Ⅰ 如何找到属于自己的时间管理方法
学一点时间管理，提高一下效率，这是现在很多职场人的想法。
其实大多数的时间管理方法都是基于大众的，要先满足于大多数的应运，然后针对一些特殊情况再来进行加强。所以，在掌握时间管理的基础方法上，再结合自己的实际情况，打造属于自己的时间管理方法才是最有效的。
要打造适合自己的，前提先要经过记录，统计和改善三个步骤。
记录要将自己的时间管理好，找到适合自己的方法，先要明确自己每天的时间分配情况是什么样的，所以需要先来记录一下自己的时间使用情况。
从你起床就开始记录，可以随身带一个小本子，或者用手机APP来进行记录（推荐用aTimeLogger），几点到几点，做了什么事情，具体是几点开始的，几点结束的，不管用了多长时间，都记录下来。
建议记录至少要记一周，这样才能真实地反映你的情况，只记一天看不出什么来。不要嫌麻烦，只有有了数据，知道了问题所在，才能有针对性地来改进。
统计统计分为了两步，先把你这一周所有做的事先按类型来分一下，看看哪些是属于工作的，哪些是属于生活的，哪些是属于娱乐的，哪些是属于学习的。分类不需要太细，大体分一下即可。
分完后再来统计一下，看看你这一周真正花在工作上的时间有多少，花在娱乐上的时间又有多少。这个过程主要是先来了解自己时间的真实情况。
经常有人说自己的每天都被工作所占用了，工作时间肯定会很多，但统计下来就会发现自己真正用在工作上的时间并不多，每天甚至都不到8小时，大部分的时间都用在了娱乐休闲上。
接着再来按时间类型来统计下。
看看哪些是属于常态化的时间，就是你每天都要做的事要用多少时间，像每天吃饭睡觉，上下班路上等，这些每天都要做，那每天要花多少时间呢，来统计下。
再来看一下属于碎片化的时间有多少，等待午餐，路上排队等这些时间有多少。
再来看一下属于高效时间的又有多少，这个是指你注意力高度集中的时间，不管是工作还是学习中，看下每天能有多少。
剩下的就属于在做事情，但效率并不是很高的时间了。
改善记录统计完成了，然后才能有针对性地来提出一些改进方法，也就是接下来自己时间管理需要加强的地方，即适合自己的时间管理方法。
统计完后发现自己娱乐休闲的时间比较多，那下一步就是减少这部分的时间，多一些工作时间，并把工作时间集中在上班时间段，这样可以减少加班。
统计完后发现自己的高效时间比较少，一天就一个小时，其它时间注意力都不够集中，那下一步要做的就是先来提高自己的注意力，把高效时间给扩大一下，减少一些做事但效率不高的时间，这样自己的效率也能提高一些。
统计完后发现零碎时间比较多，那下一步可以先利用好自己的零碎时间，在等待中就来做一些事，这样也可以完成更多的事，时间也能利用好。
总之就是找到自己时间管理上的缺陷，再来有针对性地来进行改进。这样的时间管理方法才能解决自己的问题，才是最适合自己的。
如何通过该时间管理来聚焦目标？
对于具体的目标跟踪管理，我喜欢两个工具：Grow模型+GTD时间管理法。G：goal，目标；R：Reality，现实；O：option，可选择的方案；W：will，行动的意愿和动力。Grow其实概括了我们做一件事的流程，从澄清目标，到了解现实，到思考所有可能的方案，以及最后的执行方案。Grow会帮我们梳理出执行目标所需要做的一系列事件，而这些事件如何有机的统筹、安排，则需要GTD时间管理法。GTD，来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，中国的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》，GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
1.收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜统统罗列出来，收集的关键在于记录下所有的工作，帮助大脑梳理，同时把一切赶出大脑，降低大脑的负担；
2.整理：将事情罗列出来后，就需要定期或不定期地进行整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。
3.组织：这是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织，确立具体明确的行动计划。
4.回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。5.行动：根据时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。
Ⅱ 时间都去哪儿了用Excel统计一天24小时
有时候会被问到一句话：“你每天都在干什么？”因为现在算是我的假期，如果现在要我回答，我可能会说：“我每天都在看书啊，偶尔打打游戏……”接着可能被问到：“哦，那你看了什么书？大概讲了什么内容？有什么收获？”然后，我貌似也一时半会讲不出个具体的所以然了。
在日常生活中，其实我们对时间的感知是主观而感性的，并且因为天生具有自我防卫与自我形象维护的心理倾向，我们对于正面时间利用的评估往往高于实际，对于负面时间利用的评估又往往低于实际。简而言之就是，我们感觉自己每天把大部分的时间都花在正事上，可事实却是我们每天都有大把大把的时间被用于消遣和浪费。
最近一段时间正是这样，由于主要的事情已经忙完了，现在我每天都有大量时间可以自由支配，会有想过利用这段时间做点有用的事，比如看些书什么的。可一段日子过后，我发现自己看书的进度和成果都低于预期，于是不禁怀疑自己每天到底在做什么事？分别用了多少时间？有多少时间用于创造价值？又有多少时间没有得到妥善利用？
基于这一连串问题，我最近尝试使用Excel记录我一天24小时所有活动的耗时情况，并通过分析图表和数据合理评估我当前的时间利用状况，找出其中需要改善的问题。
接下来对具体方法和步骤进行阐述，主要涉及3个环节：统计一天耗时情况、绘制每日统计图、统计长期耗时情况。
为了记录一天中每件事的耗时情况，梁尺我构建了一张包含6个项目（列）的表格。
1.1起止时间
事项的开始和结束时间，每一个事项首尾相接，因此一个事项的结束时间也是下一个事项的开始时间。由于要记录一整天的用时情况，所以第一个事项的开始时间为0:00，最后一个事项当天的结束时间也是0:00（24:00）。扒渣渗采用24小时制进行记录，直接按照 “时：分” 的格式输入每一个时点，Excel会将其自动显示为相应的时间格式。
1.2 事项
每一个时段从事的具体活动，不同时段可能会有相同的活动，这里暂时不用考虑去重，按照具体时段记录相应事项即可。
1.3 耗时(h)
计算每一个事项所消耗的时间，在Excel中将起止时间字段下的后一个时间减去前一个时间即可得到对应事项的耗时。由于相减的两个数都是时间格式，因此相减得到的耗时也是以时间格式展现，即“时：分”。
1.4 耗时(m)
前面一个耗时是时间格式，实际上是以小时为基础进行统计，但我个人比较喜欢用分钟作为计量单位，因此在这里还会有个单位转换的处理，具体方法是用耗时(h)字段下的时间 先后乘上 24 和60 （乘上24是将“时：分”格式转化为小时单位，乘上60是将小时单位转化为分钟单位）。最后一定要记得把耗时(m)这一列的单元春脊格格式改成 “常规” ，否则无法正常显示多少分钟。
1.5 事项合并
不同时段可能会从事相同的活动，在进行耗时统计的过程需要将相同的事项及耗时汇总。可直接将全部事项复制粘贴到“事项合并”列，并使用数据选项卡下的 “删除重复项” 功能进行去重处理，注意要选择 “以当前选定区域排序” ，这样就不会对其他列造成影响。
1.6 耗时合并
对重复事项进行合并后，需要对相应的耗时也进行合并。这里采用 SUMIF 函数 ，具体函数形式为 SUMIF(range, criteria,
sum_range)，即 SUMIF( 条件区域，条件，求和数据区域) ，这里的条件区域便是“事项”列下的各个具体事项，条件是“事项合并”列下已经去重的事项，求和数据区域则是“耗时(m)”列下的各事项耗时（注意此处的条件区域和求和数据区域的单元格需要绝对引用，这样就能拖动复制所有耗时合并公式）。通过该处理，便能对不同时段相同事项的耗时求和汇总。
记录完一天的耗时后，可以稍作验算，即对其进行求和，如果最终结果为1440分钟（即24小时），则说明该天的记录是没有遗漏或偏误的。
选中 “事项合并” 与 “耗时合并” 两列，在Excel中插入饼图，得到以下图示。借助饼图，可以非常直观而清晰地反映一天下来 各项事务耗费的时间及其占比 。比如我4月11号睡觉花了475分钟（折合7小时55分钟），占一天24小时的33%；打王者荣耀（一款手游）和看B站、看电影三个娱乐事项的总耗时为325分钟（折合5小时25分钟），占比23%；而我当天用于看书的总时长为291分钟（折合4小时51分钟），占比20%。所以我在4月11日耗时最多的三类活动分别是睡觉、娱乐、阅读，三者总耗时占比已接近8成。
另外，也制作各时段事项耗时的堆叠条形图，选中 “事项” 和 “耗时 (h) ” 两列，在Excel中插入条形图（应该还需要切换一下行列，这个自己容易操作），得到下面的图形。通过堆叠条形图可以清楚看到每个事项具体是在哪一时段进行，条形长度反映了事项的耗时长短，也在一定程度上体现了对 时间的集中化利用程度 ；显然，条形越长，说明有越多的时间被集中起来做同一件事，因此时间的集中化利用率也是更高的。
除了统计一天中做了什么事、分别耗时多少，也有必要从一个更长的时间跨度监测一些重要事项的耗时变动。比如，监测一段时间内每天的休闲娱乐耗时和学习耗时，对比两组耗时，看自己这段时间内是学习花的时间多，还是休闲娱乐花的时间多；以及两者的耗时又怎样的波动趋势，如果学习耗时持续走低，而休闲娱乐耗时一路走高，那么就值得警惕了。
为此，需要另外制作一张表格，如下图，每一列都是一个事项（包括汇总事项），每一行的数据则分别代表每一天在每个事项上所消耗的时间。
这里需要使用一个三层嵌套的函数公式，分别是IF函数、ISERROR函数和VLOOKUP函数。从里往外讲：
VLOOKUP 是一种查询函数，具体形式为 VLOOKUP( 查询值，查询数表，列索引号，匹配类型) ，如下图例，查询值选中“看《长尾理论》”，查询数表选中4月11日当天的“事项合并”与“耗时合并”两列（绝对引用），因为“耗时合并”在查询数表的第二列，因此列索引号为2，匹配类型为“精确匹配”，该项不填、填0、填“FALSE”都可以。
ISERROR 是一种判断函数，用于检查一个值是否错误，返回逻辑值TRUE或FALSE。之所以要是用该函数，是因为在 上一步使用 VLOOKUP 函数查询的过程中，如果在查询数表类找不到相应的查询值，会返回错误信息，而错误信息在Excel 中是无法用于计算的 ；但实际上如果找不到该事项，说明当天并未从事该事项，因此也没有耗时，应该将其记为0。所以，需要在这里判断VLOOKUP函数是否返回错误值，进而继续后面的判断。
IF 是一种常用的条件函数，用法无需多说，这里使用IF函数的作用就在于， 上一步如果由 ISERROR 函数判断为错误值，则返回0 ，如果没有错误，则返回VLOOKUP 函数应该返回的值。
表格中有几列数据是用红色标记的，代表汇总项、例如，看《长尾理论》、看《未来简史》、看《演讲与口才》，本质上都是看书，因此将每行的这三项相加，构成“看书”这一耗时汇总项。
最后，选中需要进行绘图比对的各列数据，在Excel中插入折线图，并添加趋势线及其表达式。由于我比较关注最近这些日子的睡眠、阅读和游戏的时间，因此我选择“看书”“睡觉(总)”和“打王者荣耀”三列数据进行绘图统计，结果如下：
可以看到，每天睡觉的时长相对稳定，呈小幅下降趋势；每天打王者荣耀的时间大体围绕一个稳定值波动，有非常轻微的下降趋势；每天看书的则处于波动上升状态，并且最近两天的看书时长已经超过了打王者荣耀的时间。从上述分析中可以得出一个比较积极的结论，我这段时期对时间的利用方式在进行优化，每天做正事（看书）的时间在增多，偷懒（睡觉）和娱乐（打王者荣耀）的时间在减少，尽管还存在比较大的波动，但趋势是向好的，需要再接再厉。
还是最初的那个问题：“你每天都在干什么？”我觉得时间管理的最终目的就是为了让自己清楚地知道自己每天都做了哪些事，并且在此基础上能够学会合理规划时间。因此解答“每天都在干什么”这个问题，实际上非常重要。切莫用自以为是的主观感知来评价时间的利用情况，人的意识总是欺骗自己，缺少客观事实和实际成果，谁都不能为你花大部分时间做正事的声明提供佐证。这也是我为什么会想出上面的方法来统计日常耗时，算是一种客观评价与审视。
不过还有一点需要说明，我个人认为本文所阐述的方法有其适用和不适用的场景。对于节假日，尤其是长假，该方法可以为我们了解自己日常的利用时间状况、规划假日作息计划提供一定帮助。但是，在平时忙碌的学习和工作中，可能并不那么需要将每一个事项的耗时统计得这么清楚，一方面是因为没有那么多闲工夫，另一方面是因为学习和工作本身就比较饱和，已经能够保障有较多的时间是花在正事上。当然这个得看自己需求，清楚地掌握自己每天时间的利用情况，这总是件好事。