局機關文書檔案整理步驟和方法

1. 文書檔案管理工作

一、文書檔案定義：

又稱管理性檔案，是指機、團體、部隊、企業事業單位等在領導和行政 管理活動中形成的具有保存備查價值的文件 轉化而成的檔案材料。文書檔案整理，是指將處於零亂狀態的和需要進一步條理化的文件經過分類、組合、排列與編目，達到系統化的過程。
文書檔案整理方法：
新的整理方法——以件為管理單位；
傳統整理方法——以卷為管理單位。
二、整理檔案一般程序
從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區分全宗—全宗內檔案分類—立卷（或按件裝訂）—案卷（或件）的排列與編號—編目—排架等步驟。
1、區分全宗：將文件按不同的形成機關、組織或個人分開，以避免不同機關形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發展的面貌。
2、全宗內檔案分類：把一個單位內的全部檔案按其在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別類，並按照一定辦法排列。
3、立卷：將歸檔文件按一定特徵分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內文件的排列、擬定案卷標題和裝訂等。
4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機構或問題等標准系統排列，以固定案卷序列。
5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內容與形式特徵的工作，包括填寫卷內文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號等。
三、檔案整理工作的原則
1、已辦理完畢的，有保存價值的；
2、遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系；
是指文件在產生和處理過程中所形成的固有關系，主要表現在文件在來源、時間、內容和形式等方面的聯系。
如：一個單位及其內部機構；
一定的歷史階段、一個年度；
一項特定的活動、處理一項業務、進行一次調查、承辦一個案件、召開一次會議；
不同的文種、載體材料等。
3、區分不同價值；
要依照《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同的保管期限。
4、便於檔案的保管和利用。
是檔案整理工作的基本出發點和根本目的。當與保持文件之間的歷史聯系發生矛盾時，應充分考慮檔案保管和利用的方便。

2. 如何整理檔案資料

檔案整理的方法有兩種：一是以「案卷」為單位整理。二是以「件」為單位整理。以「案卷」為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以後的文件材料，進行系統排列和編目。以「案卷」為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以「件」為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復製件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以「件」為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以「件」為單位整理的檔案最後要裝入檔案盒內。

3. 如何整理行政檔案

第一章 總 則

第一條 為了實現幹部檔案整理工作的規范化，搞好檔案建設，便於檔案的保管和利用，根據《幹部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規定，特製訂本細則。

第二條 幹部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個幹部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，並在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。

第三條 各級幹部檔案管理部門，均應按本細則和有關規定的要求，對所管理的幹部檔案進行認真的整理。

第二章 整理工作的基本要求

第四條 整理幹部檔案，須做到認真鑒別、分類准確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條 整理幹部檔案，事先要收集好乾部檔案材料，並備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條 整理幹部檔案的人員，必須努力學習黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理幹部檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

第三章 檔案材料的鑒別

第七條 幹部檔案材料的鑒別工作，是幹部檔案管理部門對收集起來准備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否歸人幹部檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料，必須根據中央有關文件的精神，以《條例》和《關於幹部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據，嚴肅認真地進行。

第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：

(一)判定材料是否屬於所管幹部的材料及應歸入幹部檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬於幹部檔案內容和重復多餘的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬於幹部檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領導批准銷毀；

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。上述材料，屬於成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清註明後再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔；

(三)審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織註明經過本人見面。任免呈報表須註明任免職務的批准機關、批註時間和文號。出國、出境審批表，須註明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，須補辦完手續後再歸檔；

(四)鑒別中發現涉及幹部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸人幹部檔案，應交有關組織處理；

(五)鑒別時，發現檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記並收集補充。

第四章 檔案材料的分類

第十一條 對歸檔的材料必須按照《幹部檔案工作條例》中關於正、副本十類內容的劃分進行分類。．

第十二條 幹部檔案正本，由歷史地、全面地反映幹部情況的材料構成。其內容分類：

第一類 履歷材料；幹部履歷表(書)、簡歷表，幹部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類 自傳及屬於自傳性質的材料。

第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料：以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的幹部表現情況材料；作為幹部任免、調動依據的正式考察綜合材料；考核登記表，幹部考核和民主評議的綜合材料。

第四類 學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料：報考高等學校學生登記表、審查表，畢業登記表，學習(培訓結業)成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業技術職務任職資格申報表，專業技術職務考績材料，聘任專業技術職務的審批表，套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表；幹部的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。

第五類 政審材料：審查幹部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的依據材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改幹部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料。

第六類 加入黨團的材料：中國共產黨入黨志願書，入黨申請書(l—2份全面系統的)和轉正申請書，中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；中國共產主義青年團入團志願書、申請書，團員登記表、退團材料；加人民主黨派的有關材料。

第七類 獎勵(包括科技和業務獎勵)材料：各種先進人物登記表、先進模範事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類 幹部違犯黨紀；政紀、國法等材料：處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類 幹部工資級別登記表、職務工資變動登記表、幹部調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；幹部任免呈報表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用幹部合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；退(離)休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業幹部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘疾等級材料；幹部逝世後報紙報道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等，

第十三條 幹部檔案副本內容，是由正本中以下類別主要材料的重復件或復製件構成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，幹部考核材料。

第四類的學歷、學位，評聘專業技術職務的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。

第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。

第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多餘的重要材料，也可歸人副本。

第十四條 內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

(三)有任免職務內容的幹部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。

第五章 檔案材料的排序與編目

第十五條 每類幹部檔案材料，都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，並在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數。

第十六條 檔案材料排序的基本方式：

(一)按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

(二)按檔案材料內容的主次關系進行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志願書應排在入團的其他材料之前；入黨志願書應書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先後依次排序；

(三)第九類材料可根據不同層次幹部的檔案材料情況，採用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排列。

第十七條 每卷幹部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫；

(二)根據材料題目填寫「材料名稱」。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以註明；

(三)「材料形成時間」，一般採用材料落款標明的最後時間。復制的檔案材料，採用原材料形成時間；

(四)填寫「材料份數」，以每份完整的材料為一份(包括附件)；材料頁數的計算，採用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫；

(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄後，要檢查核對，做到准確無誤；

(六)書寫目錄時，每類目錄之後，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

第六章 復制與技術加工

第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料，一般可採用修復、列印、抄寫、復印等方法。凡列印、秒寫的材料，必須認真細致、核對無誤，註明復制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復製件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條 為便於裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：

(一)對超出16開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪執不能購 的材料，須進行折疊。折疊時，要根據材料的具體情況，採用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊後的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞；便於展開閱讀；

(二)對破損、卷角、折皺和小於16開規格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須採用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張；裱糊後的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；

(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料。

第七章 裝訂與驗收入庫

第二十一條 每個幹部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂 後的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，具體做法：

(一)將目錄與材料核對無誤；

(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。孔距規格應符合《條例》附件一的規定；

(四)一律使用《條例》附件一規定的標准幹部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。

第二十二條 幹部檔案整理裝訂成卷後，必須進行認真細致的檢查，經驗收合格後，方能入庫。

第八章 整理工作的注意事項

第二十三條 幹部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和幹部檔案工作的有關規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

(一)在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

(二)不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料；

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批准後分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露幹部檔案內容。

第九章 附 則

第二十四條 本細則由中央組織部幹部檔案工作部門負責解釋。

4. 文書檔案如何整理與編目

文書檔案整理與編目方法如下：
檔案整理的基本方法有兩種：
1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以後的文件材料，進行系統排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉發件與被轉發件為一件，正件與附件作為一件，原件與復製件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
二、文書材料的整理
文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要信息記錄方式的文件材料。
（一）以案卷為單位整理
以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。
1、分類
按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬於歸檔范圍的文書材料按以下特徵逐項分開：
（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
（2）分保管期限：根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
（3）分內容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內容所反映的問題再詳細分開。
2、 組合（卷）
組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限准確。

3、 編目
（1）卷內文書材料排列
卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
排列時，一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯系進行排列。排列時，批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；案件材料（訴訟檔案除外）中結論性材料在前，依據性材料在後。
（2）編頁號與蓋檔號章
卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
案卷號：對每一個案卷所的編號。
件號：對案卷中每一份文書材料的編號。

5. 怎樣整理檔案

1、系統排列和編目

在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調整

對於已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量;另一方面，某些檔案材料由於保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時也接收和徵集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。

6. 檔案整理的步驟

7. 單位檔案怎麼整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

通過檔案名稱及編號整理

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案後無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

8. 文秘檔案整理的程序主要包括哪四個環節

文秘檔案整理的程序主要包括以下四個環節：

1. 區分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷） 按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規定，把不歸檔的、留存在本單位供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區別開來，把應歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。

2. 編制移交目錄：就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內。 在移交目錄後還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數、移交人、接收人、交接時間等項目。

3. 查驗收歸檔檔案盒（案卷） 移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：檢查檔案盒（案卷）質量。檢查檔案盒（案卷）內文件的數量。

4. 辦理移交手續：歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤後，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業務部門留存備查；兩份存檔案部門。