跟單有什麼方法

『壹』 如何做好跟單

剛開始做跟單，溝通問題是很常見的。因為車間的人生產壓力也比較大，而且他們的績效和業務部門不同，多數是以合格率和生產率來計算的，所以對生產有自己的考量。比如，如果你的單子比較急，但是工藝比較復雜，或者生產線已經排了別的單子了，生產的人就會希望盡可能放在車間比較空閑的時候來做，這樣他的綜合效率可以達到最高。物料部門的人因為工作沒有什麼壓力，而且小廠的采購基本上都是老闆自家人，所以是難溝通一些的。
你的問題有以下解決辦法:
1. 不管什麼樣的訂單，一定要給自己留出余富的時間，避免發生突發情況時無法迴旋。（比如客戶要求一個月交貨，你向下傳達時，可以要求25天交貨）。
2. 手裡的訂單需要定期跟進，不能要交貨了才去問進度，要生產了才去問物料。一定要讓相關部門早知道，方便別人早作準備，同時要讓對方明確最遲完成的時間。所有溝通要盡量留痕，最好同一件事既用電子郵件傳達，又用電話強調。一來對方忘記細節時可以隨時看郵件，二來防止出現問題後互相推諉。三來電話溝通效率比較高而且距離感比較近。對於重要問題，可以召集各部門開會，或者親自下車間查看（開會要由你主持，看廠要由你帶領，最好帶上比較大的知名的客戶或領導跟你一起，這樣有助於樹立你的威信）。
2. 讓相關部門的同事了解你的訂單的重要性（比如新客戶的第一單；大客戶的訂單等等。輕易不要用不能按時交貨就要空運這類的理由）。溝通時雙方盡量平等，從大局著眼，從老闆的利益出發，共同解決問題的角度，求同存異，不要把爭執放在一些無關細節和對方態度這樣的問題上。
3. 要互換位置，要想讓對方幫忙，本著相互支持，合作共贏的態度，要先盡可能的為對方創造幫你的條件。比如想讓車間幫你趕工，你可以先和物料部門確認好物料何時備齊，和物流部門確認好最寬松的物流時間，然後把信息傳達給車間，告訴他們物料何時可以到位，最遲何時要完工（這里要給自己留點時間），讓他們明白你是要和他們站在一起解決這個問題的。
4. 如果有問題在你們的層面解決不了，這是分兩步走。1. 你自己找他的領導。2. 如果他的領導也解決不了，那再向你的領導匯報，尋求幫助。
5. 所有問題在問別人之前，先把自己需要弄清的問題弄清楚。比如你問別人什麼時候可以交貨，自己先要知道目前訂單進展到那裡，還需要哪些步驟，工廠目前的產能如何，正常情況下理論上需要多久。如果不了解這些的話，車間的人和容易就從技術角度拖延你了。
我剛畢業的時候，也遇見過和你一樣的問題，被別人牽著鼻子走，後來時間久了，也就牽著別人的鼻子走了。這些都是正常的，也不用刻意去改變自己，相信自己，溝通時自自然然就好。祝你工作愉快！

回答您的補充:
受氣和看被人笑話的原因，我分析有兩個，你看對不對。
1. 資歷: 覺得跟單員年齡小，初來乍到對公司不熟悉。
2. 專業: 覺得跟單員專業不如他們熟悉，說了他也不懂。
倒不全是因為跟單沒有權利。權利分兩種，一種是職位上的權利，這個是客觀條件只能慢慢爭取。第二種是我們在別人面前的威信，這個是可以培養的。如上面提到的，要獲得相關部門的尊重，這里再說一遍，以下三點很重要:
1. 要對項目相關的知識足夠專業：起碼在溝通的過程中不能讓對方感覺他掌握的信息和技術比你多太多，否則他就有心理優勢，自然覺得跟單容易對付，不會太重視。像產能，原料訂貨周期，不同工藝需要的時間和難點，這些是最起碼要熟記的東西。如果別人提出困難推搪我們，我們能反駁或提出解決建議，他就會對我們另眼相看。
2. 必須樹立自己的威信：或者讓相關部門覺得領導很重視你這個人，或者讓相關部門覺得領導很重視你的項目，兩者必居其一。可以借一些重要訂單來樹立威信，這就是所謂的形勢大過人。女生的話平時遇到自己已經盡力但對方不配合的情況，在徵得自己主管同意的情況下，可以向有分量的領導幫你出面解決。當然前提是你要准備好大領導可能會問的問題，而且只是解決問題，就事論事，不是告狀，這個尺度要把握好。這樣往復幾次，讓跟你打交道的人覺得如果不能在你面前把問題解決好的話，就要面對領導的親自過問，他們就會比較重視了。
3. 辦事一定要利落，盡可能少出錯，多替別人著想。不要讓別人挑出破綻，借題發揮。

『貳』 如何更好的做好跟單工作

一．跟單員在收到訂單後要做的工作：

首先談接單的方法

1．客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。

下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量等。

2．訂單的審查

每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。

要分清此單是加工單還是OP單。

3．開生產單、流程卡

每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。

4．生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。

5．小樣

打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板後再下單做貨的。

6．修改定單

一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。

當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。

7．大貨生產出來後，還要按排出貨。

二．售後服務

客戶投訴或是退貨時：

對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，並要採取措施，找到對策，避免下次出現。

客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行返修好後再出貨。

很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。

還有採用相互讓步的折扣法。

有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏。

三． 如何溝通好使跟單工作做得更好

同本廠內的各部門溝通：

面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老闆負責的同時也要對客戶負責。多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。

『叄』 直銷高手教會你如何跟單逼單，絕密20招，招招的必

1、去思考一個問題，客戶為什麼一直沒有跟你簽單？什麼原因？

2、認清客戶，了解客戶目前的情況，有什麼原因在阻礙你？

3、只要思想不滑坡，方法總比困難多。

4、抓住客戶心理，想客戶所想，急客戶所急。

5、一切盡在掌握中，你就是導演。
6、為客戶解決問題

7、征服客戶，發揚螞蝗吸血的叮與吸的精神
8、能解決的就解決，不能的就避重就輕，將問題淡化，避開。
9、假設成交法，是我們做單要常用的方法之一。

10、逼單就是「半推半就」
11、編制一個「夢」
12、給客戶一些好處
14、 領導拖拉，不起積極作用，不向老總力薦。
15、學會觀察，學會聆聽。
16、 機不可失，失不再來。
17、抓住客戶的弱點，臨門一腳。
18、把握促成簽單的時機。
19、促使客戶做出最後決定。
1. 假定客戶已同意簽約
2. 幫助客戶挑選
3. 欲擒故縱
4. 拜師學藝
5. 建議成交
20、簽約時注意措辭，小心前功盡棄

『肆』 跟單的流程方式

其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協調管理工作，把信息即使地在兩者之間進行反饋。

第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向後。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工製作的要求通過打樣申請單反映出來。之後，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。

第2步：樣品出來後通過快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問UPS號。

第3步：客戶確認樣品並將樣品寄回，同時下單。

第4步：根據回傳樣品，製做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其製作工藝流程。

第5步：之後將合同傳給財務部簽字和老總簽字。並連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之後把訂貨單復印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。並在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。

第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

第7步：即使反映工廠在生產過程中的問題，並和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議後，將結果通過工作聯系單將變更要求傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。

第8步：快出貨時，聯系貨代。做報關單據。並提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。並將出貨通知單復印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。

第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

第11步：到核銷單等相關單據回來後，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。

『伍』 跟單催貨說話技巧是什麼

1、態度要溫和淡定。

即使因為到貨不及時影響了工作，采購員也要理解供應商有時候也會心有餘而力不足，並不是故意為難，催貨態度要溫和，不要對供應商發火，結下私人恩怨，增加工作阻礙。

2、措辭要平等禮貌。

有些采購員以為自己是客戶就比供應商高等，催貨的時候說話高高在上，其實供應商就算臉上不表露，心裡也會有意見，所以采購員催貨時一定要對供應商平等禮貌地措辭。

3、適當閑聊拉近關系。

如果跟供應商關系還不算熟，那麼采購員盡量不要通過電話催貨，應該親自到供應商的辦公室去拜訪，在對方空閑的時候聊聊家常，拉近關系以後再言歸正傳，加強催貨效果。

4、言簡意賅交流訂單信息。

采購員催貨要向供應商問清楚訂單目前的進展，也要向對方說清楚訂單的具體要貨時限，不要頻繁催貨，也不要在催貨過程中拖泥帶水，大家都很忙，盡量不要浪費對方時間。

5、催貨說話要注意分寸。

很多老供應商都知道客戶公司的流程制度，采購員不要用「再不到貨以後就不要你的貨了，也不給你結款。」這類話威脅他們，不要在他們面前暴露你的虛張聲勢和黔驢技窮。

6、掌握催貨的主動權。

采購員除了要熟悉自己公司的下單和跟單流程制度外，還要經常拜訪供應商，熟悉他們的相關對接環節，然後在催貨過程中及時糾正供應商方面存在的問題，防止被忽悠和敷衍。

(5)跟單有什麼方法擴展閱讀：

跟單催貨方法與技巧：

1、跟蹤供應商工藝文件的准備，工藝文件是進行加工生產的第一步，對任何外購件(需要供應商加工的物料)的采購，訂單人員都應對供應商的工藝文件進行跟蹤。如果發現供應商沒有相關工藝文件，或者工藝文件有質量、貨期問題，應及時提醒供應商修改。

2、確認原材料的准備，備齊原材料是供應商執行工藝流程的第一步，有經驗的訂單人員會發現供應商有時說謊，如有可能必須實地考察。

3、跟蹤加工過程進展狀態，不同物料的加工過程不同，為了保證貨期、質量，訂單人員需要對加工進行監控。有些物料采購，其加工過程的監工小組要有訂單人員參加，如一次性、大開支的項目采購、設備采購和建築采購等。

4、跟蹤組裝調試檢測過程進展狀態，組裝調測是產品生產的重要環節，這一環節的完成表明訂單人員對貨期有一個結論性答案。訂單人員需要有較好的專業背景和行業工作經驗，否則，即使跟蹤也難以達到效果。

5、確認包裝入庫此環節，是整個跟蹤環節的結束點，訂單人員可以向供應商了解物料最終完成的包裝入庫信息。如果有可能，最好去供應商現場考察。

『陸』 跟單的操作流程

產前樣的確認，船樣的確認，生產中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質量鑒定，生產技術，產品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產的全過程。

還有的一種跟單是業務跟單，多為外貿公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產工廠和客人的聯系，並安排出貨方式和船期，付款等 。當然對於面料（服裝）的質量也相當重要。

內單流程：從客戶下單到簽定完合同，根據排料室提供的排版圖進行前期的面料准備工作，同時可著手下投產資料單給各個部門（包括計劃辦、品質部、技術部、采購部）。

面料到廠後可根據工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產進度，以便更好的與客人溝通，並及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到消息，避免出現客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。

(6)跟單有什麼方法擴展閱讀：

跟單注意事項:

1、物料是否正確。

2、尺寸是否「准確」。

3、款式是否錯誤。

4、做工是否細致。

5、成品顏色是否「正確」。

6、有無漏定物料。

7、物料是否能按預定時間到加工廠。

8、時間上是否有問題。

『柒』 學做跟單員的基本教程是什麼

學做跟單員的基本教程

1、當外商客戶下訂單後，對訂單進行審查，看看有無錯誤。

2、把訂單發給工廠安排貨物生產備貨並確定工廠交貨時間。

3、根據工廠的交貨時間安排船期訂艙：（如果是工廠送貨要發給工廠送貨通知書）。

4、把發貨的嘜頭詳細發給工廠。

5、結合信用證交貨期／合同交貨期並結合工廠實際交貨期聯系貨代安排訂艙，把訂艙托書發給貨代。

6、電子口岸網上確認代理報關行代理協議簽署並處於開啟模式，確認沒有過期。

7、將報關所需發票，箱單，外銷合同等相關單據在合理日期發送給貨代（現在無紙化報關，掃描件就可以通過郵件發給報關行）。

8、辦理保險並審核確認：（開船之前；投保金額不留小數，有小數的均進一位。）

9、提單審核確認（貨代會發給你一個船公司提單格式確認件讓你確認：（臨近裝船時；非正式的，要顯示集裝箱號，得知船名航次，審完單後要求出正本）

10、辦產地證（如果需要）：（開船之前；產地證列印）在貿促會網上辦理一般原產地證。

11、包裝申明繕制（如果需要，一般很少要）。

12、提單拿到手後做結匯用的單據（或者T/T需要寄給客戶的單據）：商業發票，裝箱單，B/L，原產地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書，包裝申明等等客戶需要的。

13、催款：開船後，如果是L/C馬上制單，審單，送銀行辦理收匯結匯手續。如果是T/T的催客戶付餘款，如果是D/P.D/A的將單據交給托收行辦理提示收款。

14.叫工廠開增值稅發票：（開過的增票要去稅務局認證，現在也可以在公司網上認證，但是需要國稅局給你一個密鑰優盤）。

15、辦理出口退稅：現在都是網上申報填報。

1）申報出口退稅資料交接表2份。

2）外貿企業出口退稅匯總申請表單獨1份。

3）外貿企業出口退稅匯總申請表＋外貿企業出口退稅進貨明細申報表＋外貿企業出口退稅出口明細申報表各3份。

(1）出口企業出口退稅資料裝訂封面1份。

(2）外貿企業出口退稅匯總申請表1份。

(3）增值稅發票抵扣聯（已認證）。

(4）報關單（出口退稅專用）。

(5）商業發票。

( 6）外貿企業出口退稅進貨明細申報表＋外貿企業出口退稅出口明細申報表（清楚的）。

如需要延期，在國稅局出口管理科處可辦退稅延期審批。

這些目前都是網上提交，上述文件都是公司自己留底備查。

15.如果是信用證項下出口交單給銀行，則所需資料：

1)客戶交單委託書1份（上面列表所交單據名稱，份數等等）。

2）信用證原件。

3)商業發票（按信用證要求）。

4）裝箱單（按信用證要求）。

5）海運提單（按信用證要求）。

6)保險單（按信用證要求）。

7）品質證書（按信用證要求）。

8）快遞單復印件1份（如果需要）。

9）匯票（結匯章）2份。

10）受益人證明1份（蓋公章）（如果需要）。

（拿上述資料去銀行交單結匯，回一聯客戶交單委託書）。

11）給貨代支付海運費：

( 1)購匯：外銷合同＋國際貨物運輸代理業專用發票購買付匯聯（復印件）＋購買付匯聯（原件）。

拿原件在銀行國際結算中心蓋章並拿回。（注各地的銀行要求不一樣）。

(2）支付海運費：蓋章的購買付匯聯原件＋外匯申請書＋境內匯款申請書。

(7)跟單有什麼方法擴展閱讀

第一樣品單

一客服部書面形式下達樣品單到PMC跟單員。

二跟單員根據接到的樣品單與物控專員詢問備料情況，安排車間生產並出貨。

三下樣品單時需備注OEM客戶。

第二樣品單出貨

一樣品訂單完成後，與客服部確認好怎麼發貨，如果是快遞單，必須接到清楚的地址和聯系人，跟單員把需發貨的內容連同地址以書面的形式（發到部門PMC信息平台）下午3點交與倉庫物流專員發貨，並且確認物流專員是否有收到此信息，發完貨後以書面形式知會客服部。

二收到樣品單時必須查看庫存，如有庫存時直接開具備貨單，如無庫存時與4.1.2類。

三樣品單完成後進行分類匯總，並根據客服提供的單價整理歸檔。

第三協助客服部給客戶報價及擬定合同。

客服部工作飽和時協助報價及擬定合同。

第四擬定合同附表

合同簽完後根據合同條款用Excel做好合同附表，列印6份分發給倉庫主管1份，車間文員2份，跟單1份，客服1份，電子檔發給部門經理和物控專員一份同時列印一份，並做好存檔，附表必須把合同的要求註明清楚，例如包裝要求、包裝方式等。如更改處及時書面通知相關部門。

第五OEM訂單或品牌訂單

一收到客服部下發的正式訂單後，先審核訂單，看是否與附表相符，如不符合，應第一時間反饋到客服部確定後方可接單。

二對於特殊的訂單或急單，跟單員組織相關部門（客服、生產、品管、設備、PMC、總經辦）一起開訂單評審會解決訂單出貨問題，如果訂單不能滿足交期時即時反饋到客服部。

三當接到品牌訂單時流程同上。

『捌』 做跟單員有什麼技巧

第一、做外貿信心、虛心、耐心和恆心都非常重要。
首先，人貴有自知之明，要善於分析自己、解剖自己。通過這樣來客觀地評價自己的能力和不足，發現自己的優勢給自己以信心;知道自己的不足才知道從哪些方面來完善和提高自己。
其次，新人要虛心、耐心地向「老」外貿人員學習，不要害怕他們叫你做一些繁瑣的工作，不要怕「打雜」。要有「從一屋掃起再掃天下」的勇氣。其實「打雜」很能鍛煉人的工作能力的---把那些繁瑣的事情處理好了證實你工作的條理性和效率，同時也說明你有良好的工作態度，這樣才能得到上司的贊許並學到更多的東西。外貿無小事，每個細節都是整個流程的重要一步。
再次，要有恆心。改善自己、提高自己不是一天兩天就可以完成的，要知道自己要學什麼、怎麼學，要持之以恆。「一口吃不成胖子」，「冰凍三尺非一日之寒」。
第二、必須熟悉產品、熟悉產品的行業市場及其最新動態。
做外貿銷售人員不懂產品很難拿得到訂單，不懂產品及產品的行業市場動態更談不上開發新客戶和新市場。很多新人總抱怨說做了多少個月的外貿但一個單子也拿不到，受盡冷眼，但老實說在新入門的這幾個月裡面，你們有沒有認真地去熟悉產品、去了解國內外市場了嗎?假如你是買家，你願意向一個連自己所賣的產品都不熟悉的賣家訂貨嗎?況且進口商又不像是在零售市場上買一件兩件自己用的，誰願意冒險向一個不懂產品的賣方大量地采購?
也許有不少老闆只看結果不看過程，總要求新人要在一段固定的時間里必須拿到訂單，這給了新人以巨大的壓力，這種緊迫感大大地影響了新人的耐心、信心和恆心，不能讓他們安心來學習和熟悉自己所經營的產品。但老實說，第一步都沒走好怎麼跑得起來呢?把第一步走穩了你到哪裡不能再起跑呢?
第三、良好的外語能力(尤其是把握好英語)是做外貿的基礎。
語言是交流的工具，好的工具「事半功倍」。和國外客戶聯系不懂外語是不行的。再懂產品、產品再好，假如不能有效地向客戶推介也很難拿得到單子。
至於外語對做外貿的重要性，我想大家都很清楚，不需要再一一說明。
第四、要熟悉外貿的流程和國際貿易慣例，把握一些銷售的技巧。
在打好了做外貿的基礎---良好的外語能力及熟悉了產品---之後，接下來就是要學習很專業的知識了，也就是熟悉整個外貿流程和相關的國際貿易慣例，這對外貿銷售人員非常重要。
整個外貿流程包括以下一些方面：與客戶溝通聯系，處理詢價與報價，就訂立外貿合同的談判與合同的簽訂，追蹤款項的落實情況(視付款方式而定，做TT的看看訂金有沒有收到，做LC的看看LC有沒有開出、所開的LC是否可以接受等等)，跟進生產的情況，報檢，安排貨物的運輸，報關，制單結匯，核銷和退稅等等。也許每個公司的具體分工不一樣，但做為一個外貿銷售，熟悉整個流程是非常必要的，因為流程中的每一個細節都涉及到成本與價格，銷售人員對影響價格的各方面的因素都不清楚的話就不是個優秀的銷售人員。
需要把握的國際貿易慣例包括：關於國際貿易術語的慣例(INCOTERM2000)，聯合國國際銷售合同公約，國際商會關於結算方式的慣例(UCP500，URC522)。當然還有其他一些慣例或條款需要熟悉，視所經營的產品及所出口的國家而定。
至於銷售的技巧，其內容非常豐富，汲及面也非常廣，多看一些有關銷售的書籍對業務的開展與提高是非常有好處的。

『玖』 外貿跟單有哪些技巧流程

外貿跟單流程：

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式並不限於某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。
（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。
還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內容： 確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加「約」，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。
2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1） FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

FOB價 +運費
CIF價 = --------------------------------
1 - 保險費率 X 投保加成

（2） CFR價格換算為其它價：

FOB價 = CFR價 – 運費

CFR價
CIF價 = ---------------------------------
1 – 保險費率 X 投保加成

（3） CIF價格換算為其它價：

FOB價 = CIF價 X （1 – 投保加成 X 保險費率） - 運費
CFR價 = CIF價 X （ 1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）
內包裝：普合，白合，彩合，吸塑
外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，並裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
註：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關於樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1． 寄目錄，樣本：
2． 准備樣品。
（1） 工廠現有的款式
（2） 新款
（3） 客戶來樣。
要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為
跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進行核算。
C： 新品的製作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別於正式發票，它必須明顯表明「形式發票」字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。 產品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：
1 .單價條款要明確 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC, TT）

四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

首先： 出貨裝櫃：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。
A． 貨櫃選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20』 29 – 30立方/17.5噸 40』 58 – 61 立方/22.5噸 40』H 68 –71立方/27.5噸
B．製作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C．跟蹤裝櫃：（P。31）出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的准確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。

(4).制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。
A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

五．進口貨物跟單的基本程序：

（1） 就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

一．采購跟單的基本要求：適當的交貨時間，適當的交貨質量，適當的交貨地點，適當的交貨數量及適當的交貨價格。（適時，適質，適地，適量，適價）

二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：

1、供應商方面的原因：由於供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。製程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

2、企業方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

3、 溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

1、 製作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要製成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標准。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。（製作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤後發給供應商，並要求供應商簽字回傳。

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進倉：協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業的經營成本降低。

1． 催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。
（2）定期跟催。於每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，列印成報表定期統一跟催。

生產過程跟單主要是了解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生產線，查看進度，查看質量。

一．生產過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。
2、按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。

二．生產過程跟單的流程：

1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產能力。 生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施？要不要外包？

3、制定生產計劃： 生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4、跟蹤生產進度
（1） 生產進度控制流程：
（2） 生產進度控製作業程序
（3） 生產進度控制重點： 實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。
（4） 跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控製表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6.我們再提一下有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什麼？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的