如何高效會議的方法視頻課程

❶ 如何讓會議保持高效

如何讓會議保持高效

如何讓會議保持高效，高管們現在平均每周花在會議上的時間為23個小時，但其中71%的人表示，這些會議往往是效率低下的。不如事先考慮一下如何更有效開會，如何讓會議保持高效

如何讓會議保持高效1

1、提前優化你的會議

會議超負荷的最大原因並不是根深蒂固的習慣或糟糕的辦公室政策；僅僅是因為會議確實很糟糕。大多數會議開始時沒有任何議程可言，而沒有方向的會議根本算不上會議。

一個毫無結果的會議必然會導致更多的會議消耗。你可以通過為你的團隊安排有價值的、富有成效的會議來結束這個循環。

首先關注會議的目的。你參加的每一次會議都應該是你成功的必要條件，也是你的企業和員工成功的必要條件。。此外，涉及太多主題或領域的會議可能會超出計劃時間，並讓參會者疏遠。

記住，富有成效的會議只有在絕對需要的時候才會持續。為了訓練自己縮短會議時間，你可以使用「快速會議」之類的工具。這樣你就可以自動地把你的會議時間縮短5分鍾，這樣你就有時間在會議之間把事情做完。

2、讓你的會議更民主

誰在辦公室里安排會議？一般來說，高管和高層管理人員是召集會議並制定議程的人。雖然對主管來說，把自己的指示傳達給其他員工很重要，但直接來自上級的會議對其他人來說不會很有吸引力。

相反，試著從頭開始計劃一些會議。在向員工詢問問題之前，確定一個會議的'方向或一般主題，這對保持人們參與會議大有幫助，而會議參與是保持會議簡短但有意義的最佳方式之一。即使是一些簡單的事情，比如一個匿名的投票，也可以讓參會者自由地表達他們的意見。

3、邀請合適的人

我們都有過這樣的經歷——坐在會議上，一開始就暗自納悶自己為什麼會在那裡。一個人在不屬於自己的會議上花費的每一分鍾都是浪費，甚至有可能拖慢會議本身的效率。

確定誰屬於這個會議，誰不屬於這個會議的一種方法就是回到會議的焦點上。記住會議的主題，想一下誰會直接從討論的主題中受益，或者誰會對討論有什麼有意義的補充。

然而，出席會議是雙向的。如果在決定下次會議的安排時，你漏掉了本該出席會議的人，那麼你可能就會浪費大量時間去了解那個人的情況。

當涉及到誰真正屬於會議時，一定要想得更開放一點。例如，如果你的設計團隊正在開會，那麼最好讓產品經理和軟體工程師坐下來，以確保討論的所有內容也符合其他團隊的目標。正確的會議名單也可以為以後的會議節省時間。

4、使用數字工具

像視頻會議這樣的技術使會議比以往任何時候都更容易了，無論參會者在哪裡或他們在做什麼。技術的擴散也催生了一波新的應用程序浪潮，使大幅減少辦公室會議的可能性越來越大。

例如騰訊旗下的TIM和企業微信，阿里的釘釘，都為新時代的會議提供了高效的技術支持。在一些會議上，考慮為這個主題創建一個專用的信息通道，而不是舉辦一個面對面的會議。問一些你想要回答的相關問題，或者開始一場討論。要知道，觀看一個數字會議完全可以在沒有完全停止工作的情況下進行。

其他的協作應用，比如Trello，可以讓每個人都清楚地看到其他人在做什麼，這樣就不需要經常召開會議了。如果你想減少某類會議的次數，那就找一些可以將會議功能轉移到數字空間的軟體。

糟糕的會議正在吞噬全世界的公司收入，所以盡你所能控制辦公室的會議日程是很重要的。通過將會議視為企業的資產，你就可以充分利用企業日常最喜歡的消遣（低效）方式之一。

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會議禮儀

會議前

在會議前的准備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

會議開始時間、持續時間會議地點確認會議出席人會議議題接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。會議的議題，就是要討論哪些問題。會議物品的准備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

會議禮儀--會議中

在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：

（1）會議主持人

主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免跑題或議而不決·控制會議時間

（2）會議座次的安排

一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠裡面的位置是比較主要的座位，就可以了。

會議禮儀--會議後

在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：

會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；

贈送公司的紀念品；

參觀，如參觀公司，或廠房等。

如果必要，合影留念。

❷ 開遠程視頻會議，如何保證會議效率

為幫助大家，小雲從會前 、會中、會後三個階段 ，梳理了開一場高效的會議的具體思路，一起來看看吧：

一、提前預約會議，明確會議內容

會議組織者在開會前要明確會議目標，內容等，這就需要會議組織者在預約會議時做要到以下幾點。

歷史會議

綜上所述：

會前目標和任務的透明化 ，即每個人都知道團隊開會要做什麼，可以幫助加速團隊分工；

會中進度和會後結果的透明化跡侍尺 ，即每個人都知道團隊當前做的成果是什麼樣的，幫助團隊培養信息共享意識；

因此想要保證會議效率，一定要做到協姿高同辦公，真正聚集到團隊強大的力量。

趕快用這個方法去開展一次高效的視頻會議吧～

❸ 如何高效率的開會

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只要你在一個組織內，就離不開會議。會議的目的有四：①內部溝通。②統一思想。③解決問題。④分配任務。很多企業/管理者不會組織會議，領導心血來潮的召集，大家稀里糊塗的參加，會上不著邊際的討論，最後一頭霧水的結束。這樣的會議純屬浪費時間！

網上看過一個萬達公司會議的小視頻，非常令人震撼。上百人的會議，幾分鍾內全部就位，會議結束後幾分鍾內又迅速離場。會議前，連擺放礦泉水的位置都用繩子定位校準，一條直線，整齊劃一。董事長王健林時間觀念跟強，說一個小時就一個小時，時到即止，絕無拖延。

那麼，如何組織會議，才能做到簡潔高效呢？

一：高效會議的三大核心詞

1：時間。會議是有時間成本的。要抓住四個方面的時間，①，召開時間。②嚴格守時。③，發言時間。④會議時長。

2：准備。軍事上，不打無准備之仗，否則必然失敗。管理上，不開無准備之會，否則必然無效。

3：結果。會議的目的是解決問題，所以不能議而不決，所以，必須有決議、有追蹤、有結果、有考核。

二：高效會議的「三個零」思維

1：只開會+無決議=0。核心是「議要要決」，會上明確誰來干、什麼時間完成。

2：有決議+不執行=0。核心是「決而要行」，責任單位要制定實施計劃並落實。

3：有執行+無跟蹤=0。核心是「行而要果」，按時間節點跟蹤，並驗證和反饋結果。

三：高效會議的四個支柱

1：制度。必要時，可以制定會議管理的制度，明確公司會議的類型、頻次、紀律和要求。這是基本保障。

2：規則。會議是為了議事，所以要有議事的規則。比如限時、圍繞主題、爭議解決等等。這是效率保障。

3：閉環。會議決議事項必須按照PDCA循環要求形成閉環。這是結果保障。

4：培訓。為了提高會議效率，需對員工進行「會議訓練」，比如，如何開會、主持、匯報、記錄、跟蹤等。這是技能保障。

三：高效會議的10大要點

1：提前會議通知。會議一定要提前通知，方式可以是電話、文字、簡訊、郵件等方式。會議通知要明確時間、地點、人員、主持人、議題、議程、注意事項等要求。

2：確定會議議題。會議就是為了解決問題，所以一定要明確會議的議題。大家都不知道開什麼會，到了會議室再開始思考，這樣的會議絕對沒有效果。

3：明確會議議程。議程，就是會議的流程。誰來匯報、誰來發言、誰來總結都要明確下來。職責明確、流程清楚，大家就不是「聽會」，而是「議會」，會議效率會大大提升。

4：准備會議資料。會議之前，一定要將與會議議題有關的背景資料准備好，並發放到有關與會人員。一般與會議通知一起下發。這樣，會議才能有的放矢、保證效果。

5：准備情況確認。為保證會議效率，會議組織人員要提前對會議室裝備、與會人員進行確認，確保人員按時出席、設備運轉正常。如有異常，及時向領導匯報。

6：申明會議紀律。我在國企的時候，有一次生產副總主持會議，一個車間主任遲到，副總馬上讓他出去罰站十分鍾。會議紀律非常重要，這是高效會議的最基本要求。

7：掌握會議節奏。會議為什麼開不好？主要是主持人掌握不好會議節奏，讓會議偏離了主題。要在明確會議時長，限定發言時間，提醒圍繞主題，解決觀點沖突等方面下文章。

8：形成會議決議。會議的「癌症」就是議而不決。這是會議主持人需要特別注意的。應根據討論的結果，最後拍板形成會議決議。明確問題解決的責任、時間和方法。

9：整理會議紀要。會議一定要形成會議紀要，並最晚於會議結束後第二天，經領導審核無誤後下發相關參會人員。會議紀要是會議決議事項跟蹤檢查的依據。

10：決議事項跟蹤。為確保會議決定事項落到實處，領導應指定專人（比如秘書）進行跟蹤、檢查和驗證。周期性的會議（如周例會），應通報跟蹤結果。

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