ中，软件职位被规划分为19种责任、310个任务和105个个性特点。
然而，我们的企业中小企业很难利用这些研究成果来进行间卷调查。我们可以根据企业的实际情况，来自制职位分析问卷，这样效果可能会更好些
三、面谈法
也称采访法，它是通过职位分析人员与员工面对面的谈话来收集职位信息资料的方法。在面谈之前，职位分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。面谈法对职位分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求。职位分析人员要能够控制住谈话的局面，既要防止谈话跑题，又要使谈话对象能够无所顾及的侃侃而谈。职位分析人员要及时准确的做好谈话记录，并且避免使谈话对象对记录产生顾及。面谈法适合于脑力职位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。
麦考米克于1979年提出了面谈法的一些标准，它们是：
1．所提问题要和职位分析的目的有关；
2．职位分析人员语言表达要清楚、含义准确；
3．所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄；
4．所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围；
5．所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满，或涉及被谈话人的隐私。
四、其他方法
1．参与法
也称职位实践法。顾名思义，就是职位分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角色，体会其中的工作信息。参与法适用于专业性不是很强的职位。参与法与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确。要注意的是，职位分析人员需要真正地参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。
2．典型事件法
如果员工太多，或者职位工作内容过于繁杂，应该挑具有代表性的员工和典型的时间进行观察，从而提高职位分析的效率。
3．工作日志法
是由员工本人自行进行的一种职位分析方法。事先应该由职位分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时地填写职位内容，从而收集工作信息。需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性问题。
4．材料分析法
如果职位分析人员手头由大量的职位分析资料，比如类似的企业已经做过相应的职位分析，比较适合采用本办法。这种办法最适合于新创办的企业。
5．专家讨论法
专家讨论法是指请一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论，来进行职位分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快，或职位职责还未定型的企业。由于企业没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的职位状态。
上述这些职位分析方法既可单独使用，也可结合使用。由于每个方法都有自身的优点和缺点，所以每个企业应该根据本企业的具体情况进行选择。最终的目的是一致的：为了得到尽可能的详尽、真实的职位信息。
进行职位分析的常规步骤
对于一个运行稳定的企业来讲，最常用的职位分析方法是问卷调查法和面谈法。下面我们就结合这两种方法具体讲一下进行职位分析的步骤。一般来讲，职位分析可以分为五大阶段：计划阶段、设计阶段、信息收集阶段、信息分析阶段和结果表达阶段。
计划阶段
计划阶段是职位分析的第一阶段。在计划阶段中；应该明确职位分析的目的和意义、方法和步骤；确定职位分析的方法；限定职位分析的范围，并选择具有代表性的职位作为样本；明确职位分析的步骤，制定详细的职位分析实施时间表；编写"职位分析计划"，并行有关人员进行职位分析方面的宣传。在职位计划书得到批准后，即可组建职位分析小组，进入职位分析的设计阶段。
职位分析计划
为了提高企业人力资源管理工作的有效性和可靠性，为了有效的在下季度实施企业招聘计划，同时为了能够圆满完成今年的薪酬政策、激励政策和培训政策的调整工作，使人力资源管理职位适应企业的发展趋势.
设计阶段
在设计阶段要具体设计出具体的职位分析实施内容。
1．问卷调查法
问卷调查法的设计阶段需要编写一份比较详细的"职位分析调查表"。该"职位分析调查表"能够比较全面地反映出该职位的工作内容、工作职责、职位任职资格等内容。
2．面谈法
面谈法的设计工作需要形成一个有效和完整的"面谈提纲"，面谈提纲的内容和"职位分析调查表"的内容基本相同。下面列举了一些职位分析面谈时的关键问题，职位分析人员可以根据具体情况，有选择地使用：
1 请问你的姓名、职位名称、职位编号是什么?
2 请问你在哪个部门工作?请问你的部门经理是谁?你的直接上级是谁?
3 请问你主要做哪些职位?可以举一些实例。
4 请你尽可能详细地讲讲你昨天一天的工作内容。
5 请问你对哪些事情有决策权?哪些事情没有决策权?
6 请讲讲你在工作中需要接触到哪些人?
7 请问你需要哪些设备和工具来开展你的职位?其中哪些是常用的?哪些只是偶尔使用?你对目前的设备状况满意吗?
8 请问你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责?可以举些实例。
9 请问你做好这项职位需要什么样的文化水平?需要哪些知识?需要什么样的心理素质?
10 如果对一个大专学历层次的新员工进行培训，你认为需要培训多长时间才能正式上岗?
11 你觉得目前的工作环境如何?是否还需要更好地环境?你希望哪些方面得到改善?
12 你觉得该工作的价值和意义有多大?
13 你认为怎么样才能更好的完成工作?
14 你还有什么要补充的?
15 你确保你回答的内容都是真实的吗?
信息收集阶段
1．问卷调查法步骤
1 事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；
2 为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；
3 向样本员工讲解职位分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项；
4 鼓励样本员工真实客观地填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；
5 职位分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题；
6 样本员工填写完毕后，职位分析人员要认真地进行检查，查看是否有漏填、误填地现象；
7 如果对问卷填写有疑问，职位分析人员应该立即向样本员工进行提问；
8 问卷填写准确无误后，完成信息收集职位，向样本员工致谢。
2．面谈法步骤
1 事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；
2 在无人打扰的环境中进行面谈；
3 向样本员工讲解职位分析的意义，并介绍面谈的大体内容；
4 为了消除样本员工的紧张情绪，职位分析人员可以以轻松地话题开始；
5 鼓励样本员工真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾及；
6 职位分析人员按照面谈提纲的顺序，由浅至深地进行提问；
7 营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言；
8 注意把握面谈的内容，防止样本员工跑题；
9 在不影响样本员工谈话的前提下，进行谈话记录；
10 在面谈结束时，应该让样本员工查看并认可谈话记录；
11 面谈记录确认无误后，完成信息收集职位，向样本员工致谢。
在信息收集完成之后，要形成调研报告：
一部门及你个人做哪些工作?
1．具体开发
2．审查其他开发人员的开发文档
3．安排调研及外出工作
4．召集开部门会议
5．组织技术讨论与学习
6．向行政部申请本部门办公用品
7．系统维护
8．组织整理部门办公环境
9．整顿部门纪律
10．请假审批
11．设备申请预批
12．与部门人员沟通
二部门现行开发作业流程
1．收到要求调研的信息采源：副总经理、市场部
2．准备调研计划包括确定调研时间、地点、调研提纲；第一次调研由市场部进行联系
3．实施调研
4．整理调研报告
5．出需求规格说明书要取得用户签字
6．出概要设计书、详细设计书
如果中标：
7．修改概要设计书、详细设计书
8．编码产生的技术文档有：开发报告、变更报告、开发总结等
9．测试及调试产生的技术文档有：测试报告、软件问题报告等
10．编写验收报告、使用说明书、维护手册
11．组织验收小项目：开发部组织；大项目：开发部、市场部联合组织
12．交工文档；项目总结
13．软件维护由相关开发人员进行
三工作中最难解决的问题
1．文档管理。文档出不齐，给以后开发造成相当大的阻碍
2．上级领导安排的临时任务
3．不必要的维护，浪费时间
4．越权领导
四最容易职责不明的工作
1．光盘管理
2．上网
3．小设备的申请及调换
4．其他部门的幻灯片制作
五建议
1．建议由开发部保管光盘
2．培训只有大批新员工同时到来时进行，个别进人公司的新员工通过具体工作进行培训
3．建议建立细致的技术人员的考核办法，将考核工作量、工作难度，并与工资挂钩
4. 建议由X X X X X部负责公司NT服务器的软件管理，硬件管理及SUN服务器的网络管理
信息分析阶段
信息分析阶段是将各种收集信息方法所收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程。在信息分析阶段最好参照企业以前的职位分析资料和同行业同职位其他企业的相关职位分析的资料，以提高信息分析的可靠性。
在信息分析过程中，还可以请求基层管理者提供帮助，确保没有什么疑点。
信息分析阶段，需要分析以下几方面的内容：
基本信息如职位名称、职位编号、所属部门、职位等级等；
工作活动和工作程序，如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；
工作环境如工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等；
任职资格如年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等；基本素质如学历要求、专长领域、职位经验、接受的培训教育、特殊才能等；
生理素质如体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等；综合素质如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
结果表达阶段
结果表达阶段的主要任务是编写职位描述和职位资格要求。具体的职位如下：
1 职位分析人员编写职位描述和职位资格要求初稿；
2 与样本员工、样本员工上级、企业管理顾问等人员讨论职位描述和职位资格要求的具体内容；
3 确定试行稿；
4 试行期使用无误后，确定为正式文件。

❸ 行政文员需要什么工作经验啊

如果你学过高级文秘,就不会问了.
就是那本非常厚的,橘红色的"文秘"教材.

一、企业行政文秘职业特性与素质要求
◇ 文秘人员的职业价值和作用
→ 案例：通用韦尔奇的秘书岗位的评价
◇ 企业文秘工作的基本特征
◇ 文秘人员的职责与主要工作内容
→ 案例：文秘人员的职位说明书样板
◇ 文秘人员的自我角色定位
◇ 优秀文秘人员的胜任素质
→ 案例：她作茧自缚发展机会毁于一旦
→ 案例：“一字之错”
→ 案例：一口痰“吐掉”一项合作
◇ 文秘的职业发展前景与实现路径
→ 案例：这个文秘是如何晋升为董事长办公室主任的？
二、公文写作与处理实务
→ 案例：一个刚上任的办公室助理的公文遭遇
◇ 公文分类
◇ 公文的结构
◇ 秘书文字支持应达到的要求
→ 案例：资深秘书谈写作基本功养成
◇ 公文写作基本要领
◇ 13种常用公文模版
◇ 常用公函
◇ 请示与报告、批复的写作与范例
◇ SMART原则与SWOT方法
◇ 计划撰写注意事项
三、会务组织与管理
◇ 会务分类－组织思路
◇ 组织阶段：会前准备、会中协助、会后整理
◇ 组织方法
◇ 例会的组织
◇ 大型会议、展会的组织
◇ 如何担任会议主持人
◇ 如何当好会议秘书？
→ 案例：某公司例会展开方式的变迁
◇ 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
→ 案例：大型会议及活动策划案
◇ 如何避免陷于会议忙碌之中？
四、文件资料管理与运用
◇ 文档分类标准
◇ 档案管理的原则
◇ 文档的索引
◇ 电子文档的保管
◇ 名片系统管理
◇ 印章的管理
→ 案例：档案员文件管理酿大错
→ 案例：有“人情味”的印章
◇ 研讨：如何利用档案为公司业务服务？
五、信息档案管理
◇ 信息管理基本流程
◇ 信息的收集整理
◇ 信息的传递
◇ 信息的储存与保密
◇ 保密意识与保密规则
◇ 秘书的基本职业道德
六、人际沟通与工作协调技巧
◇ 沟通对于秘书的意义
◇ 秘书常用沟通方式之比较
◇ 秘书人员的沟通技巧
→ 案例：如何听懂老板的“没有说出来的意思”？
◇ 秘书让领导刮目相看、获得信任？
◇ 如何与你的上司协调而不帮倒忙？
◇ 秘书人员如何与各种上司相处？
◇ 问题：我的上级调走了怎么办？
→ 案例：领导让我难为情，我该怎么办？
→ 案例：如何与同事或下级相处？
→ 案例：有人在你面前抱怨你的领导该怎么办？
◇ 讨论：秘书应当如何发挥自身优势起好协调作用？
七、办公室5S及办公用品管理
◇ 整理、整顿、清扫、清洁、修养
◇ 文件处理流程化
◇ 办公用品申购、领用
◇ 建立固定资产台帐，确定责任人
◇ 维护各类办公设备的正常使用
八、时间管理及工作统筹技巧
◇ 时间管理的误区
◇ 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
√与别人的时间取得协作
◇ 秘书时间管理小窍门
◇ 宾客接待与电话处理
◇ 自我组织管理
◇ 自我情绪控制与压力管理
九、访客接待
◇ 接待客人流程
◇ 接待重要客户的注意事项
◇ 来访电话对策
◇ 案例分析一、二、三
十、如何成为上司得力助手
◇ 优秀秘书的核心竞争力
◇ 知己知彼：分析上司的特点
◇ 如何对待不同类型的上司
◇ 站在下级的位置上思考上级的事
◇ 与上级相处三大注意事项
◇ 上司的行程安排
商务礼仪与职业形象塑造
一、 新世纪个人形象塑造
◇ 着装的TPO原则
◇ 女士着装的要点
◇ 男士着装的规范
二、 基本社交礼仪
◇ 见面介绍的礼仪
◇ 问候的礼仪
◇ 名片的使用
◇ 日常商务活动中的礼仪规范
◇ 与工作有关的文体活动中的礼仪规范
三、 商务宴请礼仪
◇ 中餐礼仪
◇ 西餐礼仪
◇ 日餐与茶道礼仪简介
◇ 自助餐礼仪
◇ 餐饮礼仪禁忌
四、 仪容、仪表礼仪与仪态
◇ 形象的社会心理学基础
◇ 仪容礼仪规范
◇ 化妆的礼仪
◇ 站、坐、行的礼仪规范
◇ 恰当的肢体语言
五、 电话礼仪
◇ 接听电话的四大基本原则
◇ 接听电话的七项注意
◇ 拨打电话的八大要点
六、 办公室礼仪
◇ 创设整洁的办公环境
◇ 适度的音量
◇ 尊重他人的空间
◇ 与异性同事交往

❹ 行政文员面试技巧

行政文员的工作轻松又体面，是很多人追求的工作。今天小编就来说说，行政文员的面试有哪些技巧。下面是小编为大家带来的行政文员面试技巧范文，欢迎阅读。

面试着装和妆容要求

面试着装：

1、套装是办公室行政女职员的必选之物，因为它可以使穿着的人显得干净利落，干练坚决。而男性最好以深色优雅合体的西装为最佳选择。

2、服装的颜色，应以白、黑、褐、海蓝、灰色等基本色为主。而女性搭配一条丝巾，或在套装内穿件亮眼的上衣，既可避免色彩单调带来的沉闷感，又会给人留下干练、充满亲和力与感染力的印象。

3、不影响工作效率的前提下，职业女性可以通过合身的连衣裙，适当地展现女性的气质与风度。

4、为了适应行政族工作的特点，在面料的选择上应当尽量选用那些不易起皱的丝、棉、麻以及水洗丝等面料，从而保持衣服形态的整洁。

办公室文员面试妆容：

化妆

1、面试适宜清爽自然、轻松明快的淡妆，显得人有亲和力！切忌浓妆艳抹。

2、发型要中规中矩，如果是长头发最好束起来，如果散开一定要干净，最好不要烫发。

3、不宜擦拭过多的香水。指甲一定要保持整洁。

饰品：

1、结婚戒指、订婚戒指总是合适的。小巧的耳环可接受。项链手镯戴时需要配合套装。

2、面试时，与服饰搭配的公文包显得非常雅致。

面试前应该做好的准备

思路清晰，语意明确

文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在面试时特别要注意说话的内容，说话的语气以及所表达出的诚意。若求职者说话颠三倒四，语意不清，容易让人觉得无法担当大任或是语言虽然动听，但华而不实，缺乏诚意，都不是成功的表达。

在回答问题时要辩证分析，多维答题。回答问题不要陷入绝对的肯定或否定，应多正反两面考虑。很多面试的侧重点不在于答是与非，而在于分析说理让人信服的程度。因此要做到多角度思考，具体事情具体分析。

注重礼仪，举止端庄

文职人员的形象和礼仪往往代表公司的形象，所以这一点必须要在面试中予以充分注重，应该注意办公室面试礼仪。要做到仪表大方，举止得体。衣着前卫、浓妆艳抹，尤其男生戴戒指，留头发等标新立异的穿着与装饰不太合适，与文职人员的身份不符，给招聘人员的印象也不太好。

面试者入座后，尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。

一般来说，衣着打扮应求端庄大方，可以稍事修饰。男生把头发吹得整齐一点，皮鞋擦干净一些，女生可以化个淡雅的职业妆。总之，要给招聘人员大方、干练感。

有亲和力，善于沟通

文职岗位要求面试者有很好的.亲和力，能与其他人进行充分的沟通，这就要求面试者要保持良好的心态来面对招聘人员。关键要做到八个字——顺其自然，不卑不亢。只有这样才能给招聘人员留下好印象，使其相信你有能力在将来进入公司后与同事和谐相处。

树立两种心态

面试的目的是合作而不是竞争

招聘人员对考生的态度一般是比较友好的，他的目的是把优秀的人才遴选进自己的公司，增强公司的竞争力而不是为与考生一比高低而来，所以考生在心理上不要定位谁强谁弱的问题，那不是面试的目的。

面试中两者的地位是平等的，面试者是求职而不是乞职

面试者是在通过竞争，谋求职业，而不是向招聘人员乞求工作，成功的关键在于自己的才能和临场发挥的情况。

行政文员面试问题及回答技巧

1、文员的基本素质是什么？日常用语有哪些？

答：我认为行政文员的基本素质是踏实肯干，灵活机动，细致周全，积极上进。日常用语有：

见面时：“您好！见到您很高兴！”“您有什么事需要我帮忙吗？您是初次来这里吗？路上辛苦了。”

分别时：“再会！明日再见”“祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候”等。“请对我们的工作提出宝贵意见”“请您稍等，我马上帮您去办。”

2、如何对档案进行分类？标准是什么？

档案分类常用的有以下三种，在现实中可根据实际情况结合运用。

年度分类法：根据形成和处理文件的年度进行分类

组织机构分类法：根据内部组织机构进行分类

问题分类法：按照文件所反映的问题进行分类

3、文员的具体工作是什么？

行政文员的具体工作包括接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作等几个方面。

4、在工作中如何处理与上下级的关系？

这属于行政文员工作中的协调部分的内容。

对上级：行政文员在工作中要维护领导成员的威信和形象，尊敬领导，积极配合领导工作；维护领导层内部的团结，请示或汇报工作，应严格按领导成员职责分工进行，不越级请示，不利于团结的话、闲话、气话不说。

对下级：可个人之间谈心交流；以平等身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见，征求对方的看法，共同寻求解决问题的最佳办法；以建议的态度、谦逊的语言将自己的意见转告给对方，以达到协调的目的。

5、谈一谈你的个人工作体会。

在我从事行政文员工作过程中，感觉到了行政文员这一职位在公司运转过程起着衔接与协调重要作用。作为一名行政文员，要热爱本职工作，兢兢业业，要有不怕苦不怕累的精神，也要有甘当无名英雄的气概。办事要公道，忠于职守并在工作中努力掌握各项技能。

❺ 行政文员需要具备哪些素质

1、思想素质,具有良好的个人品德，荣誉感和奉献精神强，事业心强，有较高的自我成功期待，思辨能力强。企业行政管理工作大都是重复性、繁琐性工作，只有具有良好的个人品德，较高的自我成功期待和奉献精神，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，才能提高整个企业行政管理的质量和水平，从而提高整个企业的综合水平和素质。 2、心理素质,勇于创新，富有远见，意志坚定，灵活应变，包容性强，成就欲强，镇静自若，条理性好，乐观进取。企业行政管理结构，可能因为企业状况的变化，要相应的改变行政管理人员的工作范围，而且企业行政管理工作也常遇到一些突变的情况，所以，只有具有良好的应变能力才能较好的控制企业的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都会安排布置需要从事的工作，这就要求行政管理人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。
3、身体素质,身体健康，精力充沛。行政管理人员要服务于领导群众，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间与精力服务领导，服务群众。 4、能力素质,沟通协调能力强，善于识人用人，公关社交能力极强，富于创造性思考、策划和研究能力，发现问题和处理危机的能力强，擅长授权和人际关系管理，具有一定的决策能力。企业行政管理作为综合部门，是为企业全局工作服务的，要站在全局的角度去想大事，议大事，做到“五事务考虑”，大事主动考虑、要事提前考虑、急事全权考虑、全局的事统筹考虑、领导们想到的事尽量替他考虑。行政管理人员要善于和敢于实事求是地分析问题，做“实干家”。 在企业中一些关系尚未理顺的情况下，各部门之间在工作中难免会出现一些摩擦和互相扯皮的问题。这些矛盾如何协调，关系怎样理顺，如果我们按照领导的意图，把这方面的工作做好了，就能减少各部门之间的摩擦和内耗，疏通中便阻塞，有利于各项部署和决策的贯彻落实。这就要求行政管理人员，顾大局、识整体，实事求是，秉公办事，积极主动地做好协调工作。
5、知识素质、专业要求 ,丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识。作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”，这就要求行政管理人员要具有专业知识，并了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识，在在全面、大量的情况基础上，经过去伪存真、去粗取精，由此及彼、由表及里的比较、分析、加工、综合，找出带有规律性、普遍性的问题。对各公司、各部门报来的情况，既不能简单罗列，搞加减式的归纳，又不能脱离实际地任意拨高，设计“空中楼阁”。要通过行政管理这个“综合加工厂”，为领导决策提供高层次、高质量的“实用产品”，为各部门提供准确及时的情报信息资料。

❻ 行政文员面试技巧和注意事项

1、面试者应有一个正确的心态

面试者必须以良好的心态面对主考官，做到文质彬彬、不骄不躁。文职类人员要有亲和力，能与他人进行良好的沟通，所以在面试中应避免情绪波动，走向两个极端：一是盲目自卑，怕回答错了被人笑话，于是畏首畏尾，不敢畅快地表达观点;另一种则是盲目自信，不把考官放在眼里，觉得对方不如自己。求职者应树立正确的心态：面试的目的通过竞争谋求职业，不是向主考官乞求工作;而考官的目的遴选优秀人才，增强公司竞争力。求职者和考官不存在对立关系，因此最好的表示是平视对方、有理有节，让对方相信，进入公司后有能力与同事和谐相处。

2、面试者应注意自己的面试礼仪

文职人员的形象是公司的窗口，面试时要做到仪表大方、举止得体。衣着前卫、浓装艳抹会给考官留下不佳的印象，男性留长头发等标新立异的装扮更应坚决避免。入座后，尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，这容易给主考官不成熟、不庄重的感觉。

3、面试者应有一定的语言表达能力

文职岗位需要很强的语言表达能力，面试时要特别注意说话的内容、语气及所表现出的诚意。说话颠三倒四、语意不清，会让人觉得无法担当大任;话语虽然动听，但华而不实、缺乏诚意，也会让人产生不信任感。一般来说，考官测评的重点不在于求职者答案的正确与否，而在于论证是否能令人信服。因此，回答问题时，不要进行简单的肯定或否定，要辨证分析，从正反两面回答。

4、面试者要保持清晰的思路

考官提出问题以后，不必急于回答，略作思索再开口。即便考官所提的问题与你事前准备的题目十分相似，也不要在对方话音刚落的时候立即答题，否则考官会觉得你没有用心答题，只是背事先准备好的答案。

❼ 人力资源管理中工作岗位分析具体包括哪几个部分

一、岗位分析
工作岗位分析，指对某项工作进行完整的描述或说明，以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息，而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。岗位分析主要从以下八个要素着手进行分析，即(7W1H)：
Who：谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。
What：雇员要完成的工作任务当中，哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于脑力劳动的范畴。
Whom：为谁做，即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户，也可以是企业内部的员工，包括与从事该工作有直接关系的人：直接上级、下级、同事和客户等。
Why：为什么做，即工作对该岗位工作者的意义所在。
When：工作任务要求在什么时间完成。
Where：工作的地点、环境等。
What qualifications：从事这项工作的雇员应该具备的资质条件。
How：如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。
二、岗位分析的方法
岗位分析的方法有很多种，此处重点介绍几种常用的岗位分析方法。
1.问卷调查法
问卷调查法就是根据岗位分析的目的、内容等，事先设计一套岗位调查问卷，由被调查者填写，再将问卷加以汇总，从中找出有代表性的回答，形成对岗位分析的描述信息。问卷调查的关键是问卷设计。问卷有开放型和封闭型两种形式。开放型：由被调查人根据问题自由回答。封闭型：调查人事先设计好答案选项，由被调查人选择确认。
问卷调查法的具体实施步骤是：
(1)问卷设计。设计问卷时要做到：
① 提问要准确;
② 问卷表格要精练;
③ 语言通俗易懂，问题不可晦涩难懂;
④ 问卷表前面要有指导语;
⑤ 激发被调查人兴趣的问题放在前面，问题排列要有逻辑。
(2)问卷发放。进行岗位分析问卷发放时，应该先集合各部门各级主管进行说明，说明内容有岗位
分析目的、岗位分析问卷填答方法，并清楚告知此次活动的进行不会影响到员工权益，确定各主管皆明白
如何进行后，由主管辅导下属进行岗位分析问卷的填答。
(3)填答说明与解释。虽然在岗位分析问卷填答前有过详细的说明，也进行了问题解答，但是还可能
有许多问题产生，因此，在此期间必须注意各部室的填写状况，并予以协助。
(4)问卷回收及整理。对于回收的问卷，首先必须检查是否填写完整，并仔细查看是否有不清楚、
重叠或冲突之处，若有，便由岗位分析与人力资源主管进行讨论，以确认资料收集的正确性。
如果事先已请填写者将内容转换成it/" target="_blank" class="infotextkey">计算机档案，则岗位分析员只需以原档案进行修改即可，不需再花
费许多时间将问卷内容转换成it/" target="_blank" class="infotextkey">计算机文书文件，且只要资料确认无误，即可完成职务说明书的撰写。
2.访谈法
访谈法是访谈人员就某一岗位与访谈对象，按事先拟订好的访谈提纲进行交流和讨论。访谈对象包括：
该职位的任职者;对工作较为熟悉的直接主管人员;与该职位工作联系比较密切的工作人员;任职者的下
属。为了保证访谈效果，一般要事先设计访谈提纲，事先交给访谈者准备。访谈法分为个体访谈和群体访
谈。
进行访谈时应注意以下原则：
(1)明确面谈的意义。
(2)建立融洽的气氛。
(3)准备完整的问题表格。
(4)要求按工作重要性程度排列。
(5)面谈结果让任职者及其上司审阅修订。
3.观察法
观察法就是岗位分析人员在不影响被观察人员正常工作的条件下，通过观察将有关工作的内容、方法、
程序、设备、工作环境等信息记录下来，最后将取得的信息归纳整理为适合使用的结果的过程。利用观察
法进行岗位分析时，应根据岗位分析的目的利用现有的条件，确定观察的内容、观察的时间、观察的位置、
观察所需的记录单等，做到省时高效。观察法又分为：
(1)直接观察法。工作分_____析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周期很短的职位。如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，职位分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。
(2)阶段观察法。有些工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。比如行政文员，他需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。职位分析人员就必须在年终时再对该职位筹备企业总结表彰大会的工作过程进行观察。
(3)工作表演法。对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，职位分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。
应用观察法的要求：
① 注意所观察的工作应具有代表性。
② 观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意。在适当的时候，工作分析人员应该以适当的方式将自己介绍给员工。
③ 观察前应确定观察计划，计划工作中应含有观察提纲、观察内容、观察时刻、观察位置等。
④ 观察时思考的问题应结构简单，并反映工作内容，避免机械记录。采用观察法进行岗位分析的结果比较客观、准确，但需要岗位分析人员具备较高的素质。它适用于外部特征较明显的岗位工作，如生产线上工人的工作、会计人员的工作等。不适合长时间的心理素质的分析。不适合工作循环周期很长的工作和脑力劳动的工作，偶然、突发性工作也不易观察，且不能获得有关任职者要求的信息。
4.关键事件法
关键事件法要求岗位工作人员或其他有关人员描述能反映其绩效好坏的“关键事件”，即对岗位工作任务造成显着影响的事件，将其归纳分类，对岗位工作有一个全面的了解。关键事件的描述包括：导致该事件发生的背景、原因;员工有效或多余的行为;关键行为的后果;员工控制上述后果的能______力。采用关键事件法进行岗位分析时，应注意三个问题：一是调查期限不宜过短;二是关键事件的数量应足够说明问题，事件数目不能太少;三是正反两方面的事件都要兼顾，不得偏颇。关键事件法的主要优点是研究的焦点集中在职务行为上，因为行为是可观察的、可测量的。同时，通过这种职务分析可以确定行为的任何可能的利益和作用。关键事件法的主要缺点：一是费时，需要花大量的时间去搜集那些关键事件，并加以概括和分类;二是利用关键事件法，对中等绩效的员工就难以涉及，因而全面的职务分析工作就难以完成。该方法适用于同一职位员工较多，或者职位工作内容过于繁杂的工作。
5.参与法
参与法是指岗位分析人员直接参与某一岗位的工作，从而细致、全面地体验、了解和分析岗位特征及岗位要求的方法。与其他方法相比，参与法的优势是可获得岗位要求的第一手真实、可靠的数据资料。获得的信息更加准确。当然参与法也有缺点，由于分析人员本身的知识与技术的局限性，其运用范围有限，只适用于较为简单的工作岗位分析。
6.工作日志法
工作日志法是让员工以工作日记或工作笔记的形式记录日常工作活动而获得有关岗位工作信息资料的方法。
其优点是：如果记录很详细，那么经常会提示一些其他方法无法获得或者观察不到的细节。工作日志法最大的问题是工作日志内容的真实性。该方法适用于高水平、复杂工作的分析。
7.交叉反馈法
交叉反馈法，即由工作分析专家与从事被分析岗位的骨干人员或其主管人员交谈、沟通，按企业经营需要，确定工作岗位;然后由这些主管人员或骨干人员根据设立的岗位按预先设计的格式，草拟工作规范初稿;再由工作分析专家与草拟者和其他有关人员一起讨论，并在此基础上起草出二稿;最后由分管领导审阅定稿。访谈对象最好是从事该项工作的关键人员或比所需要了解岗位高一个层次的岗位工作人员，这样反映问题比较全面、客观。该方法的优点是：工作规范描述准确，可执行性强;工作关系图、工作流程的描述相对清晰;能够较好地与实际工作相吻合。不足之处是：所需花费时间较多，反馈周期较长，工作任务量大。这种方法适合于发展变化较快，或职位职责还未定型的企业。由于企业没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的职位状态。

❽ 职位分析的方法

一、 观察法
观察法是指职位分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职位分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。
由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。
1．直接观察法
职位分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周期很短的职位。如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，职位分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。
2．阶段观察法
有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。比如行政文员，他需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。职位分析人员就必须在年终时再对该职位进行观察。有时由于间阶段跨度太长，职位分析工作无法拖延很长时间，这时采用工作表演法更为合适。
3．工作表演法
对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，职位分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。
二、 问卷调查法
职位分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。问卷法比观察法更便于统计和分析。要注意的是，调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。
国外的组织行为专家和人力资源管理专家研究出了多种科学的，也很庞大的问卷调查方法。其中比较着名的有：
1．职位分析调查问卷PAQ
职位分析调查问卷是美国普渡大学Pure University的研究员麦考米克等人研究出一套数量化的工作说明法。虽然它的格式已定，但仍可用之分析许多不同类型的职位。PAQ有194个问题，计分为六个部分：资料投入、用脑过程、工作产出、人际关系、工作范围、其他工作特征。
2．阀值特质分析方法TTA
劳普兹Lopez等人在1981年设计了阈值特质分析TTA问卷。特质取向的研究角度是试图确定那些能够预测个体工作成绩出色的个性特点。TTA方法的依据是：具有某种人格特性的个体，如果职位绩效优于不具有该种特制者，并且特质的差异能够通过标准化的心理测验反映出来，那么就可以确定该特质为完成这一工作所需的个体特质之一。
3．职业分析问卷OAQ
美国控制数据经营咨询企业在1985年设计了职业分析问卷，职位进行定量的描述。OAQ是一个包括各种职业的任务、责任、知识技能、能力以及其他个性特点的多项选择问卷。例如，在OAQ中，软件职位被规划分为19种责任、310个任务和105个个性特点。
然而，我们的企业中小企业很难利用这些研究成果来进行间卷调查。我们可以根据企业的实际情况，来自制职位分析问卷，这样效果可能会更好些
三、 面谈法
也称采访法，它是通过职位分析人员与员工面对面的谈话来收集职位信息资料的方法。在面谈之前，职位分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。面谈法对职位分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求。职位分析人员要能够控制住谈话的局面，既要防止谈话跑题，又要使谈话对象能够无所顾及的侃侃而谈。职位分析人员要及时准确的做好谈话记录，并且避免使谈话对象对记录产生顾及。面谈法适合于脑力职位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。
麦考米克于1979年提出了面谈法的一些标准，它们是：
1．所提问题要和职位分析的目的有关；
2．职位分析人员语言表达要清楚、含义准确；
3．所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄；
4．所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围；
5．所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满，或涉及被谈话人的隐私。
四、其他方法
1．参与法
也称职位实践法。顾名思义，就是职位分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角色，体会其中的工作信息。参与法适用于专业性不是很强的职位。参与法与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确。要注意的是，职位分析人员需要真正地参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。
2．典型事件法
如果员工太多，或者职位工作内容过于繁杂，应该挑具有代表性的员工和典型的时间进行观察，从而提高职位分析的效率。
3．工作日志法
是由员工本人自行进行的一种职位分析方法。事先应该由职位分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时地填写职位内容，从而收集工作信息。需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性问题。
4．材料分析法
如果职位分析人员手头由大量的职位分析资料，比如类似的企业已经做过相应的职位分析，比较适合采用本办法。这种办法最适合于新创办的企业。
5．专家讨论法
专家讨论法是指请一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论，来进行职位分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快，或职位职责还未定型的企业。由于企业没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的职位状态。
上述这些职位分析方法既可单独使用，也可结合使用。由于每个方法都有自身的优点和缺点，所以每个企业应该根据本企业的具体情况进行选择。最终的目的是一致的：为了得到尽可能的详尽、真实的职位信息。

❾ 行政文员的的岗位职责

行政文员岗位职责 一、 负责做好计算机打字、复印等行政工作。 二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登 记，名片印制等工作。 三、 负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。 五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。 七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。 八、 完成各项勤杂、采购工作。 九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 十、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。 十一、 完成行政部经理临时交办的其他任务。 行政文员工作职责 1.协助主管对人员的招聘。（按招聘流程） 2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。 3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。 4.全厂人员档案的建立与管制。（电脑化） 5.对试用人员之试工与考核调查。 6.负责全厂人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理） 7.全厂奖惩手续之办理。 8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。（厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理） 9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。（每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等） 10.月底对相关报表的整理并交于财务。 11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。 12.对全厂钥匙之管理。 13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。 14.职员工劳动合同／暂住证及各类保险之办理。 15.完成主管临时交付的任务。 文员： 办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月报表的邮寄及打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 行政主管随时掌握各部门各方面的工作动态、进展情况，做到上传下达、下情上达， 随时协调解决工作中存在的问题，在商场起着承上启下的作用。 人事行政主管工作职责 1、负责人事行政工作的政党开展、动作； 2、负责人事招聘计划和安排及督导人事文员对入职、在职及离职人员的管理； 3、主导，组织人事行政及厂务其它规定的制定与修改； 4、负责对违纪违夫及工厂突发事件的处理； 5、负责厂务后勤在需要时的对外联系和沟通以及接待工作； 6、评估计划对后勤保障系统设备的改善和管理； 7、对人事，行政及厂务工作的监督，跟进和向上反馈信息； 8、对部门各项需求早春请的审核、评估和协助处理。 怎样做好一名行政人事部经理？ 行政部作为公司的一个核心部门，她肩负整个公司的管理重任。她运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程。那么下面我就谈一谈怎样才能做好一名行政人事部经理（办公室主任）。 一、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，加强对外联络，拓展公关业务，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订，负责公司车辆的管理。 二、人力资源管理与开发 1、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。 2、招聘使用： 提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人、事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。 3、工作报酬： 制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。 4、培训开发： 现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。 提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。 5、人员考核： 主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。 三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。 运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。 四、负责总务管理 没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度；，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。 五、安全保卫 加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。 六、强调企业精神，创建公司的企业文化 企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。 七、塑造企业形象 1、企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。 2、企业环境形象 因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。 3、企业员工形象 制定《员工日常行为规范》，因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。 总而言之，行政部工作的最终目标就是确保公司的正常运作及生产，稳步，正常的进行，为企业创造经济效益。