怎麼管理文檔的方法

Ⅰ 文件管理方法

根據文件廢棄基準，對判定為保存或保管的文件，裝訂成文 件夾，並要保證任何人對必要文件 30 秒內能夠取出。具體按如下方法進行：

1. 原則：只保管一個文件夾

根據 One Best 原則：One File，One Location 的原則，使公司 的文件不重復保留，在指定的場所只保管一本原件，禁止文件夾 個人所有。

2. 確立分類的體系和分類項目

確立文件分類體系，對文件進行層別，分類。

進行文件夾管理，文件夾側面奇縫標明大分類（業務），文件 名，文件編號，文件收錄日期，收錄文件名，保管期限，保存期 限，管理責任者等。

3. 制訂目錄

製作文件擺放位置清單，方便任何人查取。

4. 可視化管理

文件擺放的位置與數量要做到一眼就能看清楚，常常利用顏 色標簽或對全體文件擺放後畫一條斜線（如圖 6-8 所示）。

5. 文件使用者的明確化

使用文件時標示使用者。

6. 文件管理體系的運行與維持

明確文件管理責任，選定資料管理擔當。尤其對文件的保管 （存放在辦公室）和保存（存放在資料室）進行明確區分，定期 進行資料整理，運營和維持文件管理體系。

Ⅱ 公司文件的管理有什麼方法

可以用文件管理系統來管理公司的文件，企業在日常中，有內部文件和客戶關聯的文件等，
從與客戶的第一次溝通開始，到最後成交以及售後服務過程中，會產生很多相關的文檔，比如需求說明文檔、報價、合同、發票、付款憑證等電子文件。這些文件對於後續業務的開展和參考有著重要的作用。隨著客戶量的增加，我們就有必要在Rushcrm系統中將這些文檔集中存儲和管理起來。那要如果來管理呢？接下來小編就給大家講一下。
文件夾管理
既然要集中管理文檔，自然是要分文別類，這里我們可以事先在「文檔管理」中創建好不同分類的文件夾，用於專項存儲文檔
文檔上傳
Rushcrm為了使文件與業務之間有更好的關聯性，每個模塊下都關聯了文檔區塊，用戶只需要在相應的業務環節中在模塊表單內直接上傳文件，Rushcrm就能自動將文件歸集到文檔管理中，並在模塊表單中直接展現文檔列表，可以清楚的看到文件的類型、上傳時間、歸檔的文件夾。
總結
文檔管理不單單可以存儲文件，還可以設置文檔的下載許可權。另外，還支持編寫在線文檔。

Ⅲ 文檔是怎樣管理的

文檔是企業重要的智力資產，它是指企業在整體運營過程中所產生的各種形式的具有保存價值的原始記錄，如商務合同、會議記錄、產品手冊、設計文檔、項目文檔等，這些文檔可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的。

文檔大致分為紙質和電子文檔兩種存在形式。在未推行信息化管理時，大多數企業都是使用紙質文檔。由於紙質文檔不易保存，便利性較差，需要手動分類存儲，查找較為麻煩，同時紙質文檔具有限制性，會因為地域和空間的阻隔而難以實現即時共享。因此，隨著信息化進程的推進，很多企業都逐漸採用電子文檔來取代紙質文檔。相對於紙質文檔，電子文檔操作簡便，可以自動分類組合，便於管理，而且也沒有地域空間的限制。

另外，我們還可以利用CRM系統的視圖功能創建多個文檔視圖，方便我們對文檔進行檢索查找，同時也方便我們對文檔進行更加細化的管理。

高度自定義一直以來都是Rushcm的一大特色，企業可以根據實際需求自定義設置需要的功能模塊，建立適合自己的客戶管理以及內部管理流程，提升企業整體效率，從而提高企業業績。

Ⅳ 管理文件的三種操作技巧

在日常生活或是工作學習中，大家一定都或多或少地了解過一些文件的管理技巧，下面是我為大家收集的有關管理文件的三種操作技巧的相關內容，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一 、利用右鍵菜單移動文件或文件夾

下面我們試著把剛才新建的「bkill」文件夾移到「我的文檔」中的「圖片收藏」中。

1.選擇「剪切」

在「dnzs123」文件夾上單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單中選擇「剪切」。

2.選擇「粘貼」

雙擊「圖片收藏」文件夾,打開這個文件夾,並在空白處單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單中選擇「粘貼」。

3 完成操作

這時,「bkill」文件夾就被移動到「圖片收藏」文件夾中了。大家會發現原來在「我的文檔」里的「bkill」文件夾已經不在了。

按照這樣的方法也能移動文件。以上步驟中的「剪切」、「粘貼」操作分別可以用快捷鍵「Ctrl+X」、「Ctrl+V」代替。

二 、利用任務窗格移動文件或文件夾

利用這種方法能簡化操作步驟,也更清晰明了。

1. 移動文件夾

選中「bkill」文件夾,然後單擊任務側邊欄中的「移動這個文件夾」。

2. 選擇移動路徑

在彈出「移動項目」窗口中單擊「我的文檔」前的「+」,然後在下拉菜單中選擇「圖片收藏」文件夾,然後單擊「移動」按鈕即可。

三.「拖曳法」移動文件或文件夾

這種方法主要是利用Windows的資源管理器用滑鼠操作來完成。

1.打開資源管理器, 打開資源管理器的方法主要有兩種。在「我的文檔」窗口工具欄上點擊「文件夾」。這時左窗格就會出現文件夾列表,可以通過點擊文件夾前的「+」來展開它。現在我們就可以利用這個文件夾列表來進行移動、復制文件或文件夾等操作了。

在桌面上用滑鼠右鍵單擊「我的文檔」,在右鍵菜單中選擇「資源管理器」即可。

2.找到目標文件夾

確認左窗格中的文件夾列表中有目標文件夾「圖片收藏」。如果沒有,可以通過點擊「我的文檔」前的「+」展開,並通過拖動窗格右側的滑動條將文件夾的名字調整到左窗格合適的位置。下面就具體講述如何利用資源管理器來移動文件或文件夾。

在右窗格中單擊「cpcfan」文件夾,並按住滑鼠左鍵不放,將文件夾「bkill」的圖標虛形拖至「圖片收藏」文件夾的名字上方,這時「圖片收藏」名字上會出現藍色色塊。松開滑鼠左鍵「bkill」文件夾就被移到「圖片收藏」文件夾里了。

拖動到「圖片收藏」上後松開滑鼠

這個方法只能移動在同一個磁碟分區里的文件或文件夾,如果按照這樣的方法將文件或文件夾拖至其他分區的文件夾里,就不是移動而是復制了。那麼當我們想要移動文件或文件夾到其他磁碟分區時應該怎麼操作呢?很簡單,在拖動的同時,按下鍵盤上的Shift鍵就把文件從一個分區移動到另一個分區上。

拓展閱讀： 公司文件管理規定範文

為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特製定本規定。

1、文件的發放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件列印並復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

（3）任何文件，發放人須建立「文件發放回收登記表」。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立「文件發放回收登記表」，並由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）文件發放人在回收文件時，必須持「文件發放回收登記表」由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在「作廢文件」檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發放人必須將已使用的「文件發放回收登記表」按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批准，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。

則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

電子文件管理論文範文

電子文件的分類與甄別? 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網路之中的電子文件數量十分巨大，需 要人們加以科學地管理，才能便於人們的利用。

那麼，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由於與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。

在一台沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先後順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區別。而內部網路中的計算機文件，就應當按行業、地區或系統相區別，然後再給予每 個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔後的電子檔案類別相互協調，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

企業內的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然後 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

電子文件的檢索原則應當是方便利用和便於文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣 會制約機檢速度。查找網上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統 、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬於企業內部機密，有些內容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對於這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網路中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對於企業的核心機密，應當採用更加穩妥的保密手段。

電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復製件。電子文件進入網路運行後，其復制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽 或經濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆 者認為，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復製件相區別。當網上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據使用。

電子文件的鑒定與歸檔? 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位製作的`所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其餘的電子文件就可以在機內刪除。

電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復製件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權威性，並作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復製件應註明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

鑒定後需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，列印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網路中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便於雙方查驗。網路之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然後由文件管理部門通過網路系統向檔案部門傳送歸檔文件，並將文件管理權向 檔案部門移交。網路中的電子文件歸檔也應列印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規定辦理手續並在交接目錄上簽名，以示負責。

Ⅳ 電腦文件多了，如何管理

經常用電腦辦公的小夥伴們常常遇到文件堆積過多，桌面雜亂，影響查找文件速度和辦公心情。因此掌握電腦桌面整理和文件分類管理是很有必要的；為了自己使用電腦的方便，下面以 Windows操作系統的電腦桌面整理給大家介紹幾種整理方法，挑選幾種用起來吧，希望可以幫助大家提升工作效率。

在 Windows 系統中，我們經常堆積文件比較混亂的區域分別有以下位置：桌面區域（Desktop）、我的文檔（My Documents）、系統的用戶相關文件夾（X:Documents and SettingsXXX）、個人的下載目錄(X:Downloads)。先從桌面開始整理會比較方便，不要把所有文件堆積在桌面，久而久之雖然是一目瞭然，但是尋找起來也很浪費時間。學會把這些區域使用的文件化繁為簡，做使用功能和時間段的分類，比如在我的文檔里把時間段分年、分月、分項目；把個人下載目錄定時清理，轉移大的文件到D盤和E盤，不佔據C盤的儲存空間。利用軟體桌面管理助手對桌面進行排版分布管理，讓桌面布局清晰起來。

如果你的電腦使用很久，下載的文件和軟體很多緩存，影響電腦使用速度也佔用了新文件的空間；這個時候可以選擇清理一些老舊不需要的文件庫，給電腦減負。瀏覽所有的文件夾，把對自己的沒用的資料移除或者永久刪掉，卸載長期不使用的軟體。

為了方便自己給重要文件備份和做信息查找。建議把常用文件整合到一個大的文件夾類，分好目錄，做相同資源歸類到子目錄類，最後匯總在一起避免遺失，也方便後期核對查找。

針對文件類型和項目分類做一些自己能看懂的大文件夾命名，這樣可以把相同項目或者類別的資料放進去，方便自己的查閱。比如在磁碟里創建自己的個人愛好、工作相關、學習成長等文件夾，分別放相關的信息文件，或者是根據時間、地點、活動項目等做文件分類。所有分類目的是為了讓自己使用和查找得更方便。

如果大文件分類後，同一屬性下還是存在小文件數量過多，這個時候建一些子目錄可以幫助做第二層次的管理，對下一級別進行細分，但是不需要特別復雜命名或者做歸類，避免自己遺忘類目含義導致查找更困難。

如果可以把文件用有序的數字或者有規律的文字來命名可以讓分類工作更簡單；比如屬於同一天拍攝的圖片，按照圖1、圖2、圖3來命名，或者根據拍攝對像來歸類，讓自己的時間高效利用。

為了讓電腦桌面和開始菜單看起來整潔清爽，有必要通過刪減不常用軟體快捷方式和隱藏快捷方式來做桌面整理；並且使用「快速啟動」功能會影響打開文件的效率，這邊只需要保留最常用的幾個，把多餘的快捷方式隱藏在桌面的某個專門放快捷方式的文件夾內，這樣既美觀又省事請。

在桌面上不需要陳列所有的文件或者圖片，只需要把信息存儲在它們對應的。文件夾類，確保你可以准確找到它們，用電子文件的分類可以實現這一點。

和紙質文件一樣，電子文件是保存有價值的文件，利用計算機輸出界面的邏輯排列上講文件有規律組合排列，比傳統的文件排列方式更加便捷。

Windows XP的文件管理功能是可以通過分層次地設置文件夾，科學分類電子文件排列到電腦存儲器內。

該工具使用方式如下：

1、雙擊桌面上【我的電腦】或滑鼠右擊【開始】按鈕選擇【資源管理器】，便可進入資源管理器界面。單擊選擇一個存儲器，如：「H盤」。在選擇存儲器時，要預先估計本單位電子文件的遞增速度，讓該存儲器的容量能夠滿足電子文件遞增的需要。同時，存儲電子文件的文件夾不能選「C盤」，因為「C盤」容易受到病毒的攻擊。

2、單擊左上角【文件】按鈕，再將滑鼠移至【新建】 【文件夾】後單擊。然後輸入文件夾名，如【文書檔案庫】。這樣建立的【文書檔案庫】文件夾就專門用於存放文書類電子文件。

3、根據本單位檔案分類體系，反復採用上述第2種方法，就能按電子文件的分類層次設置文件夾。

4、類別設置好後，把電子文件按類別存放入它們對應的文件夾中。

5、一般文件夾或文件中的文件是按照名稱[N]、類型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自動排列[A]等方式進行排列的。另外也可以按照名稱排列，通過初始漢字的漢語拼音字母順序排列。

6、一般通過調整文件夾而調整分類。也可以通過增加或刪除文件夾而增加或刪除文件類。

這里給大家推薦一個整理軟體神器： SpaceSniffer。 它的使用方法比較簡單，功能直擊分類軟體的痛點，但是它本身大小不足1M，十分小巧。

作為一款用來「解決空間」的綠色軟體，它可以直接下載點擊運行。在運行後的窗口中選擇自己需要進行分析的盤符，這個時候選擇點擊某個盤符，或按住「ctrl」同時點選多個盤符，也可以點擊「Path：」選擇指定文件夾。

點擊「Start」後 SpaceSniffer 會以極快的速度檢索磁碟，可以進行檢索掃描，掃描完畢後會展現出電腦里各個文件夾的空間佔用情況；此時可能彈出日誌報告窗口，原因在於某些文件夾無訪問許可權。更方便得看到是哪些文件夾佔用了過大的磁碟空間，可以查看是什麼文件里的大文件占據了過大的內存。當然你也可以利用強大便捷的「Filter」過濾器設定篩選條件，比如設定「>50mb」SpaceSniffer 會過濾掉<=50 MB 的文件夾；設定「<3months」可以找出 3 個月內的文件夾等；更多篩選規則可通過「help」 「filtering help」查看。最後利用SpaceSniffer 便捷的右鍵菜單，右擊某個文件夾進行包括直接刪除在內的常用操作。直接把不需要的文件刪除掉，而且不經過回收站了。需要注意的是SpaceSniffer兼容 Windows 2000 以上平台（包括 XP）的免費空間，所以不要刪除特別重要的視頻了。

或者你也可以穿著另一款免費開源只有 5M 的工具 DropIt 來處理自己的文件整理。很多雜亂到頭大的文件、文件夾全部選中並拖拽到安裝這個工具後出現的浮窗上——它們都會自動變得井井有條。所有 Word 文檔歸類到了【文檔】文件夾，並且腳本、方案、文章會按照文件名再自動分類；所有的視頻會被歸類到【視頻】文件夾，其中帶唱詞字幕的和不帶唱詞字幕的將會自動進入不同的子文件夾；這是剛才的所有 PDF，這是所有的音樂。

包括你想播放這個文件夾的所有音樂，滑動滑鼠滑輪切換到音樂圖標，把音樂拖拽過去即可。切換到清單圖標，把 Topbook 做過的所有視頻全部拖拽進去，一秒生成清單，不用一個個復制、也不用批處理命令，而且，還能在清單中更好地回看、查閱。

這就是 神器DropIt，一款小巧便捷提供辦公幸福感的整理工具。

Ⅵ 辦公室文件怎麼管理

辦公室文管理方法：

1.資料盡量共享

對個人所有的資料和文件進行分類，不必要文件徹底削減，實行資料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地減少部門文件量。

2.保管、保存、廢棄的分類（制訂廢棄基準）

對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉庫），廢棄進行區分，把不必要的分類處理掉。

如何區分保管、保存、廢棄呢？有一種方法可以參考。可以把每一張文件貼在牆上，進行比較—研討—改善。關鍵是各個部門應明確規定廢棄基準，根據基準廢棄時，堅決不要猶豫。

3.推進無紙化

推進辦公自動化，利用內部網路，對簡單資料利用電子郵件等形式，實現無紙化瀏覽與審批。

4.計算削減成果

文件整理以後，不能忘記對成果進行確認。可按照下列方法計算文件削減率，並確認文件削減達成度。通常能夠削減40%~50%進行保存、廢棄，其他留在辦公室保管（例如測定文件堆積高度的方法）。文件削減率（%)＝保存、廢棄文件堆積高度整理之前文件堆積高度×100%。

5.會議資料的電腦化

會議資料要盡量電腦化，避免添加會議一結束就扔掉的資料。

6.廢除前期業務

採用復印式或計算機化，盡量減少人工前期業務。比如會議中安排秘書直接用筆記本電腦記錄會議的內容，可以避免先在紙上手工記錄，再輸入電腦的重復勞動。

7.使用電子白板

對會議內容、決定事項，為了避免人工抄寫記錄，利用電子白板記錄並復制下來。對輸出記錄整理成Word文件，也是一種抄寫只會增加人工和浪費時間，不如直接使用。

Ⅶ 文檔管理工作技巧

文檔管理工作技巧

對文檔進行管理是辦公文秘的日常工作之一，以下是我整理的文檔管理工作技巧，歡迎參考閱讀!

01 選擇正確的流程

每個項目都是不同的，因此，沒有哪個流程能夠適合所有的項目，不論項目大小都使用同一個流程也沒有意義。對於較小的項目，你應該用一個簡單的過程，特別是你委託一個小項目給沒有經驗的項目經理，簡單的流程需要更少的過程文檔，而這也讓新項目經理更容易遵循，也可以讓經驗豐富的項目經理減少他們桌子上的文檔。

一個小項目（最低標准要求的項目）可能只需要：

一個項目啟動文件：這（再次作為最低標准要求）將涵蓋項目的目的和目標，要有關於范圍、時間和成本的關鍵的要求，有主要的里程碑（如果在這個階段已知的）和項目組成員的名單；

利益相關者要求的文檔：這應該只包括利益相關者和他們的要求的文檔列表。

一個項目范圍：明確交付明確的成果，而不是創建一個單獨的工作分解結構，這樣你可以更加簡單方便的對項目成果進行確認；

日程：給出任務列表中的完工日期，比如多長時間他們將要達到的重要里程碑和結束日期，採用甘特圖可以顯得更直觀一點；

回顧性報告：當然，這不是必須需要的，但如果是你的領導或者其利益相關者，可能會問，這個項目進展順利嗎，有什麼可以做的更好的地方可以讓你今後的項目運作的更加流暢和平穩，而這類項目通常會要求減少相關的'文檔工作；

當然，這一切都要取決於你特定項目的情況，你最初可能認為你的項目特殊只需要一個或兩個其他部分的文檔，但每次做出這個決定的時候，你需要仔細的想想，對於這種規模的項目，這真的是必要的嗎？

02 不要過度的報告

項目利益相關者需要在報告不足和過度報告之間取得一定的平衡，太多的話，他們根本不會去關注，太少，他們弄不清楚項目到底在做什麼，他們可能會逐步尋求比最初的報告上提供的越來越多的信息，不論是哪種方式，你都會形成比你真正需要的多得多的文檔。

要報告項目狀態，可以嘗試使用紅色、黃色和綠色體系來表示，這能夠滿足大多數利益相關者的要求：

紅色：你需要幫助處理這種情況；

黃色：項目中出現一些狀態需要你關注，但我們正在處理中；

綠色：項目中一切正常，無異常情況；

03 優化會議次數

會議是在項目中無法避免的，有討論戰略的會議，項目范圍的會議，項目的規劃會議，項目啟動會，項目進展會議，和各個利益相關者的討論會議， 識別會議，變更控制會議，問題回溯會議等等，這會讓你花費上十幾分鍾到幾個小時不等完成會議紀要。

相反的，為什麼不嘗試削減會議的次數，對於較小的項目，你只需要參加下面四種會議：

和利益相關者的討論會議

項目范圍討論會議

項目進展討論會議

項目問題回溯會議

通過減少不必要的會議不僅從會議本身來節省你的時間，還讓你不必要去花費時間進行艱苦的准備每個細節的會議紀要，你應該只關注指出需要採取的行動以及你需要同意做什麼，其它的一切都應該是不必要的。

毫無疑問，可能還有很多其它的方法幫助你減少項目中的文檔工作，這可能基於每個人的心態和常識來進行。如果你在一個相當大規模的項目上工作的時候，那麼依照既定的流程，你的文檔會逐步增加的，但如果你在一個小的項目上的時候，當每次重新對文檔工作進行規劃和實施的時候，應該試著問問自己：到底什麼才是我真正需要記錄的。

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