① 項目溝通的主要方法有哪些
項目溝通管理是項目管理工作的核心,貫穿項目管理的始終。
項目溝通管理的目的是保證項目相關信息能夠及時准確地採集、傳遞和保存。在項目的組織與實施過程中,如果缺乏有效的溝通,項目經理就難以做出正確的決策,此外還會出現項目運行效率低下、質量不佳等問題,無形中增加了項目的成本,甚至會導致項目的失敗。
良好的溝通是團隊協作的基礎,只有做好項目溝通管理,才能充分調動所有項目干係人的工作積極性和創造性,通過有效的溝通獲取足夠的信息、發現潛在問題、把控項目各個方面,保障項目順利進行。
要做好項目溝通管理工作,可以從以下幾個方面入手:
1. 制定項目溝通管理計劃
通過溝通管理計劃對項目整個生命周期的溝通對象、溝通內容、溝通頻率、溝通方法等各個方面進行計劃與安排,並明確溝通責任,如由誰負責溝通,溝通的標準是什麼,在溝通過程中出現問題及沖突時誰應該負責並進行補救等,為實現有效溝通提供依據。
項目溝通管理計劃應依據條件變化及時進行修訂,保證溝通管理計劃的持續適用性。
2. 靈活運用各種溝通形式
在項目管理中,溝通形式是多樣的。一般使用較多的是口頭溝通和書面溝通。
口頭溝通包括談話、會議、語音、電話等。口頭溝通過程應該明確、坦白,避免因用詞不當或個人思想等因素隱瞞事實或造成理解上的差異。
書面溝通包括通知、文件、備忘錄等,大多用來進行通知、確認和要求等活動,其優點是可以作為資料長期保存,反復查閱。
溝通的具體形式取決於工作領域和團隊結構。
3. 建立有效透明的溝通機制
1)定期會議:通過日會、周會等定期會議及時共享項目進度和信息,減少因信息不透明導致的項目延誤。
2)溝通內容標准化:對會議溝通內容進行標准化設定(如:周會須確認各小組的開發進度,遇到的風險,討論解決方案等),減少無效會議,提高團隊溝通效率。