會展的研究方法及步驟

Ⅰ 如何進行展會評估展會評估流程及方法

進行展後評估可以總結經驗，發現問題，是提高辦展水平的重要途徑之一。進行展會評估可以在確定評估的方法和步驟後，設計合理的調查問卷，搜集有關信息，最後通過對有關材料的分析，得出展會效果評價，並對下屆展會的舉辦提出一些好的建議。 展會評估是一個有計劃、有步驟的動態過程，必須循序漸進。通常，一項展會評估包含以下程序： 1、確立展會評估目標展會評估的主要目標是了解展出的效率和效益。由於會展效果的評估涉及到會展工作項目與工作成果之間的復雜的關系，導致了展會評估目標的復雜化。所以在進行展會評估時應該根據展出目標確立評估的具體目標和主要內容，並依據評估目標的主次，排列優先評估或重點評估的次序。 2、選擇規范的評估標准會展效果的評估標准系統包括整體成效、宣傳效果、接待成果、成交結果等。評估時應該根據展出目標確定展會評估標準的主次。比如展出目標是推銷，就應該把成交結果作為主要評估標准。劃定評估標準的主次以後，還應該使其規范化。評估標準的規范化是指評估標准必須明確，客觀、具體、協凋和統一，也就是，明確評估標準的主次、重心；客觀地制定切合實際的評估標准；量化評估標准，使之具體化、可操作性強；評估標准之間必須協調並能長期統一，使評估結果更為准確。 3、制定評估方案根據會展效果的評估目標及標准，確定各階段具體的評估內容和評估方案，包括各段時間安排與抽樣分布、評估的對象和方法、人員安排和經費預算等等。制訂評估方案應包括以下內容： （1）根據評估項目、對象和方法制定評估方案，明確人員分工，安排各項必要措施。 （2）設計製作各種測評問卷及情況統計表，如參展商問卷調查表、觀眾問卷表和展覽會舉辦情況統計表等。 （3）小范圍預測，修改測評問卷。 （4）對測評人員進行培訓，考慮測評困難及問題防範措施。 4.實施評估方案 （1）通過收集現成資料、安排記錄、召集會議、組織座談、利用調查問卷向參觀者收集情況等方式收集各種信息。 （2）整理收集的信息，處理分析數據。 5、撰寫評估報告根據不同階段的效果測評，匯總分析，對整個展覽活動過程的效果進行總體評價，寫出評估報告。報告內容一般包括評估項目、評估目的、評估過程與方法、評估結果統計分析、評估結論與可行性建議及附錄等。 展會評估內容包括： 1.展台效果優異評估如果展台接待了70％以上的潛在客戶，而客戶接觸平均成本低於其他展台的平均值，其展台效果就是優異。 2.成本效益比評估這里的成本效益比內涵比較廣，可以是此次展覽的成本與效益相比，也可以是此次的成本與效益與前次或類似項目相比，還可以是展出的成本效益與其他營銷方式相比等等。例如展出開支為20萬，展出效益（展覽成交額）為8000萬，那麼成本效益比為l：400。 3、成交評估這里的成交是指消費成交和貿易成交兩種。對貿易性的展覽會而言，成交評估是展會評估最重要的內容之一。 成交評估的內容一般有： （1）有無達到銷售目標； （2）成交額； （3）成交筆數； （4）意向成交額； （5）實際成交額； （6）與新客戶成交額，與老客戶成交額； （7）展覽期間成交額； （8）預計後續成交額，等等。 4、接待客戶評估這也是貿易展覽會最重要的評估內容之一，包括： （1）參觀展台的觀眾數量，可以細分為接待參觀者數，現有客戶數和潛在客戶數。其中潛在客戶數是重點。 （2）參觀展台的觀眾質量。按照評估內容和標准分類統計觀眾的訂貨決定權、建議權、影響力、行業、區域等，然後根據統計情況將參觀觀眾分為「極具價值」、「很有價值」、「一般價值」和「無價值」等情況。 （3）接待客戶的成本效益。計算方法是用展覽總支出額除以所接待的客戶數或者所建立的新客戶關系數。 5、調研評估即通過展出對市場和產品有無新的了解和認識，有無更明確的發展和努力方向等來進行評估。 6、競爭評估指對在展覽工作方面和展覽效果方面與競爭對手相比較的表現的評估。 7、宣傳公關評估。具體包括宣傳公關有無效果，效率、效益多大，是否需要增加投入提高展出者形象，以及形象對實際成交有多大關系等。展會評估是一個很復雜的體系，其中有些內容還具有一定的爭議性，所以評估時應該根據實際情況審慎選擇，謹慎操作。 展會評估報告 展會評估報告是一定類型的載體，反映市場狀況的有關信息並包括某些調研結論和建議的形式。展會評估報告是展會評估活動過程的直接結果。 展會評估報告必須具備以下要求： 1.語言簡潔，有說服力。 2.報告必須以嚴謹的結構、簡潔的體裁將調研過程中各個階段收集的全部有關資料組織在一起，不能遺漏重要的資料，但也不能將一些無關資料統統寫進去。 3.注意仔細核對全部數據和統計資料，務必使資料准確無誤。 4.報告應該對展會評估活動所要解決的問題提出明確的結論或建議。 展會評估報告可能因評估的具體內容而有所分別，但一般來說都應該包含以下幾個部分： 1、評估的背景和目的 在評估背景中，調研人員要對評估的由來或受委託進行該項評估的具體原因加以說明。說明時，最好引用有關的背景資料為依據，分析展覽活動等方面存在的問題。 2、評估方法包括： （1）評估對象說明從什麼樣的對象中抽取樣本進行評估。 （2）樣本容量抽取多少觀眾作為樣本，或選取多少實驗單位。 （3）樣本的結構根據什麼樣的抽樣方法抽取樣本，抽取樣本後的結構如何，是否具有代表性。 （4）資料採集方法 （5）實施過程及問題處理 （6）資料處理方法及工具指出用什麼工具、什麼方法對資料進行簡化和統計處理。 （7）訪問完成情況說明訪問完成率及部分未完成或訪問無效的原因。 3、評估結果 評估結果是將評估所得資料整理出來。除了用若干統計表和統計圖來呈現以外，報告中還必須對圖表中的數據資料隱含的趨勢、關系和規律加以客觀描述，也就是說要對評估結果加以說明、討論和推論。評估結果所包含的內容應該反映出評估目的。並根據評估標準的主次來突出所要反映的重點內容。一般來說，評估結果中應包含以下內容：展台效果；成本效益比成交筆數，成交額；接待客戶數量；觀眾質量等等。 4、結論和建議 要用簡潔明晰的語言作出結論。如闡述評估結果說明了什麼問題，有什麼實際意義。必要時可引用相關背景資料加以解釋、論證。建議是針對評估結論提出可以採取哪些措施以獲得更好的效果，或者是如何處理已存在的問題，最好能提供有針對性的行動方案。

Ⅱ 會展學的是什麼

會展學是介於社會科學、技術科學、自然科學的一門綜合性交叉學科，既是理論學科，又是應用科學，是—門邊緣科學。
1．會展學是一門綜合性交叉學科
20世紀70年代我國著名科學家錢三強曾預言：「本世紀末到下世紀初將是一個交叉科學時代」。會展學是科學交叉的結果。與會展相關的眾多學科在會展這個主題點上，相互沖撞與融合。
會展學涉及信息學、管理學、經濟學、旅遊學、建築學、運輸學、廣告學、藝術學環境科學、安全科學、傳播學、社會學、文化學、人類學、政治學、公共關系學、心理學等眾多學科，會展學是這些眾多學科交叉滲透的結果。
會展學作為整個科學的一個重要組成部分具有體系完整性，是一門包括眾多分支學科的綜合性學科體系。各門分支學科在產生的時間、表現形態、研究對象、研究內容和研究方法上是各有差異的，他們彼此之間並非孤立無內在聯系的離散物，而是互相關聯作用形成一個有機的學科群體，這個學科群體有著各母體單一學科所沒有的整體功能。各種母體單一學科的知識環境和會展實踐的社會環境不斷作用於會展學，使會展學科理論體系內容日趨豐富完善。綜合，不是將各學科與會展有關的方面所發表的各種零碎的、片斷的、片面的、有限的看法拼湊在一起，那樣的「大雜燴」拼盤，絕非—門科學。綜合，就是將構成會展學的內部各分支、各部分、各要素有機地結合起來，把客體因素和主體因素有機地結合起來。
會展學綜合許多學科的理論與方法，對以會展這一主題為對象的事物進行系統綜合研究，以揭示會展運動規律的學科。因此會展學是綜合學科。會展學是會展信息學、會展管理學、會展經濟學、展示設計學、會展旅遊學、會展建築學、會展心理學等眾多分支學科綜合而成的學科群體，這些分支學科上下相通、左右相聯，構成會展學的科學體系。
2．會展學既是理論學科又是應用學科
會展學來源於人類的會展實踐活動，是人類會展實踐經驗的概括和總 結。會展學研究主要解決人類社會會展實踐活動中帶有普遍性的問題，既包基礎研究，也包括應用研究。會展學是—門基礎性理論學科。對會展性質、規律進行純理論研究，認識本質，探索規律；會展學更是一門實踐性應用學科，對會展的招展布展、經營服務等諸多實際問題進行研究，解決會展實際工作中提出的具體技術問題，具有可操作性。
聯合國教科文組織把學科群劃分為五類：①自然科學；②工程技術；③醫葯科學；④農業科學；⑤社會科學和人文科學。據此，會展學總體上屬於社會科學，又涉及工程技術科學(管理學、建築工程)，也含有自然科學因素(如涉及自然環境、信息技術)，它是介乎社會科學、工程技術科學和自然科學三者之間的邊緣科學。

會展學的學科體系
對會展學科體系構成的研究具有重要的科學意義。會展學是多元即多學科文匯融合，在高度分化基礎上的高度綜合，形成多個知識層次的綜合性學科體系。
會展學科體系應內會展基礎學科、會展應用學科、會展專題學科三部分組成。
1．會展基礎學科
研究會展的基本理論和方法，以會展活動全過程的普遍性規律作為自己的研究對象，包括會展的本質與職能，會展的內容與目標，會展管理的原則與方法，會展史等基礎內容。具體學科如會展學原理(會展學概論)、會展史學、會展社會學、會展文化學等。
2．會展應用學科
研究會展運作理論和方式。包括：會展管理學(會展營銷管理、會展服務承包商管理、會展項目管理、會展後勤管理、會展場館管理、會展風險管理、會展融資管理、會展預算管理、會展人力資源管理)、展示設計學、會展經濟舉、會展旅遊學、會展信息學、會展策劃學(展覽策劃、大型會議策劃、體育運動會策劃、大型文藝晚會策劃)、會展心理學、會展傳播、會展廣告、會展政策法規、會展物流、會展統計、會展外語、會展文秘、會展建築(會展場館建設規劃、建築設計)、會展安全、會展環境、會展美學等。
3．會展專題學科
對特殊會展問題或特殊行業會展活動作專門研究，如網上會展研究、慶典禮儀管理、體育運動會管理、文藝晚會管理、大型群眾集會管理、節日聚會研究等。
許多學科參與了對會展活動和會展業的研究，已經成為當前會展科學研究的必然趨勢。這不僅反映在會展學使用了一些其他學科的概念和術語，更重要的是出現了一大批新的邊緣學科。如會展經濟學、會展心理學、會展管理學、會展美學等。會展學與眾多關系密切的「姊妹學科」，在研究內容上互相交叉，互相滲透。會展學必須大量吸收姊妹學科的研究成果，來不斷地完善和發展自己。會展科學研究的這種多元性、專門性和相互包容性，意味著不遠的將來，許多新的分支學科還將不斷產生於會展科學體系之中。

Ⅲ 如何做好會展策劃，會展策劃的6個核心要素

很多企業著急推廣，知道參加展會的效果不錯，就盲目地報名去參展，事先也沒有進行詳細地准備與策劃，展會結束後沒有達到預期的效果，就會抱怨展會沒效果，這是沒有道理的。下面就介紹參展前需要了解的5大要素給您，祝您事半功倍！

對此，你有什麼看法嗎？歡迎在下方評論區留言討論，當然也可以關注公眾號【Hornet大黃蜂設計】和我交流喔~

Ⅳ 展會的數據分析具體需要怎麼做

展會數據的數據分析對展會的領導者有著至關重要的作用，事實上，對展會的把控通過展商和觀眾兩方面就足夠了;代表展商的是展會的收益，這可以通過展會的財務管理報衣反映;而另一方面就是代表現場觀眾的現場數據分析報告。了解了展商和觀眾對展會的整體便有80%以上的把控。具體的話可以嘗試一下苦瓜展會的專業觀眾管理軟體，這個是基於展會中的各項需求而設計開發的，在幫助展會實現高質量的觀眾管理的同時，也能夠很好的促進展會數字化轉型，滿足展會的多方面需求。

Ⅳ 籌辦展會需要哪些步驟

展會招展的詳細過程

希望對你有幫助，謝謝。

一、會展預備階段的文案的概念：

會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先准備階段涉及到的所有文本文案。

二、會展預備階段的文案種類：

一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。

第二節會展預備階段的文案寫作

一、《展會立項策劃書》的寫作

(一)《展會立項策劃書》的概念：

所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容，主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃.現場管理計劃、相關活動計劃等。

《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。

(二)展會立項策劃書的內容結構：

一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內容：

1、辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。

3、展會價格及初步預算方案。

4、展會工作人員分工計劃。

5、展會招展計劃

6、展會招商計劃。

7、展會宣傳推廣計劃。

8、展會籌備進度計劃。

9、展會服務商安排計劃。

10、展會開幕和現場管理計劃。

11、展會期間舉辦的相關活動計劃。

12、展會結算計劃。

(三)展會立項策劃書的寫作要求：

1.展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個方面的內容：基本部分、限定部分和行業標識。如"第93屆中國出口商品交易會"，如果按上述三個內容對號入座，則基本部分是"交易會"，限定部分是"中國"和"第93屆"，行業標識是"出口商品"。

下面分別對這三個內容作一些說明：

基本部分：用來表明展覽會的性質和特徵，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和"節"等。

限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。

展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用"屆"來表示。二是用"年"來表示，三是用"季"來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里，用"屆"來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用"年"來表示。

展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的"大連"。

展會名稱里體現展會性質的詞主要有"國際"、"世界"、"全國"、"地區"等。如第三屆大連國際服裝節中的"國際"表明本展會是一個國際展。

行業標識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的"服裝"表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱，或者是一個產業中的某一個產品大類。

2、展會地點

策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內容：一是展會在什麼地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

策劃選擇展會在什麼地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市裡舉辦。

策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。

3、辦展機構

辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。

根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。

承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。

協辦單位：協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時間

辦展時間是指展會計劃在什麼時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時間的長短沒有一個統一的標准，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如"世博會"的展期長達幾個月甚至半年；但對於占展會絕大多數的專業貿易展來說，展期一般是3-5天為宜。

5、展品范圍

展會的展品范圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。

根據展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，"博覽會"和"交易會"的展品范圍就很廣，如"廣交會"的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國"法蘭克福國際汽車展覽會"的展品范圍涉及到的產業就很少，就只有汽車產業一個。

6、辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約佔全部展會數量的80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。

辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。我們知道，幾乎每個產業的產品都有一個生命周期，產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

7、展會規模

展會規模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預測和規劃。

在規劃展會規模時，要充分考慮產業的特徵。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會"是什麼"和"有什麼"，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。

展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。

9.展會價格和展會初步預算

展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分為空地價格和標准層位的價格。

在制定展會的價格時，一般遵循"優地優價"的原則，即那些便於展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。

在策劃舉辦展會時，要根據市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃

人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。

人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。

招展計劃主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。

招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。

宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，並同時為展會的招展和招商服務的。

11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃

展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什麼階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌備的各項准備工作就能有條不紊地進行。

現場管理計劃是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計劃安排，它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好，展會現場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關活動計劃是對准備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。

二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作

(一)《展會項目立項可行性研究報告》的概念

完成了《展會立項策劃書》，並不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什麼題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至於該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會項目及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素，才是決定最後是否可以舉辦該展會的最終依據。

《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上，初步提出計劃舉辦的展會"是什麼樣的"；展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上，深入分析舉辦展會立項策劃提出的"那樣的展會"是否可行，為最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。

如果展會立項策劃通過可行性分析，證明計劃舉辦展會的市場條件具備，項目具有生命力，各種執行方案策劃合理，項目在經濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。

(二)《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構

《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，並為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此，《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容：

1、市場環境分析

(1)宏觀市場環境：包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。

(2)微觀市場環境：包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公眾等。

(3)市場環境評價：SWOT分析法，即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。

2、展會項目生命力分析

(1)項目發展空間：即分析舉辦該展會所依託的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

(2)項目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。

(3)辦展機構優劣勢分析

3、展會執行方案分析

1)對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。

(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業的特徵。

(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業的展會。

(4)在展會展品范圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。

(5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。

(6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業是否熟悉。

(7)展會定位與展會規模之間是否有沖突。

2)招展招商和宣傳推廣計劃評估

(1)招展計劃評估

(2)招商計劃評估

(3)宣傳推廣計劃評估

3、展會項目財務分析

(1)價格定位

(2)成本預測

舉辦一個展會的成本費用一般包括：

1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標准層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。

2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發布會的費用等。

3)招展和招商的費用。

4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。

5)辦公費用和人員費用。

6)稅收

7)其他不可預測的費用

(3)收入預測

舉辦一個展會的收入一般包括：

1)展位費收入

2)門票收入

3)廣告和企業贊助收入

4)其他相關收入

(4)盈虧平衡分析

(5)現金流量分析

1)凈現值分析

2)凈現值率分析

3)獲利指數

4)內部收益率

5、風險預測

(1)市場風險

(2)經營風險

(3)財務風險

(4)合作風險

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。

7、改進建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。

8、努力的方向

根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

(三)《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求

《展會項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據，因此，《展會項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷准確有理。

1、市場環境分析

市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步，它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案，在已經掌握的各種信息的基礎上，進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件，還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測.使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。

市場環境分析是從計劃舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備；展會項目生命力分析則是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。

2、展會項目生命力分析

3、展會執行方案分析

展會執行方案分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會項目立項計劃准備實施的各種執行方案是否完備，是否能保證該展會計劃目標的實現。展會執行方案分析的對象是該展會的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。

需要強調的一點是，對展會基本框架進行評估，重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為，盡管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種"個體合理，群體沖突"現象的出現，對展會基本框架進行評估就十分重要。

4、展會項目財務分析

展會項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的展會是否經濟可行，並為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。

5、風險預測

從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中，由於一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離，從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。

7、改進建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。

8、努力的方向

根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

一、計劃立項
1、工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。

(1)包括可行性報告分析立項的條件；進行市場調查

對行業而言項目的利潤增長點是否夠大

地域性的考慮。要結合本地的實際特點，立項要符合當地的地區性。

時間性或者季節性的考慮。項目內容要符合季節特徵，比如不能在冬天搞風扇展之類的。

同時時間上要考慮避免國內知名展會的沖突。

(2)實施的具體方案

(3)宣傳費用計劃表

A、廣告時間段的投入

以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始(前兩個月)為總宣傳費用的10%~20%[在專業媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業媒體]

B、廣告投放的形式

戶外廣告(主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間)

雜志報紙媒體廣告(主要是專業雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行)

2、尋找主辦單位。

(1)主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等

(2)合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，採用一次性付款。

3、申請各種批文

4、場地聯系

以成都為例，四川省展覽館主要是進行大眾性的展會,主要是引起百姓關注的；而國際會展中心主要進行專業性的展會.

5、聯系宣傳媒體

(1)對象：專業媒體和大眾媒體

(2)方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

6、製作邀請函(已經附)

7、建立客戶名錄(通過會刊收集和雜志、網站等)

二、實施招展

1、招展方式：主要是電話聯系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

2、招展的步驟：

(1)發布信息(主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發給客戶名錄中的單位)

(2)跟蹤拜訪(找准負責人)

A、在對方收到邀請函後進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型(分別以5%、10%、75%的比例分布)；

針對第一種客戶：

問清客戶需求

要求進一步促成購買

愉快地答應客戶的

針對第二種客戶：

了解客戶拒絕的原因

為面談作好准備

二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會

要求客戶介紹其它客戶

保持關系，待以後聯系

針對第三種客戶：

問清客戶需求和異議

進行第二次拜訪

消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認書、參展商指南

三、實施招商

(1)在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉換成參觀商

(2)通過媒體可以間接招來一些參觀商

(3)主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進行專業觀眾的組織；發簡訊息邀請；打電話邀請。

(4)組辦單位為展會提供的工作

四、相關活動

展覽會的相關活動，是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿易觀眾提供附加服務，從而提高展覽會的形象與檔次。

五、展會現場

(1)布展：參展商提前兩天進行布展工作。展台的搭建、展位的協調、後期款的收付、物品的運輸等

(2)開展：現場的協調；觀眾的組織；配套的服務等

六、展會後的控制工作

包括參觀參展的意見反饋等，後期了解工作

Ⅵ 如何組織大型會展大型會展中活動的七個步驟

在策劃活動之前,首先要明確何為活動.
對於大型公眾活動的定義是:有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的社會協調行為叫做大型公眾活動,也稱為"大型活動","專題活動",是公共關系專業常用的技術手段.會展本身亦是大型公眾活動常見的一種形式.
而本文研究的對象——大型會展中的活動,則需要在此基礎上加一個限定概念,即在一個大型會展期間舉辦的公眾活動.為其下一個粗略的定義——在會展期間,為了增加會展效果而進行的有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的協調行為.
活動的特點為:鮮明的目的性,廣泛的社會性,嚴密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作,以便在實施活動策劃時,達到最佳效果. (二)活動策劃的定義與特點 活動策劃包括五個基本要素,即時間,地點,人員,主題和流程.其中,人員包括活動主辦,協辦(聯辦),承辦,贊助等方面的相關機構與工作人員;主題包括該次活動的主要目的,中心任務和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目.
又可說活動策劃是策劃人員根據活動組織目的的要求,調查會展現狀,分析現有條件,為活動設計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點:策劃有一定的目的性,有組織地;基於對會展背景的了解;有一個研究,分析的過程;一個制訂行動方案的過程.
策劃此類活動必須依據一些既定的原則. 1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會展的大環境保持一致,否則將會導致脫離展會背景,更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離,甚至帶來隱患,以會展背景為前提是策劃活動的首要原則.
2.能進一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關信息,促成交易,就不能夠完全地體現一個大型會展的魅力所在,而策劃活動的目的就是豐富展會功能,為不同層次,不同專業的展會策劃出不同的活動,針對會展本身的不足之處,用活動來彌補,完善會展是活動存在的本質.
3.有助於展會吸引更多潛在企業參展和觀眾參觀.會展的舉辦不一定能夠吸引到某些對於會展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業,對於這些對象,策劃一個具有吸引力的活動是再好不過的方法了,可以把會展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會展現場來.
4.有助於活躍展會現場氣氛但不影響企業展出和觀眾參觀.如果在一個枯燥的會展現場,即便對此會展主題再熱情,觀眾都不會停留很久,如果利用不同的傳播方式把會展信息傳達給他們,他們會對接受的信息印象深刻,並且會把這個好印象連帶地作用在這個會展品牌上.當然前提是必須是好印象,如果活動過於喧賓奪主,造成負面影響便得不償失了.
5.活動本身要能產生較好的效果.參與活動的過程對於一個來參觀展會的觀眾和企業來說,應該是一個愉快的過程,他們可以通過活動了解到更多的行業熱點,技術開發,但是如果此活動的並不能夠產生良好的效果,這就是策劃活動的失敗,浪費了活動資本,也花去了觀眾的參與成本.
活動的策劃者既希望做到有創意,吸引參觀者,又擔心活動過熱的氣氛會對展會本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時的疑惑.例如在對於活動主題的確立上,就有兩種相對的意見,是應以表現會展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主.一方面認為如果活動主題與會展主題不相符就會影響到會展本身效果,因為活動吸引了觀眾,把他們的注意力轉移了;而另一觀點認為,活動以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會展中,觀眾自然而然就會把注意力轉移到了會展上.其實這兩種觀點的出發點都是希望提高會展效果,如果按照前文提到的活動策劃原則,策劃者掌控住活動的分寸,無論是與會展主題相關與否,到達最終目的才是最重要的. (三)活動策劃的內容與步驟 會展中的活動其實是一種公關活動,只是針對的對象更為具體,即展會的目標企業和觀眾,所以其策劃和實施,可以完全按照公關四步工作法的要求執行: 第一步,確立項目.活動的目標是什麼 為什麼要舉辦這個活動 這個活動對於會展整體而言有什麼好處在回答了這些問題後,就要收集會展的相關資料.如果是為專業性的會展舉辦活動,則要事先充分了解此行業的專業知識,至少做到半個專家,才有資格為活動確立項目,這亦是初步的資料調查.
必須明確確立的主題范圍,由於活動是會展的一部分,所以它被期望達到的目的已經被細分,自然主題也應有針對性.
第二步,情況調查.調查,相當於要做到立項時的另半個專家,這不僅僅是了解該行業的專業知識,更要針對活動本身作調查,例如國家關於公眾活動方面的政策和法規,公眾關注的熱點話題以及預期持續時間,歷史上同類型活動的案例,場地狀況和時間的選擇性,都是調查的內容.
第三步,活動相關可行性研究,是一個十分重要的工作步驟,根據調查的情況確定出可行的活動范疇,為策劃定下基礎,也盡可能節省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動的社會適應性,會展現有的條件包括社會環境和目標公眾的適應性,財力適應性,效益的可行性.
從效益的角度考慮,把活動費用與媒體宣傳方面費用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個活動更有效,活動就不一定做了,何況舉辦活動可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會物質水平的適應性,活動需要動用許多社會物質,出奇出新的創意更需要物質的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質.最後一個是應急能力的適應研究性,需要那些應變措施如戶外活動要考慮天氣的情況,野外活動考慮更多的是安全設施問題,這些都是要進行可行性研究的范疇. 第四步,提煉活動主題,進行創意.一個活動之所以可以完善會展的功能,即因為它的形式比會展更為豐富,所以活動有它自己的創意點就成為關鍵.如同廣告創意一樣,除了個人創意外,要特別強調團隊創意的概念,如果能夠在創意過程中開個頭腦風暴可以事半功倍.團體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程,作為現代策劃,需要的是多個學科的綜合和團體的智慧,而不是某個的傑作.
第五步,流程及細節考慮.一個活動並不是擁有主題就夠了,還需要眾多細節問題的支持,例如嘉賓的演講次序,時間安排等等,流程就是一個活動對受眾的語言,完美的表達才能使活動起到最大的影響.細節策劃是策劃者最容易忽視的一個環節,甚至被認為是執行時應該考慮的問題.策劃者需要調動各種資源來確保活動的順利進行.
第六步,制定策劃案,也就是把設想的方案用文字表達出來,即按形式,時間,地點,人員,主題和流程幾個部分,書寫策劃案.
第七步,活動策劃案論證.這是對整個方案的可行性論證,針對不合理的活動細節略加調節,方案論證通常使用定位式優選法,輪轉式優選法和優點移植法.以上的七個步驟只是一個必要的模式,不同類型的活動在細節會各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定

Ⅶ 會展策劃的會展籌劃細節

（一） 邀請 ；
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
⒈信息發布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
⒉回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計（回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等）和確認回執有效（通常以會務費用是否交納為標志），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。
⒊回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，需要發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
（二） 簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
（三） 餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統一安排餐飲。
餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制（很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。三
（四） 秘書服務
所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的准備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。
（五） 茶歇
茶歇對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限於中國茶，點心也不限於是中國點心。通常茶歇的准備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。
（六） 翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要「采購」就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人（有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有），而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。
再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，並告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內僱用方有權要求翻譯保密，並有權要求翻譯賠償由於泄密而帶來的損失。
（七） 車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對准確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標准，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
（八） 健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對於特殊會議如有高齡知名學者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那麼健康保障就應該納入會議企劃內。主要內容包括舉辦地醫療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用葯品少量采購、無障礙通道及洗浴衛生設備的改造等等。
（九） 保險知識
組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展台內發生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。
保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展台人員、參觀者等。展覽涉及的險種比一般人想像的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、僱工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產丟失險、醫療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發言人未出場險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據規定和需要選擇險種投保。基本險包括展品、運輸、人身、第三者有關險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規定了一些強制性的保險要求，這些規定應予以執行。
此外，展出者可以根據自己的實際需要辦理其他險種。對於展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。
（十） 禮儀與迎送
對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具准備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。
（十一） 展台人員訓練
為了保證良好的展出效率和效果，在配備展台人員之後，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展台人員了解展出目的，掌握展台工作技巧，培養合作及集體精神。如果條件許可就安排比較正規的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展台人員後即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。
培訓方法要盡量正規，越正規，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。培訓內容要有系統，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展台工作培訓教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度，培訓內容和步驟可以分為三部分：
⒈情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展台人員熟悉展出背景、環境和條件。首先相互自我介紹，培訓者和接受培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經驗。展出介紹，包括展覽會和展台情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展台情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展台位置、展台序號、展檯布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，並對展台人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數據、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。
⒉工作安排：向展台人員布置展台工作，並提出要求和標准，必須使展台上的每一個人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及後續工作等，進行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展台會議、記錄管理等；行政安排，包括展台人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展台工作準備就是圍繞此開展，包括市場調研、准備貨源、准備產品資料、准備貿易條款等。
⒊技術訓練：主要訓練展台的接待和推銷技巧。展台工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展台技巧培訓。可以使用模擬方式並應准備完善、系統的培訓資料。另外，如果可能，要培養展台人員認真的工作態度、協作精神和集體感。
（十二） 秩序維護
對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議（特別是企業或者）的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安；展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。
展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證（需配備讀碼機）、或者磁卡式代表證。
資料快速收集利器——電子名片
傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以說是為參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以准確的記錄入場人數。
（十三） 會展考察/旅遊
實際上，會展考察或者旅遊大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察（為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作）。
⒈真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。
⒉會展旅遊：一般而言，會展旅遊基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時（大多數為24小時以內）。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當於旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、落實異地返程票務等服務。
（十四） 展覽設計
如果說展覽是一台戲，展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通後共同制定。國內的展覽設計基本上還處於抄襲國外展覽設計的階段，可使用的材料及展商願意承受的成本也與國際相差甚遠，所以在設計上一般都要考慮成本，其次再考慮創意。設計的基本框架應根據展商的行業屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經驗總結：
⒈造型要考慮展位利用率的最大化；
⒉造型要考慮人流心理及流向；
⒊造型應當符合參觀對象的審美導向；
⒋造型要考慮施工難度及成本因素；
⒌造型還要考慮安全性。
展覽設計要遵循一些原則，主要有：
1、展覽設計的完整性原則。
2、展覽設計的文化性原則。
3、展覽設計的環境性原則。
4、展覽設計的時代性原則。
5、展覽設計的創造性原則。【百變展覽設計：廣州市海珠區新港中路藝影街121號803室】
（十五） 產品展位裝潢及展具使用
盡管中國產品一向以價廉物美著稱，但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產品的設計和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產品形象產生影響。在一些著名展會里，國內企業的攤位很多仍停留在「三板一桌加兩凳」的水平，呆板且毫無新意。據統計，在大型展覽里，過半數的參觀買家在展場停留的時間不足8小時。而很多國外企業卻能有效地吸引這些買家，在短短的時間內令買家對自己的產品留下深刻印象。這除了由於產品質量過硬，設計新穎外，別出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒。現在流行的展示用具主要有3大類：一次性使用展具、循環攜帶型展具及循環租用式展具。
一次性使用展具一般是由較有實力和較具創意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木製品，優點是可因地制宜，通過千變萬化甚至超越想像，隨心所欲的造型來充分體現企業和產品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。
循環租用式展具通常由於材料昂貴，使用者並不必擁有器材的物權，可向專業展覽工程公司租用。優點是結構堅固，器材耐用，通過鋼制支架拼製造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改，即使在同一次展會里亦可每日變樣，不足之處是價格較高，不易攜帶。
最普遍使用的要數循環攜帶型展具。這種展具一般採用可折疊的支架輔以噴塗精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘於傳統的三面圍板式結構，能較突出地體現公司形象和傳遞產品信息。這種展具優點是價格相宜，便於攜帶，標準的展具拆卸折疊後一人就可以進行搬運，十分適合長途運輸。外觀上，它還可以在結構允許范圍內改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。總的來說，對國內一般廠家參展來說，較適合使用第3種攜帶型展示用具，只需不多的投入就可打破傳統的形象宣傳方式，而且可循使用。
A. 展台搭建有什麼要注意的？
成千上萬的觀眾涌進展覽會，看到的是各家廠商各具風格的展台，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想像，就在展覽會開始之前，這里還是一片「有計劃、有組織的」的混亂，運輸車輛橫七豎八，卡車司機忙著對號入座，參展商等候著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展台，這一任務非行家裡手不能勝任。多種多樣的展覽會有各種不同的展品，天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那麼對展覽會貨運也就有相應不同的要求。參展商應根據貨物的內容和數量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械，或者乾脆委託搬運公司。他們可以在展覽專業代理商那裡得到很多有用的建議，因為後者負責搭建過程和協調工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先後順序，他們還出租人力和器械。對展覽會展台搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由於參展商自己不必操心這一環節，可以節約一些相應的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。採用這種方式應注意，時間預算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果數量較小或是提前送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，貨物應運抵展覽代理商處，由他們暫時儲存貨物，並按照規定的時間運到展台位置。需要注意的是，笨重的、佔地多的物品最好先行運入現場，一般在展館內可以安排一輛汽車起重機，以便吊卸這些展品，但是如果展台搭建過半，這樣的機器就難有用武之地了。
B. 小展位參展如何引人注目？
由於參展企業自身規模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那麼小展位如何吸引來觀眾的目光呢？
⒈使用燈光，盡可能使小展位「耀眼」起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用攜帶型照明系統。根據產業調查，照明可將展覽品認識度提高30%—50%。
⒉強調設計，突出視覺效應。大企業通常是採用傳統方式展覽，並且依賴大規模場地，所以小企業應該以新穎的設計來凸顯自己的小展位。
⒊依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產品，避免過度擁擠或稀鬆。
⒋善於利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應該給人「小而精」的感覺，把展位裝潢得有品位。
⒌使用少量且較大的圖片，創造出強烈的視覺效果——圖片一定要精美，構圖應該是舒適而不失搶眼，創意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應在自壁板120cm以上的地方開始放置。
⒍在保證企業Ⅵ得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。
⒎成立完整服務式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢問，不但無法實現商家與觀眾的互動，也非參展的目的。
⒏在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩，而有點展覽需要活潑，有的需要展現科技，有的需要顯示環保，還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益，總之，表現的主題對材質的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節約方法。
C.小展台怎樣打造出大展台
在設計手法上做到極致，從點、線、面、色彩出發進行設計。 點可以是產品、標志或者是展廳內的某種顏色。點可以標明或強調位置，形成視覺注意的焦點。用點的無規則排列能給人一種視錯覺上的動感，形成輕快、活潑的氛圍，使得整個空間變得跳躍，而不再像小空間那樣給人堵塞的感覺。 用延長線條長度的方法，給人一種「擴大」空間的錯覺。 使用條形或整幅的鏡面玻璃形成虛中見實的視錯覺效果，用鏡子將有助於製造假象，在視覺上擴大空間范圍。此外鏡子還能產生一種虛幻的對稱效果。 （十六） 交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有：樂隊（或者音響、音源）、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
由於酒會的規模及目的不同，沒有完整的標准模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
（十七） 新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以「答記者問」為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。新聞發布會要素：
⒈目的
⒉信息發布的目標受眾
⒊擬邀請對象
⒋發布會規模
⒌新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：
Ø 活動策劃與主題確定
Ø 節目策劃與議程安排
Ø 資料准備
Ø 與會人員邀請、溝通與確定
Ø 時間、場地落實與場景布置
Ø 產品展示、演示與信息發布
會展策劃管理師師資
會展領域專業人才的缺乏已成為制約中國會展業健康發展的一大瓶頸，中國教育培訓市場的潛在市場規模達3000億元，實力各部相同的培訓機構及良莠不齊的職業講師能力是會展業發展的一塊軟肋。以上海為例，據上海市會展行業協會提供的數據顯示，在這個協會注冊的會展公司有150多家，但有5至10年實際操作能力和經驗的會展經理卻不足50人。可見，號稱百萬大軍的會展人員隊伍，真正懂會展、會操作、會管理的專業人才不足1%。據業內人士預測，中國今後3年內，會展市場需要從業人員200萬人，需要高級會展管理人員50萬人左右，而且每年要以15%的速度遞增。
會展業發展除引進國外人才外，培養自己的的會展策劃人才是重中之重，因此行業的發展對會展策劃業職業講師的需求和標准提出了非常高的要求。現階段既准確掌握行業發展方向，又了解企業需求，同時還整合了國內頂級理論和實戰方面的高端師資，且具備頒發國家認可的職業講師資格證書的機構在國內鳳毛麟角。
由於高等教育體系的先天不足，無法准確把握行業脈搏，尤其是具體到領域內某行業的具體崗位的職業講師培訓更是無從展開。雖然部分高校設立了會展專業，但由於老師偏重理論的特點，致使部分本科學生在畢業之後仍舊缺乏實際策劃能力。
為此人力資源和社會保障部中國就業培訓技術指導中心（CETTIC）早在幾年前就開始聯手制定職業師資培訓標准，最終選定「金色講台」（國內一開展職業師資培訓的高端品牌）為其會展領域職業師資培訓的唯一機構，並唯一授權其組織考試並頒發《會展策劃師·師資職業培訓證書》。

Ⅷ 展會策劃的基本流程有哪些

基本流程：

一 、首先要合理分工

1、策劃主管：負責協調溝通整個小組各策劃人員的工作，並全權負責策劃方案的制定和修訂
；

2、策劃人員：負責編擬會展項目計劃；

3、文案撰寫人員：負責撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等 ；

4、美術設計人員：負責各類各種類型視覺形象設計，如廣告設計、展示空間設計，此負責人要求能熟練運用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟體；

5、市場調查人員：負責進行市場調查並編寫市場調查報告；

6、媒體聯絡人員：進行媒體宣傳推廣。

二 、市場調查與分析

調查分析主要包括五個方面：

1、產業環境；

2、目標市場；

3、政策法規；

4、同類會展；

5、自身資源。

三 、制定行動方案

（1）制定一個統籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，並做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內容。

（2）會展策劃方案具體化，應形成一個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內容：會展項目的目標、實現會展項目目標的環境、會展項目營銷戰略要素、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。

（3）設計行動日程表也是必不可缺少的一環。會展項目的行動日程必須精心設計，策劃方案的製作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結束都應有時間的規定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉辦。

四、 制定預算方案

制定一份會展項目預算方案一般包括的內容有以下幾個方面：

1、場地費用；

2、行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等；

3、宣傳推廣費用；

4、招展、招商費用；

5、相關活動經費；

6、其他。

五、確定會展項目收入來源：

1、會務費或展位費收入；

2、門票收入；

3、企業贊助收入；

4、其他。

六、撰寫項目策劃方案

1、抓安歇會展項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一。

2、其可涵蓋內容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰前、戰中以及展後的所有策劃文案。

七、評估與修正

Ⅸ 會展旅遊策劃方法

隨著人們生活水平的提高，旅遊已經成為我們日常生活的一部分。下面是學習啦小編整理的文化旅遊策劃方案書。

篇一

活動主題：株洲方特歡樂世界

活動時間：株洲方特歡樂世界1日游(具體時間：另行通知)

活動目的：為豐富員工的文娛生活，增進員工之間的溝通交流，增強公司員工的凝聚力，湖南明遠貿易有限公司將組織明遠全體員工去株洲方特歡樂世界一日游，遠離都市的喧囂，放鬆自我。

株洲方特歡樂世界簡介

株洲方特歡樂世界由飛越極限、星際航班、恐龍危機、生命之光、海螺灣、逃出恐龍島，聊齋、宇宙博覽會、火流星探險樂園等十幾項主題項目區組成。

株洲方特歡樂世界游樂設施(給大家推薦幾個比較刺激點的游樂設施給大家)：

恐龍危機

遊客乘坐游覽車在一個恐龍橫行、一片混亂的城市中穿行，經過17處精心設計、虛實結合的場景，經歷

3D影院一場恐龍破壞、毀滅城市的浩劫。

逃出恐龍島

逃出恐龍島」項目是一個結合Darkride(黑暗之旅)、漂流、激流勇進為一體的大型項目。由特種裝飾和現場特技裝置模擬出真實的恐龍島場景，讓遊客們置身一個被恐龍侵佔的原始部落島嶼。遊客將乘船漂流，在一系列險象環生的經歷之後，從高空沖下，體驗高空滑墜的

刺激感受，成功逃離恐龍的追捕。項目分排隊區、表演區兩個部分。飛越極限

「飛越極限」項目佔地面積約2100平方米。項目以人類航空發展歷史引入，通過陳列實體模型、圖片與視頻等展項，向遊客立體展示人類追求飛行夢想的每一寸歷史足跡。隨後遊客將通過觀賞球幕電影體驗自由飛翔的真實感覺。

嘟比歷險

本項目將動畫片「小雞不好惹」的故事延續出來，瘦高高和胖乎乎兩只黃鼠狼還沒有放棄抓雞吃，他們屢戰屢敗，屢敗屢戰，發誓要吃上全雞餐，不過這一次小雞們不再孤軍奮戰，它們有了遊客的幫助。遊客通過七輪新奇有趣的射擊游戲來幫助小雞，破壞黃鼠狼的進攻，取得這場快樂農庄大戰的最後勝利。項目分為預演廳和主演廳兩個部分。

出遊費用計劃：門票200元(因團購票價未定公司出100元、個人暫定100元，多出部分將退回)自己准備午餐。

公司將安排車在建設北路電信局統一接送

具體實施：公司統計人員名單後將按批次出遊共分2次，未出遊或不參加的人員將留守崗位值班。

Ⅹ 請問如何做好展會籌備工作

與經濟流通的其他領域一樣，展覽業也有這樣的規律：好的展覽會供不應求，是賣方市場；差的展覽會供過於求，是買方市場。好的展覽會展覽工作效率高，展出效益好。這類展覽會一般都是專業性質，規模都相當大（就所在專業/行業而言），並且有一定的歷史。好的展覽會是靠專業技術、靠嚴格管理、靠長期努力造就的。由於展出效益好，參展的需求很旺盛。但是，展覽會的組織者為了保證展出質量，會對展出者和參觀者進行嚴格的控制。首先是對申請參展者進行資格審查，有可能需要等待幾年才能參展。其次，組織者對已參展者進行監督檢查，對違反展覽規定者予以處理乃至禁止參展。此外，對參觀者也進行控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會的質量和效益。
鑒於以上情況以及展覽籌備周期長的特點，在做出展覽選擇之後就應立即著手展覽工作。第一，盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展覽會可能有很多的申請參展者在等候。展覽會組織者的公開原則是按先來後到排序，並基本按此原則接納新的參展者。因此應盡早報名排隊。但是，排隊等候的實際情況可能並不十分透明，組織者很可能優先照顧質量好的展出者或者公關工作做得好的展出者。因此，展出者還可以做些公關工作，爭取優先參展。當然也要做好長期排隊的准備。就世界最好的展覽會而言，連續等候數年仍不能參展的現象很普遍。因為展覽會面積有限，現在參展者大都不願退出，便只有等待因違反展出規定而被禁止參展者的空缺。對於舉辦單獨展覽會的展出者而言，也應盡早落實場地，好的展場都很擁擠，尤其是好的展覽時間，不提前幾年是租不到場地的。
第二，做好長期工作的打算，制定展覽工作計劃，按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中，展覽可能是環節最多，周期最長的一種方式，而且各個環節互相連接。所有這些工作不可以（也不可能）等到最後時刻再做，不可以（也不可能）忽略某些環節不做。因此要制定周密的長期工作計劃安排，經費、人員（籌備人員、展出人員）、工作項目（聯絡、調研、展品、運輸、設計、施工、宣傳、公關、膳食行等）、工作日程等等要統籌考慮安排。
總之，展覽項目的合適與否將直接影響展出者能否實現展出意圖，以及在多大程度上實現展出意圖，因此應對展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個調研、決策過程，即收集研究展覽資料，在此基礎上進行分析比較，最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為：根據綜合展覽資料進行研究、選擇，根據具體展覽資料進行研究、選擇，通過直接詢問有關方面獲取資料進行研究、選擇以及通過實地考察獲取資料進行研究、選擇。這4個層次的關系是後者比前者需要更大的投入，所產生的結果也更准確。展出者可以根據自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無論如何，展出者應該用科學的態度和方法來完成展覽選擇工作
充分利用展會實現企業目標
在現代營銷中，展覽會所特有的企業形象整體宣傳、新產品營銷、專業信息收集、展開企業公關等重要功能已越來越被企業管理與經營者認同。因此，我國的會展業在參展企業與主辦單位互動中出現了蓬勃發展的趨勢，會展業的相關產業鏈也逐步形成與完善，展會呈現出專業細分、精品薈萃的大趨勢。
參加展覽會，提升企業知名度，宣傳與推介新產品已成這企業重要經營戰略的一部分。如何有效地充分利用展覽會，將展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具，實現企業的長期經營目標，是許多企業關注的核心問題。在我們辦展的實踐中，筆者就企業參展效果歸納了以下方面參展商應注意的事項，以改善企業參展的效果：展覽會期間，除與客戶洽談商務外，應堅持站立參展。因為，展覽會期間坐在展位上，你給買家與專業觀眾將留下不想被人打擾的印象。買家與專業觀眾產生這種印象後，他們就會感覺你對潛在客戶不夠重視與熱情。因此，會影響他們的對企業產品及相關服務的選擇。
1、堅持參展期間，參展商在有限的展位空間，不應看閑書與報刊。應充分把握機會引起對方對企業與產品的注意，吸引買家與專業觀眾停下來，對企業與產品進行咨詢，精神飽滿地回答有關問題，提升他們的信心。如你在看報紙或雜志，機會也就因此會從身邊流失。
2、參展工作期間，展會上應杜絕隨意吃喝現象。因為，這種粗俗、邋遢和事不關已的表現會使所有潛在客戶對參展企業產生極差的印象，繼面影響他們對參展商的企業文化、管理水平、員工素質、產品質量的評估，導致對企業與產品的不信任。
3、關注與發現每一個潛在客戶（買家與專業觀眾）是參展商參展的重要目標。應竭力避免怠慢潛在客戶的行為，哪怕是幾秒鍾。顯而易見，誰都不喜歡有被怠慢的感覺。如你工作正忙，不仿先與客戶打個招呼或讓他加入你們的交談。如你在與參展夥伴或隔壁展位的人談話，這時應自覺立即停止。
4、參展期間，要注意打手機的方式與時間。不恰當的電話，每一分鍾就會相應減少與潛在客戶交流的時間。從面直接影響企業在展會上的業務目標。在展會上，既便只能找到一個好的潛在客戶，也是一種成功。而不恰當打手機，往往可能會使你與客戶失之交臂。
5、展會上發資料，要注意合適的方法。首先宣傳資料費用不菲，更何況企業不樂意將成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。怎樣才能將價值不菲的信息送到真正需要的潛在客戶手上呢？郵寄，便是一個較好的方法。在展會上，你可告訴潛在客戶，無意讓他帶太多宣傳品，加重他的行程負擔。展會後，你會按他要求的材料寄給他。這樣做參展商可以一舉多得：既表明參展商的專業性；同時又可以用信跟進的方法，加深印象；也有好的理由做電話或EMAIL的系列追蹤。
7、在展位上應創造一個溫馨、開放、吸引人的氛圍，而不要形成與兩個或更多參展夥伴或其他非潛在客戶群聚閑聊的氣氛，使走近展位的每一位買家與專業觀眾感到無所適從。
8、要熱情地宣傳自己的企業和產品，宣傳時要做到感染力與滿腔熱情並存。在買家與專業觀眾看來，你就代表著你的企業。你的言行舉止和神情都會對參觀者認識你的企業產生極大的影響。
9、努力記住潛在客戶的名字並能做到善用。人們都喜歡別人喊自己的名字。在談話中不時提到，會讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，念出他們的名字。遇到難讀的字，還可以詢問，以此來加深相互地了解與認識。使用適當，你便有可能輕松地與潛在客戶建立良好的關系。
10、參加展會前，要盡量多了解行業間的競爭對手。盡可能搜集有關競爭對手的資料，每個參展人員應分配任務，每人去摸清一、二個參展競爭對手的情況。通過參觀競爭對手的展位，了解他們推出的新產品。努力搜集一切有助自己事業的信息，如對方的定價、產品比較、付款條件、交貨方式等等。研究競爭對手是展覽會的獨特之處，這不僅是由於專業客戶會來找你並提供相關信息，更是因為你的競爭對手就在同一空間中展覽，大量信息就在眼前。這是進行現場調研和信息收集的絕好機會。如果參展商能花時間走遍展會的每個角落，表現得象展會的主人一樣，收獲就會頗豐。攜帶相機和記事本，盡可能多地採集信息。調查競爭對手，找找自己的產品、銷售人員、展品、宣傳資料、顧客評價和展會前的營銷策略及其在實施效果方面的差距。將這些資料收集完備後，通過以下問題來評估與同行間的差距與原因。