人事整理檔案的方法與步驟

Ⅰ 在企業里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎麼樣的請高手指教！

檔案管理應遵循三項原則
現行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部､國家人事部發布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》(以下簡稱《規定》)｡根據該《規定》,企業在員工檔案管理工作中應遵循以下原則:
集中統一､歸口管理的原則｡《規定》第三條規定:「流動人員人事檔案管理遵循『集中統一､歸口管理』的原則,接受同級黨委組織部門､政府人事行政部門的監督和指導｡」同時,《規定》明確:「流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構｡其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案｡」
之所以要堅持這個原則,因為:第一,統一管理檔案有利於國家統一掌握各類人才的總量､專業結構､分布情況,從而制定科學的培養､吸引､使用､規劃人才的宏觀調控政策｡第二,只有堅持統一管理,才能維護人事檔案的真實性､嚴肅性,在單位用人時能起到依據作用｡
安全､保密的原則｡人事檔案工作既是一項服務性工作,又是一項機要性工作｡人事檔案要為人才的求職擇業､享受有關待遇､參與社會活動等提供服務,要為用人單位選人用人提供服務,如果沒有服務性,人事檔案工作就毫無意義｡但人事檔案工作不同於一般的服務工作,它是一項保密性工作,人事檔案工作機構屬於機要部門,人事檔案是自然形成的,很多材料具有原始性,所以十分強調安全｡
公共服務的原則 ｡在組織人事部門成立人才交流機構之前,幹部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的,在性質上屬於公共服務｡為了方便工作,經批准,一些幹部人事機構健全的大型國有企事業單位可以管理屬於本單位管理的人員的檔案,一定層次領導人員的檔案仍然要由黨委組織部門或政府人事部門管理｡
出於深化機構改革和機關轉變職能的需要,黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構後,把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委託或授權給人才交流服務機構負責,但這並未改變人事檔案管理的公共服務性質｡
處方2:
增強非公企業人事檔案管理的意識
企業人事檔案是企業歷史地､全面地考察､了解､管理､使用員工的一個重要依據｡近幾年來,隨著我國現代企業制度的逐步建立,非公有企業迅速發展｡由於企業性質､管理模式的不同,非公有企業人事檔案管理中的矛盾和問題也越來越突出,表現在:
企業管理者檔案意識薄弱｡由於企業與員工是「僱用」關系,員工的人事檔案管理在企業管理中不受重視,往往是人員不到位､硬體設施不到位､管理制度不到位｡企業管理者只重視人才的接納,而忽視檔案的接收,造成「有人無檔」的現象｡
檔案管理面臨責任落實難､材料收集難､管理規范難的情況｡具體表現在非公有企業在勞動用工上,無暇顧及檔案工作,缺乏一套適應非公有企業自身發展的人事檔案管理制度｡
事實上,非公有企業已經成為我國經濟發展的重要組成部分,其人事檔案管理工作理應和其他工作一樣得到企業的重視和加強,為此,建議非公有企業應注重以下幾個方面:
深化認識,企業的人力資源部門應切實把企業人事檔案管理工作擺上重要位置｡企業人事檔案管理工作,隨著企業的發展,將越來越顯示出它的重要地位和作用｡在市場經濟條件下,企業的競爭,最終還是人才的競爭｡企業管理者,應自覺提高對人事檔案的認識,增強依法管檔意識,把人事檔案管理工作作為企業重要的基礎工作,規范管理｡
根據企業實際情況,建立健全制度,加強人事檔案管理的規范性｡針對非公有企業人事檔案管理的特點,建立健全企業人事檔案管理制度,確保檔案材料信息的真實性､准確性｡使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去,而且更應客觀､及時地反映現實情況,配合企業的「識人」､「用人」｡
一個企業在日趨激烈的市場競爭中,能否構建人事檔案信息網路,有效地開發利用信息資源,從一定程度上講,決定著其競爭的成敗｡人才乃企業競爭之本｡因此,要重視運用現代設備手段,對人事檔案進行篩選､整理､加工,形成人事檔案的信息精品,從而為企業決策者提供必要的､充分的､准確的個人信息資料,確保企業更合理地開發使用人才,最大限度地發揮人才的潛能｡
處方3:
應加快人事檔案制度改革
隨著社會的發展､人才流動頻率的加快,許多人把檔案轉到人才中心後「一去不復返」,有的人乾脆懷揣檔案去了天涯海角｡檔案失去了作用,「棄檔族」日增,「廢檔」､「死檔」數量不斷增加｡
出現上述問題,除了一方面與個人的主觀原因有關系外,與現行人事檔案管理制度的混亂及不適應市場經濟的發展有很大關系｡現行的人事檔案管理存在著「多頭管理」､管理水平差､人事檔案管理手段落後､檔案服務開發意識差､人事檔案調動流轉手續繁雜等問題｡
鑒於現實情況,人事檔案的改革勢在必行｡應通過立法提升人事檔案的利用價值,結合人事檔案建立個人信用檔案,利用現代化管理手段,進行開發式管理,進而聯網建立全國統一的公共信用體系｡
只有與時俱進,注重檔案的服務性,才能提高檔案的利用價值,牽一發而動全身,人事檔案管理制度的改革､信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力,使社會生活中的諸多問題不攻自破､迎刃而解,為社會經濟的發展提供強有力的保障｡

Ⅱ 如何做好人事檔案管理工作

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網路化機制，其是完全滿足現階段檔案管理部門工作現實需求的。
2 增強檔案信息化管理的安全意識
當今網路訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節奏的發展道路，然而其亦給現實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷。現階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現出極為的淡薄狀態，往往出現檔案訊息資料的遺失及暴露，並由此帶來巨大的組織功能隱患。並且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟體的易受損等問題的輕視，時常可引發對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數庫內儲存的相關價值性數據依照運作許可權范圍實施規范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩定、不思創新的保守思想，還應防範隨意變更、沒有規則的馬虎思想。
3 採用公文制發的方式
檔案是由公文逐漸發展轉化而來的。所以，公文制發的質量，就會對以後的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發的時候，應該認真遵從正規化及精準化的模式展開制發工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規化。第一，需真正實現檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統一，完美遵照國家的統一控制基準。第二，須審查在編制發布公文的過程中是否滿足正規的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規范清晰，使用規定的文種。這樣，才能夠使日後的檔案資料管控過程能夠真正實現規范化和標准化。
4 實施「以我為主」的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標准化、規范化的關鍵環節
其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用「以我為主」的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質
事業單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決於管理人員的專業素質和道德素質，其承擔的責任是非常重要的。所以，想要加強事業單位人事檔案管理工作的信息化、規范化和標准化，就需要不斷地加強檔案管理人員的專業素質，要注重培訓，提高其專業技能。同時，還需要進行適當的思想道德教育，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。

Ⅲ 單位檔案怎麼整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

通過檔案名稱及編號整理

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案後無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

Ⅳ 人事檔案管理的七大環節

1、檔案接收

檔案轉入時，窗口工作人員會及時拆封檔案，審核檔案資料是否齊全，對缺少必備資料的，會第一時間告知補齊所缺材料，這事關您檔案今後的轉接、利用及退休，一定要積極配合，抓緊補齊。

2、錄入系統

檔案審核通過後，會將您的檔案基本信息錄入浙江省公共就業服務信息系統，提升檔案管理信息化水平。

3、編號裝袋

檔案信息錄入系統後，會自動生成專有檔案號，會據此進行定位編號並將所有紙質檔案材料裝入人事檔案袋中。

4、入庫保管

將整理好的檔案放入檔案庫房相應位置。檔案入庫後，會對檔案進行專業保管，檔案庫房配備有專業的空調、消防滅火器、防腐劑、防盜設備等，管理員經常進行安全巡檢，達到檔案庫房到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等「六防」要求，定期開展檔案核對工作，確保檔案安全保管。

5、檔案利用

一是出具各類證明，主要有人事檔案保管證明，黨員檔案存放證明，無犯罪記錄證明，無就業記錄證明等；

6、是為相關單位提供檔案查（借）閱服務，主要指為機關事業單位、國有企業等對入圍考察環節的存檔人員提供政審閱檔，預備黨員因轉正需要暫借入黨志願書等。這里小編需要提醒的是，個人是不能查閱本人檔案的，單位需要閱檔的，須由查閱單位持介紹信和有效身份證件，並提供存檔人姓名及身份證號，方可查閱。

7、是復印檔案材料。主要有學習成績單、職稱評審材料、畢業生登記表等。

8、諸暨市人力資源市場管理辦公室現建有300平米標准化的檔案庫房，保管著71000餘份各類人事檔案。近兩年，每年新接收檔案近7000份，辦理檔案轉出1500份左右，出具各類證明6500多份。

Ⅳ 如何整理檔案

檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真偽的鑒別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：
（一）檔案館對接收與徵集檔案的整理
1、系統排列和編目
在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調整
對於已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由於保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和徵集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標准化的提高，對於檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便於保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以「案卷」為單位整理。
按「卷」整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬於不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便於保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最後的全面調整，然後進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬於本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特徵；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，並確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；
（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先後或重要程序排列）；
（5）編制卷內目錄（樣式附後）和備考表；
（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列後裝訂成卷或按件放入檔案盒內；
（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然後按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按「件」整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以「件」為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類後的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；
（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋「檔號章」（樣式附後），並填寫有關欄目的內容；