後勤資料工作常用的綜合分類方法

1. 辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些

1.存放有序，固定位置

在辦公室內，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內，貼上標簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內的相應位置。

2.要刪的文件暫時先留著

在桌面建一個「臨時文件夾」，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)後集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時做好PlanB

列出已有物品的清單，存於某個地方(如備忘錄)。

4.將經常使用的文件夾放到桌面

在桌面創建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對每一電子文件進行詳細命名，之後按照自己的分類習慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時備份，備份途徑為雲備份或移動硬碟備份。

7.在名片上寫清詳細信息

在名片背後(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息，如認識日期、接觸場所、對方特徵、介紹人等。

8.手機號碼備注要詳細

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱後註明「XX總」，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方註明日期和主題

給每個記錄註明時間和主題，查找時就多了兩個關鍵變數。

12.所有的信息註明來源

為每條從外部獲取的信息註明來源。

13.勤於找出問題、總結經驗

提前15分鍾到約定的地點，聯系好招商，提前熟悉目標樓盤，准備好自己稍後要陳述的資料，然後等待客戶的到來。

14.記下經常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

打電話時一定要確認好：對方負責人的姓名/商談的內容時間地點/出席的人員名單/商談需要准備的資料，對方的聯系方式。

特別重要的會議一定要之後發一封郵件再次確認。

16.准備2個筆記本

只要兩個筆記本，一本做重要任務制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本製作索引

在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記後，在筆記頂部寫下結論。

20.利用「5W2H」整理重點內容

做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什麼事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)-地點(WHERE)?用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的「PDCA」記下來

按照Plan (計劃) →Do (執行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結，找提升方法。

2. 資料整理的整理分類

社會研究所搜集的資料一般可分為數據資料和文字資料。前者是通過結構化的調查問卷及訪問表格得來的，它涉及大量調查對象，對此可進行統計分組和匯總；後者多為無結構的觀察、訪談材料和文獻資料，一般是少數典型或個案的材料。這兩類資料的整理過程大致相同，但整理方法不同。 在社會調查研究中，定性資料基本上都是文字資料，因此一般也把文字資料整理稱作定性資料整理。由於文字資料在來源上存在差異，所以其整理方法也略不同。但是通常情況下可劃分為審查、分類和匯編三個基本步驟。以於文字資料的審查，主要解決其真實性、准確性和適用性問題。對於文字資料的分類，就是將資料分門別類，使得繁雜的資料條理化、系統化，為找出規律性的聯系提供依據。分類的方法有兩種，即前分類和後分類。對於文字資料的匯編，主要是指根據調查研究的實際要求，對分類完成之後的資料進行匯總、編輯，使之成為能反映調查對象客觀情況的系統、完整的材料。
對於通過觀察、訪問和文獻搜集得來的文字材料的整理，步驟如下：①對資料的真實性、可靠性進行檢查、核對，如觀察記錄是否帶有個人偏見、被訪者是否如實反映情況、文獻來源是否可靠等等。②從原始材料中摘取與研究目的有關的主要內容，對資料進行簡化。這兩步也稱為「去偽存真、去粗取精」。③按主題、人物或時間對資料進行分類整理、建立資料檔案。其作用一是便於查找，二是便於作進一步的定性分析，如類型比較分析或時間序列分析。還可以將文字材料的內容轉換為數據形式，進行定量化的內容分析。
資料整理是從調查階段過渡到研究階段、由感性認識上升到理性認識的重要環節；也是提高調查研究的信度與效度的重要步驟，直接關繫到資料分析和研究結論的可信性與准確性。因此，科學地、合理地整理資料對於社會學研究來說具有重要的意義和作用。 數據資料是調查研究中心定量分析的依據，因此數據資料的整理也叫定量資料的整理。在資料的整理階段，為了便於得出正確的調查結論，需要對數據資料作進一步的處理，其一般程序包括數字資料檢驗、分組、匯總和製作統計表或統計圖幾個階段。檢驗，主要是對數字資料的完整性和正確性進行檢驗，以確保更加准確的研究結果。分組就是把調查的數據按照一定的標志劃分為不同的組成部分。匯總就是根據調查研究目的把分組後的數據匯集到有關表格中，並進行計算和加總，集中、系統地反映調查對象總體的數量特徵。數據的匯總可分為手工匯總和機械匯總。經過了匯總的數字資料，一般要通過表格或圖形表現出來，最常見的方式就是統計表和統計圖。
為保證調查研究的質量，在將整理過的資料實際用於分析研究之前，仍有必要對它們進行最後的檢驗。
數據資料的整理大體可分為以下幾步：
①對原始資料進行認真、細致的檢查。從邏輯上檢查資料的准確性和完整性；從內容上檢查是否有遺漏、筆誤或邏輯錯誤，若發現問題應及時採取必要的補救措施。
②選擇合適的分組標志，對原始資料科學地進行分類分組。這步工作很重要，分類分組不合理、不科學，將不能正確反映被研究現象的本質特徵。標志可分為數量標志和屬性標志。凡用數量界限將總體各部分區別開來的標志稱為數量標志，如按年齡大小分為若干組。凡按屬性類別不同，將總體各部分區別開來的標志稱為屬性標志，如按性別不同分為男、女兩類。選擇分組標志的原則是：從研究目的出發;從反映現象本質的需要出發;根據研究對象的特點而定。分組標志還應滿足窮盡性和互斥性的要求。
③統計匯總。把數據資料按一定的格式分門別類地匯集起來。匯總的方法主要有：手工匯總和計算機匯總。手工匯總可採用:a.劃記法。按已確定的標志繪制匯總表,將同類型的標志值用點線符號記入表中再進行統計。b.卡片登錄法。用特製的登錄卡片進行分組匯總。這種方法的准確程度較高，但工作量較大。手工匯總一般要自己編制統計圖表。統計圖有圓形圖、直方圖、曲線圖等多種形式。統計表可分為簡單表、分組表和復合表。統計圖表能以直觀、清晰、簡化的形式將匯總的數據資料表現出來。
計算機匯總的步驟是：編碼、登錄、輸入和程序編制。編碼的主要任務是用不同的數字元號標記調查內容的不同類別，編碼可在調查前或調查後進行。登錄是將編好碼的調查資料過錄到資料卡片或登錄表上，以便輸入到計算機中儲存起來。輸入的主要方式有打孔卡輸入和鍵盤輸入，前者現已很少採用。被輸入的所有數據資料稱為資料庫。以後只要編制（或調用）一定的統計程序給計算機發出指令，計算機就可以用統計表的格式輸出所需要的匯總資料。

3. 資料歸類及處理方法

在地下水功能評價過程中，涉及不同類型的資料，針對不同的資料採取不同的處理方法，以保證評價結果的客觀真實性。

（一）資料分類

按資料存儲介質的表現形式和數據空間分布特徵，分別存在不同的資料或數據類型。

1.按資料存儲介質形式分類

按資料存儲介質的表現形式，分為「紙質圖件」、「電子數據」和「原始數值」三類資料。

（1）紙質圖件資料

紙質圖件資料是指以紙張作為存儲介質的各類圖形資料，包括地下水方面的、生態環境方面的和地質環境方面的。這類資料的處理過程比較復雜，精度較低，但是區域分布特徵及代表性較好。

（2）電子圖件數據

電子圖件數據是指以磁碟、光碟或硬碟為存儲介質的各類圖形資料。在這里主要是指在某一工作環境下，所使用的地理信息系統軟體可以識別以及可以進行各項數據處理的電子圖件。這類資料的處理過程比較簡單，精度取決於原成果，是地下水功能評價所需要的一種較理想的基礎資料儲存形式。

（3）原始數值數據

原始數值數據是指以X、Y作為橫縱坐標表示空間位置，並且在該位置具有反映某一物理意義的數值所構成的數據，如表5-14所示。

表5-14 原始數值示意資料

2.按數據空間分布特徵分類

按數據空間分布特徵，分為連續漸變型數值數據（即規律性數據，記作CR類）、斑塊狀數值數據（即非規律性，記作NR類）和非數值數據（記作NF類）。

（1）CR類數據

CR類數據是指其物理量在空間分布上具有一定的規律性、連續或漸變的指標，如地下水資源、地下水位埋深、淺層地下水變差和給水度等類受水文地質條件自然因素控制的數據。這類數據適宜兩點間插值，數值描述精細化。

（2）NR類數據

NR類數據是指在空間分布上具有跳躍性或是呈斑塊狀分布的指標，一個區塊只有一個均值，相鄰分區的數據之間無規律可循，如地下水開采強度、泉流量和植被覆蓋率的這類數據。這類數據難以進行兩點間插值。

（3）NF類數據

NF類數據是指無法用數值具體表達、只能用相對等級描述的指標，或定性數據。如地下水質量，以Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，Ⅳ和Ⅴ級相對表示它的狀況。

（二）資料處理方法

不同類型的資料，處理方法彼此之間存在差異。地下水功能評價中其基礎資料處理，全部以MapGIS作為工作平台，具體處理方法如下。

1.紙質圖件數字化

紙質圖件這類資料必須首先進行數字化。數字化是將已收集的資料（紙質圖件）轉換成可以在MapGIS直接讀取可視化文件。

紙質圖件數字化的第一步是通過掃描儀或數字化儀將紙質圖件掃描為xxx.tiff格式圖像文件，然後在MapGIS的輸入編輯子系統下進行矢量化，形成xxx.wl線文件。獲得xxx.wl線文件後，將線文件與剖分單元文件進行誤差校正，由此獲取xxx.wl線文件造區形成的xxx區文件。

在MapGIS的編輯子系統下，形成區文件的步驟如下。

1）自動減斷線：選擇其他菜單的自動剪斷線項，剪斷相交線。

2）拓撲查錯：選擇其他菜單的拓撲錯誤檢查項，進行線拓撲錯誤檢查。如果有錯誤，則出現拓撲錯誤信息對話框（圖5-5）；如果線與線拓撲關系正確，則沒有拓撲錯誤信息對話框出現。

圖5-5 拓撲錯誤信息對話框

3）修改錯誤：用滑鼠右鍵點擊錯誤類型，出現修改錯誤方法的復選框，然後採用相應的方法進行改錯。

4）線轉弧段：經過反復多次拓撲查錯和修正，直至不再出現拓撲錯誤信息對話框之後，用滑鼠左鍵點擊其他菜單的線轉弧段項，出現保存區文件對話框，將弧段保存。

5）造區：將上述產生的弧段裝入編輯子系統，選擇其他菜單的拓撲重建項，完成造區。

6）後續工作，參考電子數據處理方法。

2.原始數值數據處理

對於原始數值數據的處理，首先在Excel下經過編輯，去除欄位名稱後，另存文件為xxx.TXT格式文件，存儲的內容包括點屬性及對應的地理坐標。然後，用MapGIS軟體的DTM分析子系統的Grd菜單的離散數據網格化項，進行數據離散網格化，生成xxx.Grd格式文件。在xxx.Grd格式文件基礎上，用Grd 菜單的平面等值線繪制項，形成xxx.wp，xxx.wl，xxx.wt格式文件。

下面以地下水位數據處理為例，介紹用Grd菜單的平面等值線繪制項形成xxx.wp，xxx.wl，xxx.wt格式文件的具體處理過程及方法。

在圖5-6的第三步離散數據網格化中，第一復選框數據列ID所列參數含義，分別為X表示橫軸坐標數據列，Y表示縱軸坐標數據列，Z表示要繪制地下水位等值線的有關數據。第二復選框網格參數設置中所列參數，一般不作修改。這里的網格化方法是指插值方法，輸出網格文件是指網格離散化後的保存文件，其做法與其他軟體文件保存方法相同。

圖5-6中的最後一步，設置等值線參數、等值線定層各參數，過程如下。

圖5-6 MapGIS平面等值線繪制流程圖

（1）裝設置

使用滑鼠左鍵點擊「裝設置」項，出現打開文件對話框，裝入設置文件。設置文件是指圈定地下水功能評價研究區的邊界線和表示各地下水位埋深區間的顏色文件。生成設置文件的方法是將已做好的邊界線單獨存為xxx.WL格式的邊界線文件，在Windows窗口下滑鼠右鍵單擊「邊界線」，選擇重命名，將其文件格式改為xxx.VEL。

（2）等值層值

使用滑鼠左鍵單擊「等值層值」項，出現等值線層設定對話框（圖5-7），起始Z值為地下水位埋深的最小值，終止Z值為地下水位埋深的最大值，它們為離散後的數據，不是實測值，一般不需要重新設定。步長增量為地下水位埋深等值線的間隔值。上述各項設定確定無誤後，用滑鼠左鍵點擊「更新當前分段」，然後再點擊「確定」，完成各項的設置後，返回設置等值線參數對話框。點擊「確定」，形成地下水位埋深點、線和區的文件，分別保存。

圖5-7 等值線層設定對話框

3.CR類數據處理

該類數據或以分區的方式存在，或以等值線的方式存在，或以點數據的方式存在。以分區方式存在的數據（紙質圖件）需要轉化為MapGIS下的儲存文件，轉化的方法在前面已經有介紹。電子文件數據，暫時原樣保存，待後面數據提取時再做處理。以等值線方式存在的數據，如地下水水位等值線、含水層底板埋深等值線等，需要轉化為MapGIS下的面文件儲存，為以後數據提取做准備。

在線文件轉化為面文件過程中，MapGIS環境下在拉下文件菜單時裝入線文件，驗證面文件是否適合。如果沒有成果圖件，只有原始的點數據，需要整理出數據及對應的地理坐標，然後用MapGIS的DTM分析功能中Grd模型的離散數據網格化選項對數據進行離散插值，再用繪制等值線選項形成等值線文件。保存成果文件時，等值分區的面文件需要保存。

該類數據的等值線間隔，有的可能很大。例如地下水位埋深等值線間隔為10m，這樣的資料，在對區文件賦予地下水位埋深屬性值及其與剖分單元文件進行空間分析後，提取的剖分單元數據的精度比較低。解決「精度低」的辦法，是結合當地水文地質條件適當加密等值線，減小等值線間距。例如若地下水位埋深等值線的間隔為50～40m，40～30m，30～20m，20～10m，尚不能滿足評價要求，可將數據區間細化為5m或2.5m或更小的等值線間隔。例如在1～10m，10～20m兩個范圍段，細劃為1～2m，2～3m，3～5m……依次類推。

等值線間距的細化，要求必須遵循地下水運動規律和地下水動力流場分布規律。等值線細化後，形成新的等值線區文件，具體操作流程如下。

在MapGIS的輸入編輯子系統下，對原地下水位埋深等值線圖通過插入新的等值線，形成新的等值線文件。然後，用此線文件造區，形成地下水埋深等值線的區文件。在獲得區文件基礎上，選擇區編輯菜單的修改屬性項，出現「編輯屬性結構」對話框（圖5-8）。添加新的區屬性為地下水埋深之後，單擊「OK」，完成屬性結構添加，返回輸入編輯子系統窗口。選擇區編輯菜單的修改屬性項的「修改區屬性」，賦予相應的地下水水位埋深的具體數據。

圖5-8 編輯屬性結構對話框

4.NR類數據處理

由於NR類數據是不連續、呈斑塊狀分布的，一個區塊只有一個值。例如在滹沱河流域研究中，收集的降水量和開采量數據都是以縣區為單位。對於此類數據，在完成圖件數字化和各項輸入編輯後，不需要進行其他處理，應直接對區文件進行區屬性結構編輯和賦予相應的屬性值。NR類數據屬性的賦予過程，與CR類數據屬性的方法相同。

5.NF類數據處理

NF類數據是定性的資料，主要是通過相對等級（如Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，Ⅳ和Ⅴ級）表徵其空間變化狀況，所以這類數據的屬性賦值，是直接編輯區屬性結構和賦予相應「等級值」作為評價的基礎數據。屬性賦值一般有兩種情況：一種情況是不用細化，在數字化和各項輸入編輯完成以後，直接編輯區屬性結構和賦予相應等級的評分值（例如地下水質量等級）；另一種情況按水文地質條件、水化學場和水動力分布特徵進行細化以後，用新的地下水質量邊界線文件形成新的地下水質量分區圖，然後編輯區屬性結構和賦予評分值。

4. 就一般的企業而言,如何進行檔案的分類

就一般的企業而言,如何進行檔案的分類
檔案的整理工作就是將零散的和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。
檔案的整理是企業檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統的結構和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯系的若干內部環節( 要素) 組成的有機系統；另一方面，就特定的檔案管理企業而論，整理工作的項目則因具體環境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目錄的編制。
一、區分全宗
企業檔案全宗是特定的企業在進行生產經營及其他各項活動的歷史過程中形成、積累下來的，是由各種原始記錄所構成的、不可分割的有機體系，其成分包括特定企業的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個企業的檔案能否構成全宗，主要應研究它在行政上、財務上和組織人力資源上是否具有一定的獨立性。即要具備以下條件：
( 1) 該組織可以獨立行使職權並能以自己的名義單獨對外行文。
( 2) 該組織是一個預算會議機構或獨立的經濟核算機構，自己可以編制預算或財務計劃。
( 3) 該組織設有管理人力資源的機構或人員，並有一定的人力資源任免權。
有的立檔機構並不完全具備這三個條件，其中最基本的是第一個條件，所以，具體區分檔案全宗，應以此為核心，從實際出發，具體問題具體分析，靈活地、辯證地運用其構成條件。
判定檔案具體屬於哪個全宗，關鍵在於確定檔案的形成者——立檔機構，即形成檔案全宗的企業或個人。需明確的概念是，一個全宗的成分，包括該立檔機構的各種形式和各種來源的檔案。對檔案的形成者必須准確理解，不能把檔案形成者等同於文件作者。為此，首先要掌握全宗構成中的文件的基本類型。全宗構成不外乎內部文件、發文( 存本、原稿) 和收文三種類型的文件，應主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機構的內部文件和發文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機構的收文，其實際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實際接受者，也就確定了其所屬全宗。
二、全宗內檔案的分類
對一個企業來說，企業檔案分類是指根據企業檔案的內容、性質、形成規律及相互聯系，遵循統一的原則和要求，採用科學、適用的方法，對企業檔案進行分門別類，從而使企業的全部檔案成為一個條理化的、具有一定從屬關系和平行關系的庫藏系統。分類是企業檔案整理工作的核心內容，是管理企業檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類( 文件的歸類) 和案卷排列等具體內容。
具體來說，企業檔案的分類方法主要包括分類標準的選擇、分類標準的組合與分類層次的確定等內容。
1. 企業檔案分類標準的選擇
分類標准有時被直接稱為「分類方法」 。由於企業檔案類型復雜，所以其分類標准也有很多。
( 1) 職能分類標准，即按檔案內容所反映的管理職能分工來劃分企業檔案的類目。它是企業檔案分類原則的重要內容，所以各類企業在檔案分類中，均將職能分類標准應用於一級類目的設置。
( 2) 問題分類標准，即按檔案內容所反映的問題性質來劃分企業檔案的類目。它有助於企業檔案的科學管理和企業檔案信息資源的開發利用。
( 3) 組織機構分類標准，即企業內部設置的組織機構來劃分企業檔案的類目。它可以客觀地反映企業內部各個機構的工作活動的歷史面貌，保持企業中同一內部機構形成的檔案材料的完整。
( 4) 年度分類標准，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業檔案的類目。它能夠反映企業有關管理工作的發展變化情況，便於掌握，簡便易行。
( 5) 型號分類標准，即按產品或設備的種類與型號劃分企業的產品檔案或設備檔案的類目。它可以將同一型號的產品或設備的檔案材料集中，反映一個型號的產品或設備的全貌及其內部的結構隸屬關系，便於按型號成套地利用有關檔案。
( 6) 課題分類標准，即按獨立的研究課題來劃分企業的科研檔案的類目。它可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便於按課題查找利用有關檔案。
( 7) 工程項目分類標准，即按獨立的基建工程來劃分企業的基建檔案的類目。它可以反映一個工程項目的全貌，便於按工程項目查找和利用有關檔案。
( 8) 專業性質分類標准，即按檔案內容所涉及和反映的專業性質來劃分企業檔案的類目。它便於企業從專業性質的角度查找、利用有關檔案。
( 9) 檔案形式分類標准，即按檔案文件的外形、名稱及製作載體等來劃分企業檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。
2. 企業檔案分類標準的組合
當企業檔案的分類有兩個或兩個以上的層次時，就要採用分類標准組合的方法進行檔案分類，但這些分類標準的運用是有先後次序的。當一個分類標准得到最先採用時，那麼企業的檔案材料必然會優先按照這個標准加以集中。所以，企業檔案分類標準的組合，實際上是要解決按什麼分類標准集中企業的檔案材料，形成怎樣的企業檔案分類體系，為企業檔案提供何種檢索途徑的問題。
企業檔案分類標准組合的具體方法如下：
( 1) 企業檔案一級類目設置方法。一級類目是企業檔案分類的第一個層次。《工業企業檔案分類試行規則》規定，工業企業檔案的分類，設置九個一級類目：行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、領導員工檔案類。但這不是絕對的，企業可以根據實際情況進行一些調整。如一些特大型企業或是生產程序特殊的工業企業，如冶金企業，可以根據各自檔案構成的特殊性，適當增設有關的一級類目；而一些規模較小的企業，可以根據企業的工作性質、工作內容以及檔案數量，減少或合並有關的一級類目；對於一些非生產性的企業，如商業企業、金融企業等，也可以根據各自的特殊情況，增設有關的一級類目。
( 2) 企業檔案二級及二級以下類目設置方法。企業檔案二級及二級以下類目的設置，同一級類目一樣要依據企業管理職能的分工。
3. 企業檔案分類層次的確定
企業檔案分類層次的確定要根據企業性質、檔案種類與數量等多種因素來具體確定，沒有一個絕對模式。
( 1) 不同性質企業的檔案分類層次的確定方法。規模較小的企業，因管理單純，工作內容不復雜，形成檔案數量少，所以分類時，可根據企業的實際需要，適當簡化分類層次，必要時可以只設置一級。相反規模大的企業，檔案的分類層次一般為三級甚至四級。
( 2) 同一企業的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質與任務以及檔案的數量與規模決定的。如商業企業中，其經營管理檔案體現著這類企業的基本職能，其工作復雜，檔案數量多，所以，可能需要劃分三級或三級以上，而它的設備檔案僅是企業的輔助職能，所以，只劃兩級就夠用了。
三、編立保管單位( 立卷)
案卷是按照一定的主題、內部特徵和外部特徵編立的，是具有密切聯系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數量統計和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位。現行企業的文件立卷工作在文書部門和業務部門進行，但檔案部門應該對立卷工作予以協助和指導。
四、案卷排列
指根據一定的方法，確定每類案卷的前後次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯系。其排列方法有多種：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的聯系排列。
( 2) 按照案卷內容所反映的一定問題排列。
( 3) 按照案卷所屬起止日期( 時間) 來排列。
( 4) 按文件的作者、收發文的單位以及文件內容所涉及的地區排列。
( 5) 人事檔案或監察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。
前兩種方法是最常用的，也是比較好的方法。上述方法，可以單獨使用，但實際上往往是幾種方法結合使用。其中，第一、二、四種，往往又都結合重要程度使用。一個全宗內各類案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一個類內的案卷的排列，在一個層次上只能用一種方法，以下再依次結合其他方法排列，而不能同時平列運用幾種方法排列案卷。對於具有不同類型和保管期限的檔案的全宗，在案卷排列中應予以區分。
五、編制案卷目錄
案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分並按一定次序編排的一覽表。
設置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制，一個全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編制的綜合目錄；以全宗內各種門類為單位編制的分冊目錄。
分冊目錄按其門類的特徵，其編制方法又可分為以下幾種：
( 1) 以全宗檔案分類的類別為單位編制。
( 2) 按保管期限編制。
( 3) 按保管期限結合分類方案編制。這種方法又可分為兩種形式：按全宗內案卷的不同保管期限，各編制一本或幾本案卷目錄；按全宗內擋案分類的類別，各編制一本或幾本案卷目錄。
( 4) 按檔案的機密程度分別編制。
一般，案卷目錄的冊數和案卷號碼的位數不宜過多，以將案卷數控制在千位以內為宜。

5. 後勤管理檔案如何歸類

咨詢記錄 · 回答於2021-08-05

6. 工作中有沒有什麼好的文件分類和整理方法

作者：何嘉文
鏈接：https://www.hu.com/question/34633472/answer/59495002
來源：知乎
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1) MECE Mutually Exclusive, Collective Exhausted 原則進行文件分級與分類。
首先，你需要對你的文件進行分級與分類。分類與分級的原則，這里推薦大麥提出的經典的MECE原則，也就是mutually exclusive, collective exhausted，相互獨立，完全窮盡原則。簡而言之就是你需要不重復也不遺漏的把你的所有文件放到不同的文件夾里。
以我個人為例，在文件分類的最高層級，我把我的文件類型分成1）工作 2）生活 3）學習
對於工作這個子文件夾，我又按照我日常的工作內容分成了以下幾個模塊：參考資料，財務預測，內部控制，財務分析，流程優化，其他。
對於生活這個子文件夾，我將其分成了：1）個人基本資料，裡面用來放比如個人一些關鍵信息，比如個稅的申報，證件照，身份證掃描等等；2） 旅行，用來放我的攻略以及旅行照片 3）隨筆，用來放我一些在知乎的答案以及個人專欄的文章 4）報銷，用來放我出差報銷的一些憑證。
對於學習這個文件夾，我按照我最想要掌握的幾類知識分成了以下幾類，1) MS Office 2) 軟技能 其中有一些關於溝通、談判、情商的書籍； 3）專業技能，其中涉及一些CPA以及關於財務分析的書籍 4） 課外知識，其中又會按照不同的行業和知識領域進行劃分，總結一些自己課外的讀書筆記。
總而言之，你需要仔細思考如何分解你的文件，才是最有效的方式。
2）對於處於比較低級別的子文件夾，可以按照」重要性原則「/」時間序列原則「/"資料來源「進行分類。
時間序列分類：有助於對歷史的文件進行查找和比對。比如如上提到的對於「財務預測」這個子文件夾，我會按照不同的財政年，FY1314, FY1415，每個財政年又會按照不同的月份進行分類。
重要性原則：工作中總有一些事情是那種繁瑣的小事，可以把這些小事統統打包在「其他」這個文件夾里。
資料來源分類：工作中不可避免的需要從其他同事那裡按固定的頻率拿一些參考資料或數據，也可以按照資料來源對文件夾進行分類，比如 from boss, from HR, from Marketing等等。
3）成立兩個特別文件夾，」待辦事項「 與 」重要參考「。
」待辦事項「 工作中最頭疼的莫過於如何開啟多任務模式，處理各種待辦事項，因此你需要一個」待辦事項「文件夾，而對於這個文件夾的分類，推薦使用《要事第一》中提到的方法，將你的待辦事項分成 橫坐標為important, not important,縱坐標為 urgent, not urgent的四種組合。記得每個月對待辦事項這個文件夾做一次更新，把已完成事件放入其應當歸類的文件夾
」重要參考「 ，工作中總有一些資料、經驗或者數據是要時常用到的，可以開設一個文件夾專門存放此類文件，在需要它的時候能夠第一時間找到他們。

7. 如何分類、整理資料

對擁有的資料進行分類、整理不僅可以讓我們的生活更加有序，還可以讓我們增加對生活的掌控感。在進行分類和整理的時候，可以遵循以下幾個原則：

1、常用、不常用原則

我們之所以要整理資料，就是為了清除地知道自己擁有哪些資料，同時在用到的時候可以方便取用。

所以在分類的時候，我們要根據常用和不常用的原則進行劃分，把那些常用的資料放在隨手可以拿到的地方。

如果是電子資料，一定要記得做好備份工作，尤其是對於重要的資料，更要養成定期備份的習慣，防止資料的損失。

8. 對資料進行分類的方法有兩種是什麼

對資料進行分類的方法有兩種:即前分類和後分類。
1、可以使大量繁雜的材料條理化、系統化；
2、可以發現和掌握事物發展的普遍規律；
3、為人們認識具體事物提供向導。

9. 資料分類,歸類的方法

像圖書館的書一樣編號，整理出目錄 追問： 能不能細致的說一下？因為有些合同，有些付款，有些報價單持續有效日期都是不同的，所以分類起來很麻煩 回答： 不了解你資料的詳細情況，不好詳細回答哦~ 你那些資料是歸檔的還是需要經常查閱的呢？ 資料有沒有放在特定的地方以便查閱？ 我想，能不能就按類別跟時間分的呢？ 給你舉個這樣的例子吧，看看能不能為你帶來些想法。 例如，像我們管人員的，員工每個人都會有個獨立的檔案袋。 1.檔案袋需要按部門、人員編號，統一存放在一個櫃子里，櫃子里又會按部門分層分格，這些資料非必要一般是不動的。 2.檔案袋裡的資料可以掃描進電腦，在電腦里也以個人為單位建立文件夾，這樣在電腦上就能快速調出需要的資料。 3.最後，是用EXCEL做個信息庫，第一列是跟檔案袋對應的編號，第二列是員工姓名，其他列是員工的基本信息等。運用EXCEL可以實現信息管理的很多功能的，有時甚至能媲美信息管理系統。 總的來說，或者你應該建立個檔案的管理系統，隨著資料的越來越多，單靠人去整理資料是不夠的了。 你的情況可能跟我們不一樣，不知道上面的例子能不能讓你有些想法~~呵呵 追問： 主要就是有些時候要用到的時候要查閱,可是又很難找.就是這樣子很麻煩...還有就是有些工作沒有完成的.但是還是得把他暫時的擱置在一邊...比較麻煩.. 總之.謝謝你了.!!