行政文員崗位分析方法

❶ 面試行政文員需要注意什麼

面試技巧 - 經典面試問題回答思

面試過程中，面試官會問的問題給考生和考生的答案將是考慮是否接受他的面試官的重要依據。候選人中，對這些問題的理解是至關重要的背後「貓膩」。在本文中，一些經常出現在面試的典型問題進行了整理，並相應答案的思路和參考答案。讀者無需過分關注分析的細節，關鍵是要從這些分析中「看」法和思維來回答面試問題的方式，以「生活吧。」

一個問題：「請介紹一下你自己」

思路：1，這是面試的一門必修課。 2，介紹內容要與個人簡歷相一致。 3，表達盡可能多的口語化方式。 4，給點意見，談論無關，無用的內容。 5，要清晰，條理清楚，層次要清晰。 6，文中所寫的形式心臟最好提前。

第二個問題：「跟我說說你的家庭情況」

思路：1，況對於應聘者的性格，觀念，心態等有一定程度的了解，這是最主要的原因，招聘人員提問。 2，家庭的簡單羅列。 3，應強調溫馨和睦的家庭氛圍。 4，家長應重視自己的教育的重要性。 5，你應在良好的條件下強調家庭成員。 6，家庭成員應強調對其工作的支持。 7，宜強調自己對家庭負責。

問題三：「你有什麼愛好嗎？」

思路：1，業余愛好能在一定程度上反映應聘者的性格，觀念，心態，這是最主要的原因招聘人員提問。 2，最好不要說自己沒有業余愛好。 3，不要說自己有那些庸俗的，讓人感覺不好的愛好。 4，最好不要說自己僅限於讀書，聽音樂，上網，否則可能令面試官懷疑考生性格孤僻。 5，最好能有一些戶外的業余愛好來你的形象「點綴」。

問題4：「誰是你最欣賞」

思路：1，最崇拜的人能在一定程度上反映應聘者的性格，觀念，心態，這對面試官問的主要原因的問題。 2，不是他誰不崇拜。 3，不要說崇拜自己。 4，不是說崇拜一個假的，或者不知名的人。 5，並不是說人們崇拜具有明確的負面形象。 6，所有候選人與他們的最佳作品的崇拜可以在關系的「順風車」。 7，最好說出自己的人民崇拜的質量，有什麼想法感染自己，鼓勵自己。

問題五：「什麼是你的座右銘是什麼？」

思路：1，座右銘能在一定程度上反映應聘者的性格，觀念，心態，這是面試的人員詢問的主要原因這一問題。 2，不是說身體不好引起聯想的座右銘。 3，不要說那些抽象的座右銘。 4，不宜說太長的座右銘。 5最能體現自己的優秀品質的座右銘。 6，參考答案 - 「只為成功找方法，不為失敗找借口」

問題六：「談談你的缺點」

思路：1，不說他沒有缺點。 2，不是說缺點的優勢明顯。 3，應無嚴重影響考生的缺點說的工作。 4，不應該告訴人們不要擔心，不舒服的缺點。 5，你可以告訴一些候選人的缺點才行，「風馬牛不相及」，甚至是一些表面的缺點是，從工作的角度看是看缺點的優點。

問題7：「你說說失敗的經歷」

思路：1，說他沒有經歷過失敗。 2，不是說失敗的明顯的成功。 3，應無嚴重影響的失敗告訴考生的經驗，4的工作，會談的結果應該經歷過失敗。 5，需要說明的是，他有信心白倍奉獻故障之前。 6所示僅僅是因為外在客觀原因失敗。 7，自己的失敗後不久重新振作起來，以更加飽滿的熱情面對以後的工作。

問題8：？ 「你為什麼選擇我們公司」

思路：1，面試官試圖了解你的工作動機，願望以及對此項工作的態度。 2，建議從行業，企業和崗位來回答這三個角度。 3，參考答案 - 。 「我非常看好這個行業的公司所在地，我認為貴公司十分重視人才的重視，這項工作很適合我，他可以做」

九個問題：「對於這個工作中，你可以預見什麼困難嗎？「

思路：1，不宜直接說出具體的困難，它可能無法令對方懷疑應聘。 2，可以嘗試迂迴戰術，說出的困難考生持的態度 - 「在一些困難的工作是正常的，不可避免的，但只要有恆心，合作，認真推進和充分准備的良好的精神狀態，任何困難都是可以克服「

問題10：」如果我錄用你，你將如何工作「

思路：1，如果應聘的求職者缺乏足夠的了解，最好不要直接說自己工作的具體方式，以及兩個，你可以嘗試使用迂迴戰術來回答，如「首先聽取領導的指示和要求，然後了解的和熟悉的，然後開發出最近批準的情況工作計劃和向領導匯報，根據該計劃的最後一部作品「

問題11：」首先分歧與上司，你會怎麼做「

思路：1 ，一般可以回答，「我會給予必要的解釋，上級和提醒，在這種情況下，我會服從上級軍官。」 2，如果你面試的總經理，你申請另一份工作，一個經理，經理當時不在場，你可以回答：「對於非原則性，我會服從上級軍官，涉及重大問題的公司利益，我希望能到一個更高層領導反映「

問題十二：」我們為什麼要錄用你「

思路：？ 1，從招聘者的答案的最佳人選的觀點。 2，招聘人員一般會聘請這樣的應聘者：基本符合此組感興趣足夠的信心。 3，如「我符合貴公司的招聘條件的，以及與技能，高度的責任感和良好的適應能力和學習能力餓了，完全能夠做的工作，我非常希望我目前的了解您的公司，如果貴公司給我這個機會，我一定能成為貴公司的棟梁「

問題13：」你能為我們做「

思路：？ 1，基本原則「的比賽。」 2，在回答這個問題的最佳人選能「先發制人」的招聘人員期待著這個位置的作用可以發揮。 3，根據自己的理解考生，結合自身優勢，在專業領域來回答這個問題。

問題14：「你是應屆畢業生，缺乏經驗，如何能勝任這份工作？」

思路：1，如果招聘單位對誰提出這個問題，說明招聘人員並不真正在乎「經驗」關鍵看考生如何回答畢業生考生。 2，對這個問題的最佳答案應反映應聘者的誠懇，機智，勇氣和獻身精神。 3，如「作為應屆畢業生，工作經驗的確會有所欠缺，因此使用在這個行業的機會，做兼職期間，我一直在讀，我還發現，比書本知識在實際工作豐富而復雜的，但我有責任，適應能力和學習能力，而且比較硬感很強，所以可以順利完成的兼職工作經驗也大大從中得益我，請放心，您的公司，學校和天兼職工作經驗使我能勝任這個職位必須能夠「/> 15題

<br：」你希望與什麼上司「

思想工作：？ 1，通過應聘上級的「希望」可以判斷出應聘意識的自我要求很高的，這既是一個陷阱，最後的機會。 2，避免特定上司的最好的希望，談談自己的要求。 3，如「剛步入社會的新人，我應該要求更多，盡快為他們所熟悉的環境，適應環境，而不應該對環境造成任何要求，只要我的專長能發揮就可以了。「

問題六：「你第一個理由離開公司，又是什麼？」

思路：1，最重要的是：要尋找候選人招聘認為，考生在過去的「離職原因」在部隊這所房子並不在招聘單位存在。 2，避免了「離職原因」說得太詳細，太具體。 3，不能摻雜主觀的負面感受，如「太倒霉」，「人際關系復雜」，「管理太混亂」，「公司不重視人才」，「我們堅決拒絕若干雇員」等。 4，但也不能躲閃，迴避，如「想換換環境」，「個人原因」等。 5，不能涉及自己負面的人格特徵，如不誠實，懶惰，缺乏責任感，不隨和等。 6，嘗試解釋的原因，候選人的個人形象添彩。 7，如「我離職是因為這家公司的我在公司工作了三年多的崩潰，還有從去年年初的深厚感情，由於改變了市場情況，公司的局面急轉直下。為了這個點，現在我感到非常遺憾，但也難敵再次表現的舞台找打我的能力。「夜訪一個問題不是只有一個答案，而答案是不是在同樣的情況適用於任何采訪，關鍵是掌握候選人進行面試掌握的具體情況的法律意識地揣摩面試官的心理背景提問，然後投其所好。

❷ 崗位調查分析怎麼坐

崗位分析方法與步驟:
崗位分析的方法
一、觀察法
觀察法是指職位分析人員通過對員工正常工作的狀態進行觀察，獲取工作信息，並通過對信息進行比較、分析、匯總等方式，得出職位分析成果的方法。觀察法適用於對體力工作者和事務性工作者，如搬運員、操作員、文秘等職位。
由於不同的觀察對象的工作周期和工作突發性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。
1．直接觀察法
職位分析人員直接對員工工作的全過程進行觀察。直接觀察適用於工作周期很短的職位。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職位分析人員可以一整天跟隨著保潔員進行直接工作觀察。
2．階段觀察法
有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時籌備企業總結表彰大會。職位分析人員就必須在年終時再對該職位進行觀察。有時由於間階段跨度太長，職位分析工作無法拖延很長時間，這時採用"工作表演法"更為合適。
3．工作表演法
對於工作周期很長和突發性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發事件需要處理，如盤問可疑人員等，職位分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進行該項工作的觀察。
在使用觀察法時，職位分析人員應事先准備好觀察表格，以便隨時進行記錄。條件好的企業，可以使用攝象機等設備，將員工的工作內容記錄下來，以便進行分析。另外要注意的是，有些觀察的工作行為要有代表性，並且盡量不要引起被觀察者的注意，更不能幹擾被觀察者的工作。
二、問卷調查法
職位分析人員首先要擬訂一套切實可行、內容豐富的問卷，然後由員工進行填寫。問卷法適用於腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟體設計人員、行政經理等。問卷法比觀察法更便於統計和分析。要注意的是，調查問卷的設計直接關系著問卷調查的成敗，所以問卷一定要設計得完整、科學、合理。
國外的組織行為專家和人力資源管理專家研究出了多種科學的，也很龐大的問卷調查方法。其中比較著名的有：
1．職位分析調查問卷PAQ
職位分析調查問卷是美國普渡大學Pure University的研究員麥考米克等人研究出一套數量化的工作說明法。雖然它的格式已定，但仍可用之分析許多不同類型的職位。PQA有194個問題，計分為六個部分：資料投入、用腦過程、工作產出、人際關系、工作范圍、其他工作特徵。
2．閥值特質分析方法TTA
勞普茲Lopez等人在1981年設計了"閾值特質分析"TTA問卷。特質取向的研究角度是試圖確定那些能夠預測個體工作成績出色的個性特點。TTA方法的依據是：具有某種人格特性的個體，如果職位績效優於不具有該種特製者，並且特質的差異能夠通過標准化的心理測驗反映出來，那麼就可以確定該特質為完成這一工作所需的個體特質之一。
3．職業分析問卷OAQ
美國控制數據經營咨詢企業在1985年設計了職業分析問卷，職位進行定量的描述。QAQ是一個包括各種職業的任務、責任、知識技能、能力以及其他個性特點的多項選擇問卷。例如，在OAQ中，軟體職位被規劃分為19種責任、310個任務和105個個性特點。
然而，我們的企業中小企業很難利用這些研究成果來進行間卷調查。我們可以根據企業的實際情況，來自製職位分析問卷，這樣效果可能會更好些
三、面談法
也稱采訪法，它是通過職位分析人員與員工面對面的談話來收集職位信息資料的方法。在面談之前，職位分析人員應該准備好面談問題提綱，一般在面談時能夠按照預定的計劃進行。面談法對職位分析人員的語言表達能力和邏輯思維能力有較高的要求。職位分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。職位分析人員要及時准確的做好談話記錄，並且避免使談話對象對記錄產生顧及。面談法適合於腦力職位者，如開發人員、設計人員、高層管理人員等。
麥考米克於1979年提出了面談法的一些標准，它們是：
1．所提問題要和職位分析的目的有關；
2．職位分析人員語言表達要清楚、含義准確；
3．所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄；
4．所提問題和談話內容不能超出被談話人的知識和信息范圍；
5．所提問題和談話內容不能引起被談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。
四、其他方法
1．參與法
也稱職位實踐法。顧名思義，就是職位分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用於專業性不是很強的職位。參與法與觀察法、問卷法相比較，獲得的信息更加准確。要注意的是，職位分析人員需要真正地參與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。
2．典型事件法
如果員工太多，或者職位工作內容過於繁雜，應該挑具有代表性的員工和典型的時間進行觀察，從而提高職位分析的效率。
3．工作日誌法
是由員工本人自行進行的一種職位分析方法。事先應該由職位分析人員設計好詳細的工作日誌單，讓員工按照要求及時地填寫職位內容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日誌應該隨時填寫，比如以10分鍾、15分鍾為一個周期，而不應該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內容的真實性和有效性。工作日誌法最大的問題可能是工作日誌內容的真實性問題。
4．材料分析法
如果職位分析人員手頭由大量的職位分析資料，比如類似的企業已經做過相應的職位分析，比較適合採用本辦法。這種辦法最適合於新創辦的企業。
5．專家討論法
專家討論法是指請一些相關領域的專家或者經驗豐富的員工進行討論，來進行職位分析的一種方法。這種方法適合於發展變化較快，或職位職責還未定型的企業。由於企業沒有現成的觀察樣本，所以只能藉助專家的經驗來規劃未來希望看到的職位狀態。
上述這些職位分析方法既可單獨使用，也可結合使用。由於每個方法都有自身的優點和缺點，所以每個企業應該根據本企業的具體情況進行選擇。最終的目的是一致的：為了得到盡可能的詳盡、真實的職位信息。
進行職位分析的常規步驟
對於一個運行穩定的企業來講，最常用的職位分析方法是問卷調查法和面談法。下面我們就結合這兩種方法具體講一下進行職位分析的步驟。一般來講，職位分析可以分為五大階段：計劃階段、設計階段、信息收集階段、信息分析階段和結果表達階段。
計劃階段
計劃階段是職位分析的第一階段。在計劃階段中；應該明確職位分析的目的和意義、方法和步驟；確定職位分析的方法；限定職位分析的范圍，並選擇具有代表性的職位作為樣本；明確職位分析的步驟，制定詳細的職位分析實施時間表；編寫"職位分析計劃"，並行有關人員進行職位分析方面的宣傳。在職位計劃書得到批准後，即可組建職位分析小組，進入職位分析的設計階段。
職位分析計劃
為了提高企業人力資源管理工作的有效性和可靠性，為了有效的在下季度實施企業招聘計劃，同時為了能夠圓滿完成今年的薪酬政策、激勵政策和培訓政策的調整工作，使人力資源管理職位適應企業的發展趨勢.
設計階段
在設計階段要具體設計出具體的職位分析實施內容。
1．問卷調查法
問卷調查法的設計階段需要編寫一份比較詳細的"職位分析調查表"。該"職位分析調查表"能夠比較全面地反映出該職位的工作內容、工作職責、職位任職資格等內容。
2．面談法
面談法的設計工作需要形成一個有效和完整的"面談提綱"，面談提綱的內容和"職位分析調查表"的內容基本相同。下面列舉了一些職位分析面談時的關鍵問題，職位分析人員可以根據具體情況，有選擇地使用：
1 請問你的姓名、職位名稱、職位編號是什麼?
2 請問你在哪個部門工作?請問你的部門經理是誰?你的直接上級是誰?
3 請問你主要做哪些職位?可以舉一些實例。
4 請你盡可能詳細地講講你昨天一天的工作內容。
5 請問你對哪些事情有決策權?哪些事情沒有決策權?
6 請講講你在工作中需要接觸到哪些人?
7 請問你需要哪些設備和工具來開展你的職位?其中哪些是常用的?哪些只是偶爾使用?你對目前的設備狀況滿意嗎?
8 請問你在人事審批權和財務審批權方面有哪些職責?可以舉些實例。
9 請問你做好這項職位需要什麼樣的文化水平?需要哪些知識?需要什麼樣的心理素質?
10 如果對一個大專學歷層次的新員工進行培訓，你認為需要培訓多長時間才能正式上崗?
11 你覺得目前的工作環境如何?是否還需要更好地環境?你希望哪些方面得到改善?
12 你覺得該工作的價值和意義有多大?
13 你認為怎麼樣才能更好的完成工作?
14 你還有什麼要補充的?
15 你確保你回答的內容都是真實的嗎?
信息收集階段
1．問卷調查法步驟
1 事先需徵得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；
2 為樣本員工提供安靜的場所和充裕的時間；
3 向樣本員工講解職位分析的意義，並說明填寫問卷調查表的注意事項；
4 鼓勵樣本員工真實客觀地填寫問卷調查表，不要對表中填寫的任何內容產生顧慮；
5 職位分析人員隨時解答樣本員工填寫問卷時提出的問題；
6 樣本員工填寫完畢後，職位分析人員要認真地進行檢查，查看是否有漏填、誤填地現象；
7 如果對問卷填寫有疑問，職位分析人員應該立即向樣本員工進行提問；
8 問卷填寫准確無誤後，完成信息收集職位，向樣本員工緻謝。
2．面談法步驟
1 事先需徵得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；
2 在無人打擾的環境中進行面談；
3 向樣本員工講解職位分析的意義，並介紹面談的大體內容；
4 為了消除樣本員工的緊張情緒，職位分析人員可以以輕松地話題開始；
5 鼓勵樣本員工真實、客觀地回答問題，不必對面談的內容產生顧及；
6 職位分析人員按照面談提綱的順序，由淺至深地進行提問；
7 營造輕松的氣氛，使樣本員工暢所欲言；
8 注意把握面談的內容，防止樣本員工跑題；
9 在不影響樣本員工談話的前提下，進行談話記錄；
10 在面談結束時，應該讓樣本員工查看並認可談話記錄；
11 面談記錄確認無誤後，完成信息收集職位，向樣本員工緻謝。
在信息收集完成之後，要形成調研報告：
一部門及你個人做哪些工作?
1．具體開發
2．審查其他開發人員的開發文檔
3．安排調研及外出工作
4．召集開部門會議
5．組織技術討論與學習
6．向行政部申請本部門辦公用品
7．系統維護
8．組織整理部門辦公環境
9．整頓部門紀律
10．請假審批
11．設備申請預批
12．與部門人員溝通
二部門現行開發作業流程
1．收到要求調研的信息采源：副總經理、市場部
2．准備調研計劃包括確定調研時間、地點、調研提綱；第一次調研由市場部進行聯系
3．實施調研
4．整理調研報告
5．出需求規格說明書要取得用戶簽字
6．出概要設計書、詳細設計書
如果中標：
7．修改概要設計書、詳細設計書
8．編碼產生的技術文檔有：開發報告、變更報告、開發總結等
9．測試及調試產生的技術文檔有：測試報告、軟體問題報告等
10．編寫驗收報告、使用說明書、維護手冊
11．組織驗收小項目：開發部組織；大項目：開發部、市場部聯合組織
12．交工文檔；項目總結
13．軟體維護由相關開發人員進行
三工作中最難解決的問題
1．文檔管理。文檔出不齊，給以後開發造成相當大的阻礙
2．上級領導安排的臨時任務
3．不必要的維護，浪費時間
4．越權領導
四最容易職責不明的工作
1．光碟管理
2．上網
3．小設備的申請及調換
4．其他部門的幻燈片製作
五建議
1．建議由開發部保管光碟
2．培訓只有大批新員工同時到來時進行，個別進人公司的新員工通過具體工作進行培訓
3．建議建立細致的技術人員的考核辦法，將考核工作量、工作難度，並與工資掛鉤
4. 建議由X X X X X部負責公司NT伺服器的軟體管理，硬體管理及SUN伺服器的網路管理
信息分析階段
信息分析階段是將各種收集信息方法所收集到的信息進行統計、分析、研究、歸類的一個過程。在信息分析階段最好參照企業以前的職位分析資料和同行業同職位其他企業的相關職位分析的資料，以提高信息分析的可靠性。
在信息分析過程中，還可以請求基層管理者提供幫助，確保沒有什麼疑點。
信息分析階段，需要分析以下幾方面的內容：
基本信息如職位名稱、職位編號、所屬部門、職位等級等；
工作活動和工作程序，如工作摘要、工作范圍、職責范圍、工作設備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態等；
工作環境如工作場所、工作環境的危險、職業病、工作時間、工作環境的舒適程度等；
任職資格如年齡要求、學歷要求、工作經驗要求、性格要求等；基本素質如學歷要求、專長領域、職位經驗、接受的培訓教育、特殊才能等；
生理素質如體能要求、健康狀況、感覺器官的靈敏性等；綜合素質如語言表達能力、合作能力、進取心、職業道德素質、人際交往能力、團隊合作能力、性格、氣質、興趣等。
結果表達階段
結果表達階段的主要任務是編寫職位描述和職位資格要求。具體的職位如下：
1 職位分析人員編寫職位描述和職位資格要求初稿；
2 與樣本員工、樣本員工上級、企業管理顧問等人員討論職位描述和職位資格要求的具體內容；
3 確定試行稿；
4 試行期使用無誤後，確定為正式文件。

❸ 行政文員需要什麼工作經驗啊

如果你學過高級文秘,就不會問了.
就是那本非常厚的,橘紅色的"文秘"教材.

一、企業行政文秘職業特性與素質要求
◇ 文秘人員的職業價值和作用
→ 案例：通用韋爾奇的秘書崗位的評價
◇ 企業文秘工作的基本特徵
◇ 文秘人員的職責與主要工作內容
→ 案例：文秘人員的職位說明書樣板
◇ 文秘人員的自我角色定位
◇ 優秀文秘人員的勝任素質
→ 案例：她作繭自縛發展機會毀於一旦
→ 案例：「一字之錯」
→ 案例：一口痰「吐掉」一項合作
◇ 文秘的職業發展前景與實現路徑
→ 案例：這個文秘是如何晉升為董事長辦公室主任的？
二、公文寫作與處理實務
→ 案例：一個剛上任的辦公室助理的公文遭遇
◇ 公文分類
◇ 公文的結構
◇ 秘書文字支持應達到的要求
→ 案例：資深秘書談寫作基本功養成
◇ 公文寫作基本要領
◇ 13種常用公文模版
◇ 常用公函
◇ 請示與報告、批復的寫作與範例
◇ SMART原則與SWOT方法
◇ 計劃撰寫注意事項
三、會務組織與管理
◇ 會務分類－組織思路
◇ 組織階段：會前准備、會中協助、會後整理
◇ 組織方法
◇ 例會的組織
◇ 大型會議、展會的組織
◇ 如何擔任會議主持人
◇ 如何當好會議秘書？
→ 案例：某公司例會展開方式的變遷
◇ 全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
→ 案例：大型會議及活動策劃案
◇ 如何避免陷於會議忙碌之中？
四、文件資料管理與運用
◇ 文檔分類標准
◇ 檔案管理的原則
◇ 文檔的索引
◇ 電子文檔的保管
◇ 名片系統管理
◇ 印章的管理
→ 案例：檔案員文件管理釀大錯
→ 案例：有「人情味」的印章
◇ 研討：如何利用檔案為公司業務服務？
五、信息檔案管理
◇ 信息管理基本流程
◇ 信息的收集整理
◇ 信息的傳遞
◇ 信息的儲存與保密
◇ 保密意識與保密規則
◇ 秘書的基本職業道德
六、人際溝通與工作協調技巧
◇ 溝通對於秘書的意義
◇ 秘書常用溝通方式之比較
◇ 秘書人員的溝通技巧
→ 案例：如何聽懂老闆的「沒有說出來的意思」？
◇ 秘書讓領導刮目相看、獲得信任？
◇ 如何與你的上司協調而不幫倒忙？
◇ 秘書人員如何與各種上司相處？
◇ 問題：我的上級調走了怎麼辦？
→ 案例：領導讓我難為情，我該怎麼辦？
→ 案例：如何與同事或下級相處？
→ 案例：有人在你面前抱怨你的領導該怎麼辦？
◇ 討論：秘書應當如何發揮自身優勢起好協調作用？
七、辦公室5S及辦公用品管理
◇ 整理、整頓、清掃、清潔、修養
◇ 文件處理流程化
◇ 辦公用品申購、領用
◇ 建立固定資產台帳，確定責任人
◇ 維護各類辦公設備的正常使用
八、時間管理及工作統籌技巧
◇ 時間管理的誤區
◇ 時間管理的原則
√目標管理與80/20法則
√緩急輕重的優先管理
√個人時間與領導工作時間計劃與安排
√與別人的時間取得協作
◇ 秘書時間管理小竅門
◇ 賓客接待與電話處理
◇ 自我組織管理
◇ 自我情緒控制與壓力管理
九、訪客接待
◇ 接待客人流程
◇ 接待重要客戶的注意事項
◇ 來訪電話對策
◇ 案例分析一、二、三
十、如何成為上司得力助手
◇ 優秀秘書的核心競爭力
◇ 知己知彼：分析上司的特點
◇ 如何對待不同類型的上司
◇ 站在下級的位置上思考上級的事
◇ 與上級相處三大注意事項
◇ 上司的行程安排
商務禮儀與職業形象塑造
一、 新世紀個人形象塑造
◇ 著裝的TPO原則
◇ 女士著裝的要點
◇ 男士著裝的規范
二、 基本社交禮儀
◇ 見面介紹的禮儀
◇ 問候的禮儀
◇ 名片的使用
◇ 日常商務活動中的禮儀規范
◇ 與工作有關的文體活動中的禮儀規范
三、 商務宴請禮儀
◇ 中餐禮儀
◇ 西餐禮儀
◇ 日餐與茶道禮儀簡介
◇ 自助餐禮儀
◇ 餐飲禮儀禁忌
四、 儀容、儀表禮儀與儀態
◇ 形象的社會心理學基礎
◇ 儀容禮儀規范
◇ 化妝的禮儀
◇ 站、坐、行的禮儀規范
◇ 恰當的肢體語言
五、 電話禮儀
◇ 接聽電話的四大基本原則
◇ 接聽電話的七項注意
◇ 撥打電話的八大要點
六、 辦公室禮儀
◇ 創設整潔的辦公環境
◇ 適度的音量
◇ 尊重他人的空間
◇ 與異性同事交往

❹ 行政文員面試技巧

行政文員的工作輕松又體面，是很多人追求的工作。今天小編就來說說，行政文員的面試有哪些技巧。下面是小編為大家帶來的行政文員面試技巧範文，歡迎閱讀。

面試著裝和妝容要求

面試著裝：

1、套裝是辦公室行政女職員的必選之物，因為它可以使穿著的人顯得干凈利落，干練堅決。而男性最好以深色優雅合體的西裝為最佳選擇。

2、服裝的顏色，應以白、黑、褐、海藍、灰色等基本色為主。而女性搭配一條絲巾，或在套裝內穿件亮眼的上衣，既可避免色彩單調帶來的沉悶感，又會給人留下干練、充滿親和力與感染力的印象。

3、不影響工作效率的前提下，職業女性可以通過合身的連衣裙，適當地展現女性的氣質與風度。

4、為了適應行政族工作的特點，在面料的選擇上應當盡量選用那些不易起皺的絲、棉、麻以及水洗絲等面料，從而保持衣服形態的整潔。

辦公室文員面試妝容：

化妝

1、面試適宜清爽自然、輕松明快的淡妝，顯得人有親和力！切忌濃妝艷抹。

2、發型要中規中矩，如果是長頭發最好束起來，如果散開一定要干凈，最好不要燙發。

3、不宜擦拭過多的香水。指甲一定要保持整潔。

飾品：

1、結婚戒指、訂婚戒指總是合適的。小巧的耳環可接受。項鏈手鐲戴時需要配合套裝。

2、面試時，與服飾搭配的公文包顯得非常雅緻。

面試前應該做好的准備

思路清晰，語意明確

文職崗位需要很強的語言表達能力，所以在面試時特別要注意說話的內容，說話的語氣以及所表達出的誠意。若求職者說話顛三倒四，語意不清，容易讓人覺得無法擔當大任或是語言雖然動聽，但華而不實，缺乏誠意，都不是成功的表達。

在回答問題時要辯證分析，多維答題。回答問題不要陷入絕對的肯定或否定，應多正反兩面考慮。很多面試的側重點不在於答是與非，而在於分析說理讓人信服的程度。因此要做到多角度思考，具體事情具體分析。

注重禮儀，舉止端莊

文職人員的形象和禮儀往往代表公司的形象，所以這一點必須要在面試中予以充分注重，應該注意辦公室面試禮儀。要做到儀表大方，舉止得體。衣著前衛、濃妝艷抹，尤其男生戴戒指，留頭發等標新立異的穿著與裝飾不太合適，與文職人員的身份不符，給招聘人員的印象也不太好。

面試者入座後，盡量不要出現晃腿、玩筆、摸頭、伸舌頭等小動作，容易給招聘人員一種不成熟、不莊重的感覺。

一般來說，衣著打扮應求端莊大方，可以稍事修飾。男生把頭發吹得整齊一點，皮鞋擦乾凈一些，女生可以化個淡雅的職業妝。總之，要給招聘人員大方、干練感。

有親和力，善於溝通

文職崗位要求面試者有很好的.親和力，能與其他人進行充分的溝通，這就要求面試者要保持良好的心態來面對招聘人員。關鍵要做到八個字——順其自然，不卑不亢。只有這樣才能給招聘人員留下好印象，使其相信你有能力在將來進入公司後與同事和諧相處。

樹立兩種心態

面試的目的是合作而不是競爭

招聘人員對考生的態度一般是比較友好的，他的目的是把優秀的人才遴選進自己的公司，增強公司的競爭力而不是為與考生一比高低而來，所以考生在心理上不要定位誰強誰弱的問題，那不是面試的目的。

面試中兩者的地位是平等的，面試者是求職而不是乞職

面試者是在通過競爭，謀求職業，而不是向招聘人員乞求工作，成功的關鍵在於自己的才能和臨場發揮的情況。

行政文員面試問題及回答技巧

1、文員的基本素質是什麼？日常用語有哪些？

答：我認為行政文員的基本素質是踏實肯干，靈活機動，細致周全，積極上進。日常用語有：

見面時：「您好！見到您很高興！」「您有什麼事需要我幫忙嗎？您是初次來這里嗎？路上辛苦了。」

分別時：「再會！明日再見」「祝您一路順風，請轉達我們對您家屬的問候」等。「請對我們的工作提出寶貴意見」「請您稍等，我馬上幫您去辦。」

2、如何對檔案進行分類？標準是什麼？

檔案分類常用的有以下三種，在現實中可根據實際情況結合運用。

年度分類法：根據形成和處理文件的年度進行分類

組織機構分類法：根據內部組織機構進行分類

問題分類法：按照文件所反映的問題進行分類

3、文員的具體工作是什麼？

行政文員的具體工作包括接待工作、檔案工作、文書擬寫與處理、會議組織、信息工作、辦公室日常事務、協調工作等幾個方面。

4、在工作中如何處理與上下級的關系？

這屬於行政文員工作中的協調部分的內容。

對上級：行政文員在工作中要維護領導成員的威信和形象，尊敬領導，積極配合領導工作；維護領導層內部的團結，請示或匯報工作，應嚴格按領導成員職責分工進行，不越級請示，不利於團結的話、閑話、氣話不說。

對下級：可個人之間談心交流；以平等身份、商量的態度、探討的口氣發表自己的意見，徵求對方的看法，共同尋求解決問題的最佳辦法；以建議的態度、謙遜的語言將自己的意見轉告給對方，以達到協調的目的。

5、談一談你的個人工作體會。

在我從事行政文員工作過程中，感覺到了行政文員這一職位在公司運轉過程起著銜接與協調重要作用。作為一名行政文員，要熱愛本職工作，兢兢業業，要有不怕苦不怕累的精神，也要有甘當無名英雄的氣概。辦事要公道，忠於職守並在工作中努力掌握各項技能。

❺ 行政文員需要具備哪些素質

1、思想素質,具有良好的個人品德，榮譽感和奉獻精神強，事業心強，有較高的自我成功期待，思辨能力強。企業行政管理工作大都是重復性、繁瑣性工作，只有具有良好的個人品德，較高的自我成功期待和奉獻精神，才能安心於本職工作，把每一細小的工作做好，才能提高整個企業行政管理的質量和水平，從而提高整個企業的綜合水平和素質。 2、心理素質,勇於創新，富有遠見，意志堅定，靈活應變，包容性強，成就欲強，鎮靜自若，條理性好，樂觀進取。企業行政管理結構，可能因為企業狀況的變化，要相應的改變行政管理人員的工作范圍，而且企業行政管理工作也常遇到一些突變的情況，所以，只有具有良好的應變能力才能較好的控制企業的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作，企業領導不可能每天都會安排布置需要從事的工作，這就要求行政管理人員要發揮各自的主動性，積極承擔相應的工作任務。
3、身體素質,身體健康，精力充沛。行政管理人員要服務於領導群眾，工作量有時會超負荷，這時就要求工作人員要有好的身體，具有充足的時間與精力服務領導，服務群眾。 4、能力素質,溝通協調能力強，善於識人用人，公關社交能力極強，富於創造性思考、策劃和研究能力，發現問題和處理危機的能力強，擅長授權和人際關系管理，具有一定的決策能力。企業行政管理作為綜合部門，是為企業全局工作服務的，要站在全局的角度去想大事，議大事，做到「五事務考慮」，大事主動考慮、要事提前考慮、急事全權考慮、全局的事統籌考慮、領導們想到的事盡量替他考慮。行政管理人員要善於和敢於實事求是地分析問題，做「實幹家」。 在企業中一些關系尚未理順的情況下，各部門之間在工作中難免會出現一些摩擦和互相扯皮的問題。這些矛盾如何協調，關系怎樣理順，如果我們按照領導的意圖，把這方面的工作做好了，就能減少各部門之間的摩擦和內耗，疏通中便阻塞，有利於各項部署和決策的貫徹落實。這就要求行政管理人員，顧大局、識整體，實事求是，秉公辦事，積極主動地做好協調工作。
5、知識素質、專業要求 ,豐富的行政辦公管理及相關領域的專業知識。了解其他部門工作流程和業務，掌握組織整體的情況和信息，具有戰略管理、人力資源管理、財務管理、生產管理等相關知識。作為企業的「調研員」、上傳下達的「宣傳員」、幫助企業工作的「服務員」、提供資料情報的「信息員」，這就要求行政管理人員要具有專業知識，並了解其他部門工作流程和業務，掌握組織整體的情況和信息，具有戰略管理、人力資源管理、財務管理、生產管理等相關知識，在在全面、大量的情況基礎上，經過去偽存真、去粗取精，由此及彼、由表及裡的比較、分析、加工、綜合，找出帶有規律性、普遍性的問題。對各公司、各部門報來的情況，既不能簡單羅列，搞加減式的歸納，又不能脫離實際地任意撥高，設計「空中樓閣」。要通過行政管理這個「綜合加工廠」，為領導決策提供高層次、高質量的「實用產品」，為各部門提供准確及時的情報信息資料。

❻ 行政文員面試技巧和注意事項

1、面試者應有一個正確的心態

面試者必須以良好的心態面對主考官，做到文質彬彬、不驕不躁。文職類人員要有親和力，能與他人進行良好的溝通，所以在面試中應避免情緒波動，走向兩個極端：一是盲目自卑，怕回答錯了被人笑話，於是畏首畏尾，不敢暢快地表達觀點;另一種則是盲目自信，不把考官放在眼裡，覺得對方不如自己。求職者應樹立正確的心態：面試的目的通過競爭謀求職業，不是向主考官乞求工作;而考官的目的遴選優秀人才，增強公司競爭力。求職者和考官不存在對立關系，因此最好的表示是平視對方、有理有節，讓對方相信，進入公司後有能力與同事和諧相處。

2、面試者應注意自己的面試禮儀

文職人員的形象是公司的窗口，面試時要做到儀表大方、舉止得體。衣著前衛、濃裝艷抹會給考官留下不佳的印象，男性留長頭發等標新立異的裝扮更應堅決避免。入座後，盡量不要出現晃腿、玩筆、摸頭、伸舌頭等小動作，這容易給主考官不成熟、不莊重的感覺。

3、面試者應有一定的語言表達能力

文職崗位需要很強的語言表達能力，面試時要特別注意說話的內容、語氣及所表現出的誠意。說話顛三倒四、語意不清，會讓人覺得無法擔當大任;話語雖然動聽，但華而不實、缺乏誠意，也會讓人產生不信任感。一般來說，考官測評的重點不在於求職者答案的正確與否，而在於論證是否能令人信服。因此，回答問題時，不要進行簡單的肯定或否定，要辨證分析，從正反兩面回答。

4、面試者要保持清晰的思路

考官提出問題以後，不必急於回答，略作思索再開口。即便考官所提的問題與你事前准備的題目十分相似，也不要在對方話音剛落的時候立即答題，否則考官會覺得你沒有用心答題，只是背事先准備好的答案。

❼ 人力資源管理中工作崗位分析具體包括哪幾個部分

一、崗位分析
工作崗位分析，指對某項工作進行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動提供有關崗位方面的信息，而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動。崗位分析主要從以下八個要素著手進行分析，即(7W1H)：
Who：誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業知識與技能、經驗以及職業化素質等資格要求。
What：雇員要完成的工作任務當中，哪些是屬於體力勞動的范疇、哪些又是屬於腦力勞動的范疇。
Whom：為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也可以是企業內部的員工，包括與從事該工作有直接關系的人：直接上級、下級、同事和客戶等。
Why：為什麼做，即工作對該崗位工作者的意義所在。
When：工作任務要求在什麼時間完成。
Where：工作的地點、環境等。
What qualifications：從事這項工作的雇員應該具備的資質條件。
How：如何從事此項工作，即工作程序、規范以及為從事該工作所需要的權利。
二、崗位分析的方法
崗位分析的方法有很多種，此處重點介紹幾種常用的崗位分析方法。
1.問卷調查法
問卷調查法就是根據崗位分析的目的、內容等，事先設計一套崗位調查問卷，由被調查者填寫，再將問卷加以匯總，從中找出有代表性的回答，形成對崗位分析的描述信息。問卷調查的關鍵是問卷設計。問卷有開放型和封閉型兩種形式。開放型：由被調查人根據問題自由回答。封閉型：調查人事先設計好答案選項，由被調查人選擇確認。
問卷調查法的具體實施步驟是：
(1)問卷設計。設計問卷時要做到：
① 提問要准確;
② 問卷表格要精練;
③ 語言通俗易懂，問題不可晦澀難懂;
④ 問卷表前面要有指導語;
⑤ 激發被調查人興趣的問題放在前面，問題排列要有邏輯。
(2)問卷發放。進行崗位分析問卷發放時，應該先集合各部門各級主管進行說明，說明內容有崗位
分析目的、崗位分析問卷填答方法，並清楚告知此次活動的進行不會影響到員工權益，確定各主管皆明白
如何進行後，由主管輔導下屬進行崗位分析問卷的填答。
(3)填答說明與解釋。雖然在崗位分析問卷填答前有過詳細的說明，也進行了問題解答，但是還可能
有許多問題產生，因此，在此期間必須注意各部室的填寫狀況，並予以協助。
(4)問卷回收及整理。對於回收的問卷，首先必須檢查是否填寫完整，並仔細查看是否有不清楚、
重疊或沖突之處，若有，便由崗位分析與人力資源主管進行討論，以確認資料收集的正確性。
如果事先已請填寫者將內容轉換成it/" target="_blank" class="infotextkey">計算機檔案，則崗位分析員只需以原檔案進行修改即可，不需再花
費許多時間將問卷內容轉換成it/" target="_blank" class="infotextkey">計算機文書文件，且只要資料確認無誤，即可完成職務說明書的撰寫。
2.訪談法
訪談法是訪談人員就某一崗位與訪談對象，按事先擬訂好的訪談提綱進行交流和討論。訪談對象包括：
該職位的任職者;對工作較為熟悉的直接主管人員;與該職位工作聯系比較密切的工作人員;任職者的下
屬。為了保證訪談效果，一般要事先設計訪談提綱，事先交給訪談者准備。訪談法分為個體訪談和群體訪
談。
進行訪談時應注意以下原則：
(1)明確面談的意義。
(2)建立融洽的氣氛。
(3)准備完整的問題表格。
(4)要求按工作重要性程度排列。
(5)面談結果讓任職者及其上司審閱修訂。
3.觀察法
觀察法就是崗位分析人員在不影響被觀察人員正常工作的條件下，通過觀察將有關工作的內容、方法、
程序、設備、工作環境等信息記錄下來，最後將取得的信息歸納整理為適合使用的結果的過程。利用觀察
法進行崗位分析時，應根據崗位分析的目的利用現有的條件，確定觀察的內容、觀察的時間、觀察的位置、
觀察所需的記錄單等，做到省時高效。觀察法又分為：
(1)直接觀察法。工作分_____析人員直接對員工工作的全過程進行觀察。直接觀察適用於工作周期很短的職位。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職位分析人員可以一整天跟隨著保潔員進行直接工作觀察。
(2)階段觀察法。有些工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時籌備企業總結表彰大會。職位分析人員就必須在年終時再對該職位籌備企業總結表彰大會的工作過程進行觀察。
(3)工作表演法。對於工作周期很長和突發性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發事件需要處理，如盤問可疑人員等，職位分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進行該項工作的觀察。
應用觀察法的要求：
① 注意所觀察的工作應具有代表性。
② 觀察人員在觀察時盡量不要引起被觀察者的注意。在適當的時候，工作分析人員應該以適當的方式將自己介紹給員工。
③ 觀察前應確定觀察計劃，計劃工作中應含有觀察提綱、觀察內容、觀察時刻、觀察位置等。
④ 觀察時思考的問題應結構簡單，並反映工作內容，避免機械記錄。採用觀察法進行崗位分析的結果比較客觀、准確，但需要崗位分析人員具備較高的素質。它適用於外部特徵較明顯的崗位工作，如生產線上工人的工作、會計人員的工作等。不適合長時間的心理素質的分析。不適合工作循環周期很長的工作和腦力勞動的工作，偶然、突發性工作也不易觀察，且不能獲得有關任職者要求的信息。
4.關鍵事件法
關鍵事件法要求崗位工作人員或其他有關人員描述能反映其績效好壞的「關鍵事件」，即對崗位工作任務造成顯著影響的事件，將其歸納分類，對崗位工作有一個全面的了解。關鍵事件的描述包括：導致該事件發生的背景、原因;員工有效或多餘的行為;關鍵行為的後果;員工控制上述後果的能______力。採用關鍵事件法進行崗位分析時，應注意三個問題：一是調查期限不宜過短;二是關鍵事件的數量應足夠說明問題，事件數目不能太少;三是正反兩方面的事件都要兼顧，不得偏頗。關鍵事件法的主要優點是研究的焦點集中在職務行為上，因為行為是可觀察的、可測量的。同時，通過這種職務分析可以確定行為的任何可能的利益和作用。關鍵事件法的主要缺點：一是費時，需要花大量的時間去搜集那些關鍵事件，並加以概括和分類;二是利用關鍵事件法，對中等績效的員工就難以涉及，因而全面的職務分析工作就難以完成。該方法適用於同一職位員工較多，或者職位工作內容過於繁雜的工作。
5.參與法
參與法是指崗位分析人員直接參與某一崗位的工作，從而細致、全面地體驗、了解和分析崗位特徵及崗位要求的方法。與其他方法相比，參與法的優勢是可獲得崗位要求的第一手真實、可靠的數據資料。獲得的信息更加准確。當然參與法也有缺點，由於分析人員本身的知識與技術的局限性，其運用范圍有限，只適用於較為簡單的工作崗位分析。
6.工作日誌法
工作日誌法是讓員工以工作日記或工作筆記的形式記錄日常工作活動而獲得有關崗位工作信息資料的方法。
其優點是：如果記錄很詳細，那麼經常會提示一些其他方法無法獲得或者觀察不到的細節。工作日誌法最大的問題是工作日誌內容的真實性。該方法適用於高水平、復雜工作的分析。
7.交叉反饋法
交叉反饋法，即由工作分析專家與從事被分析崗位的骨幹人員或其主管人員交談、溝通，按企業經營需要，確定工作崗位;然後由這些主管人員或骨幹人員根據設立的崗位按預先設計的格式，草擬工作規范初稿;再由工作分析專家與草擬者和其他有關人員一起討論，並在此基礎上起草出二稿;最後由分管領導審閱定稿。訪談對象最好是從事該項工作的關鍵人員或比所需要了解崗位高一個層次的崗位工作人員，這樣反映問題比較全面、客觀。該方法的優點是：工作規范描述准確，可執行性強;工作關系圖、工作流程的描述相對清晰;能夠較好地與實際工作相吻合。不足之處是：所需花費時間較多，反饋周期較長，工作任務量大。這種方法適合於發展變化較快，或職位職責還未定型的企業。由於企業沒有現成的觀察樣本，所以只能藉助專家的經驗來規劃未來希望看到的職位狀態。

❽ 職位分析的方法

一、 觀察法
觀察法是指職位分析人員通過對員工正常工作的狀態進行觀察，獲取工作信息，並通過對信息進行比較、分析、匯總等方式，得出職位分析成果的方法。觀察法適用於對體力工作者和事務性工作者，如搬運員、操作員、文秘等職位。
由於不同的觀察對象的工作周期和工作突發性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。
1．直接觀察法
職位分析人員直接對員工工作的全過程進行觀察。直接觀察適用於工作周期很短的職位。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職位分析人員可以一整天跟隨著保潔員進行直接工作觀察。
2．階段觀察法
有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時籌備企業總結表彰大會。職位分析人員就必須在年終時再對該職位進行觀察。有時由於間階段跨度太長，職位分析工作無法拖延很長時間，這時採用工作表演法更為合適。
3．工作表演法
對於工作周期很長和突發性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發事件需要處理，如盤問可疑人員等，職位分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進行該項工作的觀察。
二、 問卷調查法
職位分析人員首先要擬訂一套切實可行、內容豐富的問卷，然後由員工進行填寫。問卷法適用於腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟體設計人員、行政經理等。問卷法比觀察法更便於統計和分析。要注意的是，調查問卷的設計直接關系著問卷調查的成敗，所以問卷一定要設計得完整、科學、合理。
國外的組織行為專家和人力資源管理專家研究出了多種科學的，也很龐大的問卷調查方法。其中比較著名的有：
1．職位分析調查問卷PAQ
職位分析調查問卷是美國普渡大學Pure University的研究員麥考米克等人研究出一套數量化的工作說明法。雖然它的格式已定，但仍可用之分析許多不同類型的職位。PAQ有194個問題，計分為六個部分：資料投入、用腦過程、工作產出、人際關系、工作范圍、其他工作特徵。
2．閥值特質分析方法TTA
勞普茲Lopez等人在1981年設計了閾值特質分析TTA問卷。特質取向的研究角度是試圖確定那些能夠預測個體工作成績出色的個性特點。TTA方法的依據是：具有某種人格特性的個體，如果職位績效優於不具有該種特製者，並且特質的差異能夠通過標准化的心理測驗反映出來，那麼就可以確定該特質為完成這一工作所需的個體特質之一。
3．職業分析問卷OAQ
美國控制數據經營咨詢企業在1985年設計了職業分析問卷，職位進行定量的描述。OAQ是一個包括各種職業的任務、責任、知識技能、能力以及其他個性特點的多項選擇問卷。例如，在OAQ中，軟體職位被規劃分為19種責任、310個任務和105個個性特點。
然而，我們的企業中小企業很難利用這些研究成果來進行間卷調查。我們可以根據企業的實際情況，來自製職位分析問卷，這樣效果可能會更好些
三、 面談法
也稱采訪法，它是通過職位分析人員與員工面對面的談話來收集職位信息資料的方法。在面談之前，職位分析人員應該准備好面談問題提綱，一般在面談時能夠按照預定的計劃進行。面談法對職位分析人員的語言表達能力和邏輯思維能力有較高的要求。職位分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。職位分析人員要及時准確的做好談話記錄，並且避免使談話對象對記錄產生顧及。面談法適合於腦力職位者，如開發人員、設計人員、高層管理人員等。
麥考米克於1979年提出了面談法的一些標准，它們是：
1．所提問題要和職位分析的目的有關；
2．職位分析人員語言表達要清楚、含義准確；
3．所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄；
4．所提問題和談話內容不能超出被談話人的知識和信息范圍；
5．所提問題和談話內容不能引起被談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。
四、其他方法
1．參與法
也稱職位實踐法。顧名思義，就是職位分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用於專業性不是很強的職位。參與法與觀察法、問卷法相比較，獲得的信息更加准確。要注意的是，職位分析人員需要真正地參與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。
2．典型事件法
如果員工太多，或者職位工作內容過於繁雜，應該挑具有代表性的員工和典型的時間進行觀察，從而提高職位分析的效率。
3．工作日誌法
是由員工本人自行進行的一種職位分析方法。事先應該由職位分析人員設計好詳細的工作日誌單，讓員工按照要求及時地填寫職位內容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日誌應該隨時填寫，比如以10分鍾、15分鍾為一個周期，而不應該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內容的真實性和有效性。工作日誌法最大的問題可能是工作日誌內容的真實性問題。
4．材料分析法
如果職位分析人員手頭由大量的職位分析資料，比如類似的企業已經做過相應的職位分析，比較適合採用本辦法。這種辦法最適合於新創辦的企業。
5．專家討論法
專家討論法是指請一些相關領域的專家或者經驗豐富的員工進行討論，來進行職位分析的一種方法。這種方法適合於發展變化較快，或職位職責還未定型的企業。由於企業沒有現成的觀察樣本，所以只能藉助專家的經驗來規劃未來希望看到的職位狀態。
上述這些職位分析方法既可單獨使用，也可結合使用。由於每個方法都有自身的優點和缺點，所以每個企業應該根據本企業的具體情況進行選擇。最終的目的是一致的：為了得到盡可能的詳盡、真實的職位信息。

❾ 行政文員的的崗位職責

行政文員崗位職責 一、 負責做好計算機打字、復印等行政工作。 二、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登 記，名片印製等工作。 三、 負責公司郵件和報刊的收取、分發工作。 四、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接准確及進、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語；對未能聯絡上的記錄在案並及時轉告；對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經理處理。 五、負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回。 六、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證帳實相符。 七、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又是不長期積存。 八、 完成各項勤雜、采購工作。 九、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。 十、負責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等、關閉情況並做記錄。 十一、 完成行政部經理臨時交辦的其他任務。 行政文員工作職責 1.協助主管對人員的招聘。（按招聘流程） 2.新進人員的入廠和離職人員的出廠手續之辦理。 3.協助主管對新進人員的教育訓練之准備與後序工作之進行。 4.全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化） 5.對試用人員之試工與考核調查。 6.負責全廠人事異動工作。（轉正/升職/調動/降職等手續之辦理） 7.全廠獎懲手續之辦理。 8.對各類資料進行簽收，整理並分類歸檔。（廠內程序文件/內部聯絡/外部聯絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理） 9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力流動統計表/請假、放假手續辦理/平時查卡、監卡/加班申請手續等） 10.月底對相關報表的整理並交於財務。 11.月底新工卡及飯卡的發放，月初對全廠職員工上月的工卡查核並及時交於財務室。 12.對全廠鑰匙之管理。 13.配合舍監對宿舍名單的修改和月底水電之統計。 14.職員工勞動合同／暫住證及各類保險之辦理。 15.完成主管臨時交付的任務。 文員： 辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發）工作職責： 1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。 2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。 4. 做好會議紀要。 5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負責傳真件的收發工作。 7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。 9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。 10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。 11. 每月報表的郵寄及打表。 12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。 13 社會保險的投保、申領。 14 統計每月考勤並交財務做帳，留底。 15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。 16. 接受其他臨時工作. 行政主管隨時掌握各部門各方面的工作動態、進展情況，做到上傳下達、下情上達， 隨時協調解決工作中存在的問題，在商場起著承上啟下的作用。 人事行政主管工作職責 1、負責人事行政工作的政黨開展、動作； 2、負責人事招聘計劃和安排及督導人事文員對入職、在職及離職人員的管理； 3、主導，組織人事行政及廠務其它規定的制定與修改； 4、負責對違紀違夫及工廠突發事件的處理； 5、負責廠務後勤在需要時的對外聯系和溝通以及接待工作； 6、評估計劃對後勤保障系統設備的改善和管理； 7、對人事，行政及廠務工作的監督，跟進和向上反饋信息； 8、對部門各項需求早春請的審核、評估和協助處理。 怎樣做好一名行政人事部經理？ 行政部作為公司的一個核心部門，她肩負整個公司的管理重任。她運作的好壞，直接關繫到整個公司的規范化進程。那麼下面我就談一談怎樣才能做好一名行政人事部經理（辦公室主任）。 一、負責本部的行政管理和日常事務，協助總經理搞好各部門之間的綜合協調，落實公司規章制度，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內外聯系，保證上情下達和下情上報，負責對會議文件決定的事項進行催辦，查辦和落實，加強對外聯絡，拓展公關業務，負責全公司組織系統及工作職責研討和修訂，負責公司車輛的管理。 二、人力資源管理與開發 1、組織架構的設計、崗位描述、人力規劃編制、考勤管理的工作。 2、招聘使用： 提供工作分析的有關資料，使部門人力資源計劃與組織的戰略協調一致，對申請人進行面試作最終錄用和委派決定，對提升、調遷、獎懲和辭退作出決定，職務分析和工作分析的編寫，制定人力資源計劃，通過這些使企業內部「人、事相宜」即採用科學的方法，按照工作崗位要求，將員工安排到合適的崗位，來實現人力資源合理配製。 3、工作報酬： 制定合理的薪酬福利制度，按勞付酬，論功行賞，通過報酬、保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次，促使員工提高士氣和生產效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。 4、培訓開發： 現在的市場無疑應是產品質量的競爭，說到底是人才的競爭，是一個企業整體素質的競爭。一個產品質量的好壞，也是一個企業所有崗位技能的集中體現，所以應把全員培訓作為企業立業之本，追求全員卓越，以人為本的管理方式。 提供培訓開發需求和待培訓者名單，制定並實施培訓開發計劃：主要指職業技能培訓和職業品質的培訓，為員工發展提供咨詢，規范在職培訓開發的指導，通過培訓開發來「提高員工能力」和「發揮員工能力」以此改進員工的行為方式，達到期望的標准。 5、人員考核： 主要負責工作考核，滿意度調查，研究工作績效考核系統和滿意度評價系統，制定紀律獎懲制度，以工作職責來制定績效考核標准，通過這些活動可以公平的決定員工的地位和待遇，可以促進人力資源開發和合理利用，並且提高和維持企業的經營的高效率。 三、負責公司各項規章制度的修訂，制定及檢查監督。 運用剛柔並濟的管理模式，制定一套符合企業自身的管理制度，運用權利和組織系統，強行進行指揮、控制、命令、硬性管理來達到目的。 四、負責總務管理 沒有後勤的保障，就保證不了生產穩定正常的進行。首先要制定相關制度；，加強對宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產、衛生、環境的管理。 五、安全保衛 加強對人員進出、公務訪客、車輛物品出入、消防安全、防盜防災、職業安全防護等的管理，同時對員工進行安全教育，貫徹「安全第一」「預防為主」的指導思想，創造一個安寧祥和的工作、生活環境，保證公司員工的生命財產安全。 六、強調企業精神，創建公司的企業文化 企業文化不但能反映出企業生產經營活動中的戰略目標，群體意識價值觀念和道德規范，還能凝集企業員工的歸屬感、積極性和創造性，引導企業員工為企業和社會的發展而努力，同時企業文化還具有兩種約束力，一種是硬的約束力、制度，一種是軟的約束力、無形的，就是活躍企業的文化生活，良好的生活環境和業余文化生活。 七、塑造企業形象 1、企業精神形象，它對於員工有強大的凝聚力，感召力，引導力和約束力，能增加員工對企業的信任感，自豪感和榮譽感。 2、企業環境形象 因為創造良好的企業環境，是企業生產經營活動順利進行的前提和基礎，而充分認識企業環境的特徵又是創造良好企業環境的基礎。 3、企業員工形象 制定《員工日常行為規范》，因為良好的員工素質和形象，是企業形象的重要構成要素。員工的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學文化水平、精神風貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象。 總而言之，行政部工作的最終目標就是確保公司的正常運作及生產，穩步，正常的進行，為企業創造經濟效益。