公文材料收集方法有哪些

⑴ 公文寫作材料的收集與積累方法

准確充分的材料是公文中提出解決問題措施 的依據，是形成觀點的基礎。缺少充足的材料，公文的觀點將失去支柱;缺少可靠的材料， 公文的約束力將大為降低。古人說：“兵馬未到，糧草先行”，材料就是“糧草”，公文寫作要認真做好材料的收集與積累工作，以免在接到寫作任務後措手不及， 影響公文質量。

收集材料，就是把黨和國家有關的方針政策和辜實情況從工作活動和文件資料中提取出來，為形成與表現觀點、主張作準備。收集材料是公文寫作的一個起點，影響著整個公文 寫作的速度和質量： 公文寫作是機關工作活動的一個重要環節，不熟悉政策，不了解情況，就不具備起草公 文的資格：起草的公文者，包括修改公文者，最起碼的一個條件就是他必須是了解情況的 人。機關幹部都會有這樣的體驗，新分配到機關單位的大學畢業生，不管學歷如何，他們往 往不能馬上擔負起公文寫作的任務，有時即便動筆寫作也往往抓不住問題的實質和核心。

這並不是他們不具備公文常識和文字表達能力，而是因為不了解情況，還沒有材料的基本 儲備。就是在機關工作多年的同志也是如此，無論其筆頭上的功夫有多強，如果對機關或 單位的現狀與歷史、政策與措施、局部和全局還缺乏“真知灼見”，即沒有掌握公務活動的專 業和技術，就難以完成公文寫作的任務，特別是很難勝任那些重要公文的寫作任務。 但這是不是說只要在—個單位工作的時間長了，就自然而然地佔有了公文寫作的材料 呢?實際的情況並非這樣簡單，因為材料本身是一個內容龐雜的集合體，來源廣泛，形式 也多種多樣。有穩定不變的，也有流動多變的;有直接的，也有間接的;有表象與本質一致 容易提取的，也有表象復雜而不易提取的，等等。如果不加以留心，不刻意去做這個工作， 材料就可能是過眼煙雲，不能真正地佔有它。

這就需要有—個合理的材料收集方略。這個方略說起來很簡單，就是要做好日常積 累，佔有兩手(第—手和第二手)材料，並隨時加以整理。這里，我們用“方略”這個概念，就 是強調材料收集要有—個全盤的計劃和實施策略，否則費時費力，難見實效。

一、材料的日常積累

日常積累材料量忌支離破碎和彼此缺乏聯系。因為這樣的材料我們不敢藉以形成觀 點和主張，更不敢貿然用在公文之中;那麼，積累材料應該從哪裡出發，到那裡去呢?

(一)立足於本部門、本單位公文起草者對本部門、本單位的工作狀況、決策的形成和實施情況應該做到心中有數，特愛是對一些基本情況，如職能、性質、人員配備、中心工作、 任務與計劃的完成狀況等，應該了如指掌;這對領導者來說並不困難，而對於公文撰稿者 來說，就需要事事留心，花一點時聞和精力：收集材料時，應該站得高一點，因為機關單位 的職能活動是一個統一體，部門或個人分管的工作只是部分地分擔了其中某一方面的職 能，如果缺乏對整體的了解，在認識和分析問題時就會產生局限性。

(二)著眼於本行業、本系統。從工作性質上看，任何一個機關以及機關內的一個部門， 都屬於一定的行業;三百六十行，每行都有自己的特殊情況和專門的政策規定。公文起草 者如果缺乏行業材料，寫作時就有可能說外行話;同時，從工作關繫上看，任何一個機關以 及機關內部的一個部門，又都處於一定的系統之中，比如財務、勞資、教育等，都各自構成一 個垂直的系統，上下級之間，構成一種領導與被領導或指導與被指導的工作關系。公文起 草者如果對這個系統內上下情況了解得不夠，那麼對本單位、本部門履行職責活動情況的 掌握就可能是片面的和孤立的。因此，對這方面的材料也應該著力收集，上下求索。 盲目性。

(三)遵循適度、有用的原則。應該具備以下幾種意識：

1.剔除意識。我們所積累的材料應具有信息價值，對於那些沒有反映出新精神、新思 想、新意見、新動向的材料，就應堅決剔除。一個公文撰稿人如果具備“剔除”的眼光，那麼 他的材料積累工作就會得心應手。

2.時效意識。對材料的時效特點應該有個正確的估計。對長期穩定和流動性的信息， 既要區別對待，又要有選擇地收集。

3.整體意識。有些材料，孤立地看也許價值不大，但放在全局 中考 察就會發現它們的 價值。這樣的材料也要注意收集，相反則可以剔除。

4.超前意識。有些材料，對眼前工作可能沒有什麼價值，但對今後可能開展的工作卻 有價值，這種具有潛在價值的材料也應該注意收集。如果沒有注意收集，時過境遷，查考起 來將會出現麻煩。

5.統計意識。在管理活動中，許多規律都是統計的結果。比如一個國家的積累，每年 不超過25%或300-/0，否則商品就會短缺。這個規律，是根據多年的統計得來的。對於某些 材料如果不注意給予科學的量化和統計，就不利於今後的比較和使用，儲存起來也沒有價 值。積累公文寫作的材料，也要具有統計意識，注意收集一些相關的統計數據，必要時還要 自己動手做點統計和核實的工作。

二、切實掌握第一手材料

材料的來源不外乎兩種，一是起草者自己從工作和生活中收集到的，也稱“直接材料” 的.第一手材料;另一種是從文件、資料中獲取的，因為是經過他人篩選和整理使用過的， 所以又稱。第二手材料”和“間接材料”。就公文寫作來說，這兩個方面的材料都需要，不可 售廢，但前者無疑是更重要、收集難度更大的。 對一名公文撰搞者來說，能否深入實際進行調查研究，不僅是一個工作作風問題’也是 一個寫作的觀念和方法問題。有些人在起草公文時急於下筆成文，習慣在別人已經使用過 的材料中抄來抄去，結果寫不出新鮮的東西來。其中一個重要原因，就是對寫作對象缺乏 直接、真切的感受和了解，對所闡述的問題缺乏實際體驗。寫作公文，無論長短，深入實際， 掌握第一手材料，對事物建立起一個具體的、帶有感性特點的認識，是寫好公文的重要因素 之一。它可以使起草者挖掘和捕捉到新穎的材料，從而啟發起草者的思考。而這一切，靠 第二手材料是難以得到的。 為起草公文而深入實際進行調查研究，是一個有目的、有計劃地佔有材料和認識事物的過程。為此，首先要明確調查研究的目的。調查研究本身只是一種手段，找出事物的矛 盾所在，發現事物發展的規律並據此形成觀點和主張，才是調查研究目的，或者說，解決問 題才是調研的最終歸宿。所以在開始調研時就應該把要解決的問題明確地提出來，並且在 調研過程中不斷地深入下去，從中找到解決問題的答案。關於這個問題，本書在第五章第 一節將作具體闡述。 收集與積累材料要注意講究方法。積累材料的過程，也是一個學習和熟悉材料的過 程，積累的目的是使用。目前，常用的材料積累方法主要有以下幾種：

1.筆記式。寫 讀書筆記 是克服遺忘、積累資料的好辦法。 讀書筆記 大體有這樣幾種形 式：摘錄式——把閱讀時發現的重要資料，如基本觀點、主要論據、精彩片段、名言警句等一 字不漏地抄錄下來;提要式——把公文、資料的要點概括出來;心得式——讀後把心得、體 會、疑問、意見、評論等記錄下來，整理成文。無論哪種形式，都要記明資料的詳細出處和公 文的作者、標題。

2.剪輯式。就是把同一專題的材料剪貼在一起，一般適宜於對報刊資料的收集。一般 報刊，欄目眾多，內容豐富，不能兼收並取，必須根據實際需要，有選擇地進行剪貼。為便於 裝訂，剪貼用紙應當選擇質地較好、規格統一的白紙。對於被剪的材料，要隨手在空白處標 明出處(報刊名稱及年月日)。裝訂時要加封面，按標題擬定總目。這種方法比較靈活，易 於歸類。

3.卡片式。就是把所見所聞某一觀點、某個實例、某項數據的材料摘抄記錄在卡片上， 適宜於對書刊中材料的收集。對有關書刊中的精華部分，採用做卡片加以收集的方式比較 好。由於卡片容量有限，做卡片時要注意字跡端正清楚，內容精練扼要，一張卡片摘引一個 觀點、一段論證，便於保存、歸類和使用。

4.索引式。是指將材料的名稱、作者和出處，分類編成索引，以便需用時按索引查找材 料的原文，最適合於對各類公文的登記編目。以後需要回溯檢索時，一查索引，便可直接找 到公文原文。

5.微機式。是指利用計算機收集積累電子公文。電子公文的收集積累范圍在國家未 出台新的電子公文相關規定和政策之前，應按照國家對於公文收集的現有規定或相關紙質 公文的規定執行。其主要內容大致包括以下幾方面：一是按照歸檔計劃要求接收歸檔的電 子公文。二是未列入歸檔計劃的電子公文的收集積累，應採取主動態度及時收集。而針對 不同信息類型的公文，如文本公文、圖像公文、圖形公文、聲音公文、多媒體公文等，由於其 技術特性、存貯載體、信息記錄標准、信息壓縮方法等方面的不同，應分別採取措施進行收 集積累。三是收集積累電子公文的軟硬體系統設備，因為電子公文的讀取和還原，離不開 其生成的設備條件、相關軟體和參數，收集積累電子公文時必須包括這些內容。

⑵ 搜集資料的途徑有: 搜集資料常用的方法有:

1、調查法

通過訪問信息收集對象，與之直接交談而獲得有關信息的方法。它又分為座談采訪、會議采訪以及電話采訪和信函采訪等方式。

2、觀察法

通過開會、深入現場、參加生產和經營、實地采樣、進行現場觀察並准確記錄(包括測繪、錄音、錄相、拍照、筆錄等)調研情況。

3、文獻檢索

文獻檢索分為手工檢索和計算機檢索。

手工檢索通過信息服務部門收集和建立的文獻目錄、索引、文摘、參考指南和文獻綜述等來查找有關的文獻信息。計算機文獻檢索，文獻檢索的計算機實現，其特點是檢索速度快、信息量大，是當前收集文獻信息的主要方法。

4、網路信息收集

通過計算機網路發布、傳遞和存儲的各種信息。收集網路信息的最終目標為給廣大用戶提供網路信息資源服務，整個過程經過網路信息搜索、整合、保存和服務四個步驟。

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社會研究所搜集的資料一般可分為數據資料和文字資料。前者為通過結構化的調查問卷及訪問表格得來的，它涉及大量調查對象，對此可進行統計分組和匯總；後者多為無結構的觀察、訪談材料和文獻資料，一般是少數典型或個案的材料。這兩類資料的整理過程大致相同，但整理方法不同。

在社會調查研究中，定性資料基本上都是文字資料，因此一般也把文字資料整理稱作定性資料整理。由於文字資料在來源上存在差異，所以其整理方法也略不同。但是通常情況下可劃分為審查、分類和匯編三個基本步驟。

在資料的整理階段，為了便於得出正確的調查結論，需要對數據資料作進一步的處理，其一般程序包括數字資料檢驗、分組、匯總和製作統計表或統計圖幾個階段。檢驗，主要是對數字資料的完整性和正確性進行檢驗，以確保更加准確的研究結果。

⑶ 應用文搜集材料的途徑有哪些

1、從文獻中獲取資料

文獻是前人留下的寶貴財富，是知識的集合體，在數量龐大、高度分散的文獻中找到所需要的有價值的信息是情報檢索所研究的內容。

2、觀察法

通過開會、深入現場、參加生產和經營、實地采樣、進行現場觀察並准確記錄(包括測繪、錄音、錄相、拍照、筆錄等)調研情況。主要包括兩個方面：

一是對人的行為的觀察。

二是對客觀事物的觀察。觀察法應用很廣泛，常和詢問法、搜集實物結合使用，以提高所收集信息的可靠性。

3、網路信息收集

網路信息是指通過計算機網路發布、傳遞和存儲的各種信息。收集網路信息的最終目標是給廣大用戶提供網路信息資源服務，整個過程經過網路信息搜索、整合、保存和服務四個步驟。

(3)公文材料收集方法有哪些擴展閱讀：

收集原則：

1、准確性原則

該原則要求所收集到的信息要真實可靠。當然，這個原則是信息收集工作的最基本的要求。為達到這樣的要求，信息收集者就必須對收集到的信息反復核實，不斷檢驗，力求把誤差減少到最低限度。

2、全面性原則

該原則要求所搜集到的信息要廣泛，全面完整。只有廣泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活動和決策對象發展的全貌，為決策的科學性提供保障。當然，實際所收集到的信息不可能做到絕對的全面完整，因此，如何在不完整、不完備的信息下做出科學的決策就是一個非常值得探討的問題。

3、時效性原則

信息的利用價值取決於該信息是否能及時地提供，即它的時效性。信息只有及時、迅速地提供給它的使用者才能有效地發揮作用。特別是決策對信息的要求是「事前」的消息和情報