文件分類方法有哪些簡單論述

1. 辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些

1.存放有序，固定位置

在辦公室內，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內，貼上標簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內的相應位置。

2.要刪的文件暫時先留著

在桌面建一個「臨時文件夾」，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)後集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時做好PlanB

列出已有物品的清單，存於某個地方(如備忘錄)。

4.將經常使用的文件夾放到桌面

在桌面創建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對每一電子文件進行詳細命名，之後按照自己的分類習慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時備份，備份途徑為雲備份或移動硬碟備份。

7.在名片上寫清詳細信息

在名片背後(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息，如認識日期、接觸場所、對方特徵、介紹人等。

8.手機號碼備注要詳細

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱後註明「XX總」，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方註明日期和主題

給每個記錄註明時間和主題，查找時就多了兩個關鍵變數。

12.所有的信息註明來源

為每條從外部獲取的信息註明來源。

13.勤於找出問題、總結經驗

提前15分鍾到約定的地點，聯系好招商，提前熟悉目標樓盤，准備好自己稍後要陳述的資料，然後等待客戶的到來。

14.記下經常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

打電話時一定要確認好：對方負責人的姓名/商談的內容時間地點/出席的人員名單/商談需要准備的資料，對方的聯系方式。

特別重要的會議一定要之後發一封郵件再次確認。

16.准備2個筆記本

只要兩個筆記本，一本做重要任務制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本製作索引

在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記後，在筆記頂部寫下結論。

20.利用「5W2H」整理重點內容

做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什麼事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)-地點(WHERE)?用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的「PDCA」記下來

按照Plan (計劃) →Do (執行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結，找提升方法。

2. 簡述文書檔案最常見的幾種分類方法

趙琦（黑龍江省總工會，黑龍江 哈爾濱 150000） 摘要：文書檔案是社會發展的主要記錄載體，從古至今，人們對檔案工作一直都非常重視。在社會不斷發展中，文書檔案管理方法不斷完善，這也意味著文書檔案的管理不斷細分，因此在文書檔案管理中需要對檔案進行嚴格分類，以此提高文書檔案工作效率。本文闡述了文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。 關鍵詞：文書檔案；分類方法；年度分類法；組織機構；問題分類法 文書檔案是記載了社會發展中各種現實事物發生的整體過程，通過對歷史客觀記錄來衡量某一時期領導人供給，同時是反應某一時期各個基層、部門建設和科技成果開發的主要措施。伴隨著社會發展中，人們對文書檔案認識的不斷增加，文書檔案分類是與檔案整體工作的基本出發點和根本目的，是保持文件之間歷史聯系發生各種矛盾的過程中能夠充分的考慮和保管，利用相應的方便來實現檔案管理效率。在文書檔案工作中，分類是通過將文件按照不同的形式和形成機關等因素分開，避免出現不同機關文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。 1 年度分類法 就是根據形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標准進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據文件的准確日期將文書檔案進行歸納，並且註明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個方面： 一是在實際社會活動中，不僅有通用的公歷年度，其中也有一些特殊行業和部門是按照工作性質和工作特點的需要來對檔案在應用中採用過去農歷方式進行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對這種情況嚴加分析，避免出現文檔分類的混亂。 二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批准日期、會議通過日期、發布日期和收文日期等，這些日期有時還不屬於同一年度。在這種情況下，要根據文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。通常的做法是：內部文件和一般發文以文件的寫成日期為根據；來往文件中收文以收到日期為根據；法律、法令和條例等法規文件以批准日期或公布、生效日期為根據；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據；計劃、總結、預算、決算、統計報表等以內容所針對的時限為根據；跨年度處理的專門案卷、來往文書等可放入關系最密切的年度或最後結案的年度。 期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館 三是一些文件由於某種原因沒有標注或找不到日期，對此需要根據文件的具體情況，採取適宜的辦法考證和判定文件的准確或近似的日期，並將其妥善歸類。在文書檔案的管理工作中，對分類要求日益增加。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復製件為一件，轉發文件與被轉發文件。 四是在年度分類的過程中一般都是通過將一份文件結合實踐特徵來進行整理，這是通過成文時間、簽發時間、批復時間、通過實踐和公布時間等，不過在目前的分類管理中一般應用醉倒的是文件的簽發時間。以文件簽發時間來判定文件的所屬年度是當前對各個單位和企業進行總結的主要方法，同時也是按照新方法取消其中內容的主要手段。 2 組織機構分類法 就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標准，按不同的機構分別設置類目。 採用組織機構分類方法應具備一定的條件：第一，立檔單位每年設立的內部組織機構應當基本穩定。內部組織機構經常調整變化的立檔單位，不宜採用這種方法。第二，立檔單位設立的各個內部組織機構應當能夠反映該單位的職能分工情況，並且每個組織機構具有較穩定的基本工作任務或職責，其工作活動的內容及過程應同該機構承擔的相關職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應有各組織機構在形成及承辦文件時留下的標記，如收文章、發文號等。 組織機構分類法的類別設置，一般是以立檔單位內第一層組織機構分類，需要時也可以分到第二層組織機構，往往有一個機構就設一個類。如果一個單位的機構包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等，採用組織機構分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習慣或正式文件的規定，把領導機構、綜合機構排在前面。 3 問題分類法 就是按照文件內容所反映的問題或「事由」將文書檔案劃分成各個類別。它以文件的內容為標准，按文件所涉及的問題（事由）分類。如一個全宗內的檔案可以按人事、計劃、生產、銷售等類別分類，銷售類內的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售後服務等進一步分類。這種分類方法要求問題的概括應當准確並且范圍明確，各個同級類目應當互相排斥，並按文件的主要內容進行歸類。因此，相對而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業務水平。 為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時應注意以下幾點：一是在設置分類體系和類目時，要仔細研究立檔單位的職權范圍和工作任務，並依據檔案的具體情況分門設類；二是分類層次和類目不宜過多過碎，否則人們在理解上容易發生誤差；三是要正確使用邏輯學原理設置類目；四是應設立一個綜合類以包容一些綜合性文件和數量過少問題的文件；五是若一份文件同時涉及幾個問題，應研究並確認其中的主要問題，將文件歸入相應類別。 在實際工作中，由於全宗內文書檔案構成的復雜性，單純採用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結合起來使用。各單位最常用的分類方法主要有：年度——組織機構分類法、年度——問題分類法、年度——機構——保管期限分類法、保管期限——年度——機構分類法。 文書檔案管理工作的失誤將影響其以後使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是「管好堆」，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應採取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。 4 結論文書檔案分類一般是通過最低一級的檔案逐步朝著高級檔案進行分類，這種方法在應用的過程中是通過確定歸檔文件先後順序的方式來排列。由於文書檔案在分類中是一個復雜的過程，因此需要結合科學技術不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據，提高文書檔案管理效率和工作質量。

3. 電腦文件分類整理方法

1、按類別。對於不同模塊的資料，建立不同的文件夾，存放相應的資料。這個是最為普遍的做法，我想說的在命名上的小技巧：【加序號】！根據重要程度、使用頻率等情況，將常用的文件夾靠前一些，而且對比下面2圖，加上序號的看起來會很有條理性。

2、按時間。比如年份、月度、周次等，適用於一些常規、按固定時間發生的工作資料整理，如考勤、周報等等。

3、按名稱+時間。加上時間的好處是便於區分，另外以後找資料看起來一目瞭然。如下圖，如果我命名為「新員工培訓1、新員工培訓2……」，日後需要找5月18日的資料，想想就知道多不方便了。

4、按發展邏輯順序。如下圖，舉辦一次培訓活動，總體而言有3個階段：培訓前、中、後三個階段的准備工作，我們以此邏輯順序為根據整理資料也是很清楚的。

5、按姓名+文件名稱（+時間）。有的資料是按個人來區分的，這里我的建議是將人名提前！！有的人習慣是「文件名稱+姓名」，這樣做是不提倡的。因為我們肯定是將一個類型的文件放在一起，區別僅僅在於人，將人名放前面更方便區分，另外，如果文件名稱過長呢，不能完全顯示，人名在後區分就更加不便。根據需要，還可以加上時間。

6、按文件名稱+編號。有些文檔存在多次修改校對的情況，在後面加上編號以示區分，如下圖名稱+「_V2」這種方式比簡單加個數字看起來是不是高級、專業不少？