如何整理文件好的方法

⑴ 怎樣把電腦里的文件整理好歸類好

第一步，在你保存資料的電腦分區中，要接類別建立多個文件夾。可以按用途分為：學習、娛樂、暫存、工作、下載，在娛樂下又可以建立二級目錄：電影、歌曲、動畫等。也可以按照常見的文件性質進行分類，例如分為：圖片、電影、電子書、安裝文件等，當然也可以按照你的需要再建立二級目錄，以後每有文件需要保存就按這個類別保存到相應的目錄。
第二步，在EXCEL里建一個目錄就可以統一管理。運行EXCEL後，新建一個表格，然後按照我們的分類方式隔行輸入：圖片、電影、電子書，在圖片分類下再建立二級目錄名，例如明星、汽車、壁紙等。
第三步，右鍵單擊「圖片文字」，選擇「超鏈接」，在彈出的對話框中選擇電腦里圖片目錄文件夾，單擊「確定」後EXCEL里的「圖片」文字就變成彩色。用同樣的方法為一級目錄的「電影、電子書」和二級目錄的「明星、汽車、壁紙」等添加超鏈接。然後將這個EXCEL文件命名為文件目錄，保存到桌面上，以後打開這個文檔，直接單擊相應的文字，比如單擊「壁紙」，就可以切換到壁紙文件夾了。
最後，定時刪除不要的文件電腦裡面的空間都是有限的，除了整理資料，還需要把不要的文件或圖片或視頻進行刪除，這樣即騰出了空間，也可以把電腦裡面的資料整理得乾乾凈凈。文件不要安裝在C盤安裝軟體會佔有用電腦的空間，其它的盤還沒什麼，但是如果把文件安裝在C盤，會讓電腦變得很慢很慢，打開一個文件都會需要幾分鍾。

⑵ 紙質文件怎麼整理

紙質文件的整理方法：

裝訂是紙質文件整理的基礎環節，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位——「件」確定下來，為後續工作的開展提供條件。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理。用於裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

常見的裝訂方式有：

01

線裝法

線裝法是以棉線作為裝訂材料，對文件進行固定的方式。線裝法主要有「三孔一線」裝訂和直角裝訂。「三孔一線」裝訂是一種傳統的裝訂方法，是立卷檔案普遍採用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應用於較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用於較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料變形對文件進行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂採用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據文件頁數多少選擇不同規格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進行裝訂。

在進行裝訂方式選擇時，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進館等因素，永久保管的歸檔文件，宜採取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質檔案在材料上類似，從檔案保護的角度看，線裝是最利於檔案長期保存的一種裝訂方式。

頁數較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用「三孔一線」裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執行，也可以使用不銹鋼訂書釘等裝訂，但應保證裝訂材料符合保管期限內的耐久性需求。

⑶ 電腦文件太多太亂如何快速整理，有什麼好辦法

1、首先需要官網下載"droplt"軟體,按照軟體提示進行安裝即可，如下圖所示。

⑷ 辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些

1.存放有序，固定位置

在辦公室內，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內，貼上標簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內的相應位置。

2.要刪的文件暫時先留著

在桌面建一個「臨時文件夾」，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)後集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時做好PlanB

列出已有物品的清單，存於某個地方(如備忘錄)。

4.將經常使用的文件夾放到桌面

在桌面創建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對每一電子文件進行詳細命名，之後按照自己的分類習慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時備份，備份途徑為雲備份或移動硬碟備份。

7.在名片上寫清詳細信息

在名片背後(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息，如認識日期、接觸場所、對方特徵、介紹人等。

8.手機號碼備注要詳細

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱後註明「XX總」，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方註明日期和主題

給每個記錄註明時間和主題，查找時就多了兩個關鍵變數。

12.所有的信息註明來源

為每條從外部獲取的信息註明來源。

13.勤於找出問題、總結經驗

提前15分鍾到約定的地點，聯系好招商，提前熟悉目標樓盤，准備好自己稍後要陳述的資料，然後等待客戶的到來。

14.記下經常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

打電話時一定要確認好：對方負責人的姓名/商談的內容時間地點/出席的人員名單/商談需要准備的資料，對方的聯系方式。

特別重要的會議一定要之後發一封郵件再次確認。

16.准備2個筆記本

只要兩個筆記本，一本做重要任務制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本製作索引

在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記後，在筆記頂部寫下結論。

20.利用「5W2H」整理重點內容

做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什麼事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)-地點(WHERE)?用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的「PDCA」記下來

按照Plan (計劃) →Do (執行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結，找提升方法。

⑸ 整理資料的方法有哪些

資料分為兩稿迅種，一種為紙質文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1、紙質文件資料：盡量別留，或者掃描或者用「CS」的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。其次建議購4孔A4活頁文件類及配套透明活頁文件袋（可以在科力普省心購平台看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平台，品類很爛則多，需要可以私聊和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；資料卡片、票據、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平台搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁文件袋後放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2、電子文檔：首先，名稱要統一。所有的文檔都要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名鍵歷此。其次，每一層次的文件夾一股不超過3個。並且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬碟，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往裡更新備份一份，極好。
注意：名稱統一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。