1. 说明在公务文书写作中的运用
说明在公务文书写作中的运用
公务文书作为处理公务的工具，具有传达方针政策，指导、布置和商洽工作，报告、通报和交流情况等功用，其文体功能决定了其表达方式应以说明为主。本文试对说明这一表达方式在公务文书写作中的运用作简要分析。
一、说明对象
按照说明对象来划分，说明有事物说明和事理说明两种。事物说明是对某一具体事物的形体特征、性质、功能等进行介绍，在文学作品和科普说明中运用得较多，如《核舟记》《中国石拱桥》《看云识天气》等。事理说明旨在解释事物本身的道理或内部规律，这种说明多适用于抽象事物。公务文书中的说明主要是事理说明，比如对发文目的、依据的阐释，命令类公文中有关办法、措施等的说明，通报类公文中的情况介绍，法规性文书中的条款项等，其说明内容以事实、情况或者事理为主。
二、说明语言
公务文书的作用是上传下达，使阅读者知晓情况、贯彻落实文件精神。这就要求公务文书中的说明须准确、清楚地传达发文者的意图。因此，公务文书的说明为平实说明，即客观地说明对象，不描写、不夸张，目的就是说明事实、情况、道理或是性质，给阅读者以理性认识。如《××市预防职务犯罪工作条例》第三条：
“本条例所称职务犯罪，是指国家工作人员的贪腐贿赂犯罪，国家机关工作人员的渎职犯罪、利用职权实施的侵犯公民人身权利和民主权利的犯罪，以及利用职权实施的其他犯罪。”
这段文字对职务犯罪作出定义，语言严谨朴实，没有运用特殊语言技巧和修饰，不会产生歧义或是误解。与平实说明相对的生动说明则常常用形象的手法来说明事物，使说明对象具生动性和形象性。这种说明常常运用修辞、描写等手法，强调语言的生动活泼和审美感受，如贾祖璋在《南州六月荔枝丹》中对荔枝成熟时形态的表述：“成熟的荔枝，大多数是深红色或紫色。生在树头，从远处当然看不清它壳面的构造，只有红色映入眼帘，因而把它比做‘绛囊’、‘红星’、‘珊瑚珠’，都很逼真。”这种风格的说明，在公务文书中较少出现。
三、说明顺序
说明是按照一定的顺序对说明对象进行条理化的表述。说明顺序主要有时间顺序、空间顺序和逻辑顺序等几种。公务文书中的说明顺序主要是逻辑顺序，即按照事物、事悉厅理的内在逻辑关系，或由个别到一般，或由具体到抽象，或由主要到次要，或由现象到本质，或由原因到结果等一一介绍说明。如《××市制定地方性法规条例》，整个条例共分为六章五十八条，为典型的“章断条连”模式。六个章节分别从总则、法规制定程序、地方性法规解释等方面，按照由总到分、由主要到次要的逻辑顺序，对地方性法规的制定者、制定程序等作出规定。这种逻辑顺序不仅贯穿全篇，而且在各个部分中也有所体现。如第一章“总则”中：
第一条为了规范市人民代表大会及其常务委员会制定地方性法规的活动，完善立法程序，提高立法质量，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级政府组织法》《中华人民共和国立法法》的规定，结合本市实际情况，制定本条例。
第二条本条例适用于本市地方性法规的制定、修改、废止及其相关活动。
第三条市人民代表大会及其常务委员会依照宪法、法律规定的权限制定地方性法规。
规定本市特别重大事项的`地方性法规，应当由市人民代表大会通过。
在市人民代表大会闭会期间，常务委员会可以对市人民代表大会制定的地方性法规进行部分补充和修改，但是不得同该法规的基本原则相抵触。
市人民代表大会有权改变或者撤销市人民代表大会常务委员会制定的不适当的地方性法规。
第四条制定地方性法规应当遵循立法法规定的基本原则，符合本市的具体情备陆慧况和实际需要，不同宪法、法律、行政法规相抵触。[1]
第一条说明制定条例的目的、依据，第二条说明条例的适用范围，第三、四条分别说明市人民代表大会和市人民代表大会常务委员会的立法权限。其说明顺序由总到分，由一般到个别，层次清晰，逻辑严谨，表达有序。
四、说明方法
公务文书写作中的说明方法主要有以下四种。
1.定义说明法
定义说明法就是揭示事物特有属性的逻辑方法，即下定义。公务文书中的定义说明法常见于法规、规章类文书中的概念说明，或是对仿答专业术语的阐释。如《党政机关公文处理工作条例》第三条：
“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”
这一条就属于对法定概念的阐释，让阅读者明确“党政机关公文”的含义、功能与作用。又如《中华人民共和国海洋环境保护法》第九十五条第(一)款：
“海洋环境污染损害，是指直接或间接地把物质或者能量引入海洋环境，产生损害海洋生物资源、危害人体健康、妨害渔业和海上其他合法活动、损害海水使用素质和减损环境质量等有害影响。”
第九十五条第(五)款：
“渔业水域，是指鱼虾类的产卵场、索饵场、越冬场、洄游通道和鱼虾贝藻类的养殖场。”
对于非专业人士而言，“海洋环境污染损害”和“渔业水域”是两个十分陌生的概念。此处对这两个概念进行详尽的解释，可使阅读者明白哪些活动属于海洋环境污染损害，哪些海域属于渔业水域，在贯彻法规时才能做到清楚明了，不会因概念不清而出现错误。
2.分类说明法
分类说明法就是根据事物的共同点和不同点进行归类，形成具有一定从属关系的系统。在公务文书写作中使用分类说明法，既可向阅读者介绍说明对象的基本属性，又可帮助阅读者区分不同类别之间的差异，掌握各自的特性，还能使行文层次分明，富有逻辑性和条理性。比如《国务院关于职工探亲待遇的规定》中对职工探亲假期作出了如下分类：
第三条职工探亲假期：
(一)职工探望配偶，每年给予一方探亲假一次，假期为30天。
(二)未婚职工探望父母，原则上每年给假一次，假期为20天，如果因为工作需要，本单位当年不能给予假期，或者职工自愿两年探亲一次，可以两年给假一次，假期为45天。
(三)已婚职工探望父母，每4年给假一次，假期为20天。
上述条例将职工探亲假期按照职工的婚姻状况和被探望对象的不同分为三类，并对每一类探亲假期的频次和期限作出具体规定。这样清楚有序的分类说明，便于职工“对号入座”，能有效保证职工探亲活动的有序开展，维护职工的权益。
3.比较说明法
比较说明法就是将有联系的事物进行比较，辨别异同，可分为横比说明和纵比说明。横比说明是将可以作比的不同事物进行比较，说明不同事物的性质特点。纵比说明是将同一事物不同时期的情况进行比较，说明某种问题。[2]比较说明法在公务文书，如情况类通报、工作类报告、工作总结以及专项工作规划等之中运用较为广泛。如《国家统计局关于2014年粮食产量的公告》中：
“全国粮食播种面积112738.3千公顷(169107.4万亩)，比2013年增加782.7千公顷(1174.1万亩)，增长0.7%。其中谷物播种面积94622.8千公顷(141934.1万亩)，比2013年增加854.1千公顷(1281.2万亩)，增长0.9%。”
运用比较说明法，可以使阅读者清楚地看到说明对象的变化发展情况，进而对其所反映出的本质有更加深刻的了解。
4.数字说明法
数字说明法就是运用数据对事物进行说明和阐释。数字说明法常见于情况与事故类通报、工作报告、计划、总结等公务文书。数据的使用，能够让阅读者获得关于说明对象的具体印象，使说明内容显得更加确凿可信。比如《国家统计局关于2014年粮食产量的公告》中关于调查样本的一段说明：
目前粮食产量抽样调查在848个国家调查县中开展，农作物播种面积调查抽取8930个村民小组、48万农户，稻谷、小麦、玉米等主要粮食作物的单位面积产量调查抽取8930个村民小组、7万多地块，由国家统计局各基层调查队调查人员和辅助调查员开展现场调查。
上述材料中的几组数据使阅读者对调查样本的数量和范围有直观的了解。其取样范围之广、数量之大能使阅读者更加确信调查结果的科学性、公正性和准确性。
五、注意事项
说明作为公务文书写作中最常用的表达方式，在使用时需要注意以下几个方面：
1.逻辑清晰、层次分明
写作公务文书时要注意段落之间的逻辑和顺序，注意说明对象之间的外在关系与内部联系，不能在逻辑顺序上发生错误。比如计划类文书的说明顺序一般为先说明背景或者依据，然后提出总的目的或要求，过渡后转入具体任务、措施、步骤等，宜分条进行阐述。
2.态度科学、实事求是
对对象进行说明时一定要尊重客观事实，尤其数据的使用，必须精准无误，能够客观实际地体现出说明对象的本质，不得主观臆断或是凭空捏造。
3.主次分明、详略得当
在运用说明的表达方式时，要根据不同文书和具体情况分清主次，把握重点，做到详略得当。比如，在总结类公务文书中，对某一阶段的经验体会，包括具体的做法、事例、数据等，要进行详细说明，对今后的设想和工作方向则要略写;反之，在计划类公务文书中，对制定计划的依据要略写，对计划的主体，即未来的工作方向——做什么、怎么做、何时完成等，则要详尽说明。
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