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采購管理方法及技巧

發布時間:2023-08-11 17:26:22

1. 如何做好采購管理

做好采購管理要注意以下幾點:全面分析供應環境;構建采購戰略體系;解讀和運用戰略采購;進行戰略定位、制定采購策略;在戰略規劃中必須考慮到各種風險並制定相應的對策。

1、全面分析供應環境

現代企業的生產經營活動日益受到環境的作用和影響,供應管理活動也不例外,既受到外部宏觀環境和供應市場的制約,電受到企業內部部門間協調配合程度的影響。所以,企業要制定供應策略,首先必須全面、客觀分析供應環境的變化。

2、構建采購戰略體系

企業之間競爭的日趨激化,不僅體現在參與競爭的企業越來越多,更重要的是競爭的程度越來越深。這種競爭程度上的變化既反映在多樣化經營;又反映在企業運作中的高技術、高效率。

企業該如何根據自身特點,制定供應戰略規劃,適時、有效地開展采購工作,已成為企業謀求長遠發展的重大課題。

3、解讀和運用戰略采購

據經濟專家分析,企業在采購中每1元錢的節約都將會轉化成1元錢的利潤。在同等條件下,企業要想靠增加銷售來獲取1元錢的利潤。則需多銷售20元的產品,可見采購管理企業中最有價值的部分。越來越多的企業,甚至包括政府機關都在探索試行招標采購,通過降低采購成本提高經濟效益。

4、進行戰略定位、制定采購策略

企業所需采購的物品很多,對於大中型企業來說,可能有成千上萬物品。如果採取相同的方法水管理,就要考慮最復雜和最困難的情況。從而採取最繁雜的管理方法,進而加大了采購環節的管理成本。

為了保證生產經營活動的順利進行又要盡可能降低采購成本,應依據物品在企業中的重要性和對供應商的依賴性進行戰略定位,

5、在戰略規劃中必須考慮到各種風險並制定相應的對策

應建立與完善企業內控制度,加強教育,提高素質。應建立與完善內部控制制度與程序,加強對職工尤其是采購業務人員的培訓和教育,不斷增強法律觀念,重視職業道德建設,做到依法辦事,培養企業團隊精神,增強企業內部的風險防範能力,從根本上杜絕合同風險。

采購管理通過采購申請、采購訂貨、進貨檢驗、收貨入庫、采購退貨、購貨發票處理、供應商管理等功能綜合運用,對采購物流和資金流全過程進行有效的控制和跟蹤,實現企業完善的物資供應管理信息。

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采購管理的管理原則

1、首先必須建立完善的供應商評審體制:對具體的供應商資格、評審程序、評審方法等都要作出明確的規定。

2、建立采購流程、價格審核流程、驗收流程、付款結算流程。

3、完善采購員的培訓制度,保證采購流程有效實施。

4、價格的評審應由相應程序規定由相關負責人聯名簽署生效,杜絕暗廂操作。

5、規范樣品的確認制度,分散采購部的權力。

2. 如何做好采購管理

想要做好采購管理,需要做好以下六方面:
一、推行電子化招采,采購流程全自動化
首先,采購降本增效有效而科學的方法都需要依賴規范的采購流程和技術,建議企業採用在線采購方式,通過電子采購平台實現采購流程規范化管理。在線采購的方式能夠將企業、供應商、消費者和供應鏈的其他干係人之間保持實時協同,實現采購全流程自動化。
市面上可供選擇的電子采購工具多樣,在這里,推薦8Manage SPM在線采購平台,一站式管理采購全過程,包括采購申請、審批、訂單、合同、驗收入庫等,通過職責分離及電子留痕,將采購透明化,一站式的采購模式,將企業采購管理效率大大提升,有效降低采購成本。
二、做好采購開支分析,減少不合規支出
采購通常會產生不合規的支出,這種未被集團采購部門或預算負責人所批準的支出,成為采購成本增加的一部分。為了避免這種開支,采購開支分析必不可少,企業需要對歷史采購支出進行系統性分析,實現支出的可視性與可控性,准確找到采購人員不合規的支出部分。
三、供應商定期招募,獲取最優采購價
無論在購買產品還是服務時,相信大多數采購人員都會有關於供應商折扣的指標和壓力,管理層都喜歡將這種方式當作是成本控制的策略。作為采購人員,為了達到要求,會不斷處於與供應商在價格方面的拉鋸戰中,十分耗時費力。
四、注重合同續約問題,及時更新與修正合同
供應商合同續約是個棘手的問題,棘手的地方不僅在於合同的附屬細則,而且如果忽略合同續約日期,沒有及時處理,企業會再次跟不合需求的供應商捆綁在一起一年、兩年或更長時間,而供應商的優劣直接決定了產品的價格和質量、交付日期、合同履行等等,導致企業各方面成本增加。
通過續約概覽,采購人員輕松地查看到所有即將需要進行續約的采購合同,非常方便省時。同時,在合同中可管理復雜采購的合同條款與交付的驗收,確保采購物品的交付按照合同條款的要求執行。
五、採用電子招投標,在線采購公開透明
在電子招投標的不斷發展下,傳統線下招標的弊端逐漸顯露:操作流程復雜、過程不透明、外部協作效率低等,造成采購周期長,整個運作成本高。而電子招投標可以讓供應商即時同步參與,采購雙方實時協同,規范化的流程、使招投標更透明,采購更高效,是企業在招標采購中值得推行的方式。
六、加強供應商關系管理,優化整體供應鏈
很多企業容易忽視供應商的關系管理,與供應商關系的好壞不僅會影響企業的收貨,也會影響到企業的聲譽。與供應商建立長期穩固的關系是互惠互利的,這能幫助企業與供應商的目標保持一致,增加從供應鏈中節約成本的可能性,還能夠跟供應商協商更好的合同條款,實現雙贏。

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