『壹』 文員工作需要具備哪些技能
文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的要求,不同的崗位、不同企業對文員要求仿帶掘也不一樣,常見的要求有打字速度快、文字處理能備核力強、專業對口、身體健康、工作壓力承受力強等等。
我行悶認為,一個合格或者優秀的文員應具備如下幾點:
1、良好的文字處理能力,這是保證自己工作方向的基礎,能讓主管省事或另眼相看,這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這里的學問很深,自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書,這是必備的工具書,有些公司配的有,比如我們就有。比如我們公司,聘請了一名兼職秘書,其工資也是1200元/月,每周6到公司 1次即可。
2、電腦應用能力。應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧,政府機關的文員也要求對WPS有一定的認識。
3、能熟練運用各類辦公自動化設備,列印機、復印機、傳真機、掃描儀、刻錄機,如果您對以上機器具有簡單維修技能,那一定是領導的掌中寶。
4、良好的溝通協調能力,文員作為基層員工,一定要正確領會領導的意思,一件事不可能讓上級主管給你交代了又交代,較強的保密意識也就是責任心。同時,作為文員,接聽電話時間也多,作為公司與外界電話聯系的第一人,你說溝通技巧重要不呢?當然公司各項業務一定要熟悉和精通。
5、其他能力,如一定的英語知識,較好的記憶力,時間分配能力等綜合能力。
需要說明的是:每個企業根據企業不同的階段要求的能力也不一樣,當然,待遇基本也有差別。但文員確實是一個很能培養自己、鍛煉自己不錯的一個職位。
另外,附上各級文員的一些職責:
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責:
1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負責總經理辦公室的清潔衛生。
4、做好會議紀要。
5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6、負責傳真件的收發工作。
7、負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
11、統計每月考勤並交財務做帳,留底。
12、管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
13、領導或上級交代的其他工作。
『貳』 文職人員需具備的基本技能有哪些
這要看你指的是哪一類文職人員,
工行文員主要分為兩類:
第一類:普通意義上的文員
第二類:非普通意義上的文員,如行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員。
工作內容:
1.行政文員主要負責辦公室日常事務。
2.人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及後勤的管理。
3.文案文員主要負現起草文件合同等文件。
4.檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。
5.銷售文員主要負責協助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。
文員基本技能
一、會打字,且速度不低於50字/分鍾,一般80字/分鍾
二、計算機基礎
正確開關機及快捷方式、系統的操作、文件的操作:選擇文件或文件夾、刪除、剪切、復制粘貼、重命名、移動、搜索、整理、軟體的下載、安裝等。
三、WPS辦公軟體
1、word的基本操作、word文件操作、設置文檔格式、視圖的設置、背景的設置、表格的製作、表格中、word的圖文混排和綜合排版的基本方法。
2、認識Excel和excel的操作、使用公式與函數:自動求值、sum函數、average函數最大值max,最小值min、計數count、乘積proct、If函數的使用、數據清單操作、數據排序、數據有效性、數據篩選、分類匯總、圖據與圖表、 列印的縮放、excel頁面設置列印機設置、數據錄入、有邏輯性的數據的錄入、自定義序列、自定義格式、查找與替換技巧、絕對相對引用函數。
3、powerpoint界面介紹、幻燈片的創建和編輯、演示文稿外觀設置、插入圖片、聲音、圖表等、動畫設置、幻燈片的切換.、播放幻燈片自動播放、自定義播放、排練計時、錄制旁白、指針選項、幻燈片列印。
四、網上工具的應用
1、 瀏覽器搜索(網路、搜狗、Google)
2、 社交軟體的使用(微信、QQ、電子郵箱)
3、 以及一些小軟體:
<解壓縮軟體(WinZip、快壓、Bandizip)
<看圖軟體(2345看圖王、ACDSee、Picasa)
<PDF查看軟體(PDF編輯器、Adobe Reader)
<文件類型轉換軟體(格式工廠、小丸工具箱、Pandoc)
五、辦公室中設備的使用
1、傳真機
2、列印機
3、復印機
4、多功能電話
『叄』 如何做好文員的工作 做好文員工作的方法
1、要端正工作態度
態度決定一切,是實現自我價值的前提條件。有些滾中人覺得文員工作很簡單,不能使自己得到很好的鍛煉,不能提升自己的能力。其實不然,辦公室文員工作涉及租此面廣,綜合性較強,只要認真去做,自己各方面的能力都會得到提高。而且,還要明白,我們工作不是為別人做的,我們是在為自己工作,是在為自己奮斗,明白了這一點工作起來才有動力,才能更加認真,積極主動。
2、要有上進心
一個相對安逸的工作和環境,很容易使人產生惰性,失去上進心,這樣工作能力也得不到提高。所以要時刻提醒自己,要不斷努力,做好本職工作,爭取更大的進步。文員工作可能是暫時的,只要工作做好了,獲得別人的認可,職位自然就會相應提升。
3、要提高專業技能
熟悉辦公室工作需要具備的專業知識和技能,並不斷進行學習提高,並充分掌握,才能適應和完成辦公室工作任務。具體來說,要熟悉計算機操作和列印機、復印機、傳真機、投影儀的使用,熟練掌握各種辦公軟體(Word、Excel、PPT等)的應用,有一定的文字功底,熟悉各種公文(會議紀要、通知、報告等)寫作。可以通過購買相關書籍,網上查找資料的方式進行學習。
另外,有些單位辦公室可能會負責人力資源等工作,所以也要豐富自己的知識和技能,多了解一些單位的其它專業知識,也利於自己的提升。
4、要善於溝通
工作中性格開朗,善於溝通協調,擅長語言表達,才能更好地處理日常工作事務。辦公室工作性質決定了溝通能力的重要性,作為一名文員要不斷提高自己的語言表達能力和溝通協調水平。
5、要懂得和領導相處
有些公司領導喜歡親自安排文員做一些日常事務,這樣文員可能與公司高層領導接觸的機會比較多,所以做起事來一定要認真細致,免得出弊備迅錯引起領導不高興,甚至發脾氣。所以要充分了解領導的脾氣和秉性,並迎合和適應,得到領導的認可,工作起來才會順利。
6、要掌握工作方法
日常工作中掌握一些好的工作方法,才能使自己不被動,不那麼勞累。要及時完成工作任務,善於向主管領導匯報工作。遇到自己做不了的事可以向同事請教,或者告知主管領導。但是,不能懶懶散散,不聽安排,推諉責任,尤其連本職工作都不願意做,這樣很容易被領導看成無用的人,那自己也就很難有長進了。不要今天工作不努力,明天努力找工作。
『肆』 做辦公室文員需要掌握哪些技能
做辦公室文員需要掌握哪些技能
導語:辦公室文員是各個公司都需要的崗位,但是要想做的很好還是需要掌握一些技能的,這樣才能在工作中游刃有餘。以下是我為大家精心整理的做辦公室文員需要掌握哪些技能,歡迎大家參考!
做辦公室文員需要掌握哪些技能
熟練使用辦公軟體
辦公室文員經常需要使用辦公軟體,所以需要能夠很好的使用電腦,尤其是辦公軟體的正確使用,並且需要熟練使用才能提高辦公效率,將辦公室文員做好的必備技能。
有文書編輯撰寫技能
辦公室文員需要撰寫很多的文書、會議記錄、宣傳材料等,所以我們一定要有文書編輯撰寫的技能,這樣才能將辦公室文員的工作做的很出色,成為公司不可缺少的一員,領導的好助手。
良好的語言表達能力
辦公室文職人員經常要和各個部門打交道,還要接到來訪人員,我們需要有一定的語言表達能力,能將事情很好的說清楚,讓大家聽的舒服,才能將工作做好,這是辦公室文員的必備技能。
保持良好的形象也是一種技能
辦公室文員主要是做一些公司瑣碎的事情,輔助性的工作,我們需要保持良好的形象,但是對於一些人來說自己怎麼也不能把自己的形凳攔旦象整理的很好,而那些可以保持良好形象的文員,就具備了做一名優秀辦公室文員外在形象,良好的形象對順利開展工作更有利。
熟練使用辦公自動化設備
辦公室人員還需要熟練使用辦公室當中各種自動化辦公設備,可以幫助我們快速地完成手頭上的工作,比如列印機、傳真機,刻錄機等,熟練使用這些辦公室是設備可以讓我們在辦公中更加快捷方便。
溝通協調能力
辦公室文員還需要具有良好的.溝通協調能力,因為辦公室文員經常要對各部門之間進行協調,保證各部門和來訪人員協調好,讓工作順利進行。
組織協調能力
辦公室文員還需要具備一定的組織協調能力,因為公司肯定要經常組織一些活動,這些活動安排組織工作很多都需要辦公室文員進行執行的,所以我們如果具備良好的組織協調能力,將各項工作安排的井井有條,就會在工作中變得更加優秀。
各種文件材料的整理管理技能
公司的各項文件材料比較多,如果沒有一定的整理文件技能,很可能將文件管理的雜亂無章,很多重要的文件就找不到了,對公司的經營管理造成一定的影響,所以辦公室文員也應該具備一定的文件管理曾理技能,科學合理地對文件進行分類管理,可以快速將所需的文件找出來,也是一項很重要的技能。
辦公室禮衡跡儀須知:
1. 穿著得體
現在許多人在辦公時都喜歡穿著商務休閑類的服裝,首先要明確什麼類型的衣服才是合適的。雖然對於大部分公司來說,商務休閑裝已經成為著裝的規范,但仍然有許多人並不清楚酒精該穿什麼樣的衣服。大部分公司,平時都可以穿著休閑襯衣、Polo衫、卡其褲以及休閑褲或是休閑裙,但一些公司不允許穿著牛仔褲和露趾的鞋子。
一些公司在平常工作中和與客戶開會時會有不同的著裝要求。通常,公司會要求員工在開會時與客戶穿著一樣風格和衣服,或者更加正式一些。在有特殊著裝要求時要及時與上級確認。
曾經,我的經理和告訴我:「如果你想要某個更高級別的職位,那就按照那個職位的要求去著裝。」這是一個很好的建議,對我的職業生涯產發展提供了很大的幫助——如果你的穿著符合經理或是其他高級職位的要求,那麼,你很可能是這個職位的合適人選。
2. 「請」和「謝謝」仍然具有魔力
當我們還是小孩子的時候,「請」和「謝謝」這兩個詞就像是具有魔力一般——如果我們想要什麼,對大人們用這兩個詞往往會奏效。盡管我們已經長大了,父母不再會提醒我們使用這兩個詞,但它們仍然具有魔力。這兩個詞無比重要,以至於在世界上無論是的哪一種語言中,都能找到含義和用法一樣的詞彙。
在商務交流中,「請」和「謝謝」這兩個詞有著更加顯著的地位,棗擾我們應該抓住每個機會去使用它們。
使用禮節詞彙表明了對對方的尊重,即使不是從事客服類的工作,也要保持像客服人員一樣禮貌的態度。這會幫助大家在工作中保持愉悅,同事和上級會注意到這種良好的專業素養。
3.學會團隊協作
在許多職業領域,工作中都需要與其他的同事配合,共同完成項目。人與人之間不同的性格有時會使得相處變得非常困難,這時就需要能夠與其他人准確的溝通。高效溝通也是辦公禮儀中非常重要的一部分。要學會聽取別人的觀點,即使並不贊同,但通過了解別人的想法總能學習到新的東西。同時,這也表現出對別人的尊重。
工作規則
辦公室工作要在區政府主要領導和辦公室主任領導下,圍繞「小分工、大合作」原則開展工作,樹立辦公室工作無小事的意識,同志之間互相關心、互相幫助、共同進步,確保辦公室各項工作有效運轉。
1、辦公室主任在區長領導下,負責處理區政府的日常工作。區長通過辦公室主任向辦公室安排工作,一般情況下,辦公室工作人員不直接向區長匯報工作,由辦公室主任向區長匯報工作,以保證區長有足夠時間和精力處理全局性問題和工作。
2、無論何種原因,辦公室所有人員因公外出或有事請假一天者,由主任批准,連續在一天以上者,由區長批准。
3、堅持領導帶班,辦公室人員24小時值班。上班時間,大辦公室工作人員絕對不能脫崗,若有事外出要搞好協調,確保有人在崗。
4、凡是各部門以區政府或區政府辦名義下發文件,首先經分管領導審核並簽註明確意見後,由辦公室各聯系人審核按區政府工作規則規定程序辦理。各牽頭單位按規范格式自行印製。凡是以區政府及區政府辦公室名義對外的行文,要將文件審核簽發卡片、文件底稿及正式文件一式15份交區政府辦公室內務股,其中,7份分發區政府領導,3份存檔,3份分發辦公室主任、副主任,2份報送市政府辦公廳秘書五科。
5、實行上班簽到制度。上午8:00以前,下午2:30以前簽到,每月匯總一次,並公布出勤情況。
6、實行工作日誌制度。將當天自己的工作、學習等情況記錄下來,便於總結經驗,尋找差距。
7、實行周一下午例會學習制度:每周一下午總結、安排工作,提出問題並按計劃進行學習。
8、實行會議審批制度。召開會議報辦公室主任安排,凡需政府組成部門主要負責人(含街道主任)參加的會議未經區長批准不予安排,凡以部門召開的會議或政府組成部門副職參加的會議,未經分管副區長同意不予安排。
9、實行督辦制度。凡是領導責成辦公室人員落實的事情,接受任務的當事人,要及時填寫領導批辦文件(材料)辦理情況登記表,全程督辦相關責任單位高質量完成,並及時向交辦任務的領導反饋工作進展情況。
10、實行自我規范制度。凡是各項工作的牽頭負責人,都要組織相關人員制定出自己分工負責工作的標准和要求,並不斷完善,不斷提高工作標准。
辦公室著裝禮儀
1衣褲上,職業裝更能體現我們的專業性。平時穿著時注意衣服的整潔,並且隨時檢查衣服有無掉線、線頭、污漬等,一有發現及時處理。襯衣的衣領一定要高於西裝後領1—2厘米,襯衣的下擺要塞在褲子里,襯衣的袖口略長於西裝袖口1—2厘米,應扣上袖口紐扣,襯衣裡面的內衣要單薄,不宜把領圈何袖口露在外面。
2鞋襪上,穿皮鞋,襪子顏色與衣褲相配(男士深色為主,女士以膚色或肉色為主)。在正規場合,要保證皮鞋的干凈與光亮。
3飾品上,選擇謹慎,少用為宜。領帶的長度一般到腰部,如果未穿西裝背心,領帶要長到腰帶上沿附近。如果要用領帶夾,他的正確位置是在6顆扣襯衣從上朝下數第四顆扣的地方。部分職業者需要佩戴工作證或工作牌,此時應將工作證端放在左胸上面,與地面保持平行,不能太偏。
領帶搭配
①黑色西裝:銀灰色、藍色或黑紅色條紋對比色調的領帶+淺色或白色襯衣
②灰色西裝:磚紅色、綠色、黃色領帶+白色襯衣
③乳白色西裝:可以選擇紅色,略帶黑色或磚紅色、黃褐色的領帶+灰色襯衣
④墨綠色西裝+銀灰色、淺黃色、紅百相間的領帶+銀灰色或白色襯衣
⑤暗藍色西裝+藍色深玫瑰色、褐色、橙黃色領帶+白色或淺藍色襯衣
注意:
1.穿西裝,必須打領帶,穿皮鞋。
2.西裝紐扣,站時扣,坐時解。單排兩粒扣的西裝,只扣上面那一顆扣子就行;如果是單排三粒扣的西裝,可以只扣中間那一顆,也可以扣上面的第一顆與第二顆扣子。如果是雙排扣西裝,扣上與「內扣」對應的外扣即可。「由下往上」依序解扣,而系扣時則要由「由上往下」依序扣起。
辦公室著裝禁忌
辦公室不歡迎名牌。
如果你愛穿戴名牌,職場專家建議你要把標簽藏起來。
記住:在辦公室顯備自己的奢華品是大忌。
香香是廣大女性摯愛的品牌,背上確實可以很顯氣場,但是這樣的單品帶入辦公室,就會顯得鶴立雞群啦。
同樣是鏈條包包,在上班的周一到周五,可以選擇低調簡潔的普通包包,更加親民。
不要穿性感暴露的衣服。要記住是去上班的,不是去夜店。不性感暴露不是說要從頭蓋到腳,而是要讓旁邊的人可以把注意力放在你做的工作上,而不是在你的線條上。
黑色透視襯衫,象徵性的繫上一個紐扣,破洞牛仔短褲搭配機車靴,很朋克的打扮。這樣暴露很多肌膚的打扮在辦公室,是非常不適宜的。
如果公司對著裝的要求不高,那麼在初夏的日子選擇印花褲搭配純色上衣,是不錯的選擇,既休閑又不會顯得過於鬆懈。
;『伍』 文員要掌握的技能有哪些
文員要掌握的技能有哪些
一般文員的工作內容都很緩巧瑣碎,所以每天都得安排明天工作的內容,這樣才能有條不紊的開展工作,文員經常與領導以及與同事之間發文件,起到一個橋梁的作用,所以得認真、仔細,下面是文員的工作內容,以及要掌握的技能。
學習
普通話、溝通能力、表達能力、處理事情的能力
文員工作
文員一侍脊般分為三大類
行政文員 前台文員 辦公文員
文員的工作內容
1.每月環保報表的郵寄及社保的打表。
2.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的'管理,嚴格借檔手續。
3.社會保險的投保、申領。
4.統計每月考勤並交財務做帳,留底。
5.管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
6.接受其他臨時工作.
7.接聽、轉聽電話;接待來訪人員
文員要掌握的基本辦公技能
1、應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。
2、同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力,還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力,中英文打字速度快,能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語,有較好的英語閱讀和寫作能力。
關心
在平凡的崗位也能夠學到東西,是金子在哪裡都能發光。
工作職責:
1、根據辦公室領導的要求,完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作,擾談鍵及時送交領導或按要求傳送給客戶。
2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。
3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
4、根據要求采購日常辦公用品,並及時登帳。管理本部的財產帳目(低值易耗品、固定資產)。做好辦公室設備管理及維修。
5、做好年度報刊雜志的訂閱工作,收發日常報刊雜志及郵件交換。
6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。
技能要求:
1、教育背景:文秘或管理類相關中專以上學歷。
2、經驗:從事二年以上企業文員工作經驗。
3、技能技巧:熟悉辦公室行政管理知識;熟悉辦公軟體。
4、工作仔細認真、責任心強、為人正直、敢幹堅持原則;
5、有較強的溝通協調能力。有良好的紀律性、團隊協助作以及服務創新精神。
6、年齡在20-25歲左右
;『陸』 做好辦公室文員工作的技巧
做好辦公室文員工作的技巧
辦公室文員工作,這個職務的話,很適合大多數的女性工作者,很多的女性都適合做這項工作,當然啦,這份工作的話也不是說做起來很容易的,想要做好的話,也是需要一些技巧和方法的 。
了解公司文本規范
當我們第一天來公司上班的時候,我們首先要了解的就是該公司的一些文本規范是什麼,我們的話可以查看一下之前的一些文本內容,進而自己用發現的眼光總結經驗,總結文本規范,按照公司的文本處理規范來做事情,不要把自己以前的習慣帶入進來。
了解公司制度
作為一名合格的文員的話,那麼,你首先要對該公司的制度要有所了解,作為辦公室文員,遵守公司的制度也是我們必須要做的,也是我們自己一定要了解到的,無論你是文員還是其跡隱他工作者都是一樣的道理。
整理文件
整理文件是辦公室文員必須要學會做的一項工作,作為一位稱職的辦公室文員,學會如何快速的整理好公司的大量文件,並記得你整理的文件放置在那個位置上那個區域裡面,那是很重要的,也是我們必須要掌握的,這個的話就是要善於總結善於歸類啦。
工作記
在我們做辦公室文員的時候,對於任何一份文件,我們一定不能把日期落下,作為文員來說,文件的日期是至關重要的,很多的時候就需要使用到日期,老闆不會跟你提醒的,我們要自己學會整理,記好日期,以及一些相關的東西,有必要的一定要登記好相關日期。
保護好物品
作為辦公室文員的話,有很多的一些物品都是需要保護好的.,在一些大型的公司,他們的很多細小的東西都是有記錄的,要拿著去和財務對換的,例如一支筆芯,當你用完了,絕對不能丟掉,你丟掉了,那麼,你就不能夠領取了,這是公司的硬性規定,這些我們需要注意,自己的東西要自己保管好,不要遺失。
不要亂站隊
在我們當辦公室文員的時候,在一些公司的時候,有的時候要面臨站隊的問題,我認為,我們最好不要隨便的去亂站隊,我們要保持一種中立的態度就好,亂站隊的話,在出現一些危險問題的時候,很容易拿你去當炮灰的。
少談八卦
作為一個合格的辦公室文員的話,我們無論是在下班的時候還是在上班的時候,我們一定要注意到的就是我們盡量不要談論一些公司裡面誰誰誰的八卦,那是一種很不好的行為,我們最好的話做好自己分內的事情就好了,不要去亂談論。
積極匯報工作
作為一名合格的辦公室文員的話,我們不妨積極的向我們的領導匯報工作,不要把我們的工作留到明天搏氏,該是今天完成的,今天完成了就匯報給你的上級,讓上級了解到你一天都在干什麼,不要遺漏了,要表現的積極些,那樣你才會有進步,才會獲得依賴。當然了,在做事情的時候,自己完成不了的,我們可以和其他人一起完成,要有團隊合作基州散精神。
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