Ⅰ 如何找到屬於自己的時間管理方法
學一點時間管理，提高一下效率，這是現在很多職場人的想法。
其實大多數的時間管理方法都是基於大眾的，要先滿足於大多數的應運，然後針對一些特殊情況再來進行加強。所以，在掌握時間管理的基礎方法上，再結合自己的實際情況，打造屬於自己的時間管理方法才是最有效的。
要打造適合自己的，前提先要經過記錄，統計和改善三個步驟。
記錄要將自己的時間管理好，找到適合自己的方法，先要明確自己每天的時間分配情況是什麼樣的，所以需要先來記錄一下自己的時間使用情況。
從你起床就開始記錄，可以隨身帶一個小本子，或者用手機APP來進行記錄（推薦用aTimeLogger），幾點到幾點，做了什麼事情，具體是幾點開始的，幾點結束的，不管用了多長時間，都記錄下來。
建議記錄至少要記一周，這樣才能真實地反映你的情況，只記一天看不出什麼來。不要嫌麻煩，只有有了數據，知道了問題所在，才能有針對性地來改進。
統計統計分為了兩步，先把你這一周所有做的事先按類型來分一下，看看哪些是屬於工作的，哪些是屬於生活的，哪些是屬於娛樂的，哪些是屬於學習的。分類不需要太細，大體分一下即可。
分完後再來統計一下，看看你這一周真正花在工作上的時間有多少，花在娛樂上的時間又有多少。這個過程主要是先來了解自己時間的真實情況。
經常有人說自己的每天都被工作所佔用了，工作時間肯定會很多，但統計下來就會發現自己真正用在工作上的時間並不多，每天甚至都不到8小時，大部分的時間都用在了娛樂休閑上。
接著再來按時間類型來統計下。
看看哪些是屬於常態化的時間，就是你每天都要做的事要用多少時間，像每天吃飯睡覺，上下班路上等，這些每天都要做，那每天要花多少時間呢，來統計下。
再來看一下屬於碎片化的時間有多少，等待午餐，路上排隊等這些時間有多少。
再來看一下屬於高效時間的又有多少，這個是指你注意力高度集中的時間，不管是工作還是學習中，看下每天能有多少。
剩下的就屬於在做事情，但效率並不是很高的時間了。
改善記錄統計完成了，然後才能有針對性地來提出一些改進方法，也就是接下來自己時間管理需要加強的地方，即適合自己的時間管理方法。
統計完後發現自己娛樂休閑的時間比較多，那下一步就是減少這部分的時間，多一些工作時間，並把工作時間集中在上班時間段，這樣可以減少加班。
統計完後發現自己的高效時間比較少，一天就一個小時，其它時間注意力都不夠集中，那下一步要做的就是先來提高自己的注意力，把高效時間給擴大一下，減少一些做事但效率不高的時間，這樣自己的效率也能提高一些。
統計完後發現零碎時間比較多，那下一步可以先利用好自己的零碎時間，在等待中就來做一些事，這樣也可以完成更多的事，時間也能利用好。
總之就是找到自己時間管理上的缺陷，再來有針對性地來進行改進。這樣的時間管理方法才能解決自己的問題，才是最適合自己的。
如何通過該時間管理來聚焦目標？
對於具體的目標跟蹤管理，我喜歡兩個工具：Grow模型+GTD時間管理法。G：goal，目標；R：Reality，現實；O：option，可選擇的方案；W：will，行動的意願和動力。Grow其實概括了我們做一件事的流程，從澄清目標，到了解現實，到思考所有可能的方案，以及最後的執行方案。Grow會幫我們梳理出執行目標所需要做的一系列事件，而這些事件如何有機的統籌、安排，則需要GTD時間管理法。GTD，來自於David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中國的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》，GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。
1.收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜統統羅列出來，收集的關鍵在於記錄下所有的工作，幫助大腦梳理，同時把一切趕出大腦，降低大腦的負擔；
2.整理：將事情羅列出來後，就需要定期或不定期地進行整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鍾內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。
3.組織：這是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織，確立具體明確的行動計劃。
4.回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。5.行動：根據時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。
Ⅱ 時間都去哪兒了用Excel統計一天24小時
有時候會被問到一句話：「你每天都在干什麼？」因為現在算是我的假期，如果現在要我回答，我可能會說：「我每天都在看書啊，偶爾打打游戲……」接著可能被問到：「哦，那你看了什麼書？大概講了什麼內容？有什麼收獲？」然後，我貌似也一時半會講不出個具體的所以然了。
在日常生活中，其實我們對時間的感知是主觀而感性的，並且因為天生具有自我防衛與自我形象維護的心理傾向，我們對於正面時間利用的評估往往高於實際，對於負面時間利用的評估又往往低於實際。簡而言之就是，我們感覺自己每天把大部分的時間都花在正事上，可事實卻是我們每天都有大把大把的時間被用於消遣和浪費。
最近一段時間正是這樣，由於主要的事情已經忙完了，現在我每天都有大量時間可以自由支配，會有想過利用這段時間做點有用的事，比如看些書什麼的。可一段日子過後，我發現自己看書的進度和成果都低於預期，於是不禁懷疑自己每天到底在做什麼事？分別用了多少時間？有多少時間用於創造價值？又有多少時間沒有得到妥善利用？
基於這一連串問題，我最近嘗試使用Excel記錄我一天24小時所有活動的耗時情況，並通過分析圖表和數據合理評估我當前的時間利用狀況，找出其中需要改善的問題。
接下來對具體方法和步驟進行闡述，主要涉及3個環節：統計一天耗時情況、繪制每日統計圖、統計長期耗時情況。
為了記錄一天中每件事的耗時情況，梁尺我構建了一張包含6個項目（列）的表格。
1.1起止時間
事項的開始和結束時間，每一個事項首尾相接，因此一個事項的結束時間也是下一個事項的開始時間。由於要記錄一整天的用時情況，所以第一個事項的開始時間為0:00，最後一個事項當天的結束時間也是0:00（24:00）。扒渣滲採用24小時制進行記錄，直接按照 「時：分」 的格式輸入每一個時點，Excel會將其自動顯示為相應的時間格式。
1.2 事項
每一個時段從事的具體活動，不同時段可能會有相同的活動，這里暫時不用考慮去重，按照具體時段記錄相應事項即可。
1.3 耗時(h)
計算每一個事項所消耗的時間，在Excel中將起止時間欄位下的後一個時間減去前一個時間即可得到對應事項的耗時。由於相減的兩個數都是時間格式，因此相減得到的耗時也是以時間格式展現，即「時：分」。
1.4 耗時(m)
前面一個耗時是時間格式，實際上是以小時為基礎進行統計，但我個人比較喜歡用分鍾作為計量單位，因此在這里還會有個單位轉換的處理，具體方法是用耗時(h)欄位下的時間 先後乘上 24 和60 （乘上24是將「時：分」格式轉化為小時單位，乘上60是將小時單位轉化為分鍾單位）。最後一定要記得把耗時(m)這一列的單元春脊格格式改成 「常規」 ，否則無法正常顯示多少分鍾。
1.5 事項合並
不同時段可能會從事相同的活動，在進行耗時統計的過程需要將相同的事項及耗時匯總。可直接將全部事項復制粘貼到「事項合並」列，並使用數據選項卡下的 「刪除重復項」 功能進行去重處理，注意要選擇 「以當前選定區域排序」 ，這樣就不會對其他列造成影響。
1.6 耗時合並
對重復事項進行合並後，需要對相應的耗時也進行合並。這里採用 SUMIF 函數 ，具體函數形式為 SUMIF(range, criteria,
sum_range)，即 SUMIF( 條件區域，條件，求和數據區域) ，這里的條件區域便是「事項」列下的各個具體事項，條件是「事項合並」列下已經去重的事項，求和數據區域則是「耗時(m)」列下的各事項耗時（注意此處的條件區域和求和數據區域的單元格需要絕對引用，這樣就能拖動復制所有耗時合並公式）。通過該處理，便能對不同時段相同事項的耗時求和匯總。
記錄完一天的耗時後，可以稍作驗算，即對其進行求和，如果最終結果為1440分鍾（即24小時），則說明該天的記錄是沒有遺漏或偏誤的。
選中 「事項合並」 與 「耗時合並」 兩列，在Excel中插入餅圖，得到以下圖示。藉助餅圖，可以非常直觀而清晰地反映一天下來 各項事務耗費的時間及其佔比 。比如我4月11號睡覺花了475分鍾（摺合7小時55分鍾），佔一天24小時的33%；打王者榮耀（一款手游）和看B站、看電影三個娛樂事項的總耗時為325分鍾（摺合5小時25分鍾），佔比23%；而我當天用於看書的總時長為291分鍾（摺合4小時51分鍾），佔比20%。所以我在4月11日耗時最多的三類活動分別是睡覺、娛樂、閱讀，三者總耗時佔比已接近8成。
另外，也製作各時段事項耗時的堆疊條形圖，選中 「事項」 和 「耗時 (h) 」 兩列，在Excel中插入條形圖（應該還需要切換一下行列，這個自己容易操作），得到下面的圖形。通過堆疊條形圖可以清楚看到每個事項具體是在哪一時段進行，條形長度反映了事項的耗時長短，也在一定程度上體現了對 時間的集中化利用程度 ；顯然，條形越長，說明有越多的時間被集中起來做同一件事，因此時間的集中化利用率也是更高的。
除了統計一天中做了什麼事、分別耗時多少，也有必要從一個更長的時間跨度監測一些重要事項的耗時變動。比如，監測一段時間內每天的休閑娛樂耗時和學習耗時，對比兩組耗時，看自己這段時間內是學習花的時間多，還是休閑娛樂花的時間多；以及兩者的耗時又怎樣的波動趨勢，如果學習耗時持續走低，而休閑娛樂耗時一路走高，那麼就值得警惕了。
為此，需要另外製作一張表格，如下圖，每一列都是一個事項（包括匯總事項），每一行的數據則分別代表每一天在每個事項上所消耗的時間。
這里需要使用一個三層嵌套的函數公式，分別是IF函數、ISERROR函數和VLOOKUP函數。從里往外講：
VLOOKUP 是一種查詢函數，具體形式為 VLOOKUP( 查詢值，查詢數表，列索引號，匹配類型) ，如下圖例，查詢值選中「看《長尾理論》」，查詢數表選中4月11日當天的「事項合並」與「耗時合並」兩列（絕對引用），因為「耗時合並」在查詢數表的第二列，因此列索引號為2，匹配類型為「精確匹配」，該項不填、填0、填「FALSE」都可以。
ISERROR 是一種判斷函數，用於檢查一個值是否錯誤，返回邏輯值TRUE或FALSE。之所以要是用該函數，是因為在 上一步使用 VLOOKUP 函數查詢的過程中，如果在查詢數表類找不到相應的查詢值，會返回錯誤信息，而錯誤信息在Excel 中是無法用於計算的 ；但實際上如果找不到該事項，說明當天並未從事該事項，因此也沒有耗時，應該將其記為0。所以，需要在這里判斷VLOOKUP函數是否返回錯誤值，進而繼續後面的判斷。
IF 是一種常用的條件函數，用法無需多說，這里使用IF函數的作用就在於， 上一步如果由 ISERROR 函數判斷為錯誤值，則返回0 ，如果沒有錯誤，則返回VLOOKUP 函數應該返回的值。
表格中有幾列數據是用紅色標記的，代表匯總項、例如，看《長尾理論》、看《未來簡史》、看《演講與口才》，本質上都是看書，因此將每行的這三項相加，構成「看書」這一耗時匯總項。
最後，選中需要進行繪圖比對的各列數據，在Excel中插入折線圖，並添加趨勢線及其表達式。由於我比較關注最近這些日子的睡眠、閱讀和游戲的時間，因此我選擇「看書」「睡覺(總)」和「打王者榮耀」三列數據進行繪圖統計，結果如下：
可以看到，每天睡覺的時長相對穩定，呈小幅下降趨勢；每天打王者榮耀的時間大體圍繞一個穩定值波動，有非常輕微的下降趨勢；每天看書的則處於波動上升狀態，並且最近兩天的看書時長已經超過了打王者榮耀的時間。從上述分析中可以得出一個比較積極的結論，我這段時期對時間的利用方式在進行優化，每天做正事（看書）的時間在增多，偷懶（睡覺）和娛樂（打王者榮耀）的時間在減少，盡管還存在比較大的波動，但趨勢是向好的，需要再接再厲。
還是最初的那個問題：「你每天都在干什麼？」我覺得時間管理的最終目的就是為了讓自己清楚地知道自己每天都做了哪些事，並且在此基礎上能夠學會合理規劃時間。因此解答「每天都在干什麼」這個問題，實際上非常重要。切莫用自以為是的主觀感知來評價時間的利用情況，人的意識總是欺騙自己，缺少客觀事實和實際成果，誰都不能為你花大部分時間做正事的聲明提供佐證。這也是我為什麼會想出上面的方法來統計日常耗時，算是一種客觀評價與審視。
不過還有一點需要說明，我個人認為本文所闡述的方法有其適用和不適用的場景。對於節假日，尤其是長假，該方法可以為我們了解自己日常的利用時間狀況、規劃假日作息計劃提供一定幫助。但是，在平時忙碌的學習和工作中，可能並不那麼需要將每一個事項的耗時統計得這么清楚，一方面是因為沒有那麼多閑工夫，另一方面是因為學習和工作本身就比較飽和，已經能夠保障有較多的時間是花在正事上。當然這個得看自己需求，清楚地掌握自己每天時間的利用情況，這總是件好事。