⑴ 公文處理過程中常見的70個問題及解決辦法（一）
一、「公文」「文書」「文件」三者有什麼不同？
【解答】文書、公文、文件這三個概念很相近，不是專門從事公文處理的人來說，很難將其嚴格區分。從內涵來進，在許多情況下都是通用的，且有同一性。文書的核心主體部分就是公務文書，而公務文書就是我們常用的公文；公文包括法定公文和非法定公文，而法定公文就是我們通常所說的文件。再有，在日常稱呼上，這三個概念也略有區別。黨政機關一般稱公務文書為公文或文件，由此可見，三者在某種意義上是相同的，且內涵一致。但也有一定區別，即文書的外延較大，它包括公務文書和私人文書；公文的范圍次之，它包含法定公文和非法定公文；文件的范圍較窄，主要指法定公文。另外，文書是一個集合，指在各種公務活動中產生的文字材料（私人文書除外），公文也如此；而文件不僅是一個集合（指文件的全部），同時也是一個具體名詞。
二、怎樣修改文稿？
【解答】在公文寫作中，文稿的修改是必不可少的重要程序。修改文稿主要是對文稿進行進一步加工創作、規范和潤飾。其范圍主要包括：深化主旨，審查內容，調整結構、語序、句群，修正標點符號和語句，調整格式項目等。文稿的公文修改主要把握從以下七個方面：
一看標題。標題主要由「單位名稱+事由+文種」構成（有時只有「事由+文種」），主要要看標題是否完整，事由概括是否准確，文種使用是否正確。而其中相近文種混用是常見的錯誤，應予特別注意。
二看主旨。主要看公文主旨要求是否正確、深刻、有針對性。在此方面常見的有不切實際、失之膚淺等錯誤。主旨修改是一件大事，必要時應與領導或相關同志共同討論。
三看材料。一篇文稿，材料主要根據主旨的需要來確定，所以在修改時，主要看材料是否得當、真實、充分，表達是否精準。文稿材料需要修改的情況主要有：一是更換材料，即改用能說明本質問題的典型材料；二是刪繁就簡，即把敘述過多，且不必寫的過程以及該簡而用詳用的部分刪簡提煉；三是增添材料，即對敘述不完整，表述簡單，該說未說，事實不全，部分有事實但無理論或政策依據的，或有理論但事實不足的部分，進行添增，從而准確達到表達效果。在寫作過程中，對沒有認真核實的假材料，或寫錯的數字、時間等內容要進行全面修改，做到實事求是、去偽求真。
四看結構。結構服務於主旨，一篇文稿結構有問題，必然會影響主旨的表述。在修改時主要對層次安排是否符合邏輯，是否符合該文種的結構特點，文章中段落的過渡和照應是否周全、嚴密。
五看語言。文稿的語言是正確表達文意的載體，公文的語言提倡准確、簡潔、莊重、朴實、得體，反對假、大、空、套話、廢話。在語言修改時，主要看用詞是否准確，句式是精準簡潔；對多餘冗長，不準確的詞句要及時刪除、修改。
六看標點。標點符號的正確使用，能准確把意思、語氣表達清楚，也能體現一篇文稿的質量好壞，甚至體現了公文的規范性和嚴肅性。
七看數據。文稿中的數據是正確表達文意的基礎，它體現了公文的嚴肅性、莊重性。文稿所需的數據是否准確，缺少或多餘，都會損害公文的執行效用。所以在修改時要對數據進一步確認，確保數據的真實性與權威性。
好文章是改出來的。一稿就通過、一稿就成為精品的文章不是沒有，但為數極少，多數文章要經過反復修改、不同環節修改才能成文。通過修改則「瑕可以瑜，瓦礫可以為珠玉」。公文是黨政機關發布和傳達方針、政策，依法行政和公務活動的工具，為了保證公文的質量、發揮公文的工具性功能，在公文寫作過程中，文稿的修改必不可少，只有通過不斷的修改和錘煉，一篇好的文稿才能成型。修改好的文稿，最後送領導簽發同意就轉為定稿。
三、怎樣校對文稿？
【解答】校對就是對即將交付刊印的定稿進行閱讀校樣。它是保證公文文字質量的最後關口。文稿雖已精心修改、仔細審核，文字表達趨於完善，但文稿中在仍然會存在訛、多、衍、倒現象，以及標點錯誤等問題。如不加以校正，勢必影響公文的嚴肅性，甚至造成歧義，使公文難以受理執行。通常的校對方法有三種。
一是默校，一般由一人默校定稿、校閱正文。
二是唱校，亦稱讀校，即由一人朗讀定稿，另一人或數人閱看校樣。
三是通校，即不看定稿，只通讀校樣全文，一般用於最後一次校對。
為避免先入為主，一般由專門的校稿人員進行初校或二校，終校應由撰稿人進行。為了避免囿於成見，重要公文應由三人分別擔任一、二、三校，校畢之後，還應在看一遍清樣，以防止更改不慎而引起誤失。
四、公文寫作中，實施意見和指導意見的區別？
【解答】在公文處理過程中，經常會遇到《關於加快××工作的指導意見》和《關於加快××工作的實施意見》這樣的標題，那這二者之間到底有什麼區別了？一般來說，指導意見主要對工作進行指導，體現一種協商的態度，在具體工作中注重原則性與靈活性、規定性與變通性相結合，在執行過程中允許相關單位有所創新和發揮，指令性色彩較弱。指導意見內容較為抽象，理論性文字較多，主要是對工作的指導思想、主要任務、目標步驟、工作措施做一個總體部署。而實施意見在涵蓋以上內容的同時，在工作措施上會更為具體，甚至包括一些具體的工作安排。指導意見和實施意見都是一種意見和建議；前者主要在宏觀層面的提要求、定原則，後者主要在微觀層面的抓落實、定方法。
五、發布人事任免，究竟是用「決定」還是「通知」？
【解答】根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，「決定」適用於對重要事項作出決策和部署。而人事任免對一個單位來說當然是重要事項，所以用決定來發布人事任免，應該說是無可非議的。但《黨政機關公文處理工作條例》同時也規定，「通知」有任免人員的功能，因此，在時間工作中，就需要依據具體情況來恰當運用。主要從以下幾個方面考慮：一是嚴肅程度。首先看被任免人的級別，一般的行政單位，在自己職權范圍內任免重要部門的主要負責同志，可以用決定，而一般人員的人事變動安排用通知即可；其次看任免的緣由。當本單位管轄范圍內的負責同志犯有嚴重錯誤，必須立即免去職務時，或某同志完成某項工作任務中表現特別突出，需要破格提拔時，合適用決定。也就是說，重大或需說明任免理由的人事任免宜用決定，不需說明理由的或一般的、正常的人事任免應用通知。二是管理許可權。有些單位領導人和二級機構負責人的人事任免權在當地人事組織部門。這種單位在發布不屬於自己管轄許可權的人事任免事項時就只能用通知，在將人事組織部門的任免結果公之於下屬單位時，文中還要加上任免依據，例如「經××批准」等。三是是否需要存檔。按照規定決定可以存入本人人事檔案，而通報與通知不能存人本人人事檔案。
六、用於獎懲時命令、決定、通報應當如何加以區分？
【解答】命令、決定和通報都是《黨政機關公文處理工作條例》中規定使用的可用於獎懲有關單位及人員的法定公文，正因如此，在使用過中常被人們錯用或混用。對於這三個文種，根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，主要考慮發文機關的級別、所涉及的內容和范圍等。
命令文種。由於我國憲法對發布命令有嚴格的許可權規定，通常只能由中華人民共和國主席、中華人民共和國國務院總理、各部部長、委員會主任以及縣以上地方各級人民政府才有權發布命令，具有很強的指揮性和權威性。即便是縣級人民政府，一般都是在遇到特大突發事件時，才使用命令。
決定文種。決定所涉及的表揚或批評事項較之通報更為重要和嚴肅，發文機關級別也通常較高，影響力也大，能在更廣泛范圍內起到教育和導向作用；由於決定不載明具體情況，只能使受文者大致了解情況定。
通報文種。通報所涉及的內容事項不如決定表揚或批評的事項突出，影響也不是很大，只在較大范圍內，一般性地號召大家學習或告誡大家引為借鑒；通報可以將事項情況詳盡具體地載明，所以，但如果發文的目的是為了讓受文者學習和借鑒，則用通報為宜。
七、「報告」和上行「意見」有什麼區別？
【解答】在行文方向上，「報告」和上行「意見」完全一致，而且他們的內容也很相近，均含有陳述性的內容，且在陳述情況的基礎上，都提出了工作建議和意見。但兩者也有不同之處，主要是：「報告」側重於匯報工作、反映情況，多數情況下不談今後的工作建議和意見，也不需上級批示；只有在必要時針對問題提出解決辦法，要求上級予以批轉，既所謂的「呈轉性報告」上行「意見」雖然也陳述情況，但其情況具有特定的內容，通常是對工作中重要問題做出的分析與見解，而不像「報告」那樣對工作情況的綜合與歸納，「意見」中陳述情況的目的在於給建議意見的提出做鋪墊，而所提的建議意見，是需要上級給以批示或批轉。
八、上行的意見與請示有什麼區別？
【解答】在行文方向上，兩者完全一樣。但是，凡是向有隸屬關系的上級要錢、要物、要機構、要編制、要幹部、要出境出國等問題時，都要用請示，而不能使用意見或報告。意見主要是向上級（可以有隸屬關系，也可以不是）要「政策、辦法」等軟體，就是要求上級同意其所提出的建議意見。
九、請示文種的標題，在關於之後可否加入「申請」或「請求」二字？
【解答】「請示」即為「請求批示」之意，已明顯蘊含向上級機關的申請的意思，如果標題中事由部分再在介詞「關於」之後加「申請」或「請求」等詞語，屬於用詞重疊，造成語病。所以，不可在關於之後加入「申請」或「請求」二字。
十、向業務歸口管理部門請求批准事項時，是用函還是應當用請示？
【解答】歸口管理是一種授權管理，該機關代行上級機關職權，屬於奉命行事，應該用請示文種。如：宣傳部門管理黨校。
十一、法律、法規、規章和類規章文件的主要區別，以及它們制定時有什麼不同？
【解答】法律、法規、規章這三個概念既有聯系，又有區別，其主要區別如下：
（一）法律。從廣義上講，泛指法律的整體；從狹義上講，根據我國《立法法》的規定，指由全國人大及其常委會制定、頒布的具有法律效力的規范性文件。如《行政許可法》《公務員法》《道路交通安全法》等。
（二）法規。主要由國家行政法規和地方性法規組成。由國務院根據憲法和相關法律制定規范性文件，稱為「國家行政法規」，其文種主要包括條例、規定、辦法；由地方即省、自治區、直轄市及其人大及常委會，以及省、自治區所在地的市和國務院批準的較大的市及其人大及常委會制定的規范性文件，稱為「地方性法規」，其文種主要包括條例、規定、辦法。
（三）規章。國務院的組成部門和具有行政管理職能的直屬機構，根據相關法律（狹義的法律）和法規（國家行政法規），在其許可權內制定的具有一定法律效力的文件，稱為「部門規章」。省、自治區、直轄市及省、自治區人民政府所在地的市和經國務院批準的較大的市的人民政府所制定的規范性文件，稱為「政府規章」，這兩種規章使用的文種中主要是規定、辦法等，不得有「條例」。
（四）類規章性文件。一些地區、部門根據行政法規、地方法規、規章而制定的不屬於法規、規章的規范性文件，稱為「類規章性文件」。
十二、用命令發布行政法規和規章有什麼限定？
【解答】根據規定，具有制定、發布行政法規、規章權的國家行政機關，才能制發行政「公布令」。具有「國家行政法規」的制發主體是國務院；具有制發「部門規章」的主要是國務院各部門；具有「政府規章」的制定主體是，各省、自治區、直轄市以及省、自治區人民政府所在地的市和經國務院批準的較大的城市、計劃單列市的人民政府。以上這些單位或部門制定的行政法規和規章，都可用「公布令」來發布。而其他一些地區和部門根據相關法律、法規、規章而制定的，不屬於法規、規章的「類規章性文件」，不能用「公布令」發布，只能用「通知」予以發布。
十三、如何解決轉發上級「通知」時，標題中存在幾個通知重復出現的問題？
【解答】按照慣例，為防止標題中「通知」重疊和繁瑣，可省略中間層次和自己所使用的通知，只保留文件初發處的一個「通知」。如：縣政府轉發市政府轉發的省政府文件，其中，市政府就是中間環節，可省略，即標題可變成《××縣人民政府轉發××省人民政府關於××××（事由）的通知》。為了彌補因此造成的標題不完整的遺憾，應把被刪減的中間層次寫進公文的開頭。如：「接市人民政府轉發《××省人民政府關於××××（事由）的通知》（×府發〔2017〕×號），現轉發給你們······」或「接市人民政府關於轉發《××省人民政府關於××××（事由）的通知》的通知（×府發〔2017〕×號），現轉發給你們······」
如果是轉發上級行政機關制發的行政法規和規章以及類規章性文件時，可直接寫成「《××縣人民政府關於轉發〈××省人民政府××××（事由）〉的通知》」。
十四、怎樣擬寫批轉和轉發性通知的標題？
【解答】在公文處理實踐過程中，批轉和轉發性通知是其常的通知類型。其中，批轉性通知用於上級機關對下級機關公文的處理（上對下），轉發性通知下級機關對上級機關以及不相隸屬機關之間公文的處理（下對上或平級之間）。該類型的通知正文部分的寫法比較簡單，但其標題的寫法確有一定的難度，主要難點是標題寫得過於拉雜冗長。如《××縣財政局關於轉發××市財政局關於轉發××省財政廳〈關於在××××××活動的通知〉的通知的通知》，其中介詞「關於」和文種「通知」均多次重復，顯得冗長累贅，讓人讀起來難得要領。那麼，怎麼解決這個問題了，應從以下幾點入手：
一是只保留一個介詞「關於」。從公文處理實際來看，介詞「關於」有時出現在「批轉」「轉發」的前面，有時又出現在「批轉」「轉發」的後面。至於如何確定，主要看被批轉、被轉發的原文標題中是否有介詞「關於」，如果原文標題中有，則應該省略；如果原文標題中沒有，則應該添加。如《××縣財政局轉發××省財政廳〈關於在××××××活動的通知〉》，如《××市財政局關於轉發××省財政廳〈××××××活動方案〉的通知》，一般而言，介詞「關於」出現在「批轉」「轉發」的前面，其所批轉或轉發的對象多為法規、規章或工作方案、工作要點之類的文種。如《××縣人民政府關於轉發〈××省人民政府××××工作方案〉的通知》。
二是省略轉發的中間環節。如《××縣財政局關於轉發××市財政局關於轉發××省財政廳〈關於在××××××活動的通知〉的通知的通知》，先後涉及3個環節，其中「××市財政局」為中間環節，擬寫時應予省略，即《××縣財政局轉發××省財政廳〈關於在××××××活動的通知〉》，以趨簡化。但要注意的是，省略之後的中間環節，一定要在公文正文的開頭部分作出具體交代，說明清楚中間環節，不然給人以突兀之感，還以為是直接接省級部門的文件。
三是去掉書名號。無論轉發的環節多少，被轉發或被批轉的原文標題中的書名號都應省略。
四是被批轉、被轉發的文種為通知時，只能保留一個；如果不是通知，而是意見、報告、請示之類的文種，則應保留一個通知。
因此，上例標題即應簡化為《××縣財政局轉發××省財政廳〈關於在××××××活動的通知〉》。
十五、如何准確編制和標注發文字型大小？
【解答】在公文處理過程中，發文字型大小是公文的「身份標識」。正確編制發文字型大小，能方便公文的登記、查詢、引用和歸檔管理。發文字型大小由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字型大小。根據《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）規定「發文字型大小應當編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括弧「〔〕」括入；發文順序號不加「第」字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加「號」字。
「上行文的發文字型大小居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。」
發文機關代字在發文字型大小構成的三要素中，擬制難度最大，一般遵循以下原則：
一是行政區域代字。使用某一地域的規范化簡稱，如北京用「京」、上海用「滬」。
二是機關代字。應該使用機關及其職能部門系統內通用的規范化簡稱作為統一的機關代字。如黨委用「黨」、政府用「政」或「府」、政府辦公部門用「政辦」或「府辦」、交通行政管理部門用「交」、農業行政管理部門用「農」等。
三是發文形式代字。除信函式公文在機關代字後標注「函」以外，其餘發文一般都用「發」作為總的發文形式代字。但為了跟好的區分發文的不同類型，很多地方增設了，上行文用「報」「請」「呈」等，會議紀要有「專議」「議」，電報用「發電」等；黨委還設有「字」。但現目前，很多機關在文號中是以「發」「呈」「函」三字分別作為下行文、上行文、平行文的發文類型代字。
把區域代字、機關代字、發文類型代字三部分合在一起，就構成了地方黨政機關的發文代字。
十六、領導人簽發文件和公文正本標注簽發人姓名有何區別？
【解答】兩者有相同之處即簽發人姓名一致，不同之處如下：
一是承擔的主體不同。前者是領導人親筆書寫的；後者是文件格式要求標注印製的。一般領導人簽發在前，印刷標注在後。
二是標識的載體不同。前者簽署在定稿的發文用紙上；後者標印在文件正本的眉首處。
三是標注的內容不同。前者還簽署了簽發意見、簽發人姓名、簽發日期等；後者僅有簽發人姓名。
四是作用不同。前者使文稿生效；後者主要是為上級機關就該文件進行溝通提供方便。
十七、怎麼設定發文機關標志的字體和大小？
【解答】發文機關標志是公文版頭格式的重要要素。《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）中明確規定，推薦使用小標宋體字，而字型大小的大小卻沒有具體規定，從造成發文機關標志字型大小大小不一的混亂現象，且基層單位最為普遍。為了統一規范，依據醒目美觀的原則，大家可把握兩個原則：一是原則不大於上級機關發文標志大小（如果上級機關的發文機關標志確實較小，可與之一樣）；二是最大不能等於或大於22mm×15mm。
十八、《黨政機關公文格式》（ GB/T 9704-2012）中對公文標題的排列是怎樣規定的？
【解答）根據《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）的規定，公文標題「一般用2號小標宋體字，編排於紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。」
十九、怎樣正確使用公文標題中的發文機關名稱？
【解答】根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，標題由發文機關名稱、事由、文種組成。其發文機關名稱為應使用機關全稱或者規范化簡稱。根據《應用指南》的解釋，當單一機關行文或者3個以下（含3個）機關聯合行文時，應將所有發文機關名稱列出；當4個以上（含4個）機關聯合行文時，可以採用排列在前的發文機關名稱加「等」的形式加以表述，例如「×××等18個部門關於××的通知」。
二○、什麼是主送機關？應當怎樣標注？
【解答】根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，主送機關就是公文的主要受理機關。主送機關應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。准確確定公文的主送機關，是公文發出後，能否得到及時貫徹落實和處理的一個關鍵性因素。非普發性公文（含下行文、上行文、平行文），一般只有一個主送機關，即這份公文的接受辦理者只有一個。普發性的公文（下行文），才可以有多個主送機關。還有一些公文並沒有主送機關，如「公告」文種，由於「公告」用於向國內外宣布重要事項或者法定事項，一般需要通過報紙、電台、電視台以及網路向國內外公開發布和傳播，因此沒有特定的主送機關。
根據《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）規定，主送機關一般編排於標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。主送機關名稱移至版記時，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。「主送」二字後加全形冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個主送機關名稱後標句號。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線（抄送機關編排方法同主送機關。）。
⑵ 明以察微：法律文書的校對要點 | 辦案手記
前言：校對是法律文書中不可或缺的最後一步，雖看似基礎，但需深入細致。校對不當可能使文件出現錯漏，影響法律效力。本文將從內容、形式、語句、呈交四個維度，列舉法律文件校對要點，以供參考。
內容校對要點
（一）基礎信息
1. 確認當事人信息。確保所有當事人的主體信息准確無誤，注意分公司、銀行分行負責人稱謂為「負責人」。
2. 校對訴訟地位。依據不同訴訟程序，准確調整委託人訴訟地位，如執行程序中由「原告」變為「申請執行人」。
3. 核對案號。不同程序中案號變化顯著，仲裁案號易被忽視，注意區分。
4. 檢查頁眉與落款信息。確保文件信息完整准確，特別注意日期校對。
（二）法條和案例
1. 確認引用法條正確，區分不同年份的法條版本。
2. 校對案例信息，確保案號、審理法院、裁判時間等無誤，案例內容與本案一致。
（三）案件事實
核查時間、主體、金額等要素，確保准確無誤。注意主體指稱與金額計算，引用信息須與原文一致。
（四）文件構成
確保文件組成部分完整，材料齊全。注意各文件類型格式要求，如投標文件所需信息。
格式校對要點
（一）格式規范
1. 校對頁面格式，包括字體、字型大小、顏色、對齊方式等。
2. 有序號編排，遵循標題序號書寫規范，注意合稿後序號一致性。
3. 校對數字格式，統一使用千分符，確保計量單位準確，數字表述統一。
4. 檢查表格格式，設置標題行重復，標題行顏色一致，表格大小比例一致。
（二）標點符號
校對全形與半形格式，確保標點符號使用規范。
語句校對要點
（一）指稱一致
1. 尊稱一致，根據不同委託人主體身份調整尊稱表述。
2. 簡稱一致，首次出現不直接使用簡稱，確保簡稱前後文統一。
（二）用語准確
1. 校對錯字、漏字、多字，保持語句通順、用詞准確。
2. 注意語法錯誤，檢查長句、修訂處語法是否正確。
3. 簡潔明了，避免冗長，使用陳述句，確保句子凝練。
內容、形式、語言校對完畢後，還需關注呈交要點，包括文件命名、確認文件版本、校對郵寄底單等，確保文件准確無誤地呈交。
總結：法律文件校對是確保文件質量的關鍵步驟，需細致入微，覆蓋內容、形式、語言及呈交等多方面。通過系統校對，可以有效避免錯誤，提升文件專業性與法律效力。校對工作不僅提升寫作能力，也是律師成長的重要途徑。