整理檔案的方法與步驟

⑴ 如何整理檔案

文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級下發文件、單位帶字型大小文件、單位無字型大小文件，中央的單位還有地方上報文件，重要的事件整理為專題卷宗。以上分類還要冠以年份，如2014年上級下發文件。每一個文件夾內，按照機關排序，同一機關以字型大小區別排序，同一機關同一字型大小按時間排序。做好以後，每頁用鉛筆寫上頁碼，每個卷宗或文件夾上做好目錄，標明頁碼。最後再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格，分為10大類。必須按照規則來，這個老人事幹部肯定會教你，我暫時也記不清楚了。

⑵ 如何整理行政檔案

第一章 總 則

第一條 為了實現幹部檔案整理工作的規范化，搞好檔案建設，便於檔案的保管和利用，根據《幹部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規定，特製訂本細則。

第二條 幹部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個幹部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，並在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。

第三條 各級幹部檔案管理部門，均應按本細則和有關規定的要求，對所管理的幹部檔案進行認真的整理。

第二章 整理工作的基本要求

第四條 整理幹部檔案，須做到認真鑒別、分類准確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條 整理幹部檔案，事先要收集好乾部檔案材料，並備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條 整理幹部檔案的人員，必須努力學習黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理幹部檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

第三章 檔案材料的鑒別

第七條 幹部檔案材料的鑒別工作，是幹部檔案管理部門對收集起來准備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否歸人幹部檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料，必須根據中央有關文件的精神，以《條例》和《關於幹部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據，嚴肅認真地進行。

第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：

(一)判定材料是否屬於所管幹部的材料及應歸入幹部檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬於幹部檔案內容和重復多餘的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬於幹部檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領導批准銷毀；

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。上述材料，屬於成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清註明後再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔；

(三)審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織註明經過本人見面。任免呈報表須註明任免職務的批准機關、批註時間和文號。出國、出境審批表，須註明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，須補辦完手續後再歸檔；

(四)鑒別中發現涉及幹部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸人幹部檔案，應交有關組織處理；

(五)鑒別時，發現檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記並收集補充。

第四章 檔案材料的分類

第十一條 對歸檔的材料必須按照《幹部檔案工作條例》中關於正、副本十類內容的劃分進行分類。．

第十二條 幹部檔案正本，由歷史地、全面地反映幹部情況的材料構成。其內容分類：

第一類 履歷材料；幹部履歷表(書)、簡歷表，幹部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類 自傳及屬於自傳性質的材料。

第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料：以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的幹部表現情況材料；作為幹部任免、調動依據的正式考察綜合材料；考核登記表，幹部考核和民主評議的綜合材料。

第四類 學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料：報考高等學校學生登記表、審查表，畢業登記表，學習(培訓結業)成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業技術職務任職資格申報表，專業技術職務考績材料，聘任專業技術職務的審批表，套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表；幹部的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。

第五類 政審材料：審查幹部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的依據材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改幹部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料。

第六類 加入黨團的材料：中國共產黨入黨志願書，入黨申請書(l—2份全面系統的)和轉正申請書，中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；中國共產主義青年團入團志願書、申請書，團員登記表、退團材料；加人民主黨派的有關材料。

第七類 獎勵(包括科技和業務獎勵)材料：各種先進人物登記表、先進模範事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類 幹部違犯黨紀；政紀、國法等材料：處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類 幹部工資級別登記表、職務工資變動登記表、幹部調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；幹部任免呈報表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用幹部合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；退(離)休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業幹部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘疾等級材料；幹部逝世後報紙報道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等，

第十三條 幹部檔案副本內容，是由正本中以下類別主要材料的重復件或復製件構成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，幹部考核材料。

第四類的學歷、學位，評聘專業技術職務的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。

第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。

第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多餘的重要材料，也可歸人副本。

第十四條 內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

(三)有任免職務內容的幹部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。

第五章 檔案材料的排序與編目

第十五條 每類幹部檔案材料，都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，並在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數。

第十六條 檔案材料排序的基本方式：

(一)按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

(二)按檔案材料內容的主次關系進行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志願書應排在入團的其他材料之前；入黨志願書應書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先後依次排序；

(三)第九類材料可根據不同層次幹部的檔案材料情況，採用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排列。

第十七條 每卷幹部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫；

(二)根據材料題目填寫「材料名稱」。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以註明；

(三)「材料形成時間」，一般採用材料落款標明的最後時間。復制的檔案材料，採用原材料形成時間；

(四)填寫「材料份數」，以每份完整的材料為一份(包括附件)；材料頁數的計算，採用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫；

(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄後，要檢查核對，做到准確無誤；

(六)書寫目錄時，每類目錄之後，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

第六章 復制與技術加工

第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料，一般可採用修復、列印、抄寫、復印等方法。凡列印、秒寫的材料，必須認真細致、核對無誤，註明復制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復製件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條 為便於裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：

(一)對超出16開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪執不能購 的材料，須進行折疊。折疊時，要根據材料的具體情況，採用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊後的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞；便於展開閱讀；

(二)對破損、卷角、折皺和小於16開規格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須採用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張；裱糊後的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；

(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料。

第七章 裝訂與驗收入庫

第二十一條 每個幹部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂 後的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，具體做法：

(一)將目錄與材料核對無誤；

(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。孔距規格應符合《條例》附件一的規定；

(四)一律使用《條例》附件一規定的標准幹部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。

第二十二條 幹部檔案整理裝訂成卷後，必須進行認真細致的檢查，經驗收合格後，方能入庫。

第八章 整理工作的注意事項

第二十三條 幹部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和幹部檔案工作的有關規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

(一)在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

(二)不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料；

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批准後分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露幹部檔案內容。

第九章 附 則

第二十四條 本細則由中央組織部幹部檔案工作部門負責解釋。

⑶ 整理資料的方法

你問的問題涉及到搜集、整理資料的原則、方法和步驟。

按照資料獲取方式分為直接資料和間接資料。直接資料也叫第一手資料。第一手資料包括與論題直接有關的文字材料、數字材料(包括圖表)，譬如：統計材料、典型案例、經驗總結等等，還包括自己在親自實踐中取得的感性材料。間接資料也叫他人的研究成果。這是指國內外對有關該課題學術研究的最新動態。撰寫論文不是憑空進行的，而是在他人研究成果的基礎上進行的。

按照資料的呈現方式分為文獻資料和網路資料。根據文獻內容、性質和加工情況可將文獻區分為：一次文獻、二次文獻、三次文獻。一次文獻指以作者本人的研究成果為依據而創作的原始文獻，如期刊論文、研究報告、專利說明書、會議論文等。二次文獻是對一次文獻進行加工整理後產生的一類方面，如書目、文摘等檢索工具。三次文獻是在一、二次文獻的基礎上，經過綜合分析而編寫出來的文獻，人們常把這類文獻稱為「情報研究」的成果，如綜述、專題述評、學科年度總結等。

收集資料的原則

搜集資料工作一般要遵循「先內後外」、「先近後遠」、「先易後難」。第一、客觀性原則。這是搜集科研資料的首要原則。第二、真實性原則。第三、全面性原則。研究者必須搜集與研究課題相關的各個方面的資料。

收集資料的一般步驟

面對當前浩如煙海的信息資料，資料的收集者該這樣才能快速的找到有價值的資料呢？我想應該從下面幾個方面去查找和收集資料。問題的解決應該分成6方面進行。1、界定問題 2、擬定問題 3、取得資料 4、利用資源 5、整合資源 6、評價成果。

收集資料的方法

包括做卡片、 做筆記、 剪貼報刊。現在還包括應用網路進行瀏覽文獻，圖書管藏 、問卷調查，交談等方法來獲取資料。

資料的整理

一般可分為三步：

（一） 根據信息資料的性質、 內容或特徵進行分類。

（二）進行資料匯編。

（三）進行資料分析 。

⑷ 公司資料檔案整理方法

1、了解公司檔案情況，擬訂整理方案 。應了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記，了解全宗的數量，所屬年代或形成時間，主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。
2、區分檔案全宗和分類情況
3、細分和組卷、草擬案卷標題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，並進行適當調整。
5、全面審查修改完善標題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。
7、對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一，不能隨意變動。

⑸ 用電腦修圖整理檔案的方法與步驟

這個東西你應該去練一個表格或者說整理一個文檔，因為電腦上都是有文件管理的，所以你可以多做上幾個文件夾。

⑹ 檔案管理的具體流程和方法

摘要 檔案管理具體流程：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

⑺ 工程檔案整理的步驟

主要步驟為：系統排列和編目、局部調整、全過程整理。

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工。

對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由於遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整，對必須接收和徵集的零散檔案，進行包括整理工作全部內容的系統化和編目。

(7)整理檔案的方法與步驟擴展閱讀：

檔案整理要求：

1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

2、這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由於現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。

3、其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節。

4、檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外藉以及出版、展覽等多項服務活動構成。

⑻ 照片檔案的整理步驟有哪些排列方法是什麼

文件一般是有保存期限的，先按年份分開，然後按類別分，製作目錄以及電子目錄。照片屬於特種載體檔案，要有照片和電子版的，還要有底片。按活動分，完整的，一步步來，按照活動順序來..