企業文件撰寫的技巧和方法

1. 公文寫作技巧

作為一名機關工作人員，撰寫各類公文幾乎是一項經常性的工作，也是一項讓人頭疼的工作。下面是我分享的公文寫作技巧，一起來看一下吧。

一、留心搜集資料，善於參考借用

資料的積累、儲備是快寫的基礎。如果平時沒有各種寫作資料的充足積累和儲備，遇到公文應急寫作就難免會有「無米下鍋」的尷尬。所以，作為經常性的公文撰稿人員在平時工作中就應有意識地注意搜集和積累相關資料，做搜集資料的有心人，有備而無患。平時要留心各種事情，「眼觀六路，耳聽八方」，凡是與公文寫作有關的事情和問題都要想一想。記下來。工作中經手的各種文件、會議記錄、報表、總結、計劃、報刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然後對資料進行分類整理，建立適於自己使用的資料庫，一旦有了寫作任務，馬上就能派上大用場。有些資料需要根據新的寫作語境進行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發寫作者疏通寫作思路，安排結構布局和進行語言表述。

當然，公文寫作只靠平時積累的資料是不夠的，還應該輔之以寫時搜集。但平時積累是基礎、是保障，沒有平時積累，公文快寫是行不通的。

二、明確行文目的，確立公文主旨

行文目的，即公文的制發意圖。公文應實際工作的需要而制發，是為解決現實問題，為「做事」而寫的，有明確的目的性。行文目的是公文寫作的動力因素，表現在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著公文寫作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什麼要寫這篇公文?寫給誰?寫這篇公文究竟是要做什麼事?只有明確了這三個問題，才好下筆行文。這三個問題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文，結果不是寫不下去就是「下筆千言，離題萬里」，欲速而不達。

公文寫作大多都是領導授意，文秘人員執筆，領導意圖是形成公文主旨的原創因素。因此「明確行文目的，確立公文主旨」，就要善於領會領導意圖。領導在布置寫作任務時，要認真聆聽，最好能邊聽邊記，有不明確的問題要當場請教，要善於領會和把握領導講話的重點、要點，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結合實際情況和需要，迅速摸清這項工作或活動的背景、內容、要求和重點，以及它與現階段中心工作的關系等相關情況，對工作全局做到心中有數。這樣，吃透上下兩頭，在領導意圖和實際工作需要的結合點上動腦筋，確立的主旨才會有較強的針對性和實用性。

三、了解公文種類，選擇適用文種

公文是一個文章大家族，種類很多。我國現行法定公文主要分「黨」、「政」兩大類，黨的機關公文有14種，國家行政機關公文有13種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫作首先需要解決的一個問題。只有選對了適用的文種，才能最大限度地發揮公文的效用。有人比喻：「選錯了文種，等於搭錯了車」，要想達到行文目的，無異於南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。

如何正確選用文種？限於篇幅，筆者不能展開細述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類，作者只有具備相應的文體知識，熟悉不同文種的功用特點，才能根據行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類的功用特點和適用范圍，最權威的依據就是兩個公文法規性文件：2000年8月24日發布，2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》和1996年5月3日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》。另外，有一些特點、功能相近，適用范圍不太好區分的容易混淆的文種，使用時要格外注意，不要用錯。如公告、通告和通知，獎懲性決定與表彰批評性通報，報告與請示，請示與請批函，批復與批准函，報告與意見等。如何區分這些容易混淆的文種，另有專家學者撰文專論，此不贅述。

四、遵循思維規律，理清寫作思路

快速寫作要求作者要有清晰的寫作思路(套路)，主要寫什麼內容，分幾個步驟、層次，如何開頭和結尾？?都要成竹在胸。

公文程式化特點明顯，同一文種、類型公文的寫作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規律，給公文快速寫作在構思環節奠定了基礎，這就是人們所謂公文寫作思維模式的功用。如祈使類公文的目的和作用是告知受文者：發文者欲做某事，並要求受文者有所行動(幫助、執行、遵從)，所以其寫作思路就是：為什麼做做什麼怎麼做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請示、批復、函、意見等祈使類公文都可以運用這種方法構思。而告知類公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，並不要求有所行動，所以寫作思路就是：為什麼做是什麼怎麼樣。如公告、一部分通告、通知以及通報、報告等告知類公文可以運用此法構思。絕大多數公文的寫作思路都可以分成這樣前後相互關聯的三個步驟，有人稱之為「三段思維法」。當然，這只是就大類而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類型，寫作思路還可以劃分得更細一些。如事故報告的寫作思路可以分成四步：(1)情況介紹：概述事故發生的時間、地點、嚴重後果以及事後的善後處理隋況；(2)分析原因：分析事故發生的直接原因和深層原因；(3)吸取教訓，採取防範措施；(4)對事故主要責任者的處理。

熟悉和掌握各類公文寫作的思維模式，遵循邏輯思維規律，就能迅速理清公文寫作思路，達到迅速構思、快速寫作的目的。

五、掌握結構模式，迅速判斷套用

文章結構是作者思路的書面物化形式，公文作者的'寫作思路反映在文本結構中就形成了公文的層次安排。如上述「三段思維法」表現在公文結構中就形成了公文的三個大的層次(部分)，一般公文寫作教科書將其概括為：緣由事項要求(或結語)，這就是公文內容的邏輯結構模式。它是對各公文文種結構特點的概括和總結，適用於許多文種的寫作，可作為公文結構的基礎範本參考、借鑒、套用。這三部分的常見寫法如下：

開頭緣由部分主要說明發文原因、依據、目的，開宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，並提起下文，讓讀者知道為什麼發文。這部分寫法有一些較固定的模式，常見的有概述式、根據式、目的式、引述式等。中間事項部分圍繞行文的基本意向展開內容，敘述情況、分析問題、制定決策和解決問題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎麼做。常見寫法有段組式、條款式、小標題式等。結尾要求部分提出要求、請求、希望、號召等，常用一些慣用語和請求式、總結式、強調式、呼應式等模式作正文的結束。也有公文不要專門的結尾，正文寫完，自然結束，全文只有兩部分。

與上述邏輯結構模式相對應的還有公文的篇章結構模式，也是快速寫作所要掌握的。篇章結構模式也稱「公文結構的體式布局」、「公文結構的外形體式」，它是深層邏輯結構的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務是對公文的材料、段落、文字進行排列組合，尋求最佳表現形式。常見的公文篇章結構模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分條式，(3)分列小標題式，(4)分塊式，(5)主附件式，(6)條項貫通式，(7)章斷條連式，(8)並列式等。公文結構模式化特點明顯，寫作人員只要熟悉、掌握上述常用結構模式，緊急情況下就可以根據具體情況和需要迅速做出判斷，套用某一模式，使文稿快速成型。

六、學會公文慣用語，方便快捷表述

語言是文章的重要構成要素，文章的內容和形式都要靠語言來表現。文章要想寫得快且好，作者一定要有較高的語言表達能力。所以人們常稱文學家、文章高手為「語言大師」。公文是實用文體，寫作時效性要求比較嚴，寫作人員不能像作家搞創作那樣「十年磨一劍」、「吟安一個字，捻斷數根須」，而是要快速表達，下筆成章。怎樣才能快速表達？除了要多讀勤寫，培養公文語感這個根本方法外，還應該學習和掌握公文慣用語。公文慣用語是適應公務活動的需要，在長期公文寫作實踐中逐漸形成的一套規范化、定型化的公文專用語，它在准確、嚴謹地表述公文內容的同時，還能增強公文簡明、莊重的語體風格。學會運用這些慣用語，就能方便、快捷地進行表述，而無須在語言表述上太費周折。這些慣用語一般多用在公文的開頭、過渡和結尾處。開頭的慣用語常見的有「為了……」、「根據……」、「由於……」、「目前(當前)……」、「……收悉」、「經……研究」等；過渡的慣用語有「現通知(通告)如下」、「特作如下決定(規定)」、「擬採取如下措施」、「為此……」、「綜上所述……」等；結尾的慣用語主要有「特此通知(通告)」、「特此批復」、「此復」、「特此函告」、「以上報告，請審閱」、「妥否，請批復」、「請認真貫徹執行」等。

公文快速寫作是現代社會發展的需要，是工作的需要。研究公文寫作快速成文的方法、技巧有很重要的現實意義和推廣價值。公文快速成文技巧並不是空想臆造的東西，而是在人們長期公文寫作實踐經驗的基礎上總結出來的帶有規律性的方法、規則。它能有效地指導人們的公文寫作活動，提高人們的公文寫作能力，使人們能高效、快捷地寫好公文。

2. 如何學會簡單的公文寫作技巧11

公文寫作，是指公務文書的寫作，是文件的擬稿工作， 它是機關制發文件的第一個工作環節。隨著社會經濟、科學的高速發展，信息資源愈來愈豐富，信息傳遞、交流愈來愈受重視，應用文作為管理國家、處理政務、傳 達信息、組織策劃、推廣成果以及人們在社會、思想交流中使用的重要工具，已成為信息時代不可替代的重要傳播手段和工具。
公文有行政機關賦予的特定的效能和影響力。政府工作人員在日常的行政活動中要接觸數量眾多、種類多樣的公文。作為政府部門選拔傑出人才的公務員招錄考試來說，公文既能考查考生身份感的強弱，又能測試出考生對政府部門日常工作的熟悉程度。
二、法定公文寫法
(一)命令
命令和令是用於依照有關法律公布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員的文種。此類文件所用范圍有限，權威性高，而內容簡單，往往只是「某某法規現已經在某級政府常務會議上通過，現予以頒布」，寫作難度很低，因此，在寫作考試題中極少出現。
【基本框架】
原由——內容——要求;原因目的——規定或措施——希望或要求。
(二)決定
決定是用於對重要事項或重大行動做出安排、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的文種。如《中共中央、國務院關於全面加強人口和計劃生育工作統籌解決人口問題的決定》，對人口和計劃生育工作、解決人口問題做出安排。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景和目的——重要性和必要性——工作舉措;目的——理由——安排。
(三)公告
公告是用於向國內外宣布重要事項或者法定事項的文種。由於指明是向全社會或全世界公告事項，此文種一般只包括標題、正文和發文機關、成文時間四部分，有時加「特此公告」字樣，不須寫出收文機關或公告對象的稱謂，結構相對簡單。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景——目的或意義——內容——號召;
(四)通告
通告是用於公布各有關方面應當遵守或者周知的事項的文種。通告的發布有時小於公告，如僅限對國內某一類群體通告事項，一般也無須寫出通告對象的稱謂，有時需加導語和結語，如「為做好安全監管工作，維護公共安全」，「特此通告，望周知」等。
【基本框架】
為什麼——怎麼辦;目的——要求;事由——措施。
(五)通知
通知是把需要知悉和遵照執行的事項、情況、要求告知、曉示特定對象的公文文種，適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
【基本框架】
告知對象——告知事項——原因理由——落實要求。
(六)通報
通報是用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的文種。主要作用在於學習其他地區、單位、個人的經驗，推動工作發展;吸取教訓，防止類似問題的發生;了解情況，促進工作順利開展。通報按用途分為三種：表彰性通報、批評性通報、情況通報。
通報的主體為四部分：事由、分析判斷、決定與措施、要求。
【基本框架】
事情原由——處理情況——經驗教訓總結——落實或預防要求
(七)議案
議案是用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項的文種。此類文件為政府向立法機關提交審議事項專用，寫作考試考查的可能性極低。
【基本框架】
提請審議的事項——理由——期望和要求
(八)報告
報告是用於向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問的文種。按用途可分為：工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。機關常用也是申論考試出現頻率最高的報告分別是情況報告和工作報告。
【基本框架】
陳述基本情況——指明存在的問題——提出解決的對策;是什麼——為什麼——怎麼辦;背景與內涵——重要性與必要性——重要舉措;目的——理由——打算。
(九)請示
請示是「適用於向上級機關請求指示、批准」的公文類型。請示按內容、用途可以分為三種主要類型：求示性請示，求准性請示，求轉性請示。請示一般由請 示事由、請示事項、結尾三部分組成。結尾常以請求語作結，習慣用的有「以上意見是否妥當，請批示」、「妥否，請指示」、「當否，請批復」、「以上意見如可 行(或如無不妥)，請批轉有關單位執行」等。
【基本框架】
請示理由——事項——要求;是什麼——為什麼——怎麼辦;背景——目的——措施。
(十)批復
是用於答復下級機關請示事項的文書。在實踐中也有許多行文關系不當、錯用文種的例子，主要表現在同級機關之間、上級政府所屬部門與下級政府之間，本為同級關系，應用「函」而用了「批復」。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景理由——答復指示——工作要求。
(十一)意見
意見是用於對重要問題提出見解和處理辦法的文種，其內容主體為對策。作為上行文，可用於向上級機關報請批轉或轉發有關事項;作為下行文，可用於領導 機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。以下行文即提出解決問題的對策措施的情況居多。意見的標題由發文機關、事由和文種組成。意見正文的 基本結構：由引言、主體和結尾三部分。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;是什麼——為什麼——怎麼辦——怎麼樣(要達到什麼要求);背景與目的(重要性、必要性)——工作舉措——工作要求;背景與現狀——必要性或原因理由——工作要求;目的——理由——安排——要求。
(十二)函
函是用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批准和答復審批事項的文種。其突出特點是多為平行文，用於同級機關之間、不同系統的單位之間公文往來。函，本質是一種書信，既有書信的一般特點，又要遵循公文的格式和規范性要求。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景——理由——要求。
(十三)會議紀要
會議紀要是用於記載、傳達會議情況和議定事項的文種。紀要中記載的安排部署工作、解決和處理問題的思路、方案、措施的內容，屬於對策范疇。與會議記錄不同的是，記錄往往屬於原始記錄，對內容未加提煉加工，而紀要則須主旨突出、層次清楚，體式更加嚴格規范。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景——理由——措施——要求。
三、常見事務文書寫法
(一)計劃
計劃，屬於計劃類文書的一種，與規劃、要點、方案等類似，均為安排工作性質用於，對全局或單項工作進行預想性的安排部署。四者主要區別在於安排的對象、時間范圍不同，其重要性和安排范圍是遞減式的。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景與目的——檢查內容;目的——理由——安排;指導思想——工作原則——目標任務——具體措施。
(二)匯報
匯報是向上級總結工作、反映問題、報告情況、提出意見和建議的文體，通常分為工作匯報和情況匯報兩種。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景與目的——調查方式——調查內容——調查結果;目的——理由——安排;指導思想——目標任務——內容安排——調查結果;存在問題——原因和影響分析——解決對策。
(三)調查報告
調查報告是帶著一定目的，採取社會化的調查工作方法，在調查取得資料、進行分析研究的基礎上，寫成的有事實、有觀點、有結論的書面報告。調查報告的基本內容是：反映問題現狀、陳述事件經過、分析問題或事件、做法的影響、危害、作用、意義，總結經驗教訓，提出對策建議。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;調查背景——調查方式——調查內容——調查結果——應對之策;調查背景——存在問題——解決對策。
(四)講話稿
申論試題中的講話稿，通常是行政機關工作人員為了特定目的、用於一定場合、面向一定對象發表講話的文字底稿。
講話稿的寫作，必須服從講稿六要素：講者、目的、場合、對象、內容、語言。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;背景介紹——講話目的或針對的主要事項——表明態度、原則、觀點——工作措施——期望和要求。
(五)演講詞
演講詞也叫「演說詞」、「演講稿」，是用於演講的文字稿本。演講詞在講話稿的基礎上，突出鼓動性、感染性，含有較多的抒情成分，可使用較為靈活豐富的語言，做到「文情並茂」。
【基本框架】
背景、環境、場合——演講目的、指向的問題——解決的必要性、重要性——對策——感言、倡議、鼓動
(六)答復
答復，在現行機關常用文書中，主要指以書面形式對人大代表建議、質詢、政協委員提案、人民意見、建議作出的答復。
【具體結構】
態度——現狀——措施;背景——目的——措施——決心或期望
(七)責任書
責任書是行政機關為明確責任和工作目標、任務，調動各部門、單位和個人的工作積極性，推動工作完成、保證工作效率和質量的一種常用文書體裁。
從使用范圍來看，責任書有兩種基本形式，一種是單向型，即一個政府、一個部門、一個工作人員自行擬定責任書，在部門內部發送，或是根據要求上報備案;一種是雙向型，即上級與下級簽訂責任書，或從上到下發送責任書，要求管轄范圍內的單位和個人遵照執行。
【基本框架】
背景目的、指導思想、政策精神——工作目標——具體任務措施——獎懲措施
(八)公開信
公開信，在申論寫作中是一種以黨政機關、職能部門(或個人代表部門)面向全體社會成員的公開性書信體裁，其內容大多為從政府角度就某一問題向公眾發出倡議，提出要求。本質上是書信體議論文，突出倡議性、呼告性、鼓動性，要求富於感染力和說服力。
【基本框架】
現狀闡述——問題——必要性、重要性——對策——倡議號召;是什麼——為什麼——怎麼辦
(九)倡議書
倡議書是公開信的一種，范圍有寬有窄，既有面向全社會、無確定對象的，也有面向小范圍、特定人群的，如機關內部的倡議書、向某小區居民發布的倡議。其寫作目的是喚起受眾重視、促成共識、引導思想和行為。
【基本框架】
背景——必要性、重要性——倡議內容——結尾再次呼籲;倡議背景——倡議事項——倡議理由——已經或應該採取的措施——倡議大家採取的配合行動。
(十)建議信
首先要明確建議的基本概念和要求，再把建議的內容與書信的體裁格式結合起來，寫出符合要求的建議書(信)。
建議是以解決問題為目的的文書，內容主要是對策性的，在形式上與對策有較大的通用性。兩者區別在於，對策是抽象性的，並沒有對策這種文書體裁;建議 則是一種基於實踐的文體，要從事實與科學的角度，闡明問題的危害、原因及採取相應對策的必要性、原理、依據，內容具體，並可含有一定的科學論證內容。
【基本框架】
現狀及分析——必要性、重要性——對策措施
(十一)新聞發布稿
新聞發布稿是行政機關用於對外發布信息的書面文稿。新聞發布有書面和口頭兩種形式，發布稿是其依據的文字底本，無論書面或口頭發布，都要依據「稿」 即文字底本。其最終接受對象是全體公眾，而直接受眾則是記者，「內外有別」的程度介於會議(純內部)和現場講話(純外部)之間。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;政策背景——政策內容——決心、表態、期望、要求;事件經過——處理措施 ——決心和態度
(十二)總結
總結是對一定時期、單項工作或某一領域全面工作的回顧與分析、評價，內容上可以側重對情況的客觀介紹，即以敘為主;也可以側重經驗、做法、教訓的總結，即以論為主。
【基本框架】
情況介紹——措施效果——總結經驗教訓;工作情況總體概括——具體工作內容及開展情況——存在問題——解決措施——展望未來
(十三)情況反映
基本概念與情況綜合相同，均屬對觀點與事實的綜合概述。寫作時要注意內容的全面性、語言的概括性。
【基本框架】
現狀——問題表現與危害——對策措施——啟示;問題——原因——對策——啟示;
認識問題——分析問題——解決問題。
(十四)情況綜合
情況綜合，也稱情況綜述、情況反映，基本內容是在記述事件的發生發展經過和結果的基礎上，指出存在的問題，分析問題產生的原因，預測事件或情況發展演進的趨勢，提出解決問題的思路或措施。
基本結構分為三部分：事實概述——問題分析——對策闡述，最後可加表態和未來展望。
(十五)編者按
編者按本質是一種新聞體裁，是概括新聞主要內容、陳述編者對新聞反映事物(包括事件、觀點和做法)的看法、說明編發此條新聞的意圖的一種評論文體。它是對轉發的事跡材料等做出評論，提出貫徹落實或學習、發揚的意見，通常包括背景目的、內涵實質、意見要求三部分。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼做;背景——目的——內容——要求;介紹什麼——為什麼介紹——要怎麼做、怎麼學、怎麼落實。
(十六)講解稿
對某種旅遊文化、旅遊景觀、文化現象、文化遺產、風俗傳統等進行講解、說明，起到宣傳、推廣目的，有明確的解說對象，通常需要寫出稱謂。
【基本框架】
由來——傳承——現狀——意義;景物現狀描述——歷史傳承——現實意義——請求或倡議。
(十七)宣傳手冊
宣傳手冊和宣傳提綱本質是同一種文體，通常申論考題不要求寫出全文，只要求列出提綱。提綱即是結構框架與內容要點的綜合。框架有題干明確提示的，如 黃河文化、安全文化的宣傳手冊、宣傳提綱就各自分了四部分，給出了明確提示，按提示分段落和層次即可;題目沒有提示框架的，按一般宣傳背景、目的、理由和 措施、要求的順序來設定框架。
【基本框架】
宣傳背景和目的——宣傳的事項——理由和意義——措施、請求或倡議。
(十八)宣傳材料
宣傳材料、宣傳稿是近年考試出鏡率較高的一種題型，用途是對社會、企業、公民進行宣傳，闡釋國家的法律和政策，宣傳理念和做法，喚起宣傳對象的理 解、支持和配合。公開信、講話稿、倡議書、宣傳材料、宣傳提綱這些文體，名目不同，但內容是相近的，表達手法是相通的，都有一定的宣傳對象，都要考慮宣傳 內容和形式的可接受性，所以可以列為一類文體——就是宣傳性文體。
【基本框架】
是什麼——為什麼——怎麼辦;宣傳什麼——為什麼宣傳——具體宣傳內容——需要公眾、企業、社會做的事;背景目的——工作舉措——號召倡議;目的——措施——倡議;背景和由來——問題現狀——已經採取的措施——准備採取的措施——需要群眾給予的配合。

3. 公文的寫作技巧

關於公文的寫作技巧1

公文的含義

公文──就是公務文書。指機關、團體、企事業單位在處理各種事務中形成的體式完整、內容系統的各種書面材料，或稱文件。

公文的特徵

一、有鮮明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立並能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

三、有法定的權威和特定的格式。作為機關的喉舌，公文可以代表機關發言代表制發機關的法定權威。因此，制發公文必須統一格式，不能各行其是。

四、有現實的效用。

公文的作用

一、有上傳下達、互通情報的作用。

二、有工作依據和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規定人們行為的規范作用。

公文的格式

公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

關於公文的寫作技巧2

培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。

培訓內容：

1、公文的概念

2、日常公文的分類

3、公文擬寫的步驟與方法

4、電子公文

5、公文範例

6、嘗試寫作

.課程長度：6時

.培訓方式：講解法+範文欣賞+模擬練習

.教材內容：

引言

在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。

什麼是公文？

所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、 明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

2、根據文件內容，准備採用什麼文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。

3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。

總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究

發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所雲。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復檢查，認真修改

初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

1、 關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2、 關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3、 關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

4、 關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

5、 關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務公文

請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。

請示的`特點

一、針對性。只有本單位許可權范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批准。因而"請示"具有很強的針對性。

二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"迴文。

三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

一、 請求指示性請示。

二、 請求批准性請示。

三、 請求批轉性請示。

請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》

2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。

1、 開頭。主要交代請示的理由。

2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核准"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。

三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

請示應注意的問題

一、 一文一事的原則。

二、 材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。

三、 理由充分，請示事項明確。

四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式。"報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直

接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。

三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

四、報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

一、 匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

二、 答復性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。

三、 呈報性報告

呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

四、 例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。

公告

公告是用於對企業內、外宣布重要事項的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

一、 標題。

公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種 以上兩項，多用於政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

二、 正文

正文一般由主旨與說明構成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。

說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。

三、 落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除註明發文單位外，還應標明發文地點。

會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用於各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀要的寫法

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議准確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

電子公文

隨著網路化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟體，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。

電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

一、 收件單位/人

二、 抄送單位/人

三、 主題。相當與公文的標題，如《關於***請示》、《關於****報告》。

四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（註明）。

五、 落款。署名及成文時間

遞交程序以遞交直屬領導為宜。

4. 常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

請示、報告、通知通告等公文寫法

（一）下行文種的寫法

1、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用於轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。

通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關於召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關於放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要註明性質，在文種前加上「緊急」、「補充」、「聯合」、「轉發」、「批轉」、「印發」等字樣。

通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用「以上通知，望認真執行」、「特此通知。」「本通知自發布之日起實行」等習慣用語表示。

制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總後分，使人一目瞭然。

2、通報

通報是「表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況」時使用的文種。通報的類型有四種：

（1）用於表揚好人好事的，稱「表彰性通報」；

（2）用於批評錯誤的，稱「批評性通報」；

（3）用於傳達情況的，稱「情況性通報」；

（4）用於傳達上級指示精神的，稱「指導性通報」。

通報是用典型事實教育幹部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今後的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用於記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。

一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可採用「會議聽

取了」、「會議討論了」、「會議研究了」「會議認為」、「會議決定」等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批准時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批准一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；

（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：「妥否，請批示」或「當否，請批示」或「以上請示，望予審批」或「以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行」等。

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬於上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。「報告」不要求上級批復；「請示」則要求上級批復。

（2）行文時間不同。「報告」是事中或事後行文；「請示」是事前行文。

（3）文種性質不同。「報告」是陳述性的上行公文；「請示」是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。「報告」的結尾一般用「專此報告」、「特此報告」等詞語，有的乾脆不用，報告事項完了，全文就結束；「請示」則一般用「可否（或妥否），請批示」，對上級要求十分肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的「三段式」。

「三段式」不是一成不變的模式，它必然由於不同的內容表現為多變狀態：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況

（做法）——問題——今後意見；

（3）情況——原因（責任）——下步做法；

（4）情況——原因——責任及處理意見；

（5）情況——問題——建議等。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的`文種。

兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重於通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大於通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用；

四是從所發布的方式看，公告是採用新聞手段，通過電台、電視台以及報紙等形式予以發布；通告既可採用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便於人們牢記、遵守。

（四）其他常用應用文的寫法

1、介紹信 介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式：

普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫「介紹信」三個字，字要比正文大些。

（2）聯系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成「×××等×人」）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最後可寫上「請接洽」、「請予協助」、「此致敬禮」等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。

（1）存根部分簡填，以便日後查考。

（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要註明被派人員的政治面貌、職務。

（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達願望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：「入黨（團）申請書」、「開業申請書」等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。

（3）寫申請書的具體內容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。

申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

（4）結尾寫表示敬意的話，如「此致敬禮」、「請領導批准」等語，也可以不寫。

（5）最後寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須准確，不能含糊。

工作計劃的格式：

（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如「××團委2006年工作計劃」。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什麼做、做什麼、怎麼做、做到什麼程度。

（3）最後寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內容。一般地講，包括：

（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什麼基礎上進行的，是依據什麼來制定這個計劃的。

（2）工作任務和要求（做什麼）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以後，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，採取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結 總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什麼經驗等。

基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什麼性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便於今後的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，並上升到理論的高度來認識。

（4）今後的打算。根據今後的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。

寫好總結需要注意的問題

（1）總結前要充分佔有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的幹部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不誇大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然後由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

（五）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批准事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關於XXX的復函；事由＋文種，如「關於懇求XXX的函」或「關於申請XXX的函」；「關於請求批准XXX的函」。

（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。

（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目的，常用「現將有關問題說明如下：」、「現將有關問題復函如下：」等習慣用語過渡轉入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇「特此函告」、「特此復函」等習慣用語結束正文。便函也可使用「此致．敬禮」等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章並在下面寫明年、月、日期。

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5. 淺談公文寫作方法和技巧論文

公文是黨政機關在處理公務過程中製作出來的書面材料，一般包括命令、議案、公告、通報、請示等內容;而企業中的公文大致包括報告、會議記錄、公司及產品介紹、講話稿等內容。公文寫作存在著一定的方法和技巧，合理且恰當的使用方法和技巧不僅能夠降低公文撰寫的難度，也能夠使撰寫人員准確把握主旨，語言表達清晰明了，公文質量也能夠得到提升。
一、細心搜集資料
一般情況下，公文寫作對實踐的要求很嚴格，所以，公文撰寫人員要想在短時間內效率和質量兼顧，就要在平時工作中對資料進行細心的搜集，從而為寫作奠定一個良好的基礎，一旦公文寫作時間要求十分緊迫的時候，就可以根據平時積累的資料進行篩選，防止因為沒有寫作資料出現無從下筆的情況。所以，在公文寫作中最首要的前提就是進行資料的搜集和積累，公文撰寫人員要在日常工作中進行相關資料的搜集和整理，定期將搜集好的資料進行分類，對相關資料做好記錄，久而久之，公文撰寫人員在形成一個自己的資料庫的同時，也積累了豐富的經驗和知識，才能不斷提高公文撰寫的質量，即使在時間緊迫的時候也能保質保量的完成公文的撰寫工作。
二、明確公文主旨
公文寫作最主要的目的就是解決實際問題，這就使得公文寫作的目的性極強，公文寫作的目的性直接決定了公文習作的主旨，形成了公文的重要決定性因素。所以，公文撰寫人員要明確公文的寫作目的，才能明確公文主旨，在行文過程中才能更加明確和流暢，避免在行文過程中因為主旨不明確導致無法進行寫作的情況發生。另外，公文寫作中的主旨和領導的意圖直接相關，所以，公文在寫作過程中通常都是根據領導的目的和想法進行寫作，所以，公文撰寫人員在會議中要認真聆聽領導發言，准確領會領導講話的重點內容，結合公文撰寫的實際情況，將工作內容、工作中心和領導講話的主旨互相結合，繼而有效明確公文主旨。
三、選擇好公文文種
現在，公文文種比較多，即使都是公文，但也存在很多不同的區別，也就使不同的公文文種之間存在著較大的不同，適用的范圍也就不同，所以在公文寫作之前必須要對公文文種進行選擇，從而最大程度上發揮公文的使用效果，一旦公文文種選擇不當，就會導致公文寫作中出現不協調，表達意義不明確的現象。這種情況就要求公文撰寫人員應該對公文的種類和文種進行詳細的了解，這樣才能在寫作之前根據公文所要表達的主旨選擇合適的公文文種，同時，需要注意的是，公文文種在功能和特點上也不盡相同，需要公文撰寫人員格外留意。
四、明確寫作思路
公文寫作要求作者要有清晰的寫作思路，能夠明確自身的寫作思路，對所要表述的內容，分不同的步驟，層次，開頭和結尾進行構思。在公文的寫作中，對於同一文種、同一類型的公文寫作，因為公文的內在邏輯性基本相同，所以其寫作大體思路是一致的，所以這在一定程度上使公文寫作相對簡單。大多數的公文寫作思路都可以運用「三段思維法」進行構思和寫作，但是這中方法僅僅限於一些大概的思路，針對於具體的小細節來說，在寫作思路中應該進行更加細致的劃分。
一般來說，告知類的公文寫作的目的和作用是讓讀者能夠對某一件事情了解和知曉，並不對讀者進行要求，所以公文寫作的大致思路就是為什麼這樣做，應該是什麼樣子的。在公告、通告、通知、報告，甚至是命令、決定、請示、批復、意見等相關的公文內容都可以應用這種方式進行寫作。另如祈使類的公文寫作思路一般為告知讀者發文者想要做某件事情，要求讀者應該如何做，採取相應的行動執行，大致的寫作思路就是為什麼這樣做，應該做什麼，應該怎樣做。所以，對於公文的寫作思路進行明確能夠掌握各種公文寫作的思維模式，在公文寫作的過程中快速瀝青寫作思路，從而達到快速寫作的目的。
五、確定文章的結構模式
作者的思路都會通過公文的結構模式表現出來，其直接反映在公文的層次安排當中。例如，在公文撰寫中的「三段思維法」主要通過對公文的三個部分進行寫作，主要表現為事情的起因，各種事項和結語三個部分，這是公文內容的邏輯機構，在大多數的公文中都比較適用，可以作為多個公文的模式進行套用。一般，公文的開頭起因或緣由主要寫明發文的原因、目的等內容，使讀者明確發文的目的，公文開頭部分的寫法中通常都有固定的模式，一般為目的式、概述式、根據式等方式。公文中間部分一般都是圍繞公文的主旨和文中進行撰寫，主要進行問題的分析、情況的概述、相關決策的而制定和問題的解決等一系列的內容和措施，從而使讀者明白應該如何去做，在公文中間部分的寫法中通常為條款式、小標題式、分段組合式等形式。公文結尾部分的撰寫一般是對結尾部分提出相應的要求、號召、請求等內容，一般習作形式為總結式、強調式和呼應式等形式。但是，還存在著一定特殊的情況就是公文寫作中並不會對結尾有特殊的要求，文章分為兩段式且文章正文寫完後順其自然的結束即可。

6. 商務公文寫作技巧有哪些

商務公文寫作技巧有哪些

首先我們要了解什麼是公文？然後才能講解一些常用商務公文寫作技巧。以下是「商務公文寫作技巧」，希望給大家帶來幫助！

所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、 明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什麼?比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題，解決方式、需協助事項;再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

2、根據文件內容，准備採用什麼文種?比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報;針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。

3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗;是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。

總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究

發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢?一是收集和閱讀有關的文字材料;二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所雲。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復檢查，認真修改

初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

1、 關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2、 關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3、 關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

4、 關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

5、 關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

一、針對性。只有本單位許可權范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批准。因而"請示"具有很強的針對性。

二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"迴文。

三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

一、 請求指示性請示。

二、 請求批准性請示。

三、 請求批轉性請示。

請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》;另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》

2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。

1、 開頭。主要交代請示的理由。

2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核准"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。

三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

請示應注意的問題

一、 一文一事的原則。

二、 材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。

三、 理由充分，請示事項明確。

四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

「報告」是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直

接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。

三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

四、報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的.一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

一、 匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

二、 答復性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。

三、 呈報性報告

呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

四、 例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用支出報告等。

公告

公告是用於對企業內、外宣布重要事項的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

一、 標題。

公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種;二是發文機關和文種 以上兩項，多用於政府機關;有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

二、 正文

正文一般由主旨與說明構成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。

說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。

三、 落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除註明發文單位外，還應標明發文地點。

會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用於各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀要的寫法

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議准確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

電子公文

隨著網路化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟體，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。

電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

一、 收件單位/人

二、 抄送單位/人

三、 主題。相當與公文的標題，如《關於***請示》、《關於****報告》。

四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等(與日常公文協作方法一致)，若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送(註明)。

五、 落款。署名及成文時間

遞交程序以遞交直屬領導為宜。

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7. 在撰寫企業計劃書書時，有哪些寫作技巧可以遵循

摘要寫出特色，篇幅限制在一頁之內。既簡明而生動地勾畫出項目的全貌，又突出項目的重點；既有清晰的邏輯思路又有切實的證據加以印證；既能看清項目發展的脈絡又能讓人感受到項目實施團隊的能力和作用；既能看到項目已經具備的相關優勢，又能明了需要的幫助和支持的方向、目標和作用。2、從投資者的角度構思創業計劃。要表明行動的方針，展示管理團隊，點燃未來的曙光。3、在競爭環境下展示產品或技術。首先清楚競爭對手是誰，再細致分析比較競爭對手的情況，並寫清楚將採取什麼樣的方法和戰略戰勝競爭對手。4、闡明項目的特有優勢，包括技術上、商業模式上和資源方面的優勢。5、進行認真的檢查和修改。包括格式、文字和內容上的修改。

8. 公文寫作技巧

關於公文寫作技巧

寫作技巧就是寫作中進行表現時運用的方法，是作者為表情達意而採取的有效藝術手段。寫作技巧受限於作者的世界觀、藝術觀，同時又作用於他的寫作實踐，為寫作活動服務。

關於公文寫作技巧

培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。

培訓內容：

1、公文的概念

2、日常公文的分類

3、公文擬寫的步驟與方法

4、電子公文

5、公文範例

6、嘗試寫作

.課程長度：6時

.培訓方式：講解法+範文欣賞+模擬練習

.教材內容：

引言

在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。

什麼是公文？

所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、 明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

2、根據文件內容，准備採用什麼文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。

3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。

總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究

發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的.文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所雲。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復檢查，認真修改

初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

1、 關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2、 關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3、 關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

4、 關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

5、 關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務公文

請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。

請示的特點

一、針對性。只有本單位許可權范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批准。因而"請示"具有很強的針對性。

二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"迴文。

三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

一、 請求指示性請示。

二、 請求批准性請示。

三、 請求批轉性請示。

請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》

2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。

1、 開頭。主要交代請示的理由。

2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核准"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。

三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

請示應注意的問題

一、 一文一事的原則。

二、 材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。

三、 理由充分，請示事項明確。

四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式。"報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直

接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。

三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

四、報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

一、 匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

二、 答復性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。

三、 呈報性報告

呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

四、 例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。

公告

公告是用於對企業內、外宣布重要事項的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

一、 標題。

公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種 以上兩項，多用於政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

二、 正文

正文一般由主旨與說明構成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。

說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。

三、 落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除註明發文單位外，還應標明發文地點。

會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用於各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀要的寫法

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議准確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

電子公文

隨著網路化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟體，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。

電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

一、 收件單位/人

二、 抄送單位/人

三、 主題。相當與公文的標題，如《關於***請示》、《關於****報告》。

四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（註明）。

五、 落款。署名及成文時間

遞交程序以遞交直屬領導為宜。

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9. 如何撰寫公文

如何寫好公文
一、勤於練筆
文章非天成，妙手靠實踐。「文貴於精，精在於練」。清朝唐彪在《讀書作文譜》一書中說：「諺雲讀書十篇不如作一篇」,「學人只喜多讀文章, 不喜多做文章; 不知多讀乃藉人之工夫, 多作乃切實求己工夫, 其益, 益相去遠也」。所以我們不僅要多讀, 更要重苦練, 任何好文章都離不了苦練。公文等文稿的寫作才能、技巧，也是從刻苦實踐中鍛煉出來的，天道酬勤，勤能補拙。只有多寫常練, 堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。
當然，練習公文寫作是有一個過程的，不可能一蹴而就的。工作中，常常聽到一些人說；「我們想是想寫，就是不知道從何寫起」。筆者認為，不妨從寫「火柴盒」、「豆腐塊」，整理會議記錄、情況反映做起，做到勤寫、多寫且長期堅持下去。比如，可以先從通知、大事記、會議紀要等相對來說內容單一、結構簡單、篇幅短小的文體學起，逐步向工作意見、工作規劃、工作匯報、工作總結等相對復雜的文體拓展，也可以先從辦法、規定、條例等相對來說規范性較強、模式化程度較高的文體學起，逐步向領導講話、調查報告、經驗材料等非規范化、模式化的文體拓展，也可以先從自己熟悉的領域寫起，逐步向其他領域拓展，這樣可以發揮自己知識和業務方面的優勢，增強寫作信心。有道是：「常看胸中有本，常寫筆下生花」。通過練筆可以鍛煉我們的思維能力，開闊知識面，只要堅持勤於練筆，不怕失敗善於總結經驗教訓，自己就會慢慢「入門」，寫作水平就一定能在「日不見長」中逐漸得到提高。
二、巧於借鑒
提高公文寫作水平，到底有沒有「秘訣」？我們的回答是否定的。那麼，公文寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們的回答又是肯定的。任何事物都有其內在的必然聯系即規律性，任何物質產品和精神產品的製作都有其特有的方法和技巧，公文寫作當然也不例外。
要提高公文寫作能力，應有意識地選讀一些範文，以作借鑒。只有讀多了，讀熟了，也就能慢慢地摸到文章的調子和作法了。如，總結、報告、匯報材料的開頭，通常會用到 「在×××的正確領導下」，「在×××的大力支持下」，「在×××的親自過問下」；在總結成績時，通常都會用，「取得良好的經濟效益和社會效益」或者是「各項工作呈現良好態勢」等等進行歸納；以領導為主角的新聞報道，通常會有「×××領導親自到會並發表重要講話」，「×××領導不辭辛苦（根據天氣變化可相應改為「冒著大雨」、「冒著嚴寒」、「頂著烈日」等）走訪和慰問了×××」等語句；在分析問題時，一般都會用「在認真總結工作的同時，我們要清醒地看到，仍然存在一些突出的矛盾和問題」必用此語來增強危機感，類似的語句還有：機遇與挑戰並存，壓力與困難同在；在結尾通常都會「以更加昂揚的鬥志、更加飽滿的熱情、更加務實的作風和更加勤奮的工作，推進各項工作再上新台階」來鼓舞幹部職工的士氣，增強信心。但我們也應認識到，讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，依葫蘆畫瓢。
三、樂於思考
理論觀點是文章的命脈，它是文章生命所系，價值所關。因此，必須切實注意材料的思想性和觀點的正確性。只有從理論和全局的高度，注意理論與實踐的結合，提煉出鮮明的觀點，文章才有方向、有深度，指導性才強，才有生命力。而深邃透徹的觀點、閃光發亮的思想來自在掌握客觀事物之後的深入思考。常言：「道得人人意中語，千迴百折費尋思」。所以，在寫文章之前，必須靜觀默察，爛熟於心，凝神結想，深思熟慮，只有這樣才能把思想、材料變成系統的語言，把系統的語言變成書面文字。
在公文寫作前，謀篇布局是思路的重要表現形式，所以，我們寫文章要提高謀篇布局的能力，根本的是要認真鍛煉思路，加強思維活動的邏輯性、條理性的訓練。毛澤東曾說：「寫文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話的結構，開頭、中間、尾巴要有一種關系，要有一種內在聯系，不要互相沖突。」只有對內容經過精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動筆寫作，才能寫出結構嚴謹，邏輯性、條理性強的文章。要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫你組織材料；可以使你想問題更周到；免得一面寫一面想，寫時吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領導意圖的基礎上進行。提綱列的越細致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個小題目里各寫幾層意思，哪一層意思放在哪一個題目裡面，也要考慮清楚。比較簡短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對文稿的謀篇布局也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等於完成了一半，起草公文就會得心應手。
四、博於選材
撰寫公文通常有兩條最基本的要求：「上要著天，下要著地」。著天就是知上曉上；著地就是掌握信息、立足現實。公文重在實用，鮮明的實用性是公文首要和最本質的特點，也是公文的出發點和歸宿。因此，公文寫作之前，必須掌握大量的信息材料，經過鑒別、篩選、分析、綜合，將相關的材料轉化為公文的內容。
收集材料，需要搞好材料的積累, 努力建立自己豐富的「材料庫」：一個直接材料的倉庫, 裝從生活中得來的材料，；一個間接材料的倉庫, 裝從書籍和資料中得來的材料；另一個就是日常收集的人民語言的倉庫。通過積累材料，一是能從中學習他人的寫作經驗和寫作技巧。我們在看書讀報時，對重要的、好的文章要進行認真思考和分析，它好在什麼地方？怎樣立意？怎樣布局謀篇？怎樣開頭和結尾？有哪些不足？假如換我來寫篇文章又會是怎樣？這樣一對照，自己也就慢慢有提高。二是可以從中獲取信息，積累各種資料。具體的積累方法是：把自己一本書後的最大感想和書中好語句記錄下來，把它抄在本子上；把報紙上的有關資料，如好的觀點、標題、典型事例及數據等你感興趣的東西記下來，條件許可時，最好剪集成冊，分類保存；把自己在日常工作、下基層調查和同他人聊天時的一些好想法，他人的好語言記下來。如此長久堅持下去對寫作文章是大有好處。有人說，寫文章的過程就是收集、整理、研究和利用資料的過程，這話是有一定道理的。只要你覺得是有用的、有價值的材料就摘錄、收集，並經過消化吸收，轉化為自己知識的有機組成部分。
五、善於比較
學習公文寫作，需要根據行文意圖去辨析文體，准確使用公文文種。怎樣辨識運用的文種呢？首先能夠區分行文的方向，依據隸屬關系來確定適用文種。例如，「請示」和「函」都有請求批準的功能，但由於行文方向不同，則要使用不同的文種。向具有隸屬關系的上級機關行文，應該用「請示」；向無隸屬關系的機關行文，應該用「函」。如，關於購置**設備的請示，**公司關於與**單位建立合作關系的函。其次能夠區分公文功能的相同點和相異點，依據公文的具體事由來確定適用文種。報告與請示兩種文件，因為同是上行文，人們往往分辯不清，在工作中常常混用、錯用。我們通過比較，是完全可以將兩者區別開來，區別是：第一，從性質上看，報告是陳述性公文，是閱件；請示卻是請求性公文，是批件、辦件；第二，從內容上看，報告是匯報工作、反映情況、提出建議和答復上級詢問用的，不能寫請示事項；請示重在請求，要寫清請示事項，要求上級批復。第三，從時限上看，報告是事後說明，請求是事前陳文，請示的發出機關，要等上級批復之後才能把請示事項付諸實施，決不能「先斬後奏」。如，關於2006年通行費收入情況分析報告，關於**所工會委員改選的請示，這樣一比較，請示與報告的不同也就一目瞭然了。
一個事物特點，總是在同別的事物比較中顯示出來的。具有以上辨體能力，是正確使用公文文種的前提條件。為此，善於運用比較來學習，是辨識公文文種特點，掌握公文寫作的重要途徑。
六、精於修改
公文寫作多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，功夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。學習公文寫作，要養成修改文章的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑「刺」的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
公文修改的內容主要包括：一是斟酌主題，看是否正確、深刻和突出；二是研究結構，看前後是否銜接，整體是否協調，層次是否清楚，段落是否分明，照應是否緊密，過渡是否自然；三是檢查素材，看是否真實、典型、新鮮、生動，是否恰到好處地說明了主題；四是推敲文字，看每個段落、每句話、每個詞、每個標點是否得當。一旦發現毛病，無論大小，都要嚴肅對待，認真修改。修改的方法有很多種，比如，可以拿自己寫的初稿同領導修改後或報刊發表後的定稿進行比較，看一看領導和編輯都做了哪些修改，琢磨一下為什麼這樣修改，修改後的高明之處在哪兒，從中體會出一些門道；也可以自己寫了文章以後，請高手幫助修改。有的時候，人家改動幾句關鍵的話，可以使文章上一個檔次，提出幾條修改意見，可以使你受益匪淺，甚至受益終生；也可以自我修改，邊讀邊思考，邊讀邊修改或者先讀一些有關的文章，翻一些相關的資料，開闊一下思路，冷靜一下頭腦，然後回過頭來再對文稿進行思考和修改。這樣，即使比較成熟的文稿，也會發現毛病。

10. 公文擬辦意見撰寫的方法

公文擬辦意見撰寫的方法

擬辦意見的撰寫非常重要，要根據來文的內容和需要解決的事項，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不同的“擬辦意見”，不要統統寫成“請××領導閱示”或“請××領導批示”等一個模式。下面跟我了解一下公文擬辦意見撰寫技巧吧！

一、擬辦意見撰寫的范圍

並非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。

(一)上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件;

(二)本機關所屬部門或下級機關主送本機關需要答復的文件;

(三)平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件;

(四)一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送機關的情況報告和信函。

二、擬辦意見撰寫的.前期准備

擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當的擬辦意見並非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閱讀文件，吃透文件內容，全面了解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期准備工作：

(一)弄清來文主送和抄送機關，已發或應發的領導和部門，初步確定批辦和閱知范圍。

(二)根據文件的標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什麼問題，是否需要辦理。如果來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬於可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問題需要答復為“批辦”，無問題不需要答復為“閱知”。

(三)弄清來文的內容與何人何部門有關系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據領導分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應由哪位領導批示需要哪些領導和部門閱知。

(四)弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規定辦理。

三、擬辦意見的寫法

擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要准確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目瞭然。具體來講有以下幾種情況：

(一)對上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件，要根據文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領導批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領導和部門閱知的意見。對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，請××領導審閱，擬請××部門辦理”或“請××領導審示，擬請××部門會同××部門辦理”或“請××批示，擬請××部門商××部門承辦”。對上級下發的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送本機關的情況報告和信函，要根據其內容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請××領導閱處”或“請××領導審閱請××部門閱”，或“請××領導及××領導(部門)閱酌”

(二)對本機關所屬部門及下級機關主送本機關需要答復的文件，要根據文件所請示的需要答復的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內容比較復雜的請示性文件，要根據具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是：“請××領導閱示，××部門閱辦”或“請××領導批示，擬以××部門主辦，會同××部門閱辦”。緊接著簡明扼要擬提如何辦理的意見。

(三)對平行機關和不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件，要根據文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領導審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，××部門承辦”。緊接著擬提如何辦理意見。

(四)對重大問題不便撰寫擬辦意見或者不能確定應該由哪個部門來承辦的，則擬辦意見一般只寫“請××領導批示”或“請××領導閱示”即可。

四、撰寫擬辦意見應注意的事項

(一)對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握，應先與來文機關或有關部門聯系商洽，確有把握再撰寫擬辦意見，以免擬辦意見不準而造成公文旅行。

(二)為使領導准確批示來文，擬辦意見要隨有關資料、政策依據、背景材料一並呈送，供領導批辦時參考。如果來文同本機關、其他機關以前發的文件有關，應將有關文件一並附上;如果來文以前涉及過同類問題，應將過去的來文和處理情況附上;如果有關領導對此類來文過去作過批示，最好仍請原領導批示，若原領導不在或調離或調整，擬請其他領導批辦時，應將原領導批辦意見附上或在擬辦意見中註明，以免天長日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導致批辦意見前後不一致。

(三)對承辦部門提出處理意見後轉回來的文件，應根據承辦部門所提意見及要求再次寫出擬辦意見。

(四)對抄送本機關的請示性文件，一般不寫擬辦意見，只分送有關領導和部門閱知。

(五)撰寫擬辦意見要注意政策把關。

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